Postfachzugriff (E-Mails) bei (spontaner) Erkrankung

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Hallo zusammen,

wie löst ihr den Empfang von E-Mails, wenn Kollegen sich krankmelden? Hat jeder Kollege einen „Vertreter“, der Zugriff auf das Postfach des erkranken Kollegen hat? Bei längerer Abwesenheit lässt sich ja eine E-Mail Weiterleitung über das Serviceportal einrichten. Mir geht es aber wirklich nur um die E-Mails, wenn sich jemand (ungeplant) krankmeldet und diese Person z.B. innerhalb einer Woche wieder im Büro ist.

Danke für Euren Gedankenaustausch!

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Liebe Assistenz, 

das übernimmt unser IT-Dienstleister auf Zuruf für uns. Gleichzeitig sind wir weniger auf die E-Mail angewiesen, da wir ein Mandantenportal im Einsatz haben, worauf alle Kanzleimitarbeiter Zugriff drauf haben inkl. Aufgabenverwaltung, sodass eine Vertretung sofort sehen kann, was wichtig(er) ist und damit gut priorisieren kann. 

hochachtungsvolle Grüüüße

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Bsp.: Jeder hat Zugriff auf alles. Dann loggt sich im Krankheitsfall das Sekretariat ein u. checkt die Mails. Im "Posteingang" dürfen sich nur unbearbeitete Mails befinden. So weiss der Kollege der reinschaut, was noch zu erledigen ist.

Gleiches für die Kalender. Freigaben sind erteilt u. das Sekretariat kann im Krankheitsfall Termine absagen.

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Setze die folgenden Buchstaben zu einem Wort zusammen: Tctkyetisesm

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@cwes  schrieb:

Setze die folgenden Buchstaben zu einem Wort zusammen: Tctkyetisesm

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Addiere Wkfolowr und SMD

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@Assistenz  schrieb:

[...]wie löst ihr den Empfang von E-Mails, wenn Kollegen sich krankmelden? Hat jeder Kollege einen „Vertreter“, der Zugriff auf das Postfach des erkranken Kollegen hat? [/...]

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Keiner (theoretisch aber machbar, ja) hat Zugriff auf die E-Mails. Nichts kann per E-Mail so dringend sein, dass die Beantwortung/Bearbeitung nicht aufgeschoben werden kann - und wenn die "Hütte dann doch brennt", dann wird sich der Absender mit Sicherheit sehr zeitnah telefonisch melden und ein Kollege/Mitarbeiter wird sich darum kümmern.

mfg

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@Interceptor  schrieb:

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@Assistenz  schrieb:

[...]wie löst ihr den Empfang von E-Mails, wenn Kollegen sich krankmelden? Hat jeder Kollege einen „Vertreter“, der Zugriff auf das Postfach des erkranken Kollegen hat? [/...]

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Keiner (theoretisch aber machbar, ja) hat Zugriff auf die E-Mails. Nichts kann per E-Mail so dringend sein, dass die Beantwortung/Bearbeitung nicht aufgeschoben werden kann - und wenn die "Hütte dann doch brennt", dann wird sich der Absender mit Sicherheit sehr zeitnah telefonisch melden und ein Kollege/Mitarbeiter wird sich darum kümmern.

mfg

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Hier ähnlich. Da es zum Teil keine richtige Vertretungsregelung gibt, sind die Kolleg:innen angehalten bei längerer Krankheit/Abwesenheit eine Weiterleitung/eine Abwesenheitsnotiz einzustellen. Ist die Abwesenheit nicht planbar, erledigt das unser IT-Partner.

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Die Verwaltung von Umleitung/Weiterleitung/OOF bei spontaner Abwesenheit / Krankheit muss nicht zwingend an die IT delegiert werden. Das lässt sich bspw. per CodeTwo Email Signatures lösen. Das Tool hat - wie der Name auch sagt - noch weitere ganz nette Features.

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@janm  schrieb:

Die Verwaltung von Umleitung/Weiterleitung/OOF bei spontaner Abwesenheit / Krankheit muss nicht zwingend an die IT delegiert werden. Das lässt sich bspw. per CodeTwo Email Signatures lösen. Das Tool hat - wie der Name auch sagt - noch weitere ganz nette Features.

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Naja, derartige Tickets (die übrigens super selten vorkommen) sind bei uns im Gesamtpreis enthalten. Und das von dir genannte Tool würde uns 367 EUR jährlich zusätzlich kosten. Für IT-affine Menschen, die Vieles in der Kanzlei selber übernehmen mag das aber sicher eine feine Sache sein.

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Meistens ist Umleitung / Weiterleitung / Abwesenheit setzen nur ein netter Nebeneffekt der Software. I.d.R. wird das Tool für einheitliche Signaturen / Marketing / "alles andere" eingesetzt.