Moin,
ich habe in meiner beruflichen Laufbahn schon mehrere Kanzleifusionen begleitet. Teilweise in Eigenregie und auch mit DATEV-Unterstützung.
Wer bereit ist, bei DATEV die Consultingleistung einzukaufen, wird hier bestens betreut. Die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen haben die entsprechenden Tools zur Hand um hier auch die Fusion gut und wie geplant durchzuführen.
In Eigenregie ist es möglich, man wird aber den ein oder anderen "Drops" schlucken müssen.
EO classic:
Man kann für die Kanzleien eigene Nummernbereiche für die zentralen Mandantennummern nutzen, läuft aber schnell Gefahr, dass diese dann abweichen zum Nummernzusammenhang in den leistungserstellenden Anwendungen.
Alternativ kann auch die Unternehmenslösung (Bezeichnung bin ich mir nicht sicher), so dass im Endeffekt die Kanzleien "nebeneinander" parallel auf der gleichen Anlage laufen. Das ist aber meistens nicht gewünscht.
EO comfort:
Hier hat man die Möglichkeit auch zentrale Mandantennummern zu erweitern (bis auf 9-Stellen = maximale Personenkontenlänge in den Buchhaltungen).
So kann man die bisherigen Mandantennummern um ein Präfix pro Kanzlei ergänzen.
Bsp:
Kanzlei A = 1 xxxxx
Kanzlei B = 2 xxxxx
u.s.w.
Bei meinem vorherigen Arbeitgeber (Mittelständische Kanzlei) haben wir ein dreistelliges Präfix genutzt um auch noch Standortkreis pro Kanzlei zu berücksichtigen.
Datenbanken:
Am einfachsten lassen sich zusätzliche Daten (Bsp. Rewe) als zusätzliche Datenbank/Datenpfad übernehmen. Dann entfällt ein zeitraubendes sichern und einspielen.
L:\DATEV\DATEN\RWDAT\STANDARD (Kanzlei A)
L:\DATEV\DATEN\RWDAR\Kanzlei-B\ (Kanzlei B)
Das funktioniert in fast allen leistungserstellenden Anwendungen. Der DATEV-Arbeitsplatz verweist dann den Benutzer automatisch in den entsprechenden Datenpfad, je nachdem wo das Mandat liegt.
Grenzen gibt es bei mindestens fünf Anwendungen (aus meiner Erfahrung):
- LODAS
- Lohn&Gehalt
- RZ-Kommunikation
- Zahlungsverkehr
- Dokumentenablage oder DMS
RZ-Kommunikation bekommt man getrennt, wenn man mehrere Kommunikationsserver mit eigenen Betriebsstätten-mIDentity zum Einsatz bringt (Konfigurations- und Pflegeaufwand).
LODAS und L&G gibt es meines Wissens keine wirkliche Lösung. Knackpunkt ist die Rückübertragung, etc. Das geht über die RZ-Komm. Hier wird man die Mandantenbestände über die Bestandmanager zusammenlegen müssen.
Dokumentenablage oder DMS:
Beide können nur mit einem aktiven Datenpfad arbeiten. Man kann mehrere Datenpfade nutzen und bei den entsprechenden Anwender einstellen.
Aber dieser Anwender sieht dann auch nur die Dokumente, welche auf seinem aktiven Datenpfad vorhanden sind.
Das gilt auch für die Schnellinfo "Dokumente" im Arbeitsplatz.
Fallstricke dürfte es hier auch bei Post, Fristen und Bescheide geben, da es eine EO-Anwendung ist. Die muss an einen EO-Datenpfad gekoppelt sein.
Zusammenlegung von EO classic mit EO comfort geht ohne DATEV-Unterstützung gar nicht. In Eigenregie nur, wenn die übernommene Kanzlei seine EO-Dinge manuell in der neuen Umgebung einpflegt.
Wenn man "nur" die zentralen Stammdaten zusammenlegen möchte, gibt es ein Tool in den Tiefen des Programmpfades, welches ich aber hier nicht bekannt gebe. Damit kann enormer Schaden angerichtet werden.
Das Tool kann zentrale Stammdaten/Adressaten unter Beibehaltung der SQL-UID's in eine Ziel-EO übernehmen. Somit können dann auch die Dokumente der Dokumentenablage weitergenutzt werden, ohne dass man hier ins Chaos schlittert.
Aber, Achtung die Anwendung hat enormes Schadenspotenzial!
Weitere Unwägbarkeiten sind dann noch die Zusammenlegungen der Mitgliedschaften im RZ (komplett oder parallel, je nach Vertragsgestaltung der Fusionen).
Da kommt man meistens nicht um seinen Kundenverantwortlichen herum (dafür sind die aber u.a. auch da).
Alles in Einem:
Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Jede Fusion/Zusammenlegung ist hier anders. Man kann vieles in Eigenregie machen, manches aber auch eben nicht.
Beste Grüße
Christian Ockenfels
