Session: Wie man mit RPA und DAF im Einsatz bei Kunden schier Unmögliches möglich macht

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Teaser:

RPA (robotic process automation) und insbesondere DAF (DATEV Automation Framework) können auch im DATEV-Umfeld verwendet werden, um umfangreiche Prozesse stabil und qualitätssicher durchzuführen. Grundlage unserer Podiumsdiskussion sind die Erfahrungen aus einem Projekt mit Rödl & Partner, in dem sehr kurzfristig mehrere tausend Aufträge mittels Nachfolgeranlage auf eine andere Gesellschaft umgebucht werden sollten.

Inhalt:

In dieser Session stellen DATEV-Mitarbeiter und Kunde das Projekt vor, teilen Erlebnisse und ziehen ein Fazit aus den Erfahrungen, die sich aus dem Projekt ergeben haben.

Im Nachgang soll über den Austausch mit den Teilnehmern herausgefunden werden, welche Anwendungsmöglichkeiten sich aus dieser Technologie ergeben und wie das DATEV helfen kann, den Kundenwünschen zu entsprechen.

Beteiligte:

Rödl & Partner

Ulrich Bauer, Teamleiter Applications Management DATEV 

Edin Visnjic, Operations Manager

DATEV eG

Matthias Keltsch, Software-Entwickler

Stefan Reitzammer, Projektleiter

Reinhard Karst, Key Account Manager

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Wir freuen uns auf Eure Ideen

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@Stefan_Reitzammer schrieb:

in dem sehr kurzfristig mehrere tausend Aufträge mittels Nachfolgeranlage auf eine andere Gesellschaft umgebucht werden sollten.

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Cool, wenn das funktioniert 😊. Kommt das denn so häufig im Alltag vor 🤔? 

Wenn ich mir anschaue, was ich alles wegklicken muss, nur um Buchungssätze im REWE einzuspielen 😱😭 und wie viele Klicks dazu nötig sind: Das sind mini-Prozesse die man mit RPA abbilden kann, weil DATEV meint, dass der Sachbearbeiter hier 25x auf OK oder was anderes klicken muss. Schrecklich 👎. Aber im Rahmen meines #ThinkBIGs ist das mit EOcomfort Aufträgen auch nicht verkehrt vom Ansatz 😋. 

Bin auch sehr gespannt, was mit potentiell auftretenden Fehler gemacht wurde. Stoppt der Bot dann einfach? Oder bekommt man ein Feedback? Oder muss man dem Bot beim Arbeiten zuschauen, weil man ihm nicht vertraut?   

Da ich mit bei LineUpr gerade nicht anmelden kann, kann ich leider am falschen Endgerät aktuell nicht sagen, ob ich morgen denn teilnehme. Dazu müsste ich jetzt das berufliche Laptop hochfahren 👎. Dann schicke ich mir mal eine Reminder E-Mail, damit ich's nicht vergesse morgen 😂.

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Wenn der Alltag aus der Betreuung von Kanzleien besteht, die sich mit solchen Problemen rumschlagen, dann durchaus 😉

Es gibt, wie absolut korrekt beschrieben, sehr viele (kleinere) Prozesse in der EO, die sich sehr gut automatisieren lassen. Die Migration von mehreren tausend Aufträgen in ein anderes Unternehmen gehört da eher nicht dazu.

Selbstverständlich muss man den bot nicht beobachten, wir nutzen hierfür eine Funktion, die sich "Protokollierung" nennt und es dem bot erlaubt, weiterzuarbeiten, selbst wenn er einen Fehler entdeckt. Bei einer Verarbeitungsdauer von mehreren Stunden möchte man schließlich nicht immer wieder von vorne anfangen.

Szenarien wie z.B. das Übergeben von Fakturen an RW bei Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ist ein gutes Beispiel für den Einsatz von rpa, ebenso wie das Anlegen von Nachfolgeaufträgen für das nächste Jahr.

Ich würde mich freuen, dich in unserer Session zu begrüssen. Da können wir solche Themen diskutieren.

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Auch heute wieder: eine sehr interessante Session mit viel konstruktivem Austausch. Vielen Dank an alle Teilnehmer für eure Zeit und euer Engagement 🙂

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Session war gut , auch mal über Daf nachzudenken !!

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Danke Euch 3 von der Couch 🛋😬!

Die Session war mega interessant und zukunftsweisend 🙌! Sicher ist das noch kein fertiges Produkt für alle aber toll, wie gut Ihr aufgezeigt habt, was man doch trotz der alten Software im Kern alles automatisieren kann 😎. Davon braucht es viel, viel mehr in der gesamten DATEV. Wir wollen nicht mehr wie Affen 🐒 in den Programmen klicken, um ans Ziel zu kommen. Das muss deutlich schneller gehen, weil auf uns andere Probleme als OK 🆗 oder abbrechen Buttons warten und bereits zukommen.

@marcbrost und ich waren so fasziniert 🤓, dass wir die Session gleich noch etwas länger gemacht und weiter gequatscht 🗣  haben. 

@Stefan_Reitzammer: Lass uns das bitte nicht aus den Augen verlieren 😀 und zusammen versuchen das einmalige Projekt der Session mehr in den täglichen DATEV Alltag einzubauen 🤝. Ich kann mir vorstellen, dass da am Ende deutlich mehr Genossen Vorteile daraus ziehen könnten. 

Ich hab' da Bock drauf 😍!

#Automatisierung

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@Stefan_Reitzammer schrieb:
[...]
RPA (robotic process automation) und insbesondere DAF (DATEV Automation Framework) 
[...]

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Ist das Thema mehr als eine Art (Software-)Designstudie ?

... etwa so wie die exotischen Modelle und Zukunftsvisionen auf der IAA 

RPA und DAF klingt nach Riesenaufwand und nach intensivem Consulting zu den bekannten Datev-Consulting-Tagessätzen 😉

... für 'normalen' Bedarf in einer 'normalen' Steuerkanzlei wohl ein wenig 'overdressed', oder ?

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... aber vielleicht gibt es ja auch für diese Session eine kleine Folienpräsentation, ein paar Schaubilder oder Ähnliches, damit man sehen könnte, was evtl. möglich wäre, wenn man solche Probleme hätte. Oops, hier konjunktiviert sich ja alles 😉

Unsere Meine eigenen Fragestellungen, Wünsche und Erwartungen sind da deutlich bescheidener.

... aber so wie die Halbstarken auf der IAA staunend vor den PS-Boliden stehen, bekämen wir glänzende Augen, wenn die Prozesse in der Datev-Kanzlei und bei der Kollaboration mit den Mandanten so reibungslos laufen würden wie in den Software-Science-Fiction-Videos dargestellt

(ich erinnere an das Filmchen mit "Chloe" und "Alex" .... oder so ähnlich)

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@vogtsburger : Vielen Dank für den Beitrag. Ich weiß leider nicht, was der letzte Absatz bedeutet 🤔  

Folien haben wir nicht; wir dachten, es wäre cool, mit dem beteiligten Kunden selbst in den Austausch gehen zu können. 

Ist der potentielle Einsatz von RPA in einer Kanzlei aufwändig und beratungsintensiv: Ja.

Aber das ist ja nicht die Frage, sondern: was gewinnt die Kanzlei, wenn sie RPA einsetzt?

Über den Einsatz des Begriffes "normal" müssten wir nochmal ausführlich diskutieren. Für Kollegen aus dem KAM-Bereich (wie Reinhard und meine Wenigkeit) sieht eine "normale" Kanzlei sicherlich anders aus als für andere.

Insofern bleibt's beim Ausloten von Anforderungen und der Frage: brauche ich das? 

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Hallo Herr @Stefan_Reitzammer ,

"Chloé und Alex" war mal eine Zukunftsvision, ein Video der Datev

(siehe https://www.youtube.com/watch?v=sd2mrcZDRw0)

Die Begriffe RPA und DAF sind mir in der Datev-Welt bisher noch nicht über den Weg gelaufen, aber ich würde mich gerne ein wenig informieren, was dahinter steckt

Nachtrag:

... habe soeben Infos im Datev-Magazin gefunden 🙂

Robotic Process Automation – das unterschätzte Sicherheitsrisiko

oder:

Unternehmen planen erhöhte RPA-Ausgaben 

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... nur kurze Verständnisfragen:

1. werden jetzt schon Standard-Prozesse in einzelnen Datev-Anwendungen mit RPA automatisiert ?
   
   
2. ist z.B. die "netzweite Datev-Aktualisierung" in der "On Premise"-Umgebung aus technischer Sicht eine RPA (Automatisierung) ? 

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Hallo, danke für die Erklärungen. Das war hilfreich 😄

zu 1.: Nein, RPA ist bisher kein offizielles Produkt. Bei dem vorgestellten Projekt handelte es sich um einen "proof of concept" hinsichtlich der Fragestellung, ob man dieses Technik in Verbindung mit DAF bei Kundenprojekten einsetzen kann. 

zu 2.: die Aufgabenstellung kann sicherlich als "Automatisierungsaufgabe" abgesehen werden. Das gleiche gilt aber, wenn man über die Bestandspflege massenweise Gebührenpositionen in Aufträge einfügt. Bei der netzweiten Aktualisierung kommen, soweit ich weiß, keinerlei Automatisierungs-Skripte zum Einsatz. 

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Zitat aus dem Artikel des DATEV-Magazins:

"Die RPA-Einführung erfolgt in der Regel nur aus Business-Sicht. Häufig werden RPA-Projekte sogar ohne jeglichen Einbezug der IT durchgeführt. Folglich spielen auch Sicherheitsfragen eine eher untergeordnete Rolle – ein fataler Fehler, gerade auch, wenn man bedenkt, dass Security für RPA-Hersteller kein Fokusthema ist."

Ich verstehe das so, dass der Anwendungsfall das Risiko ausmacht, nicht die Technik selbst. Analogie: Eine Kettensäge ist ein fantastisches Werkzeug, wenn man sie zum Bäume fällen und Brennholz produzieren einsetzt. Versucht man jedoch, damit Rasen zu mähen, besteht das Risiko, dass man sich seinen Vorgarten verschandelt (und sich verletzt).

Auch wir sehen den Einsatz von RPA kritisch, sind aber der Ansicht, dass idR. der Mehrwert den Aufwand für einen "korrekten" iSv. sicheren Einsatz von RPA überwiegt. Daher glauben wir (die Moderatoren), dass es Kanzleien und DATEV dient, in diese Richtung zu investieren.

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Jetzt versucht DATEV das Potential, was in RPA liegt, gegen das Thema Sicherheit auszuspielen? Hm. Toll! Ja, Sicherheit ist wichtig. Bei DATEV noch mehr als woanders aber leider klingt das wieder so, als würde man da diesen Grund vorschieben, um das nicht mit der Effektivität zu verfolgen, wie es nötig wäre 👎. 

Dass bei DATEV alles hochsicher ist 🔒, sollte ja bekannt sein. Davon gehen alle Genossen aus. Anders kann man sich die im Vergleich zu Mitbewerbern schlechtere Usability nicht erklären: Zu schneller Logout bei Smartlogin Und man muss aufpassen, nicht wie BlackBerry zu enden. Damals auch hochsicher aber ebenfalls schlechtere Usability im Markt. 

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@Stefan_Reitzammer schrieb:

Daher glauben wir (die Moderatoren), dass es Kanzleien und DATEV dient, in diese Richtung zu investieren.

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Unbedingt. Go, Go, Go 🏎! Es ist jetzt ein zartes Pflänzchen, was aber wahnsinnig viel Potential hat ⬆️. Meine Stimme habt ihr! Manuel 👨, Manuela 👩 und Affen 🐒 waren gestern. 

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Ich gebe zu Bedenken, dass der genannte Artikel aus dem DATEV-Magazin auf den 07. Juni 2019 datiert und damit als Grundlage für die aktuelle Diskussion nur bedingt geeignet ist.

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Ohne Link, kann man das nicht wissen @Stefan_Reitzammer 😜: Robotic Process Automation – das unterschätzte Sicherheitsrisiko

Und noch schlimmer: Seit 2019 bis heute hat sich dann so wenig getan und DATEV hat bis heute kein "Produkt", dass man ansatzweise nutzen könnte? 🤔

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Sorry, ich hab Bezug genommen auf den Link von @vogtsburger . Das kam aber nicht so deutlich raus.

Seit damals wurde DAF ausschließlich für den eigenen Gebrauch entwickelt.

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Danke, für das Feedback, Herr @Stefan_Reitzammer ,

was bedeutet "für den eigenen Gebrauch" ?

Sind das dann 'nur' individuelle Mandanten-Projekte für das Datev-Consulting ?

RPA (so wie ich es im Moment verstehe) sollte aus meiner Laien-Sicht innerhalb der Datev-Umgebung eigentlich nicht erforderlich sein, da man ja programminterne Prozesse und Schnittstellen nutzen könnte bzw. nutzen müsste.

Für mich ist die Datev-Welt etwa vergleichbar mit Venedig, mit sehr vielen Brücken und Kanälen, mit Gondeln, mit viel Rrrrromantik und Nostalgie, um die  über zweihundert Datev-Anwendungen miteinander zu verbinden und den 'Straßen- und Gondel-Verkehr' am Laufen zu halten😉

Aber es funktioniert irgendwie und das schon seit Jahrzehnten mit dieser Technik, trotz gelegentlichem Hochwasser.

Aber um verschiedene 'Welten' miteinander zu verbinden (z.B. Datenweitergabe von Anbieter 1 zu Anbieter 2 und dann weiter zu Datev) wird man wohl Brücken bauen müssen, um mit den RPA-'Krücken' die Datenmengen über die selbstgebauten 'Brücken' transportieren zu können.

Weitere Parallelen will ich jetzt nicht ziehen 😎.

Aber in RPA und DAF liegt sicher eine Menge an Potential in Lauerstellung (solange man nichts Direkteres und Standardisierteres zur Verfügung hat).

Aber was mich interessiert: 

Soll aus dem "Proof Of Concept" mal ein Produkt werden und falls ja, in welchem Jahr ?

... oder ist es 'nur' eine 'Designstudie' nach dem Motto: 

Wir könnten noch viel mehr, wenn uns das jemand bezahlen würde ? 😉 

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Es gibt keinerlei Aussagen oder gar Pläne, RPA zum Produkt zu machen. Viele Stellen inner- und außerhalb der DATEV stehen diesem Gedanken kritisch oder sogar ablehnend gegenüber.

Der Proof of Concept war genau das, was der Begriff aussagt: wir wollten wissen, ob sich eine konkrete Problemstellung mit RPA in Verbindung mit DAF effektiv und effizient umsetzen lässt. Diese Erfahrung haben wir gemacht, und jetzt möchten wir wissen, welche anderen Anwendungsfälle für eine solche Technik existieren und wie stark die Nachfrage danach ist.

Meines Erachtens ist schon viel passiert, wenn DAF in den "Werkzeugkasten" von Consulting und Projektabwicklern aufgenommen werden kann. Alles weitere muss man dann sehen. 

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@Stefan_Reitzammer schrieb:

Viele Stellen inner- und außerhalb der DATEV stehen diesem Gedanken kritisch oder sogar ablehnend gegenüber.

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Warum? 😱 Weil man Angst hat, sich selbst arbeitslos zu machen? Es gibt genug zu tun. Genug sinnvollere Arbeit als auf eine Maus 🖱 zu klicken. Oder kritisch, weil man weiß, dass man das mit DATEV nicht umsetzen kann, weil zu viele unvorhersehbare Fenster mit unvorhersehbaren Abfragen aufgehen, wo RPA nicht weiß, was es damit tun soll?

Die FiBu zu erstellen war vor Jahren noch 90% der Tätigkeit. Das ist heute Grundlage. Dank KI, BigData und Co. hat man technisch alle Möglichkeiten, die immer gleichen Zahlen auf die gleichen Konten zu schieben, dass am Ende eine BWA automatisch erstellt wird, damit der Steuerberater das Unternehmen beraten kann, wo es hingehen soll und kann. Wo man ansetzen kann, um erfolgreicher zu werden. 

Waren Chloé und Alex also nur eine Spinnerei? Ich dachte, das wäre das das grandiose DATEV-weite Ziel, dass alle DATEV-Jahner vor Augen haben. Hat man Chloé an einem PC sitzen sehen und Zahlen von rechts nach links schieben und den Beleg über 50ct anfordern sehen 🤔? Nein! Mit gutem Grund. 

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@Stefan_Reitzammer schrieb:

und jetzt möchten wir wissen, welche anderen Anwendungsfälle für eine solche Technik existieren und wie stark die Nachfrage danach ist.

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Lass mich nur 1 Wochenende überlegen. Ansätze gibt es zu Hauf. Die Nachfrage wird das Problem sein. Eigentlich ist es ein Paradoxon, weil der Berufsstand so gar nicht angestaubt ist und innovativer als manch anderer Zweig ist aber 50% der DATEV Genossen keinen DUO Vertrag haben und noch immer das Kredo von Papier größtenteils herrscht. Macht man eine Umfrage unter allen Genossen, wird man die 20% Vorreiter davon überzeugen können, dass RPA und Automatisierung sehr wichtig sind. Aber das wird der DATEV wohl nicht reichen? 

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Falls Ihr Anwendungsfälle sucht, dann fangt einfach mit der Bescheidprüfung an. 

DAF/RPA könnte die folgenden Arbeitsschritte übernehmen: Bescheideingang -> Erzeugung Posteingang mit Fristeintrag -> Auswertung Bescheid (Eckdaten, Vorläufigkeiten, Zahlungen, Vorauszahlungen -> solange das nicht bereits auswertbar vom FA kommt) -> Abgleich mit Erklärung -> Schreiben Prüfungsergebnis -> Weiterleitung an den Sachbearbeiter zur Freigabe oder Einlegung Einspruch -> Nach Entscheidung Sachbearbeiter Versand Prüfungsergebnis / Einspruch -> Austragung Frist -> Setzung Geprüftstempel (vereinfachte Darstellung)

Das wäre nur eine Idee auf die Schnelle und ich bin mir sicher, dass Kanzleien an automatisierten Bescheidprüfungen interessiert wären. Spart jeder eurer Genossen nur 10 Minuten pro Bescheid, dann kommt pro Kanzlei eine richtig schöne Summe zusammen. 

Bei dem Prozess dürfte das Verhältnis von Nachfrage und benötigten Einrichtungsaufwand definitiv positiv sein. 

Am besten Ihr erstellt eine Umfrage, damit Datevanwender euch Ideen pitchen könnt. Dann seht ihr auch gleich, für welchen Prozess die größte Nachfrage besteht. 

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@merchantofdoubt schrieb:

Das wäre nur eine Idee auf die Schnelle und ich bin mir sicher, dass Kanzleien an automatisierten Bescheidprüfungen interessiert wären.

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Deshalb sind wir da mit https://www.milia.io/ schon dran. Da kommt DATEV leider zu spät 😜.

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@merchantofdoubt schrieb:

Am besten Ihr erstellt eine Umfrage, damit Datevanwender euch Ideen pitchen könnt.

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Am besten im LineUpr, weil in der Community eine "Teilumfrage" zu starten geht ja nicht und die "normalen" Umfragen der DATEV sind 199x. LineUpr ist cool 😊. 

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@merchantofdoubt  schrieb:

Falls Ihr Anwendungsfälle sucht, dann fangt einfach mit der Bescheidprüfung an. 

DAF/RPA könnte die folgenden Arbeitsschritte übernehmen: Bescheideingang -> Erzeugung Posteingang mit Fristeintrag -> Auswertung Bescheid (Eckdaten, Vorläufigkeiten, Zahlungen, Vorauszahlungen -> solange das nicht bereits auswertbar vom FA kommt) -> Abgleich mit Erklärung -> Schreiben Prüfungsergebnis -> Weiterleitung an den Sachbearbeiter zur Freigabe oder Einlegung Einspruch -> Nach Entscheidung Sachbearbeiter Versand Prüfungsergebnis / Einspruch -> Austragung Frist -> Setzung Geprüftstempel (vereinfachte Darstellung)

Das wäre nur eine Idee auf die Schnelle und ich bin mir sicher, dass Kanzleien an automatisierten Bescheidprüfungen interessiert wären. Spart jeder eurer Genossen nur 10 Minuten pro Bescheid, dann kommt pro Kanzlei eine richtig schöne Summe zusammen. 

Bei dem Prozess dürfte das Verhältnis von Nachfrage und benötigten Einrichtungsaufwand definitiv positiv sein. 

Am besten Ihr erstellt eine Umfrage, damit Datevanwender euch Ideen pitchen könnt. Dann seht ihr auch gleich, für welchen Prozess die größte Nachfrage besteht. 

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In das onpremise EO wird sicherlich kein Entwickler mehr irgendwas einbauen. Das Szenario dieser DigiCamp-Session war ja eine Anforderung, die nach Aussage von @Stefan_Reitzammer  etliche Zeit mit halbautomatischer Eingabetätigkeit verbraten hätte.

Ich habe das ganze so verstanden, dass @Stefan_Reitzammer über dieses Projekt in einer (riesen) großen Kanzlei mal berichtet hat und sehe das als ganz nette Sache an, davon her zu erfahren. 

Es gibt ne Menge Projekte da draußen, die DATEV im Consulting betreut und die nie ans Tageslicht kommen.

Wenn man so was mal erleben durfte, weiß man, welches Knowhow DATEV da vorhält...

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Wenn man so was mal erleben durfte, weiß man, welches Knowhow DATEV da vorhält...

... ich würde eher sagen "... welches KnowHow die Datev zurückhält " 😎

Herr @Stefan_Reitzammer ,

... mir ist immer noch nicht klar geworden, ob sich RPA/DAF nur auf Prozesse innerhalb oder zwischen den Datev-Anwendungen 'abspielt' oder auch (software-)systemübergreifend,

also zwecks Kommunikation und Datenweitergabe zwischen Datev- und Fremd-Anwendungen

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@vogtsburger  schrieb:

Wenn man so was mal erleben durfte, weiß man, welches Knowhow DATEV da vorhält...

... ich würde eher sagen "... welches KnowHow die Datev zurückhält " 😎

Herr @Stefan_Reitzammer ,

... mir ist immer noch nicht klar geworden, ob sich RPA/DAF nur auf Prozesse innerhalb oder zwischen den Datev-Anwendungen 'abspielt' oder auch (software-)systemübergreifend,

also die Kommunikation und Datenweitergabe zwischen Datev- und Fremdanwendungen

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DATEV hält Knowhow vor. Man kann es abrufen. Wenn man eben solche Projekte hat, von denen @Stefan_Reitzammer berichtet hat. Ergibt sich vielfach im DATEV-Alltag....

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Ich werfe das nur mal so interessehalber in den Ring: Dunkelverarbeitung mit KI: Der kleine Unterschied zwischen „papierlos“ und „digital“

Bin auf Reaktionen sehr, sehr gespannt 🤓.

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@metalposaunist  schrieb:

Ich werfe das nur mal so interessehalber in den Ring: Dunkelverarbeitung mit KI: Der kleine Unterschied zwischen „papierlos“ und „digital“

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👍Sehr spannend. Aber da wird wohl eher Schalke Meister als das ich "grau" im Berufsalltag erleben werde. Von "dunkel" ganz zu schweigen.

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Da fällt mir nur ein altes Kindergebet ein: 

Dunkel werden Haus und Garten 

bis zum Morgen muß ich warten 

auf die Sonne auf das Licht 

guter Gott verlaß mich nicht. 

Wenn das Thema RPA aus 2019 ebenso wie die DAF , dann sind wir ja noch locker im 10 Jahresschnitt der Datevumsetzung und 2025 wird ja sowieso alles anders. Vermutlich arbeitet die cloud unsere Arbeit ganz alleine ab und es braucht nur noch Daniels 😉😂

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Gut, dass wir uns bei DATEV mit dem Thema RPA schon seit über 10 Jahren beschäftigen und es intern für z.B. die Automatisierung von Softwaretests einsetzen. D.H. es wird am Ende des Tunnels schon sehr hell. 😉
Das Knowhow in Projekten beim Kunden einzusetzen ist aus meiner Sicht ein wichtiger und richtiger Schritt gewesen, denn für ein hybrides Arbeiten in den onpremise und Cloudanwendungen werden wir RPA als Übergangstechnologie dringend brauchen.  

Was den von @metalposaunist verlinkten Artikel über den Einsatz von KI betrifft, haben wir mit dem Automatisierungsservice Rechnungen (asr), der KI basiert ist, auch schon viel erreicht das "dunkel" verarbeitet werden kann. Hier kommen die Vorteile gegenüber dem regelbasierten System der "Lerndateien" bereits deutlich aus dem Schatten hervor.

P.S.: @oliverstippe Schalke ist doch schon längst Meister (der Herzen) 😉 und ich freue mich darauf das durch den Einsatz von KI und Cloudtechnologie der Arbeitsalltag nicht mehr grau, sondern immer bunter wird.