email-tool

[#1]

Sehr geehrter Herr Lorenz,

das automatisches Ablegen funktioniert nur dann, wenn ein vom E-Mail Tool analysierbarer Betreff mit der Aktennummer im richtigen Format vorhanden ist.

Unter Start | DATEV Anwalt E-Mail Tool | Einstellungen können Sie im Bereich Kanzleiweite Einstellungen | Ablage | Einstellungen für die automatische Analyse die Regeln für die automatische Ablage prüfen und ggf. vom Administrator anpassen lassen.

Die hier genannten (und beliebig erweiterbaren) Schlagwörter (z. B. AktNr:) müssen wortgleich im Betreff der  E-Mail angegeben werden, gefolgt von einem Leerzeichen  und der Aktennummer - im Format <Begriff> <Leerzeichen> <Aktennummer>.

Beispiele:

• AktNr: 06-17
• AktNr: 06-2017
• AktNr: 6-17

Falls das bei Ihnen nicht funktioniert, melden Sie sich bitte im Service DATEV Anwalt (anwalt@datev.de, +49 911 319-35900 oder per Servicekontakt).

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Rechtsanwaltsmarkt

[#2]

Hallo Herr Müller,

Wir haben das Tool jetzt 2 Tage im Einsatz, und schon jede Menge Meinungen dazu.

Wir finden gut, dass sowohl die E-Mail als auch der Anhang automatisch gespeichert wird.

Wir finden nicht gut, dass neben der E-Mail und dem Anhang auch die JPEG Datei, die wir in der Signatur verwenden, ebenfalls automatisch gespeichert wird.

Mir gefällt vor allen Dingen nicht, dass in die Beschreibung der Betreff der E-Mail übernommen wird. Den brauche ich ja gerade in der Akte nicht, weil diese Daten ergeben sich im Aktenfenster von selbst.

Mir würde an der Stelle viel besser gefallen, wenn dort das stehen würde, was wir normalerweise eintragen, das ist ob es sich um eine eingehende oder ausgehende E-Mail handelt, wer der Adressat oder Absender ist und das Datum der E-Mail.

Interessant finde ich Ihren letzten Absatz, Ihr Fazit. Sie schreiben, dass Handling mit der E-Mail hätte sich für Ihre Kanzlei erleichtert.

Wir vergleichen das Tool mit dem Import per Drag and Drop. Dabei sehen wir folgendes:

wird der Import per E-Mail Tool vorgenommen muss ich dann von Hand die Eigenschaften aufrufen und die Beschreibung der E-Mail ändern. Außerdem muss ich die JPEG Datei, unser Logo, löschen.

Importiere ich per Drag and Drop öffnet sich das Importfenster automatisch, ich trage die richtige Beschreibung ein und speichere. Im Moment sehen wir noch leichte Vorteile bei Drag and Drop.

Wo sehen Sie die wesentliche Erleichterung gegenüber Ihrer bisherigen Handhabung? Hatten Sie eine andere bisherige Handhabung?

[#3]

Hallo Herr Lorenz,

Wir finden nicht gut, dass neben der E-Mail und dem Anhang auch die JPEG Datei, die wir in der Signatur verwenden, ebenfalls automatisch gespeichert wird.

Wie soll die Automatik erkennen, dass es sich bei der jpeg-Datei um einen Teil Ihrer Signatur handelt?

Diese Problematik habe ich mit den Entwicklern lange diskutiert.  An dieser Stelle setzt das E-Mail-Tool auf das anderweitig bereits länger vorhandene Tool "Speichern zur Akte" auf, welches keine Unterscheidung zulässt.  Ich bin mir allerdings sicher, dass der Punkt in der Entwicklung bereits angekommen und in der Umsetzung ist.

Mir gefällt vor allen Dingen nicht, dass in die Beschreibung der Betreff der E-Mail übernommen wird. Den brauche ich ja gerade in der Akte nicht, weil diese Daten ergeben sich im Aktenfenster von selbst.

Mir würde an der Stelle viel besser gefallen, wenn dort das stehen würde, was wir normalerweise eintragen, das ist ob es sich um eine eingehende oder ausgehende E-Mail handelt, wer der Adressat oder Absender ist und das Datum der E-Mail.

Ich glaube Sie verkennen an dieser Stelle a) die Herkunft des Tools und b) den Umfang der "Intelligenz" den dieses Tool entwickeln kann.

Auch hier die Gegenfrage:  Wie soll das Tool wissen, welche Präferenzen jede einzelne Kanzlei bei der Verschlagwortung hat? 

Ich habe die Frage im Zusammenhang mit der "Umbenennung" der Anhänge beim automatischen oder manuellen speichern der Mails diskutiert.  Der Wunsch nach einer Anpassung ist auch an dieser Stelle in der Entwicklung angekommen.

Wie umfangreich der Aufwand wäre um im Rahmen der automatischen Ablage individuelle Präferenzen für die Verschlagwortung aufzunehmen, kann ich nicht beurteilen.  möglicherweise hat das E-Mail-Tool eine Entwicklung eingeschlagen, die Sie und uns alle noch überraschen wird.  Sehen Sie das E-Mail-Tool als das, was es ist: E-Mail-Tool Vers. 1.0.  Die Versionen 2, 3, etc. werden sicher folgen.

Interessant finde ich Ihren letzten Absatz, Ihr Fazit. Sie schreiben, dass Handling mit der E-Mail hätte sich für Ihre Kanzlei erleichtert.

......

Wo sehen Sie die wesentliche Erleichterung gegenüber Ihrer bisherigen Handhabung? Hatten Sie eine andere bisherige Handhabung?

Sie vergessen, dass in Kanzleien nicht nur technikbegeisterte Mitarbeiter vorhanden sind.  Ich selbst bevorzuge das rag-and-drop Prinzip, mit den von Ihnen beschriebenen Vorteilen.  Allerdings muss beim drag-and-drop eine E-Mail-Anlage separat gespeichert und dann nochmals aufgenommen und in die DokAblage gespeichert werden.

Da nunmehr beide "Dateien" in einem Arbeitsschritt verarbeitet werden, handelt es sich um eine Erleichterung.

[#4]

Hallo Herr Müller,

Wir haben damals, als wir beide diese Diskussion geführt haben, uns in der Kanzlei letztendlich entschlossen, dieses E-Mail Tool nicht weiter zu verwenden.

Ein paar Monate später hat die DATEV das E-Mail Tool 2.0 veröffentlicht. Sehen Sie aus Ihrer persönlichen Anwendung signifikante Unterschiede zu der Version 1.0? Wenn ja, welche?

Viele Grüße aus dem sonnigen Süden

Markus Lorenz

[#5]

Hallo Herr Lorenz,

Um Ihre Frage kurz und knapp zu beantworten:  Signifikate Unterschiede in den Versionen werden Sie nicht auffinden.

Allerdings geht die Entwicklung nach meiner Wahrnehmung in bescheidenen Schritten weiter.  Im letzten Jahr waren die Kapazitäten wohl auf das Anwaltspostfach und die beA-Integration konzentriert, daher hat sich weniger getan.

Schöne Grüße - ebenfalls - aus dem sonnig heißen Süden der Republik

Andreas G. Müller

[#6]

Guten Tag,

gibt es oder wird es ein ähnliches E-Mail-Tool auch außerhalb von DATEV Anwalt geben?

Gesucht wäre eine Lösung, E-Mails automatisiert in der Dokumentenablage unter den Mandanten abspeichern zu lassen.

Viele Grüße

Elena Korger

[#7]

Guten Tag, Frau Korger,

das kann ich Ihnen leider nicht sagen. Am besten, Sie stellen Ihre Frage noch einmal im Bereich Office Management, dort können die Kollegen Ihnen am besten helfen.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Rechtsanwaltsmarkt

[#8]

Sehr geehrte Frau Korger,

NEIN - für den Bereich außerhalb DATEV-Anwalt funktioniert das E-Mail-Tool nicht und leider gibt es dort auch kein vergleichbares Produkt der DATEV.

ABER:

Mit der DMS (neu) gibt es eine Funktion in Outlook, die (zwar nicht automatisch, aber) auf einen Klick E-Mails aus Outlook in die DMS ablegt und dabei direkt entscheiden lässt, ob

• das Mail mit Anhängen
• nur das Mail (ohne Anhänge)
• oder nur die Anhänge zum Mail

in der DMS gespeichert werden. Das haben wir im Einsatz und es ist (fast) so gut wie das E-Mail-Tool (das wir auch haben).

Da - anders als beim Anwalt - der StB-Mandant meist ganz viele Aufträge beim gleichen StB gleichzeitig laufen hat (Fibu, Lohn Steuererklärungen etc.) und die Auftragsnummer (wenn es eine gibt) meist nicht kennt, kann eine automatische Ablage zum Mandant im richtigen Ordner auch fast nie erfolgen.

Beim Anwalt ist dem Mandant das Aktenzeichen (Prozessregisternummer) seiner Sache in der Regel bekannt - selbst wenn mehrere Sachen gleichzeitig beim gleichen Anwalt laufen. Deshalb ist dort die Mail-Korrespondenz viel leichter einem bestimmten Vorgang zuzuordnen. Das ist wohl der Grund, warum eine echte Automatik außerhalb DATEV-Anwalt nicht klappt.

[#9]

Herzlichen Dank für die ausführliche Beantwortung meiner Frage und die Informationen zum DMS(neu)!

[#10]

Hallo Herr Renz,

diese Funktion gibt es in Outlook im Zusammenhang mit dem alten DMS ja auch schon. Dennoch würde ich mir ebenfalls eine automatische Ablage von Mandanten-Mails wünschen. Die Ablage könnte ja für alle Aufträge des Mandanten in einem allgemeinen Ordner "E-Mail-Korrespondenz" erfolgen. Dann hätte man direkt nach Eingang einer Mail diese in jedem Fall schon mal revisionssicher in DMS abgelegt - was diversen Fehlerquellen vorbeugen würde (versehentliches Löschen in Outlook; übersehen der Mail, da im falschen Outlook-Ordner gelandet, etc.). Wenn die Mail dann mit dem Status "offen" gespeichert würde, ist auch gesichert, dass man sie im Anschluss weiter bearbeitet.

Dann könnte man ja noch nach dem Lesen entscheiden, ob man z. B. die Anhänge noch einmal einzeln im jeweiligen Ordner für die Aufträge speichert.

Viele Grüße,

B. Fitschen

[#11]

Denselben Wunsch habe ich auch vorhin schon im Bereich "Office-Management" (E-Mails automatisiert in Dokumentenablage abspeichern ) geäußert. Es wäre wirklich toll, wenn das Abspeichern von E-Mails automatisiert stattfinden könnte!

[#12]

Hieß das nicht "früher" mal "Email-Archivierung" (vor allem in der "alten" DMS)? Wurde doch vor geraumer Zeit dann abgekündigt bzw. ist mit der "neuen" DMS nicht mehr verfügbar.

Aufgrund der Tatsache, dass die DMS ja nun auch eine DATEV-Eigenprodukt ist, wird wohl auch hier nach einer neuen Lösung gesucht.

So wie Sie es beschreiben, Frau Fitschen, ist es in der Tat anscheinend nichts anders als die Email-Ablage in der DokAblage.

Wenn die dann auch schon revesionssicher "upgegraded" wurde, wäre zumindest das auch erledigt (sprich die Revisionierung).

[#13]

So wie Sie es beschreiben, Frau Fitschen, ist es in der Tat anscheinend nichts anders als die Email-Ablage in der DokAblage.

Genau, aber diese ist ja meines Wissens bisher nicht automatisiert möglich, oder?

[#14]

Hallo Frau Fitschen,

diesen Wunsch (Automatik Ablage in DMS neu) haben wir mit ganz ähnlichem Wunsch - wie von ihnen geschildert an die Entwickler herangetragen (neben ganz vielen weiteren)

Ich bin sicher, dass in der DMS (neu) die Wunschliste lang ist und der Priorisierung bedarf - das macht die DATEV sicher im Moment. Aber Wichtig und vorrangig ist, die Vorbereitung des Umstiegs der DMSalt-Anwender. Dort ist der Endtermin klar.

Jedenfalls sind wir mit unserer Wunschliste bei weitem nicht allein.

[#15]

Hallo Herr Renz,

nutzen Sie auch schon die neue DMS?

VG,

Andreas Hofmeister

[#16]

Aber Wichtig und vorrangig ist, die Vorbereitung des Umstiegs der DMSalt-Anwender. Dort ist der Endtermin klar.

Hallo Herr Renz,

ich bin DMS-Altanwender und weiß bisher nur, dass der Umstieg für uns Altanwender ab Sommer nächsten Jahres erfolgt. Wann ist denn der Endtermin?

Viele Grüße,

B. Fitschen

[#17]

Zum Thema E-Mail-Tool:

Es mag sein, dass das für manche Anwender nützlich ist.

Ich rege allerdings dringend an, zumindest für den anwaltlichen Bereich über 2 Dinge nachzudenken:

1.

Man hat mir sehr großem Engagement nunmehr ein Anwaltspostfach programmiert.

Ziel ist es, den gesamten Posteingang digital im Sekretariat zu erfassen, den Akten zuzuordnen, die Fristen und Termine zu notieren und dann an die Anwälte zu verteilen, die wiederum Ihre Verfügungen anbringen.

Nachdem sich der Posteingang in der Kanzlei mittlerweile bei uns zu 80 % über den E-Mail-Verkehr abwickelt (und ich glaube anderen geht das auch so), wäre es sinnvoll, auch diesen Weg mit eigehenden Mails zu beschreiten.

Das heißt also, Eingang der Mail - Weiterleitung in den Eingangskorb, Vorab-Bearbeitung und Speicherung zu Akte durch die Rechtsanwaltsfachangestellte und dann Vorlage in die Postmappe des Anwalts zur Bearbeitung.

Es ist für den digitalen Postverkehr kontraproduktiv, wenn irgendjemand irgendwelche Mails abspeichert, nach irgendeinem "wilden System" und in irgendeinem "wilden Format" (z.B. msg-Files).
Man sollte hier auch mal an die Fragen der Wiedereinsetzungsmöglichkeit und Haftung denken.

2. 
Bei uns in der Kanzlei kommen natürlich auch E-Mails in großer Zahl direkt bei dem Anwalt an.
Doch auch diese werden, nach (Vorab-)Kenntnisnahme durch den Anwalt mit einem Mausklick in den Eingangskorb des Sekretariats verschoben und dort (bei uns bereits mit Vorausverfügung des Anwalts) wie alle anderen Mails auch von den Mitarbeitern verarbeitet und ggf. an den Anwalt weiterverfügt (und sei es auch nur "zur erneuten Kenntnisnahme").

3.

Die DATEV hat zwischenzeitlich wohl auch gelernt, dass wohl das PDF-Format dasjenige Format ist, dass sich zur Archivierung, zum Lesen, zum Versand und auch zur Verarbeitung der digitalen Dokumente am Besten eignet.
Ich hoffe man kommt nunmehr auch zu der Überzeugung, dass alle Dokumente in einem einheitlichen Format (natürlich revisionssicher) im DMS vorliegen sollten.
Und das bedeutet dann auch, dass die E-Mail bereits im Eingangskorb des Sekretariats im PDF Format vorliegt.

Und wenn man dann noch einen Wunsch äußern dürfte, dass es dann auch möglich wäre, ähnlich wie früher bei den TIF-Dateien im "alten" DMS, dass eine anwaltsfreundliche und auf anwaltliche Zwecke abgestimmte Bearbeitung erfolgen kann (was im übrigen die meisten Drittanbieterprogramme neben dem teuren Adobe Acrobat schon sehr gut können).

Notwendig wäre es dazu nur den "Button" "Bearbeitung" einzufügen, der dann allen erlaubt das PDF Dokument zu öffnen, mit Vermerken, Stempeln, Zeichen und Highlights zu versehen und auch wieder zu speichern (derzeit geht das, leider auch nur über Umwege, beim bereits zur Akte gespeicherten Dokument)

Alles Vorstehende funktioniert bei uns seit Monaten sehr zuverlässig und nahezu perfekt (nahezu deshalb, weil wir das gerne in die Programmoberfläche mehr integrieren würden, uns das aber nicht möglich ist - das müßte schon die DATEV machen) .

Man sollte hier durchaus auch mal die sehr guten Angebote der handelsüblichen Programme nützen, diese in die Oberfläche gut und ergonomisch einbinden und nicht immer versuchen, das Rad komplett neu zu erfinden.

Viele Grüße

WFTH

[#18]

1.

Man hat mir sehr großem Engagement nunmehr ein Anwaltspostfach programmiert.

Ziel ist es, den gesamten Posteingang digital im Sekretariat zu erfassen, den Akten zuzuordnen, die Fristen und Termine zu notieren und dann an die Anwälte zu verteilen, die wiederum Ihre Verfügungen anbringen.

Nachdem sich der Posteingang in der Kanzlei mittlerweile bei uns zu 80 % über den E-Mail-Verkehr abwickelt (und ich glaube anderen geht das auch so), wäre es sinnvoll, auch diesen Weg mit eigehenden Mails zu beschreiten.

Das heißt also, Eingang der Mail - Weiterleitung in den Eingangskorb, Vorab-Bearbeitung und Speicherung zu Akte durch die Rechtsanwaltsfachangestellte und dann Vorlage in die Postmappe des Anwalts zur Bearbeitung.

Es ist für den digitalen Postverkehr kontraproduktiv, wenn irgendjemand irgendwelche Mails abspeichert, nach irgendeinem "wilden System" und in irgendeinem "wilden Format" (z.B. msg-Files).

Sehr geehrter Herr Kollege Thalmeir,

1. das DATEV-Anwaltspostfach hatte und hat die Zielrichtung, den beA-Posteingang für alle die Kollegen zu erleichtern, die DMS (alt/neu) nicht einsetzen. Es bildet einen (allerdings gut gelungenen) Kanzleiworkflow ab und hat durchaus "das Zeug" als "Blaupause" für eine Weiterentwicklung des DMS zu dienen.Das E-Mail-Tool geht zurück auf eine im Kundenauftrag programmierte Sonderlösung, die wegen der großen Nachfrage der Kanzleien allgemein zugänglich gemacht wurde. Es erhebt weder den Anspruch, noch taugt es dazu, einen ggf. bereits etablierten Kanzlei-Workflow mit digitalen Dokumenten zu ersetzen. Der Erwerb dieses Zusatztools entbindet die Kanzleileitung nicht von der Verpflichtung zu prüfen, ob dieses Tool in den Workflow passt. Das verhindert dann, dass "irgend jemand, irgend welche Mails, wild im System und wild in den Formaten abspeichert".

2.
Bei uns in der Kanzlei kommen natürlich auch E-Mails in großer Zahl direkt bei dem Anwalt an.
Doch auch diese werden, nach (Vorab-)Kenntnisnahme durch den Anwalt mit einem Mausklick in den Eingangskorb des Sekretariats verschoben und dort (bei uns bereits mit Vorausverfügung des Anwalts) wie alle anderen Mails auch von den Mitarbeitern verarbeitet und ggf. an den Anwalt weiterverfügt (und sei es auch nur "zur erneuten Kenntnisnahme").

2. Das ist m.E. ein sehr vernünftiger Workflow und bei Einsatz von DMS (alt/neu) auch sehr einfach abbildbar. Ich kann nur allen Lesern empfehlen, sich den Einsatz des DMS (neu) zu überlegen und ggf. die Funktionalitäten auf Übereinstimmung mit dem etablierten Kanzleiworkflow zu prüfen, ggf. eine Anpassung des Workflows zu überlegen.

3.

Die DATEV hat zwischenzeitlich wohl auch gelernt, dass wohl das PDF-Format dasjenige Format ist, dass sich zur Archivierung, zum Lesen, zum Versand und auch zur Verarbeitung der digitalen Dokumente am Besten eignet.
Ich hoffe man kommt nunmehr auch zu der Überzeugung, dass alle Dokumente in einem einheitlichen Format (natürlich revisionssicher) im DMS vorliegen sollten.
Und das bedeutet dann auch, dass die E-Mail bereits im Eingangskorb des Sekretariats im PDF Format vorliegt.

Und wenn man dann noch einen Wunsch äußern dürfte, dass es dann auch möglich wäre, ähnlich wie früher bei den TIF-Dateien im "alten" DMS, dass eine anwaltsfreundliche und auf anwaltliche Zwecke abgestimmte Bearbeitung erfolgen kann (was im übrigen die meisten Drittanbieterprogramme neben dem teuren Adobe Acrobat schon sehr gut können).

Notwendig wäre es dazu nur den "Button" "Bearbeitung" einzufügen, der dann allen erlaubt das PDF Dokument zu öffnen, mit Vermerken, Stempeln, Zeichen und Highlights zu versehen und auch wieder zu speichern (derzeit geht das, leider auch nur über Umwege, beim bereits zur Akte gespeicherten Dokument)

3. Das  sind sehr oft (auch von mir) geäußerte Weiterentwicklungswünsche. Ich freue mich, mit Ihnen da einen weitern Unterstützer zu haben. Ich gehe sogar soweit, dass sämtliche Arbeitsergebnisse der Kanzlei zentral (nicht in den Leistungserstellenden Programmen) sondern in der DMS/DokAblage als pdf gespeichert werden sollten und Bestandteil des DMS/DokAblage ein PDF-Bearbeitungsprogramm samt Signaturfunktion sein sollte. DATEV schreibt ja auch die Nutzung von MS-Office vor. Könnte mir auch die Nutzung von ADOBE (oder eines ähnlich umfangreichen Systems) als DATEV-Grundlage mit vollständiger Integration in die DMS/DokAblage vorstellen. Und obwohl ich Schwabe bin, wäre dieser zusätzliche Finanzielle Aufwand m.E. sicher eine lohnende Sache.

[#19]

Sehr geehrter Herr Kollege Renz,

vielen Dank für Ihre Kommentare zu meinem etwas längeren Statement.

Ich sehe wir sind in vielen Dingen einer Meinung.

Einen Punkt möchte ich jedoch doch nochmals aufgreifen:

Das Anwaltspostfach hat m.E. absolut Nichts mit dem DMS ob neu oder alt zu tun.

Es stellt meines Erachtens einen durchaus guten Ansatz (nicht nur eine "Blaupause") dar, den Postworkflow in einer Kanzlei abzubilden und zu organisieren, und zwar vom Eingang bis zum Anwalt und wieder zurück ins Sekretariat und zum Versand. DAs heißt nicht, dass man da noch Einiges optimieren könnte.

Das gilt nunmehr für DMS-Kunden (alt) - danke im Übrigen, dass man uns nicht vergessen hat - wie auch für die Dokumentenablage.

Was DMS neu da kann, speziell im Hinblick auf die E-Mails, weiß ich nicht, denn da hat man mich von der DATEV leider nicht mitgenommen (obwohl ich das angeboten hatte) das können Sie aber sicher besser beurteilen. ich hoffe man schafft es da schon den E-Mail-Eingang konvertiert im PDF-Format in den Workflow einzuspeisen (was bei uns im Übrigen, plattform- und dok-system-unabhängig, bereits problemlos funktioniert).

Im Übrigen darf ich einmal die Gelegenheit nutzen, ein gegenüber vielen Mitarbeitern der DATEV (Herrn Groß, Frau Kolb, Fr. Nürnberger u.a.) bereits von mir geäußertes Lob an die gesamte Entwicklung DATEVAnwalt und speziell das Anwaltspostfach an dieser Stelle auch öffentlich auszusprechen:

Vielen Dank für die durchaus gelungene Einbindung des beA, die zwar (noch) nicht perfekt allerdings bei uns funktionsfähig und durchaus auch funktional ist.

Wenn man hier bedenkt, auf was für einem "Schrott" an Programmierung die DATEV-Mitarbeiter hier aufsetzen mußte, hat diese Leistung wirklich großes Lob verdient.

Und wer mich jetzt kennt, der weiß, dass diese Aussage eine durchaus hohe Auszeichnung von mir ist, die ich nicht oft vergebe

Im Übrigen versenden wir derzeit alle Schriftstücke an die Gerichte per beA, nur für ganz wenige Schriftsätze senden wir zusätzlich ein Telefax, jedenfalls solange, bis eine optimale, transparente und leicht lesbare Eingangsbestätigung zur Akte gespeichert werden kann.

Ich kann nur alle Kollegen ermuntern, dies ebenfalls zu tun und "der Justiz hier Beine zu machen" !

Viele Grüße

Wolfgang F. Thalmeir

[#20]

Da Tool arbeitet mit DMS (neu) problemlos zusammen und ist so bei uns im Einsatz.

[#21]

Ab dem Service-Release DATEV Anwalt classic 10.56 (voraussichtlich 12.06.2020) können Sie E-Mails, die in Microsoft Outlook für einen Sachbearbeiter eingehen und die die automatischen Ablagevoraussetzungen erfüllen, anstatt zu einer Akte automatisch im Eingangskorb des Anwaltspostfachs ablegen. Danach können Sie die E-Mails wie die anderen Posteingänge zur Akte ablegen und an Mitarbeiter verfügen.

Voraussetzung dafür ist der Einsatz des Zusatzprodukts DATEV Anwalt E-Mail Tool.

Automatische Ablage von E-Mails bei Einsatz von Anwalt E-Mail Tool im Eingangskorb des Anwaltspostfachs

[#22]

Hallo Frau @Silvia_Kubisch ,

bei uns funktioniert die automatische Ablage leider nicht. In Outlook unter "AKTENNUMMER" steht "Ablage gestartet", aber es passiert nichts. Ich habe es mit mehreren E-Mails probiert und auch im Eingangskorb auf "Post abholen geklickt". Unter "Regeln zum E-Mail Betreff" habe ich nichts ausgewählt. Ich habe es sowohl mit "Hauptsachbearbeiter" als auch mit mir als Sachbearbeiter unter "Allgemeine Einstellungen" probiert.

Unabhängig davon, dass es hier nicht funktioniert, habe ich noch eine weitere Frage: Wir arbeiten im Grunde kanzleiweit nur mit einer E-Mail-Adresse, die von allen Mitarbeitern per IMAP abgerufen wird. Stellt das E-Mail-Tool in einem solchen Szenario sicher, dass E-Mails nicht doppelt und dreifach abgerufen werden? Oder muss ich meine Mitarbeiterinnen anweisen, dass zukünftig nur noch eine den Abruf vornimmt? Gibt es hierzu ein Dokument bzw. eine Handlungsmepfehlung?

[#23]

Hallo @stevi ,

wir entschuldigen uns für den Fehler. Die Entwicklung analysiert den Fehler gerade. Sobald es eine Lösung gibt, werde ich diese hier posten.

Bezüglich Ihrer zweiten Frage: Das E-Mail Tool stellt über die E-Mail Tool ID sicher, dass E-Mails nicht doppelt und dreifach abgerufen werden. Die Mitarbeiter können also weiterhin E-Mails abrufen.

[#24]

Wir  benutzen das E-Mai-Tool schon länger. Funktioniert theoretisch gut.

Ich werde aber nicht müde, mich darüber zu beklagen, dass das Programm nicht in der Lage ist, automatisch das Dokumentdatum einzufügen, nicht einmal bei selbst erstellten Mails. Dass dieser Bug nicht längst abgestellt ist, ärgert mich sehr, weil jede einzelne Mail nachgearbeitet werden muss.

Unpraktisch ist, dass Dateien, die ich aus dem System versende, dann noch einmal in Kopie abgelegt werden (natürlich auch wieder ohne Dokumentdatum). Der Sinn erschließt sich mir nicht.

Ungünstig ist auch, dass das Tool nur funktioniert, wenn Datev beim Empfang der Mail online ist. Bekommt und öffnet man die Mail zunächst auf dem Smartphone, während man nicht nicht am System angemeldet ist, wird sie nicht in Datev gespeichert, das wird auch nicht beim nächsten Anmelden nachgeholt.

[#25]

1) Ich nehme an, Sie möchten, das Versendedatum oder das das Erstelldatum automatisch in das Feld Dokumentdatum von Dokumentenablage oder DATEV DMS übernommen wird? Ich habe Ihren Wunsch erfasst. Die Umsetzung ist aber aktuell nicht geplant. 

2) Die getrennte Ablage der Anlagen können Sie im Fenster Einstellungen DATEV Anwalt E-Mail | E-Mail Tool (kanzleiweit) | Ablage deaktivieren, indem Sie hier das Kontrollkästchen Anhänge separat zur E-Mail ablegen bei Posteingang und Postausgang deaktivieren.

Automatische Ablage E-Mails im Posteingang und Postausgang in Anwalt E-Mail Tool einrichten

3) Wenn Sie die E-Mail noch einmal auf ungelesen setzen, wird sie auch beim nächsten Start von Microsoft Outlook analysiert. Alternativ können Sie die Nachricht(en) in Microsoft Outlook markieren und Ablage | Automatisch ablegen wählen. Dann werden die markierten markierte(n) Nachricht(en) abgelegt.

Informationen zur Akte abgelegter E-Mails in Microsoft Outlook mit Anwalt E-Mail Tool aktualisieren

[#26]

Hallo @stevi ,

der Fehler wird mit dem Service-Release Anwalt classic 10.57 zu DATEV-Programme 13.1 (Auslieferung voraussichtlich 30.06.2020) behoben.

[#27]

Herzlichen Dank für die Hinweise!

Ja, ich meinte das Dokumentdatum - bei den Telefonnotizen wurde das nach meiner Erinnerung auch vor nicht so langer Zeit nachgeholt, daher bleibe ich zuversichtlich.

[#28]

Kurze Frage zu dem Tool. Funktioniert die Ablage komplett automatisch? Wir haben aktuell die Thematik, dass sich nach der Erkennung automatisch die Ablage-Maske des DMS classic öffnet.

Muss hier im DMS etwas eingestellt werden?

[#29]

Das DATEV DMS Verschlagwortungsfenster öffnet sich, wenn Sie (individuelle) Pflichtfelder in DATEV DMS verwenden, die wir nicht Befüllen. Dann erscheint das DATEV DMS Verschlagwortungsfenster zur Nacherfassung dieser Pflichtfelder.

Klassiker an der Stelle ist der Ordner, der ein Pflichtfeld ist. Hier hilft das Definieren einer Dokumentart mit einem entsprechenden Ordner und die Hinterlegung dieser Dokumentart in DATEV Anwalt E-Mail Tool.

Anleitung:  Neue Dokumentart für E-Mails zur Akte anlegen