Hallo Community,
ich möchte mir für mein Unternehmen (Selbstbucher) eine Verfahrensdokumentation erstellen.
Für meinen Steuerberater ist das Ganze zu aufwändig, da ich sehr komplexe Prozesse habe. Er hat mir in der DATEV Anwendung die Möglichkeit gezeigt, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Das ist mir aber zu starr. Ich habe schon diverse Tools am Markt getestet, irgendwie komme ich auf keinen grünen Zweig.
Ich bin langsam soweit, dass ich das alles in Word runterschriebe mit einer Muster Verfahrensdokumentation und dann immer weiter Pflege oder das an ein externes Unternehmen vergebe.
Wie erstellt Ihr die Verfahrensdokumentation? Mit DATEV oder einem Tool oder einem Dienstleister?
Über Erfahrungen bzw. kurze Tipps würde ich mich freuen.
Schwierig, am besten gar keine erstellen.
Aber ich weiß ist keine Lösung. Haben Sie sich schon mal das Tool von L.... darf ich hier glaube ich nicht nennen
Software aus dem Hause Haufe und ich weiß das in deren Fibu tool eine Verfahrensdokumentation enthalten ist , die zumindest auf den ersten Blick ganz passabel aussah. OfficeLex wurde vor kurzem umbenannt.
Ich habe mir das von Lexware Office mal angesehen, dieses "auf einen Knopf" erstellen bezieht sich ja auf die Prozesse in Verbindung mit Lexware Office. Aber da kommt bei mir noch mehr dazu, das Angebot reicht also nicht aus.
Ich hatte letzte Woche ein recht freundliches Gespräch mit einem Dienstleister, der einem die Verfahrensdokumentation einmalig erstellt und auch (optional) pflegt. Der Berater am Telefon war sehr kompetent, heute habe ich auf das Angebot erhalten, das liegt bei 3.900 EUR. (Vor-Ort Termin und dann die Erstellung)
Hat jemand Erfahrungen mit dem Anbieter? Ist das realistisch.
Software & Tools: Verfahrensdokumentation | tax & bytes
Verfahrensdokumentation im Tax Tech-Verzeichnis
Es gibt auch Förderprogramme, die aktuellen kenne ich nur nicht.
Versuchen Sie einmal ChatGPT zur Erstellung der Dokumentation zu überreden.
- Erstelle Verfahrensdokumentation zur <...> Ihre Prozesse verständlich formulieren und abschicken und bitten als DOC zu speichern.
Sicherlich erhalten sicherlich kein perfektes Dokument, aber es könnte eine brauchbare Vorlage geben.
Warum nicht einfach die Muster Verfahrensdokumentation der BStBk an die eigenen Prozesse anpassen?
Ich hab mir zu Beginn mal einige Sachen von externen Dienstleistern angehört und war der Meinung, dass das alles überteuerter Müll ohne Rechtssicherheit ist
Da m.W.n. keine höchstrichterliche Urteile zu Verfahrensdokumentationen existiert bleibt diese bei allen erstellten VD´s.
Keiner weiß was "in angemessener Zeit nachvollziehbar" etc. im Detail bedeuten.
Habe ich einen dummen Prüfer dem man sowieso alles dreimal erzählen muss, gilt das als angemessene Zeit?
Wie detailliert muss die Beschreibung sein um "nachvollziehbar" zu sein.....
Mdt hatte über Nacht vor der bp mit dokutar eine verf.doku erstellt.
prüferin war überrascht und angetan....
verf.doku kam aber (zum glück?) in der prüfung nicht weiter vor.
ob das an der 40 seitigen doku lag, oder überhaupt nicht interessierte...keine ahnung 😉
aber für den eigenen ablauf ist das sicher mal ne gute überprüfung auf doppelte arbeiten und so.
gruss
Man kann die Erstellung der Verfahrensdokumentation in Verbindung mit der Prozessoptimierung tatsächlich fördern lassen. Ich hatte ja mein Angebot über 3.900 EUR von denen hier Verfahrensdoku24 erhalten. Die bieten das auch mit Förderung an, habe nun ein aktualisiertes Angebot erhalten. Mein Anteil wären dann noch rund 1.500 EUR, das find ich in Ordnung. Dafür dass ein externe auf meine Prozesse schaut, ich wenig Arbeit damit habe und auch nicht hafte finde ich den Preis i.O.
@Elli_Hamann schrieb:
Wie erstellt Ihr die Verfahrensdokumentation? Mit DATEV oder einem Tool oder einem Dienstleister?
Über Erfahrungen bzw. kurze Tipps würde ich mich freuen.
1. Die meisten machen keine... bitte keine Ausführungen warum es schlecht oder gut ist. Es ist so.
2. DATEV hatte ich mir angesehen, finde ich aber nicht wirklich gut. Es ist "in Bilanzbericht" reingefrickelt. Und genauso lässt es sich auch bedienen. Das habe ich auch schon an div. Stellen bei DATEV angebracht.
3. HSP (Hamburg) hat ein Tool im Angebot, was auf den ersten Blick nicht so schlecht aussieht.
Convotis Köln (ehm. Geiger-IT) hat mal in einem Webinar eine Lösung vorgestellt, die mir persönlich zu teuer war (bitte nicht fragen, ist schon länger her).
Und klar poste ich hier auch mal einen Hersteller von Softwarelösungen, auch wenn DATEV eine Lösung hat. Aber ich mach das nicht so penetrant wie ein Ex-Mitschreiber der Community. Und da hatte der MOD auch in der Vergangenheit noch kein Problem...
Beste Grüße
Christian Ockenfels
Preis muss man halt runterbrechen wieviel Zeit wird wohl benötigt die Prozesse aufzunehmen und zu formulieren.
Wenn ich mal 100 EUR / Std satz unterstelle wären das 39 Stunden = 1 Arbeitswoche, je nach Komplexität und Sie sprechen ja selbst von nicht so ganz einfach darzustellenden Prozessen denke ich mal das ist ok.
Wenn Sie nun noch die Förderung erhalten, ist das doch fast schon ein Schnäppchen.
Preis muss man halt runterbrechen wieviel Zeit wird wohl benötigt die Prozesse aufzunehmen und zu formulieren.
Wenn ich mal 100 EUR / Std satz unterstelle wären das 39 Stunden = 1 Arbeitswoche, je nach Komplexität und Sie sprechen ja selbst von nicht so ganz einfach darzustellenden Prozessen denke ich mal das ist ok.
Wenn Sie nun noch die Förderung erhalten, ist das doch fast schon ein Schnäppchen.
Die Aufnahme der Prozesse wird für gewöhnlich nicht von den Dienstleistern übernommen. Dürfte oftmals auch einfach sehr schwierig sein als Externer entsprechenden Einblick, Zugang und Berechtigungen zu erhalten.
Hier wird mit Checklisten und Fragen-Katalogen gearbeitet, die man immer noch selbst bearbeiten muss. Im Idealfall gibt es hier zwar eine persönliche Betreuung durch den Dienstleister, aber die Zeit bringt man trotzdem selbst auf. Diese Ausarbeitung wird vom Dienstleister in die Muster-VD eingepflegt.
Die "Wartung" der VD sind dann ebenfalls Checklisten & Fragenkataloge, die Abweichungen zum vorherigen Stand abfragen. Auch hier wieder: Selbst überblicken und eintragen. Diese Neuerungen werden vom Dienstleister dann in der VD ergänzt.
Der Preis der Dienstleistung setzt sich so zusammen:
- Bereitstellung von Checklisten und Fragenkatalogen (eventuell mit pers. Betreuung)
- Einpflegen der Daten in eine Muster-VD
- (eventuell) Plausibilitäts- & Vollständigkeitsprüfung
Ist diese Leistung 3.900 € Wert? Vielleicht.
@TLudwig schrieb:
Ist diese Leistung 3.900 € Wert? Vielleicht.
Wie immer im Leben, was ist ihnen das Abnehmen von Arbeit wert und eine möglichst korrekte Verfahrensdokumentation. Wieviel Zeit würden Sie selbst benötigen sprich was sind ihre Opportunitätskosten ?
Interner Stundensatz ? Wie verrechnen Sie sich an Kundschaft/ Mandantenschaft ?
Sprich das können Sie nur höchstpersönlich beantworten.
@TLudwig bei dem oben genannten Anbieter Verfahrensdoku24 ist das tatsächlich anders.
Im Angebot ist ein 6-8 Stunden Vor-Ort Termin inklusive. An diesem Termin werden wohl alle Prozesse, die für die Verfahrensdokumentation benötigt werden, erfasst.
Ich habe den Auftrag ja gestern erteilt mit BAFA Förderung. Die sind da echt flott und habe heute schon von der BAFA die Zusage elektronisch erhalten. Dieser Vor-Ort Termin findet in knapp 4 Wochen statt. Ich bin gespannt.
Die 6-8 Stunden muss ich natürlich auch an Zeit investieren, aber das niederschreiben und "in Form gießen" fällt weg. Ich bin auch mal gespannt, wie tiefgründig die Prozessoptimierung sein wird.
Vielen Dank schonmal für eure Anregungen und Gedankengänge.