Scanner nutzen und mehrseitiges PDF aufteilen

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Hallo Gemeinde,

ich hoffe ich bin im richtigen Unterforum und meine Frage passt hier.

Meine Frau wird demnächst die Buchführung für ein Firma übernehmen. Dafür bekommt sie einen Zugang zu DATEV Kanzlei. Wir haben ihr für zu Hause bereits einen Brother ADS-2400N besorgt.

Ich kenne mich mit DATEV etc. jetzt nicht so aus. Deshalb hole ich ein klein wenig aus.

Ziel ist es, dass alle Rechnungen (egal ob einseitig, mehrseitig etc.) in einem Rutsch gescannt werden. Am Ende hat man dann z.B. ein PDF mit 80 Seiten. Dem Grunde würde ich jetzt mittels eines PDF Cut Programms das große PDF in. z.B. 60 Dateien aufteilen. Der Cut erfolgt immer dann, wenn eine neue Rechnung beginnt.

Wenn man nun in DATEV bucht, hat man dann direkt das richtige Rechnungs PDF "zur Hand" und kann buchen.

Nun meine Frage:

Kann man ggf. in DATEV das große PDF "hochladen" in beim Buchen dem "DATEV sagen", dass er für diese Buchung die Seiten 8&9 des PDFs verwenden soll? Ich hoffe es ist klar geworden was ich meine.

Ziel ist es eine große Datei in DATEV einzubinden und beim Buchen die "Zerpflückung" durchzuführen.

Das wäre natürlich super und würde sehr viel Vorarbeit wegfallen lassen.

Wenn dann jemand den Buchungsssatz im DATEV aufruft und den Beleg dazu angezeigt haben möchte, sollte sich dann natürlich nur der entsprechende Beleg öffnen und nicht das 80 Seiten Dokument.

Danke für Euer Feedback.

[#2 · Accepted solution]

https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/HowTo-wie-bekomme-ich-schnell-und-effizient-Belege-digitalisiert/m-p/182046#M22148

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Die Daten können nicht beim Buchen getrennt werden. Eine Datei pro Rechnung ist Pflicht.

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Danke. Ich werde dort mal meine weiteren Frage stellen.

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oder probiere Folgendes: Noch viel einfacher und weniger Arbeit (hab ich mir eben überlegt  🤓 )

Mach ein kleines Video statt einer Riesen PDF mit den 80 Seiten. 

Einfach mit dem Handy die Belege filmen. Die Datei schickst Du Deinem Steuerberater oder Buchhalter, z.B. per WhatsApp oder so.  

Buchhalter kann sich in Ruhe alles ansehen. Bei Bedarf PAUSE drücken oder gleich auf SlowMotion einstellen. 

Je nachdem wie schnell er buchen kann oder möchte  😁  . 

Den Scanner kannst Du ja wieder zurückbringen - spar dir die Kohle - Video per Handy geht eh viel schneller. 

Und wenn der Buchhalter einzelne Belege braucht: kein Problem: soll er einfach an der richtigen Stelle ein Foto von Deinem Video machen. Voilà ! 

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Alexander? 

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@alexanderonline @alex

Genau. So eine Aussage kann nur von einem Steuerberater kommen....

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Wenn du alle Steuerberater über einen kamm scherst, bist du vielleicht am falschen Ort 😏

Aber wir sind ja immer hilfsbereit:

Eine erste Frage sollte sein, warum du überhaupt Papier bekommst. Das macht nur Arbeit. Ein gutes Vorgehen ist, sobald du eine Papierrechnung bekommst, bittest du den Lieferanten, dir beim nächsten Mal eine E-Mail zu schicken. Die kannst du dann automatisch in Unternehmen online beziehungsweise in die Belege online weiterleiten. Dann hast du nichts mehr damit zu tun, als im Datev zu buchen. 

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@theo ist zwar Off Topic, aber StB haben für mich null Ahnung von Ablauforganisation.

Da sind mir Tipps von Leuten, die an der Front sitzen und das jeden Tag tun und die Aufs und Abs mit dieser Software täglich kennen wesentlich lieber und zielorientierter.

Dein Vorschlag passt bei mir nicht ganz. Meine Frau wird die Buchhaltung sowie das Buchen in DATEV für drei Apotheken durchführen. Und ich baue ihr jetzt die Scannprofile zusammen. Und dafür versuche ich nun für sie den besten Ablauf zu kreieren. Sowohl für die Ablage/Buchung in DATEV als auch der aktuell noch gewünschten nachvollziehbaren Dokumentenablage auf dem lokalen Sever.

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Eine erstaunliche Aussage; warum fragen Sie dann in einem Steuerberaterforum? Wenn die doch keine Ahnung haben? - Es gibt sicherlich viele, auf die Ihre Aussage zutrifft, aber gerade hier in diesem Forum sind doch sehr viele Frontkämpfer unterwegs.

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Wenn Sie wüssten, wie so mancher Steuerberater Arbeitsabläufe, gerade im kaufmännischen Bereich, mit seinen Mandanten "an der Front" optimiert, würden Sie nicht so unqualifiziert daherreden. 

Vielleicht haben Sie persönlich einfach den falschen "wingman" oder mangelnde Sachkenntnisse ! 

Die optimalen Arbeitsabläufe zum Scannen wurden hier schon x-mal runtergebetet und wenn man sich ein wenig Mühe gibt, findet man diese relativ einfach. Gut, man muss dann schon auch ein wenig lesen.

Es ist natürlich bequem, sich im Fachforum kurz zu registrieren, seine Frage einzuwerfen und die entsprechende Erwartungshaltung einzunehmen, dass man die passende Lösung serviert bekommt; die Community wird zusehends mit Google verwechselt.

Schauen sich sich hier ein wenig um ! Mir fallen adhoc bereits drei Beiträge ein, die dieses Thema sehr gut abhandeln.

Sie finden die Beiträge sicher auch ohne Verlinkung durch einen ahnungslosen "Steuerberater".

Wenn ich Ihre Sachverhaltsdarstellung aus dem Eingangspost betrachte, befürchte ich allerdings, es fehlt Ihnen bereits an den Grundlagen.

Ich persönlich habe eine one-klick-Lösung, die hier auch bereits gepostet wurde und sich mit der Arbeit "an der Front" in den letzten Jahren digitale Buchführung geschärft hat.

Viel Erfolg, auch ggf. beim "Rad neu erfinden."

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Es mag Ausnahmen geben. Aber im Großen und Ganzen passt das schon.

Zudem ist das hier für mich ein Steuerberater Forum sondern eine DATEV Community. Und wie schon angemerkt tummeln sich hier wohl eher Personen, die an der Front arbeiten. Aber wie gesagt ist Off Topic.

Und lieber @deusex  ich beschäftige mich sehr wohl mit der Thematik was auch zeigt, dass ich nachfrage. Insb. da ich ja nicht "Kanzlei" etc. arbeite. Ich versuche nur die bestmögliche Startvoraussetzung für meine Frau zu schaffen, wenn sie dann demnächst mit ihrem neuen Job startet. Dann solle sie bereits beim Scann-Task so unterstützt werden bzw. den zu vornehmen, dass sie dann beim letztendlichen Buchen die besten Voraussetzungen hat. Und durchaus lese ich auch andere Einträge hier. Wir beide sind ja auch in einem Parallel-Thread aktiv. Und zum Start dieses Threads kannte ich den noch nicht.  Deshalb auch meine Nachricht #4!

Aber lassen wir das. Wir sind ja hier nicht in einer Selbstfindungsgruppe.

Das Thema hier ist für mich durch. Also gelöst. Wie ich es ja auch bereist so markiert habe.

Anbei nochmals Danke an alle, die sich hier beteiligt haben.

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@Vocaris1  schrieb:

Es mag Ausnahmen geben. Aber im Großen und Ganzen passt das schon.

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Das ist offen gesagt, ausgemachter Unfug und ich lasse das nicht so stehen. Zumeist liegt das Problem nicht am Steuerberater, sondern zwischen den Ohren des Gegenübers.

Die DATEV-Community ist im Wesentlichen ein Fach-Forum für Steuerberater sowie anderen Fachleuten für Steuern, Recht, FiBu-LoBu, EDV und Wirtschaft und eher mit geringerem Anteil von Amateuren frequentiert.

Ihrer Frau nichtsdestotrotz viel Erfolg beim buchen mit "Datev-Kanzlei" oder "Kanzlei" ... was auch immer das sein mag; möglicherweise sind dies exklusive "Front-Programme".

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Vor Ort macht es Sinn, wenn beim Scanner sehr gut erkennbare Tasten eingerichtet sind, wo der Mitarbeiter die Einzelbelege mit einem Handgriff einscannen kann.

Entweder jeder Beleg separat, oder nach dem Scannen manuell die Belege zu heften.

Bei 80 Belegen (also 5 Belege pro Tag) sollte es möglich sein, die Belege gleich nach dem Öffnen zu digitalisieren, um dann Alles, also auch den Zahlungsverkehr online zu erledigen.

Gerade bei mehreren Firmen muß!! das Digitalisieren zeitnah vor Ort stattfinden, da es sonst immer wieder fehl- Scannungen geben wird.
Folgende Varianten sind "üblich":
- Beleg bei verkehrter Firma gescannt (auch verkehrte Bankkonten in Verwendung)
- Doppelt- Digitalisierungen
- Andere Belege (Emails) werden überhaupt nicht gescannt.

Wichtig: Jede Eingangsrechnung muß sofort gescannt werden. Notfalls später "Storno" auf das Original schreiben und nochmals scannen, wenn es keine Gutschrift gibt.

Fazit: Auf dem Bankauszug darf es keine Zahlung geben, für die nicht bereits in der betreffenden Firma ein Beleg digitalisiert wurde. Insbes. zum Monatsende sollten am Montag alle Belege des abgeschlossenen Monats gescannt sein. Egal, ob bereits bezahlt, oder nicht.

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@deusex 

🤣Und da ist ja die auftauchende Gottheit, die zur Lösung eines Konfliktes beiträgt Programm...

Schönes Wochenende.

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@martinkolberg 

Vollkommen richtig. Das 80 Seiten Dokument war nur so ein Beispiel um darzustellen was ich meine. Also n-Rechnungen in einem Dokument. So schnell wie möglich einscannen ist natürlich am besten. Ist halt nicht immer möglich, wenn die "Firmen" alles dezentral sind und die Buchhaltung von einer Person im HO gemacht wird. Aber genau da setzt ja die Überlegen und richtigen Aufbau- und Ablauforga an.

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@deusex Ich würde eine Rückkehr der Newsgroup samt mIDentity begrüßen, da die DATEV Community aus meiner Sicht zu sehr die Züge eines Facebook light angenommen hat.

Freundliche Grüße & ein schönes Wochenende

E. Rehm

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hey @deusex ,  jetzt wird´s ja mal fundamental ...  👍 sehr schön!

mein Beitrag (Beleg-Video per WA statt 80 Seiten PDF) oben war mit ´nem Augenzwinkern versehen. 

Für Außenstehende offensichtlich weniger geeignet!   @Vocaris1  hat sich ja total verkantet 🙄   

Danke für Klarstellung und Anmerkungen , geschätzer Meister ! 😆 

@martinkolberg : sowas von Geduld und Ausdauer ...  das finde ich echt nett! 

Geht es hier doch eher darum, das Bad neu zu erfinden, wie von deusex bemerkt. 

.... so schnell wie möglich einscannen ist natürlich am besten "   hat wirklich bis zum Schluss immer nur die Hälfte verstanden. 
(Neeee:  auch wichtig ist die Auflösung!! HD-Qualität, falls mal später jemand eine Fototapete aus dem Beleg machen will. z.B. Steuerberater, die machen sowas!! )   OK , genug, das reicht!

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@edmund_rehm  schrieb:

@deusex Ich würde eine Rückkehr der Newsgroup samt mIDentity begrüßen, da die DATEV Community aus meiner Sicht zu sehr die Züge eines Facebook light angenommen hat.

Freundliche Grüße & ein schönes Wochenende

E. Rehm

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Klasse! Die Diskussion darüber hatten wir lange nicht mehr...

Unbedingt umsetzen. Machen Sie ne IDEA auf?

@Vocaris1 viel Erfolg bei der weiteren Vorgehensweise!