Erfahrungen Automatisierungsservice

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Wie kann ich eine mehrmalige Bepreisung der Belegkennung verhindern, wenn ich einfach nur 1* eine korrekte Kennung haben möchte?

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Nach den o.g. Prämissen erfolgt die Bepreisung je Beleg (und damit Buchungsvorschlag), wenn dieser mit dem Attribut "Rechnungseingang" oder "Rechnungsausgang" in den Posteingang hochgeladen wird.

Ich bin auf die Antworten insgesamt gespannt.

Irgendwie beschleicht mich jedoch das Gefühl, dass das alles unser Problem ist . . .

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Die Erfahrung zeigte, daß durch ein Umdeklarieren eine kaputte Kennung nochmals mit der aktuellen Programmversion angestoßen wird. Also definitiv ein zweiter Versuch.

Die Logik erwartet eine neue Berechnung, obwohl die Berechnung vom 1. Versuch wegen mangelnder Leistung storniert werden sollte...  
... aber hat DATEV eine Dienstleistung geschuldet oder das Werk der korrekten Kennung? 

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@martinkolberg  schrieb:

... aber hat DATEV eine Dienstleistung geschuldet oder das Werk der korrekten Kennung? 

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Ich bin mir nicht sicher, ob ich richtig verstanden habe, aber versuchs mal:

Wenn Ausgangsrechnungen allesamt als Eingangsrechnungen in den Posteingang geladen würden, wird die Bepreisung ja dann bei diesem Vorgang vorgenommen.

Wird der Belegtyp dann durchgängig auf Ausgangsrechnungen geändert, findet keine erneute Bepreisung statt.

Insofern ist die Frage nach der korrekten Kennung m.E. nicht entscheidend. Allerdings reicht mein technisches Verständnis für diesen Ablauf (noch) nicht weit genug.

Insofern tendiere ich aktuell eher zur Dienstleistung, ABER was sollen Sie dann mit den ganzen Belegen im ASR, denn die Umwidmung ändert ja nichts mehr an der Beleganalyse und -bestimmung selbst und Sie müssen vorgehen, wie Sie beschrieben haben.

Auch das m.E. wieder ein Argument, dass das "Bepreisungs-Level" falsch gewählt ist.

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Hallo, 

ich gebe jetzt mal nach 6 Monaten ASR mein Fazit ab.

Der ASR wird bei meinem größten Mandanten getestet. Dieser hat im Monat um die ca 900 Buchungen. Nach diesen 6 Monaten haben wir eine Trefferquote von ca 95 % bei den Ausgangsrechnungen. Bei dein Eingangsrechnungen da schweige ich lieber - es ist katastrophal. Habe ich Deutsche Lieferanten dann würde ich mal so 50 % als Erfolg verbuchen. Ich kann bei den ausländischen Lieferanten glücklich sein, wenn dort 10 % erkannt werden. Ein ganz großes Manko ist eben die Erkennung der Währung, denn nicht jeder Lieferant schreibt nur den Euro-Betrag rauf. Egal wie klein die Landeswährung ist - ohne Brille erkenne ich einige nicht, jedoch die Euro sehe ich auch ohne Brille - der ASR nimmt fast immer die Landeswährung. Wir haben dort Lieferanten seit über 10 Jahren. 

Ich bin soweit meinem AG zu sagen er möge es abbestellen, denn in meinen Augen verursacht es nur unnötige Kosten.

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Hallo Wuppergirl, 

Warum buchen Sie nicht einfach in der Fremdwährung? --> Automatisches Ausziffern der Differenz als Währungsaufwand. Wenn es tatsächlich nur an den Währungen scheitert, das sollte kein Grund sein.

900*0,05 = 45,00 Euro für unter 10 % Treffern bei den Eingangsrechnungen (Ausland) puah ja....

Wie hoch ist der Anteil der Ausgangsrechnungen? --> Importieren und nicht vom Beleg weg buchen wenn mehr als 30 Stück.

Und Tipp: Offiziell geht es nicht aber @metalposaunist verrät uns sicher den Trick wie man den ASR nur für die Ausgangsrechnungen nutzt. 🙂

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Irritierte Frage: Gibt es denn keine Schnittstelle zwischen dem System, das die Ausgangsrechnungen des Mandanten erzeugt, und der Buchführung? Warum braucht man für Ausgangsrechnungen überhaupt noch einen ASR?

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@christiankunz schrieb:

Warum braucht man für Ausgangsrechnungen überhaupt noch einen ASR?

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Na für alle, die die Rechnungen wie auch immer schreiben und ausdrucken, einscannen und an den Berater schicken. Will nicht wissen, wo das überall so gemacht wird. Wer ein gutes System hat, um Rechnungen zu schreiben, da werden alle Daten maschinenlesbar digital übertragen. Und sind die Daten falsch, dann muss man den Fehler dort beheben, wo er entsteht und nicht das Symptom behandeln. 

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Ich bin ja schon froh das die Dame dort im Büro es fast fehlerfrei schafft, AR bei Rechnungsausgang, ER bei Rechnungseingang und Barbelege in Kasse abzulegen in DUo. Wenn diese Frau jetzt auch noch eine Datei erzeugen soll - puhhhh. Mein Tisch hat hier schon ganz viele Bisskanten. 😉 

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Ganz ehrlich? Ich erwarte von einem Programm das es den richtigen Betrag erkennt bei den unterschiedlichen Schriftgrößen. Winzig klein und dünn = Landeswährung, Groß und Fett = Eurobetrag. Warum sollte ich dann in Fremdwährung buchen und dann zusätzliche Währungsdifferenzen buchen müssen. Das ist für mich in meinen Augen vermeidbar. Buchung in Fremdwährung sehe ich ein, wenn kein Eurobetrag enthalten ist. 

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Sehr geehrte Damen und Herrn / Sehr geehrte Frau xyz,

bitte lassen Sie von Ihrer IT prüfen in welcher Form Sie uns die Daten Ihrer Ausgangsrechnungen in maschinenlesbarer Form zukommen lassen können.

Wir müssen Sie leider aus Personalgründen darüber informieren, dass das bisherige Erfassen vom Beleg aus bei der Größenordnung Ihrer Buchhaltung zum aktuell abgerechneten monatlichen Betrag nicht mehr darstellbar ist.

Gerne hilft Ihnen unser Mitarbeiter Herr Mustermann (bei uns bin das ich) wenn intern bei Ihnen die fachlichen Kenntnisse zum Erzeugen einer Exportdatei / anbinden über eine Schnittstelle fehlen.

Wir bedauern, dass wir Ihnen den Aufwand zumuten müssen. Wenn Sie interne Gründe haben die gegen eine Automatisierung der Erfassung Ihrer Ausgangsrechnungen spricht sind wir gerne bereit über eine monetäre Lösung des Problems zu reden.

..... Vielleicht nicht ganz so scharf im Ton aber genauso deutlich in der Sache an den Chef der guten Dame schicken. --> Wirkt Wunder. Es gilt --> wer nicht mit geht darf gehen. 

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Hallo Herr @martinkolberg,

hallo Community,

zunächst möchten wir uns für die gestrige Störung entschuldigen.

Der Automatisierungsservice Rechnungen war gestern (06.12.23) ca. von 12:00 – 21:00 Uhr nur eingeschränkt verfügbar. Dies wurde über den RZ-Status veröffentlicht.

Belege, die in diesem Zeitraum neu hochgeladen wurden, waren von der Störung betroffen. In diesem Fall konnten nur sehr verzögert Vorschläge vom Automatisierungsservice generiert werden. Sobald der Service wieder verfügbar war, wurden die entsprechenden Buchungsvorschläge nachverarbeitet und zum Buchen zur Verfügung gestellt.

Eine Störung erkennen Sie daran, dass in der Belegübersicht in Kanzlei-Rechnungswesen bei den zu buchenden digitalen Rechnungen kein Symbol (grün, gelb, rot) vorhanden ist. Das bedeutet, es wurde noch kein Buchungsvorschlag vom Automatisierungsservice erzeugt. Sobald diese generiert worden sind, werden die Symbole im Belege buchen entsprechend angezeigt. Belege, die vor der Störung hochgeladen wurden sind i.d.R. nicht betroffen, da hierzu bereits Buchungsvorschläge erzeugt wurden.

Damit sollten beim Start des Digitalen Belege buchens heute Morgen die vom Automatisierungsservice Rechnungen erzeugten Vorschläge vorhanden gewesen und der von Ihnen beschriebene „Workaround“ nicht notwendig gewesen sein.

Auch wenn Sie wie beschrieben vorgegangen wären (Umwidmung des Belegtyps), würde keine zusätzliche Berechnung stattfinden.

Ausblick: Wir werden nächste Woche nochmal auf einige Fragestellungen der letzten Tage gesammelt antworten.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Wehner

DATEV eG

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Moin. Wir überlegen den ASR bei ein paar Mandanten auszutesten.
Bei einem Mandanten wird der Wareneingang auf verschiedene Warengruppen gebucht, dazu sind in UO Ordner für die einzelnen Warengruppen angelegt und der Mandant lädt die Rechnungen in den entsprechenden  Ordner hoch. 

Kann der ASR hier auch die Unterscheidung über die Ordner erkennen? Vom Lieferant XY gibt es Rechnungen für Warengruppe 1 und 2, auf der jeweiligen Rechnung kommt zwar nur 1 oder 2 vor (es gibt also keine Rechnung auf der vers. Warengruppen zusammen sind), aber ansonsten gleichen sich die Rechnungen.

Für den Bearbeiter ist es momentan relativ simpel zu erkennen, auf welches Warenkonto es gebucht werden muss. Wenn der ASR es nicht anhand der Ordner, in denen der Beleg liegt, erkennt, macht es wahrscheinlich nur bedingt Sinn den ASR einzusetzen, oder?  

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Hallo @Mühsam ,

der Automatisierungsservice Rechnungen kann leider nicht nach Ordnern unterscheiden. Ich habe den Wunsch aufgenommen.

Wenn sich die Warengruppen sonst nicht unterscheiden (immer unterschiedliche Beträge, ...), wird sich der ASR wahrscheinlich schwertun.

Buchen Sie diese Aufteilung nach Warengruppen schon "länger" (mindestens 6 Monate), könnten Sie es - in Absprache mit Ihrem Mandanten, der die Belege hochlädt - mit ein paar Belegen ausprobieren:

ASR aktivieren, 1 Werktag warten, 10 Belege hochladen, Ergebnis prüfen -> gut = weitermachen; schlecht = ASR kündigen.

Alternative: einen anderen Mandanten zum Testen auswählen.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Wehner

DATEV eG

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M.W. greift der ASR nicht auf die Ordner zu, in den die Rechnungen nach Verbuchung abgelegt werden, sondern bereits dann, wenn diese in den Posteingang geladen werden.

Insofern erfolgt die Beleganalyse bereits vor der Zuführung in die Ablageordner.

Belege online im erweiterten Modus, also mit Belegbearbeitung (Vorkontierung) ist übrigens mit dem ASR nicht möglich, weil dieser Vorgang zwingend bei der Verbuchung in Rechnungswesen erfolgt; Belege online ist für die Nutzung des ASR auf den Standardmodus einzustellen.

Vielleicht hilft dies ein Stück weiter.

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@deusex schrieb: 
M.W. greift der ASR nicht auf die Ordner zu, in den die Rechnungen nach Verbuchung abgelegt werden, sondern bereits dann, wenn diese in den Posteingang geladen werden.

Insofern erfolgt die Beleganalyse bereits vor der Zuführung in die Ablageordner.

Mit Ordnern meinte ich unterschiedliche Belegtypen im Rechnungseingang bzw. Posteingang. Hier wurden die einzelnen Warengruppen angelegt und per Belegtransfer werden die "Ordner" als jeweiliger Belegtyp hochgeladen. An die Ablageordner habe ich gar nicht gedacht, aber ja, die gibt es ja auch noch. 


@Wolfgang_Wehner Vielen Dank für die Aufnahme des Wunsches. Ja, wir werden auch andere Mandanten testen, die besser geeignet sind. Ich wollte bei diesem aufgrund der Besonderheit vorher nachfragen, da ich mir schon dachte, dass es aufgrund der vers. Warengruppen schwierig sein würde. Aber wir werden es mit wenigen Belegen mal austesten. 

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Also ich habe einfach ALLE Mandanten von jetzt auf gleich umgestellt und noch nicht bereut.

Soll heißen, dass sich bei keinem Nachteile eingestellt haben, nur das die Erkennungsquote nach mehreren Verarbeitungsläufen differiert.

Ich sehe das entspannt, da die monatlichen Kosten des ASR sogar im schlechtesten Fall, durch die gewonnene Effizienz bzw. ersparte Zeit, gedeckt ist, was auch keine hohe Leistung erfordert und hier haben wir durchaus auch Mandate, die nicht zur prädestinierten Zielgruppe gehören (ich selbst inklusive).

Stellen Sie sich vor, Sie testen jeden Einzelnen und rechnen diese Zeit mal den X,XX € des ASR und wie viel Monate Sie mit der Testzeit im Einzelnen den ASR finanzieren können.

Wenn ich sehe, dass es ins Negative bei einzelnen Mandaten kippt, dann würde ich den ASR kündigen.

Für den ASR würde ich eher "Opt out", statt "Opt in" wählen.

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Wir werden einzelne Mandanten testen, um erstmal einen ersten Eindruck zu bekommen - leider ist hier noch etwas Überzeugungsarbeit zu leisten. Aber grundsätzlich sehe ich es ähnlich, dass es alleine durch die Zeitersparnis die Kosten rechtfertigt - auch wenn ich kein Freund von dem "Abrechnungsmodell" bin. 

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@Mühsam

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Was kostenlos ist, ist meist auch umsonst 😉 und If you are not paying for it, you're not the customer; you're the product being sold. 

Dieses modulare Bepreisen finde ich sehr gut, da man wählen kann, ob einem die Grundausstattung reicht oder man - selbstverständlich gegen Entgelt - die Ausstattung konfigurieren kann.

Die UO-Lizenz um X € generell zu erhöhen, ohne dass man bspw. ASR oder Auftragsverwaltung etc. nutzen möchte, empfinde ich eher unangebracht.

Hatte es andernorts erwähnt, dass ich es vorziehen keine ganze Kuh kaufen zu müssen, um ein Glas Milch zu trinken 😉

Bei uns empfanden ausnahmslos alles Mandanten diese Änderung als Service der Kanzlei der ihnen Arbeit abnimmt und das ist es letztlich auch so muss das auch kommunziert werden; wir haben hier wirklich keinen Einzigen, der sich negativ auf die Umstellung äußerte; das Gegenteil war der Fall.

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Hallo zusammen,

ich möchte – wie angekündigt – auf zwei Themen nochmal genauer eingehen:

1. Bepreisung
2. Aufteilungen durch die KI

Zu 1 Bepreisung:

Informationen zur Bepreisung finden Sie in den Dokumenten 1018720 (DATEV Automatisierungsservice Rechnungen (Überblick)) und 1020869 (DATEV Automatisierungsservice Rechnungen – Bepreisung bei Nutzung von DATEV-Schnittstellen).

Folgendes hatte ich dazu ja schon geschrieben:

Der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen generiert (in dem Moment) Buchungsvorschläge, wenn digitale Belege in den Posteingang von DATEV Belege online im Belegkreis Rechnungseingang oder Rechnungsausgang übertragen werden.

Sobald Buchungsvorschläge vom DATEV Automatisierungsservice Rechnungen generiert werden, findet eine Berechnung pro erzeugtem Buchungsvorschlag statt.

Anbei weitere Informationen:

Im Posteingang gibt es noch weitere Belegkreise wie z.B. „Sonstige“. Belege, die dort hochgeladen werden, sind für den Automatisierungsservice Rechnungen nicht relevant. Somit werden keine Buchungsvorschläge erzeugt und es findet keine Bepreisung statt. Dies gilt auch für Ablageordner.

Alle Belege, die im Belegkreis Rechnungseingang oder Rechnungsausgang hochgeladen werden, laufen über die OCR-Erkennung, Daten werden extrahiert und an die KI weitergeben, um daraus einen oder mehrere Buchungsvorschläge zu erstellen – somit verursacht jeder Beleg Rechnerleistung und damit Kosten.

Wir nehmen als Wunsch auf, dass leere Belege nicht in die Berechnung einfließen sollen.

Jeder Beleg bekommt beim Hochladen eine eindeutige Nummer, die Beleg-Guid.

Die Bepreisung erfolgt anhand der Beleg-Guid:

• Bei Änderung des Belegtyps findet automatisch ein Update des Buchungsvorschlags statt. Eine doppelte Berechnung erfolgt aber nicht. Beispiel: eine Eingangsrechnung wird irrtümlich als Rechnungsausgang hochgeladen und anschließend wird der Belegtyp entsprechend korrigiert.
• Werden hochgeladene Belege nachträglich geheftet, löst dies ebenfalls ein Update des Buchungsvorschlags aus. Gibt es als Ergebnis einen Buchungsvorschlag, wird das Update nicht berechnet. Ist das Ergebnis eine Aufteilung mit zwei Buchungsvorschlägen, kostet der neue Beleg 0,05 EUR zusätzlich.

Zu 2 Aufteilungen:

Wir sind uns bewusst, dass wir bei Aufteilungen mit Bezug auf einzelne Rechnungspositionen (z.B. Artikel, Ware/Dienstleistung) noch Luft nach oben haben.

Wo klappt es bereits gut?

Der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen erstellt Stand heute Buchungsvorschläge für aufzuteilende Belege in den folgenden Konstellationen:

• Für Belege, die unterschiedliche Steuersätze enthalten und der gesamte Rechnungsbetrag nach Steuersätzen (z.B. 19% und 7%) aufgeteilt werden muss.
• Für Belege, die den gleichen Steuersatz enthalten und auf verschiedene Konten aufgeteilt werden müssen, wenn es sich um:
  
  - wiederkehrende Rechnungen dieses Geschäftspartners handelt und
  - dieser Geschäftspartner nach einem einheitlichen Muster gebucht wird.
  
  Wird anhand der bisherigen Aufteilungsbuchungen auch ein Muster der Aufteilungsbeträge erkannt, wird zusätzlich ein Aufteilungsbetrag vorgeschlagen.

Beispiele:

• Telekommunikations-Rechnungen: aufzuteilen nach Mietkosten für Hardware und Kommunikationskosten
• Leasingabrechnung: Aufteilung auf mehrere Fahrzeuge (immer nach dem gleichen Schema)

Ich hoffe, damit ein paar Unklarheiten beseitigt zu haben.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Wehner

DATEV eG

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Damit ist defacto das System in seinen Leistungen begrenzt. Das sage ich vollkommen wertfrei nur als Feststellung.

Umso wichtiger wäre es doch die roten (nicht) Buchungsvorschläge nicht zu bepreisen.

Ja auch diese Belege erzeugen Aufwand in Form von Rechnerleistung. Welche aber wissentlich auf Grund der Systemgrenzen Blindleistung ist. Für Blindleistung zahlen zu müssen. 🤔🤔

Gerne für jeden grünen Buchungsvorschlag 7 Cent dafür die Roten, da wohl in der Regel systemseitig bedingt Blindleistung, kostenfrei.

Das "und" in ihrem zweiten "Spiegelstrich" ist ein echter limitierender Faktor.

Wenn der Steuersatz je Position ausgewiesen wird. Gilt er dann auch?

Danke für die umfangreiche Antwort.

Ihnen ein schönes drittes Adventswochenende.

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Hallo Herr Wehner,

ja die Sache ist zwar klar geworden, aber verständlich bzw. nachvollziehbar ist schon anders !

Aktuell im Moment in der eigenen Buchhaltung :

Ich erhalte die Rechnungen für die Gyvve-Benefit-Cards je Arbeitnehmer eine, was so gewollt ist. Die Rechnungen werden per E-Mail zugestellt und per Regel an Unternehmen online weitergeleitet.

Jede E-Mail hatte dieses Mal zusätzlich zur Rechnung noch eine zweite PDF in der Anlage, die auf steuerliche Sachverhalte hinweist.

Selbstverständlich wurden nun die Rechnungen als Buchungsvorschlag erfasst, aber auch jeweils diese steuerlichen Hinweisanlagen, die natürlich je Rechnung mitversandt und den Weg in den Rechnungseingang gefundent haben; diese wurden gelöscht.

Es ist nicht außergewöhnlich, dass zu einer Rechnung per E-Mail noch ein weiterer Anhang beigefügt ist, der dann immer als "Rechnungseingang" gewertet und bepreist wird.

Das System der Bepreisung ist m.E. einfach nicht durchdacht gelöst und nicht professionell ! Die Erklärungen zum Status Quo in allen Ehren, aber eine zukunftsfähige Lösung ist das so nicht !

Abgesehen davon, dass sich der ASR mit diesen Gyvve-Rechnungen noch schwer tut und selbst nach Monaten der Aufteilung noch nicht einmal selbst eine Aufteilung vorschlägt, obwohl wir diese schon seit Nutzungsbeginn immer aufteilen in Sachbezug und die Gebühren . . .

Von den "Amazonen" möchte ich jetzt erst gar nicht beginnen, da hatte ich noch keinen Grünen.

Da muss noch reichlich man-and-womenpower ins Produkt !

edit: Der Vorschlag von @jjunker wäre fair und gangbar. Wo kein Buchungsvorschlag "erarbeitet" (rot) wurde, wurde auch nichts "geleistet" und ist, mangels Leistung, auch nichts abzurechnen.

Hier wurde ja keine bzw. eine ungenügende Leistung erbracht und sollte, wie das allgemein üblich ist, auch nicht bepreist werden.

Gelb und grün: Selbstverständlich ja

Rot: Selbstverständlich nein

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Auch der Umstand, dass dr Belegtyp aus technischen Gründen nicht in die Erstellung der Buchungsvorschläge einfließt.....das ist bei 5 aktiv genutzten Kreditkarten kein echter Spaß.... @deusex besser nicht zusammen zu fassen.

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Guten Morgen,

auf die Gefahr hin, dass dies schon x-mal gefragt wurde: Wieso kann ich den Rechnungsausgang nicht auf "erweitert" stellen und den ASR nur auf die Eingangsrechnungen anwenden? So wurde es in einem DATEV-Onlinetermin angeprisen, um die Kosten auf den Rechnungseingang zu beschränken und um gewisse Schnittstellen für den Rechnungsausgang aufrecht erhalten zu können.

Danke

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Das geht. Und in seiner nächsten Pause ist @metalposaunist so lieb und erklärt das nochmal?

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Geht technisch, ja. Ob das auch gut ist, kann ich mangels Erfahrung nicht sagen. Aber den DUO Bestand auf Standard stellen, den ASR aktivieren und dann den 1 Teil wieder auf erweitert stellen. Ob DATEV dann explodiert 💣: ich weiß es nicht.

@MariusTenberge: Der ASR ist der aktuellen Stufe ist für das allgemeine deutsche Digitalisierungsniveau gedacht, wo man alles schön einscannt, nach DUO hochlädt und man dann von Hand verbucht. Das ist wohl bei > 50% der DATEV Kanzleien der heutige Alltag. Das will DATEV mit dem ASR vereinfachen und automatisieren. Wer schon Tools wie lexOffice oder Co. nutzt, ist schon technische Schritte weiter als was DATEV heute mit dem ASR anbieten kann. 

Und Grund dazu ist, dass Berater nach wie vor wohl die externen Dienstleister für eine Auftragsbuchhaltung sind. Aber das ist heute schon nicht mehr up2date, wenn man lexOffice, sevDesk und Co. nutzt und sein Business organisiert anstatt nur wild Belege abzuliefern. Dann muss der Berater die Daten nämlich verstärkt prüfen, den Mandanten schulen und kann auf Basis der beim Mandanten entstehenden Daten aktiv beraten. Aber der Wandel braucht noch viel Zeit im Lande.