Buchungsstapel vom Mandanten direkt in DATEV übernehmen - Wirtschaftsprüfung / Datenexport

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Beitrag:
Guten Tag zusammen,

wir sind eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und arbeiten regelmäßig mit Mandanten zusammen, deren Buchführung und Jahresabschluss durch deren Steuerberater direkt in DATEV erstellt wurden. Auch wir verwenden für unsere Arbeiten ausschließlich DATEV (v. a. AP Comfort und DATEV Arbeitsplatz).

Derzeit erhalten wir für unsere Prüfungen vom Mandanten oder Steuerberater meist:

• Bilanz und GuV im PDF-Format

• sowie eine Summen- und Saldenliste (SuSa) in Excel zur weiteren Verarbeitung.

Diese Zahlen lesen wir manuell in DATEV unter „Buchführung“ ein und eröffnen im Anschluss einen Jahresabschluss in DATEV. Das Zahlenwerk wird dann in AP Comfort zur Erstellung des Prüfungsberichts übernommen.

Herausforderungen in der Praxis:
Dabei stoßen wir regelmäßig u.a. auf folgende Probleme:

• Bestimmte Konten (z. B. 1400, 1600) dürfen nicht direkt bebucht werden.

• Kreditorische Debitoren bzw. debitorische Kreditoren werden nicht korrekt übernommen.

• Kontenzuordnungen weichen ab und müssen manuell angepasst werden.

• Manuell angepasste Postenbeschriftungen (z. B. Kontobezeichnungen) stimmen nach dem Import nicht mit denen des Mandanten überein – was zu weiteren Nacharbeiten führt.

Unsere zentrale Frage an die Community:
Wenn die Buchhaltung bereits vollständig in DATEV durch den Steuerberater erstellt wurde – gibt es dann eine Möglichkeit, den Buchungsstapel direkt und vollständig in unser DATEV-System zu übernehmen? Ziel ist es, die Bilanz und GuV des Mandanten möglichst 1:1 in unserem System zu spiegeln – ohne manuelle Korrekturen oder Excel-Importe.

Konkret interessiert uns:

• Ist ein verlustfreier Export/Import des Buchungsstapels zwischen zwei DATEV-Instanzen möglich?

• Oder bleibt der Umweg über Excel mit manueller Nachbearbeitung weiterhin notwendig?

• Gibt es ggf. ein spezifisches DATEV-Modul oder eine empfohlene Vorgehensweise für diesen Anwendungsfall?

Wir freuen uns sehr über Erfahrungswerte, Tipps oder Hinweise – insbesondere von anderen WP-Gesellschaften, die ähnliche Prozesse etabliert haben.

Vielen Dank vorab und viele Grüße aus dem Rhein-Main Gebiet. 

[#2 · Accepted solution]

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@prüfung25  schrieb:

Konkret interessiert uns:

• Ist ein verlustfreier Export/Import des Buchungsstapels zwischen zwei DATEV-Instanzen möglich?

• Oder bleibt der Umweg über Excel mit manueller Nachbearbeitung weiterhin notwendig?

• Gibt es ggf. ein spezifisches DATEV-Modul oder eine empfohlene Vorgehensweise für diesen Anwendungsfall?

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Warum so kompliziert über Buchungsstapel und nicht einfach über eine Bestandssicherung aus Bestandsdienste Rechnungswesen?

Mandantenbestände sichern und einspielen in DATEV-Rechnungswesen-Programme - DATEV Hilfe-Center

Eine Datei - alles 1:1 drin.

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Edit hat sich mit andrereissig überschnitten.

Hallo. Ja klar gibt es die Möglichkeit. Bestandsdienste Rechnungswesen: Daten sichern und einspielen.

Der Gedanke das manuell "zusammenzufummeln" tut ja richtig weh 😅

Für´s Gefühl kann man nach dem Einspielen die Buchungen mit dem Exporteur vergleichen:

Wenn die Zahl identisch ist, dann fehlt nichts. 

 

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vielen Dank! Das hat echt geklappt 😄

Wie schaut es aus, wenn der Mandant nicht mit DATEV seine Buchhaltung führt. Wie könnte man am geschicktesten die Zahlen einlesen?

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@prüfung25  schrieb:

Wie schaut es aus, wenn der Mandant nicht mit DATEV seine Buchhaltung führt. Wie könnte man am geschicktesten die Zahlen einlesen?

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Tja, dann ist die komfortabelste Möglichkeit leider tatsächlich nur der Buchungsstapel, wie Sie ihn ja bereits kennen.

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@andrereissig schrieb: 

Warum so kompliziert über Buchungsstapel und nicht einfach über eine Bestandssicherung aus Bestandsdienste Rechnungswesen?

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Wir haben dem WP seinerzeit zusätzlich auch über den mitgliedsschaftübergreifenden Zugriff auch noch Belege online freigegeben. 

Somit waren für den WP und seine freigegebenen Assistenten auch die Belege zu den Buchungssätzen verfügbar. 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Ich versuche derzeit bereits zum zweiten Mal, den Bestand einzulesen. Leider hängt der Vorgang jedes Mal bei der Aktualisierung der Corona-Hilfen. Hat jemand eine Idee, wie sich das Problem lösen lässt?

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Hallo @prüfung25 ,

bitte wenden Sie sich zur weiteren Prüfung per  Servicekontakt an die Kolleginnen und Kollegen im Service.

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Eine Frage hätte ich noch, wie kann ich sicherstellen, dass es nicht beim Mandanten eingespielt wird, sondern bei uns unter der Mandantennummer. 

Wir haben Zugriff auf die Mandanten beim Steuerberater, diese beginnen beispielsweise mit einer 2 vorne dran. Wir haben die selben Mandantennummer nur beginnt es nicht mit einer 2, sondern mit einer 6 vorne. Wenn ich es sichere und einspielen möchte, wählt er automatisch die zentr. mandanten-, berater- und Mandantennr. wie kann ich diese ändern?

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In den Bestanddiensten Rechnungswesen --> Bestandsmanager/Mandante gibt es die Funktion "Speichern unter", darüber kann man die Bestände mit der MD-Nummer des Beraters auf die eigene MD bzw. Beraternummer umspeichern mit der Möglichkeit die Quellbestand direkt zu löschen, damit man keine Duplikate hat.

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Hallo Prüfung25,

wenn die Sicherung über die Bestandsdienste eingespielt wird, kann man über  "Erweiterte Einstellungen" auch gleich den gewünschten Ordnungsbegriff eingeben, auf den übernommen werden soll.

Gruß

ww3

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Moin Moin,

Erstmal 1 Kudo für ww3, denn das ich absolut richtig!

Nur noch ein Hinweis dazu:

Sie Doppelklicken die Sicherungsdatei und gelangen ins Importfenster. Dort geben Sie ggf. das Passwort ein und klicken auf Importieren. Jetzt heißt es aufpassen: Unten links gibt es die Möglichkeit einen Haken zu setzen, ich kann mich nur gerade nicht daran erinnern, was dazu steht. Nur: Datev, warum scheibt ihr nicht einfach wozu der Haken da ist? Die Daten unter anderen Ordnungsbegriffen zu importieren.

Den Haken setzen, dann können Sie die Datei unter Iihrer Berater- und Mandantennummer importieren.

Anmerkung: Ja, früher war der Umweg unter "speichern unter" notwendig, aber Datev hat die Klagen erhört und diesen Haken eingeführt. Und ja, es war höchste Zeit, aber ich bin auch dankbar dafür!

QJ