ASR Automatisierungsservice Rechnungen keine valide E-Rechnung Vorsteuerabzug

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Hallo zusammen,

wir nutzen in unserer Kanzlei den DATEV Automatisierungsservice Rechnungen (ASR) zur automatischen Verbuchung von Eingangsrechnungen. Seit Einführung der E-Rechnung haben jedoch viele Mandanten vermehrt XRechnungen bzw. ZUGFeRD-Rechnungen, die nicht valide sind und damit nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Das Problem:
Der ASR erkennt diese formalen Fehler nicht und bucht die Belege trotzdem automatisch mit Vorsteuer ein. Für uns bedeutet das zusätzlichen manuellen Kontrollaufwand und die Gefahr falscher Vorsteuerabzüge.

Meine Fragen an euch:

• Habt ihr ähnliche Erfahrungen mit dem ASR im Zusammenhang mit nicht validen E-Rechnungen?

• Wie geht ihr in der Praxis damit um?

• Gibt es Workarounds oder Einstellungen, mit denen man verhindern kann, dass fehlerhafte E-Rechnungen automatisch mit Vorsteuer gebucht werden?

• Hofft ihr ebenfalls auf ein Update seitens DATEV – oder kennt ihr bereits Hinweise, ob eine Validierungsprüfung beim ASR geplant ist?

Ich freue mich über eure Erfahrungsberichte und Best Practices!

Vielen Dank vorab!
Eleonora

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Nicht jeder muss eine E-Rechnung schreiben?! Derzeit kann es durchaus noch Rechnungen geben, die keine E-Rechnung ist.

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• Habt ihr ähnliche Erfahrungen mit dem ASR im Zusammenhang mit nicht validen E-Rechnungen?

• Wie geht ihr in der Praxis damit um?

Wir stehen auch vor der Baustelle mit dem aktuellen Lösungsansatz, dass gemäß DUO Importprotokoll auf die nicht validen Rechnungen, den entfallenden Vorsteuerabzug und erforderliche Rechnungskorrektur hingewiesen wird. 

Zudem wird in unsere Vereinbarung aufgenommen, dass zukünftig der Mandant zur Prüfung nach § 14 UStG zuständig ist.

Es soll bezüglich des BMF-Schreibens noch Nachbesserung erfolgen, dass im Übergangszeitraum bei nicht valider E-Rechnung die PDF gelten soll. Das ist die Aussage eines Referenten des Finanzamtes, deckt sich aber mit Newsletter vom DStR. 

Gibt es Workarounds oder Einstellungen, mit denen man verhindern kann, dass fehlerhafte E-Rechnungen automatisch mit Vorsteuer gebucht werden?

• Hofft ihr ebenfalls auf ein Update seitens DATEV – oder kennt ihr bereits Hinweise, ob eine Validierungsprüfung beim ASR geplant ist?

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Aktuell ist mir nur zur schnellen Übersicht das Import-Protokoll in DUO bekannt. Gibt diverse kostenfreie Tools, aber der Mandant muss erstmal erkennen das er eine E-Rechnung (ZUGFeRD) erhalten hat.

Mittelfristig wird das alles sowieso über das E-Rechnungspostfach gehen. >> Stichwort Elektronisches Rechnungseingangsbuch & ViDA

VG Markus

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jetzt muss ich blöd fragen, wo finde ich die Übersicht das Import-Protokoll in DUO? Bzw. welches Protokoll ist gemeint?

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Im Protokoll selber sind die nicht validen Rechnungen mit der Bezeichnung / ReNr ersichtlich

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witzige Tatsache. Im Protokoll wird der Beleg als PDF Datei-Import angezeigt, obwohl es eine E-Rechnung ist. Ein Hinweis auf den Fehler war im Importprotokoll nicht vorhanden. 

Daraus schließe ich, dass DATEV die nicht valide Rechnungen als sonstige Rechnung verarbeitet und somit das Problem umgeht. Ob das im Sinne des Erfinders ist, wage ich zu bezweifeln. 

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Daraus schließe ich, dass DATEV die nicht valide Rechnungen als sonstige Rechnung verarbeitet und somit das Problem umgeht. Ob das im Sinne des Erfinders ist, wage ich zu bezweifeln. 

Wenn das tatsächlich so sein sollte, wäre dies hoch gefährlich.

Nicht valide E-Rechnung über 119k brutto. Es gibt keinen Hinweis, dass die eigentliche Rechnung (der E-Rechnungsteil) nicht valide ist. Wir buchen nach PDF Teil mit Vorsteuer. Prüfer sagt in drei Jahren "Nein Nein Nein,...der E-Teil der Rechnung ist zum Vorsteuerabzug berechtigt."... und schon ist der Umsatzsteuerschaden da?

@DATEV kann jemand den Umgang mit nicht validen E-Rechnungen beim Upload in DUO erklären?

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das blöde an der ganzen Geschichte ist, im DUO bzw. auch wenn man den Beleg im REWE manuell aufruft, gibt es den Hinweis das die E-Rechnung nicht valide ist und damit hab ich noch ein viel größeres Problem. ASR verbucht es mit Vorsteuer, das ist für mich schon Vorsatz, wenn das keine Steuerhinterziehung ist, dann weis ich auch nicht. Bei einer Rechnung über 119k  würde man sich die RG höchstwahrscheinlich noch anschauen, da hoher Betrag. Aber was mach ich  mit 1000 Rechnungen mit Kleinbeträgen bis 1.000 €?

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Nachtrag: 

Da wurde etwas im DUO angepasst. 

Ich habe den Sachverhalt bei einem Mandanten geprüft. Die Anzeige im Belegimportprotokoll ist mit grünen Haken, nur in der Belegansicht beim Feld Rechnungsart ist die Kennzeichnung/Hinweis auf die nicht valide E-Rechnung.

Liebe Moderatorinnen @Antje_Naumann @Nida_Niazioglou @Katharina_Schoenweiss für eine kurze Rückmeldung wären wir euch sehr dankbar!

VG Markus

[#10 · Accepted solution]

Liebe Community,

danke für die Diskussion zu diesem Thema.

Der Gesetzgeber unterscheidet im UStG (§ 14 Absatz 1) zwischen E-Rechnungen und Sonstigen Rechnungen: "Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format […] übermittelt wird" (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG ab 2025).

Gleichzeitig beschreibt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG die folgende Übergangsregelung: "bis 31.12.2026: … Rechnungen in einem anderen elektronischen Rechnungsformat (sonstige Rechnung, z. B. PDF) bleiben zulässig, wenn der Umsatz zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 ausgeführt wird [...]". Eine invalide E-Rechnung (X-Rechnung oder ZUGFeRD/Factur-X) ist deshalb eine Sonstige Rechnung, wenn die Voraussetzungen des § 14 UStG erfüllt sind, und berechtigt auch zum VSt-Abzug.

Sie haben mit Ihren Hinweisen völlig Recht, dass sich das Vorgehen spätestens für Rechnungen mit Umsatz ab 01.01.2027 ändern muss. Wir planen deshalb im Laufe des Jahres 2026 eine Anpassung, die verhindert, dass invalide E-Rechnungen automatisch gebucht werden können.

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Hallo!

Ich wollte kurz nachfragen, ob die Änderung bei der Verarbeitung von invaliden E-Rechnungen iVm ASR bereits umgesetzt wurde bzw. wann deren Umsetzung terminiert ist?

LG

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Hallo zusammen,

die Umsetzung wird zum Jahreswechsel 2026/2027 kommen: eine invalide E-Rechnung kann dann bestenfalls gelb (unsicher) werden.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Wehner

DATEV eG

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Das heißt aber, dass ein Buchungsvorschlag mit Vorsteuerabzug trotzdem gemacht würde? Bei "gelber" Markierung wäre somit die Funktion "sicher erkannte und unsichere Vorschläge automatisch buchen" in der Weise haftungssicher nicht mehr anzuwenden oder verstehe ich das falsch? Das wäre teilweise automatisierungshinderlich. 

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Sehr guter Einwand, vielleicht kann da Herr @Wolfgang_Wehner bei der Fachabteilung nachhaken und hier posten.

In unserer Kanzlei wird während der Anlernphase vom ASR nur die grünen Lampen automatisch verbucht.

Wenn natürlich mittelfristig bei den gelben Lampen noch invalide E-Rechnungen versteckt sind bin ich ganz bei er Kollegin. 

Oder ändert sich hier in der Cloud noch etwas beim Programm (Logik / Zuordnungskriterien)?

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Hallo zusammen,

beim ASR (Rechnungen) gibt es kein automatisches Durchbuchen der Gelben. Sie sehen die Rechnung also auf jeden Fall vor dem Buchen.

Viele Grüße

Wolfgang Wehner

DATEV eG

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Danke fürs geistige Anschubsen 😇

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Die Funktionsweise des ASR ist insoweit klar. Auch, dass es eine bewusste Entscheidung der Kanzlei ist, die Option des Durchbuchens anzuwenden. Mir geht es darüber hinaus um den Prozess. Gerade um zu verhindern, dass die Mitarbeiter wieder dazu neigen "jede Rechnung zu kontrollieren".