12 Antworten Neueste Antwort am 12.09.2018 09:59 von rahagena

    Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

    korneliaspeicher Beginner

      Wir möchten gerne mehr Mandate mit Unternehmen online buchen und überlegen uns die Belege selbst einzuscannen.

       

      Hat jemand Erfahrung mit den Anbietern Scannerbox und Scanfabrik oder gar mit beiden?

      Wo sehen Sie die Vor- und Nachteile?

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        • 1. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
          metalposaunist Aufsteiger

          Wir haben 3 Systeme von der scanfabrik im Einsatz. Wir haben 3 KODAK Scanner im Einsatz, die alle Belege fressen inkl. Tankbelegen und all solcher nicht A4 konformen Belege. Dazu gibt es einen AiO PC mit Touchfunktion, auf dem dann ausgewählt werden kann, welche Beraternummer mit welcher Mandantennummer mit welchen Belegtyp.

           

          Auf einem zentralen Server / PC läuft dann der Belegtransfer, auf dem unter C:\Belegtransfer alle UO Mandante inkl. aller Belegtypen angelegt sind. Es läuft dann eine Aufgabe vom Programm, die alle Belege in den einzelnen Ordner alle 5min automatisch hochlädt. Die Überwachung funktioniert ab ca. 500 Einträgen nicht mehr zuverlässig.

           

          Läuft hier sehr zuverlässig und stabil. Ist aber einmalig verdammt viel Arbeit. Dafür kann man dann den Ordner Belegtransfer im Netz freigeben, sodass von Hand einfach noch Belege abgelegt werden können, die dann automatisch hochgeladen werden (z.B. bereits digitale Belege per E-Mail oder Belege zur Personalakte).

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          • 2. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
            olafbietz Einsteiger

            Welche Kodak Scanner sind das genau?

            • 3. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
              metalposaunist Aufsteiger

              Kodak i3250

              1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
              • 4. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
                rahagena Aufsteiger

                Wir haben seit Freitag unsere Scannerbox eingerichtet und im Einsatz, Grund war genau wie bei Ihnen, dass wir die Hürde für unsere analogen Mandanten senken wollen. Gerade die Trennung und die Zuordnung von Dokumenten war bislang nervig, dies ist bei der Scannerbox über QR Codes gelöst, so dass drei Klicks auf das Touchpad (Scannen | Benutzer wählen | Voreinstellung wählen) reichen, um alle Dokumente des Mandanten in seinem richtigen DUO Ordner abzulegen. Nächste Handlung ist dann digitale Belege buchen in Rechnungswesen.

                Dank des eingebauten Druckers erhalten alle gescannten Belege auch den Aufdruck "gescannt" (individuell anpassbar).

                Auf jeden Fall ist Scannen mit dem Profigerät deutlich angenehmer als mit dem bisher verwendeten Dokumentenscanner.

                • 5. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
                  merchantofdoubt Beginner

                  Auf den Datev-Regionaltagen sahen beide Systeme interessant aus.

                  Interessant wäre es, wie ändert sich der Zeitaufwand aufgrund des Scannen durch den Berater. Vielleicht hat hier schon jemand Erfahrungswerte und möchte Sie mit der Community teilen. Sprich wird trotz des Scannen bei der laufenden Buchhaltung sogar noch Zeit eingespart oder kostet das Scannen einfach mehr Zeit und man müsste den Mandanten andere Vorteile verkaufen. (Einsparung bei der Belegablage, Zeitersparnis Betriebsprüfung,...)

                  • 6. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
                    th_ Beginner

                    Ist es richtig, dass für die Scannerbox folgende Vorarbeiten notwendig sind?

                     

                    1. Briefklammern und Heftklammern entfernen

                    2. Zwischen die Rechnungen Deckblätter legen

                     

                    Sind sonstige Vorarbeiten notwendig?

                     

                    Sind die Belege in Gruppen zu sortieren, zum Beispiel Ausgaben, Einnahmen, Barzahlungen..?

                    • 7. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
                      andreashofmeister Meister

                      Ein Tipp (bevor Sie hier an den vielen Erfahrungen verzweifeln):

                       

                      Lassen Sie sich das ganze doch mal vorführen. Es gibt zuhauf Servicepartner, die Ihnen das gerne vorführen. Und: es gibt etliche DATEV-Veranstaltungen (leider sind die Regionaltage 2018 schon vorbei, die Satzungsänderung wurde genehmigt), auf denen Sie sich das zeigen lassen können.

                       

                      Sprechen Sie einfach Ihren DATEV-Kundenbeauftragten an, die können Ihnen helfen (unverbindlich).

                      • 8. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
                        rahagena Aufsteiger

                        Ist es richtig, dass für die Scannerbox folgende Vorarbeiten notwendig sind?

                         

                        1. Briefklammern und Heftklammern entfernen

                        2. Zwischen die Rechnungen Deckblätter legen

                         

                        Sind sonstige Vorarbeiten notwendig?

                         

                        Sind die Belege in Gruppen zu sortieren, zum Beispiel Ausgaben, Einnahmen, Barzahlungen..?

                        1. Metall vom Papier entfernen ist bei jedem Scanner notwendig

                        2. Scannerbox erkennt QR-Codes, die mit einem Stempel aufgebracht werden. Diese QR-Codes ersetzen Trennblätter zwischen den Rechnungen.

                        Zwischen die Belegtypen kommt eine Trennpappe, die ebenfalls einen QR-Code aufweist und über die dem Scanner mitgeteilt wird, dass alles Folgende bspw. Rechnungsausgang von Mandant 12345 ist. Der Tipp mit dem live anschauen ist ein guter, kann ich nur zustimmen.

                        • 9. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
                          andreashofmeister Meister

                          QR-Codestempel: vielen ist das schon zu lästig. Die nutzen dann die Trennseiten.

                           

                          Aber auch das muss man einfach mal live sehen. Die Zeit sollte man echt einplanen.

                           

                          Denn: das ganze ist ja nicht gerade "preiswert". Komfort hat eben seinen Preis....

                          • 10. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
                            lonlysiloett Aufsteiger

                            Was man allerdings bei den Trennseiten (gegenüber dem Stempel) beachten muss: die sortiert man nicht nur rein, sondern nach dem Scannen auch wieder raus. Das ist mE aber alles nur Gewohnheitssache.

                            • 11. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
                              anwender Einsteiger

                              Der Charme des OCR- Stempels besteht auch daran, daß die gescannten Belege markiert sind und so Mandant und Kanzlei wissen, welche Belege bereits verarbeitet wurden.
                              (Entspricht dem "gebucht"- Stempel)

                              • 12. Re: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik
                                rahagena Aufsteiger

                                Ne, das nicht, dazu müsste er ja nach dem oder während des Scanvorgangs aufgebracht werden. Gestempelt wird mit einem Posteingangs-Datumsstempel, der auch einen QR-Code enthält. Dies hat noch keine Aussagekraft darüber, ob der Beleg auch gescannt wurde. Dazu gibt es einen kleinen Drucker im Scanner, der einen entsprechenden Vermerk aufdruckt.