Candis / getmyinvoices

[#1]

Hallo zusammen,

gestern habe ich Candis und getmyinvoices entdeckt und bin begeistert und erschrocken zugleich, wie weit die Digitalisierung bereits ist. Hat jemand mit diesen Diensten sowie dem Import der Belegbilder und der Buchungsvorschläge in Datev Unternehmen Online Erfahrung?

Eine Diskussion, wieso Datev derartige Dienste nicht anbietet oder besser in DUO einbindet, erspare ich mir. Mir reicht das Drama um Datev Upload mobil für Android-Geräte völlig aus.

Mit freundlichem Gruß

Martin Kramer

[#2]

Hallo,
ich selber arbeite bei einem Teil meiner Mandanten mit getmyinvoices dort werden die Belege gesammelt und mit Hilfe von Smartconnect an das Unternehmen Online weitergeleitet.
Unsere Mandanten sind von der Plattform begeistert, da Sie sich nicht mehr bei allen Portalen anmelden müssen und die Rechnungen raussuchen müssen, besonders Hilfreich bei Mandanten die viele Amazon Rechnungen erhalten.

Ich hoffe ich konnte weiterhelfen.

Mit freundlichem Gruß

Katharina Krüger

[#3]

Hallo Herr Kramer,

schauen Sie sich doch auch mal https://smartbuchhalter.de/  der Volksbanken-Gruppe an.

Mit freundlichen Grüßen

Markus Hoffarth-Righetti

[#4 · Accepted solution]

Hallo Herr Kramer,

mit DATEV UN online arbeiten wir schon seit einigen Jahren, leider nutzen die Mandanten nicht alle Funktionen davon.

Seit Anfang des Jahres arbeiten wir nun auch mit candis zusammen und sind diesbezüglich noch in der Lernphase. Aber bisher finden wir es recht gut. Bisher gibt es nur das Problem, dass, wenn die Mandanten die Belege gescannt haben, die erst den Monat abwarten müssen, bevor sie den abschließen können und uns somit zur Verfügung stellen. Das heißt, man kann nicht zwischendurch schon mal einige Belege verbuchen, so wie das in DATEV UN online der Fall ist.

Viel Erfolg weiterhin.

Viele Grüße

Ines Schad

[#5]

Hallo Herr Hoffarth-Righetti,

den SmartBuchhalter habe ich mir angesehen. Bei der Erfassung der Eingangsrechnungen wurde aber leider kein einziger Wert aus der Rechnung selbst eingelesen. Kann es sein, dass die Werte jedes mal wieder von neuem erfasst werden müssen und keine OCR-Erkennung stattfindet?

Gut, das Tool ist kostenlos, aber dafür auf den ersten Blick ziemlich aufwändig du hat mit dem Grad der Digitalisierung bei Candis einen deutlichen Nachteil. Allerdings ist der Preis bei Candis bei Kleinstunternehmen natürlich auch nicht gering.

Mit freundlichem Gruß

Martin Kramer

[#6]

Liebe Community,

ich habe gestern "getmyinvoices.com" für mich selbst eingerichtet und getestet und ich bin begeistert. Das Tool ist aus meiner Sicht ein wesentlicher Schritt zur Vereinfachung des digitalen Lebens. Die elektronischen Rechnungen müssen nicht mehr umständlich aus den Portalen (z.B. Amazon, Telekom, O2, Vodafone etc.) heruntergeladen und anschließend über den Belegtransfer an Datev übertragen werden, sondern der Prozess erledigt sich von alleine. Der automatische Download wird für mehr als 1.000 Onlineportalen angeboten. Zudem ist ein mobiler Upload per Android-Smartphone möglich, was Datev bis heute nicht hinbekommt. Rechnungen aus E-Mails werden automatisch in DUO hochgeladen.

Die Einrichtung ist (relativ) schnell erledigt. Aus meiner Sicht ist der Preis auch für kleine Unternehmen gerechtfertigt.

​Mit freundlichem Gruß

Martin Kramer

[#7]

Wir können die sehr guten Erfahrungen mit getmyinvoices nur bestätigen

[#8]

Danke für den Hinweis.

Sieht auf den ersten Blick sehr vielversprechend aus. Werde mich näher damit beschäfitgen.

Candis / getmyinvoices​ @Herr Kramer,

welche Version haben Sie für sich selbst installiert ? Lt. Homepage ist ja bei der Pro Version die Abfrage von 50 Online Portal includiert und unbeschränkte Anzahl user.

Über Erfahrungen mit  dem Produkt und der Weiterverarbeitung via Datev bin ich sehr interessiert.

[#9]

Hallo Herr Eberhardt,

ich habe lediglich die Essential-Version, da mir 5 Onlineportale ausreichen. Die restlichen Rechnungen erhalte ich meistens per E-Mail, die ich jetzt automatisch an die E-Mail-Adresse von getmyinvoices zum Hochladen weiterleite. Und mit 50 Dokumenten im Monat müsste ich gut durchkommen. Der nächste Schritt ist nun, die regelmäßigen Rechnungen direkt vom Lieferanten an die E-Mail-Adresse von getmyinvoices senden zu lassen und Papierrechnungen weitestgehend durch elektronische Rechnungen zu ersetzen.

Für das Hochladen in DUO benötigt man selbstverständlich DUO selbst und muss dann noch DatevConnectOnline aktivieren. Die Beschreibung von Datev selbst (https://www.datev.de/web/de/mydatev/online-anwendungen/datev-unternehmen-online/datevconnect-online-einrichten/datevconnect-online-belegbilder-undoder-strukturierte-belegdaten/) sowie die Beschreibung der Einbindung von getmyinvoices haben ausgereicht, um das automatische Hochladen erfolgreich zu aktivieren.

Mit freundlichem Gruß

Martin Kramer

[#10]

Danke für die Ausführungen.

Die Rg. via Email sind problemlos die schiebe ich einfach per drag and drop in den Ordner REchnungseingang und senden diesen via Belegtransfer in UO.

Was lästig ist - und das zunehmend- ist das die Rechnung heruntergeladen werden müssen - bei fast allen Telekommunikationsanbietern- und hier ist natürlich so ein portal angenehm und erspart hoffentlich die Zeit: Log in - hoffentlich passwort nicht vergessen- Download der pdf (Zwischenspeicher) dann drag and drop Rechnungseingang dann upload in UO.

Wird aus Zeitgründen garantiert in irgendwelchen Monaten vergessen.

[#11]

Nachtrag von meiner Seite: Leider funktioniert das Hochladen der Daten via Datev Connect Online NICHT automatisch, sondern muss manuell angestoßen werden.

Auf Nachfrage bei getmyinvoices erhielt ich heute um 21:35 Uhr und vier Minuten nach Absenden meiner Anfrage die Antwort, dass DATEV keine Lösung für eine vollständig automatisierte Übertragung anbietet und die Firma gemeinsam mit anderen Software-Partnern von DATEV diesen Wunsch schon mehrfach energisch vorgetragen haben, bislang jedoch ohne Aussage von DATEV, ob und wann dies möglich sein wird.

Btw: So geht Service: Beim heutigen Anruf an die Datev-Hotline (Lodas) musste ich 2,5 STUNDEN Wartemusik über mich ergehen lassen, bis ich bei der Warteschleife durch war. Nur so mal angemerkt.

LIEBE DATEV: Ich schließe mich dem Wunsch nach einer automatisierten Übertragung ausdrücklich an. Evtl. wäre es nett, wenn jemand von Datev dazu erläuternde Worte finden könnte.

Mit freundlichem Gruß

Martin Kramer

[#12]

Hallo Herr Kramer,

wir sind ein (kleineres) mittelständisches Unternehmen und machen unsere Buchhaltung mit DATEV Rechnungswesen selber. Wir arbeiten mit Candis (und getmyinvoices) seit 1 ½ Jahren.

Wir benutzen viele Onlinedienste (viele ausländischen), die über Kreditkarten abgerechnet werden. Unsere Bank (mit verschiedenen Konten, einschließlich die Kreditkarten) ist in Candis eingebunden. Im Alltag funktioniert das Matching von Zahlungen mit den entsprechenden Belegen sehr gut, wir können sehen, wenn was fehlt – und wenn Rechnungen bezahlt werden müssen.

Die Belege werden hauptsächlich über Email zu unserem Candis Konto weitergeleitet, manchmal laden wir aber Belege direkt über dem Web-Interface hoch. Die Rechnungen werden dann in Candis „kontiert“ basierend auf dem entsprechenden Lieferanten bzw. Leistung. Dies erfordert unsererseits natürlich „Pflege“, wenn neue Lieferanten dazukommen oder die Aufwandskonten sich ändern.

Am Monatsende exportieren wir die Bankbuchungen bzw die Belegbilder mit Belegbuchungen und machen den Weg über Unternehmen Online – Belege - , um anschließend die Daten weiter in Rechnungswesen als Buchungsvorschläge zu bearbeiten. Dieses Flow funktioniert auch gut, wenn auch es meistens einige Anpassungen zu den Buchungen, die gemacht werden müssen.

Seit kurzem funktioniert Candis auch analog mit Kundenrechnungen, allerdings haben wir diese Funktion noch nicht implementiert.

Das Candis Team bietet ein super Support – mit dem Chat innerhalb des (Web)apps bekommt man meistens innerhalb kurze Zeit Antwort auf Fragen oder Probleme.

Ich finde es ein gutes Tool und auf jeden Fall lohnenswert anzuschauen!

Viele Grüße,

Andrew Cross

[#13]

Sehr geehrter Herr Kramer,

der Wunsch zur vollautomatisierten Übertragung ist für uns sehr gut nachvollziehbar. Auch für uns als DATEV ist dies ein erstrebenswertes Ziel, um maximalen Komfort für den Anwender zu erreichen. Gleichzeitig muss es ein geeignetes Authentifizierungsverfahren geben, damit das Ganze sowohl zum DATEV-Security Verständnis beim Austausch schutzwürdiger Daten passt, als auch zugleich im breiten Umfeld von Anbindungen verschiedenster Partner mit verschieden Plattformen einsetzbar ist. Bisher gibt es dieses Verfahren leider noch nicht. Eine Lösung ist wichtig und anzustreben, die sowohl dem Wunsch nach Automatisierung als auch den Schutz- und Sicherheitsbedarfen gleichermaßen gerecht wird. Einen Termin zur Umsetzung können wir Ihnen leider noch nicht nennen.

Mit freundlichen Grüßen,

Nina Kendziorski

[#14]

Idee: Im Dokumenten Upload eine Art Inbox anbieten, in denen man Belege auf jeden Fall schon mal sammeln kann (beispielsweise per E-Mail). Ähnlich funktioniert SmartTransfer mit E-Mail-2-Inbox auch. Dann könnte man in regelmäßigen Abständen eine authentifizierte Übertragung aus dem Dokumenten Upload zu DUO anstoßen.

[#15]

Habe mittlerweile rausgefunden, dass man das über Get my invoices genauso lösen kann

[#16]

Hallo ajc​

sie sprachen davon, Candis und getmyivoices.com zu verwenden. Aus Ihren Erläuterungen habe ich nur Candis erkennen können. nutzt Candis getmyinvoice um an die Belege zu gelangen?
Anders gefragt: welche Aufgaben decken Sie mit getmyinvoice ab und welche mit Candis?

Viele Grüße

marcbrost​

[#17]

Hallo Herr Brost,

Getmyinvoices.com ist auch ein Produkt von Candis. Wir benutzen Getmyinvoices, um regelmäßig einige Rechnungen von verschiedenen Portalen abzuholen. Die abgeholten Rechnungen werden dann - ohne weiteres Zutun unsererseits  - in Candis eingelesen.

Candis bekommt Rechnungen über Email (wir leiten Rechnungen weiter an eine bestimmte Email Adresse), Getmyinvoices.com oder sie werden manuell hochgeladen.

Dann geht's weiter wie oben beschrieben.

Schöne Grüße,

Andrew Cross

[#18]

Hallo Zusammen,

wir veranstalten die it-club s www.datev.de/it-club (bundesweit) und bei uns kommen ähnliche Fragen. Jetzt würde mich interessieren, wie Sie bei den Schnittstellen die gobd Konformität und die verfahrensdokumentation beachten oder umsetzen. Danke schon mal für Ihre Informationen.

Katja Knödel

[#19]

Hallo Herr Brost,

Candis hat eine Kooperation mit getmyinvoices aufgebaut.
Es ist genau wie Herr Cross schreibt. Sie können die Vorteile von getmyinvoices als Candis-Kunde (gegen eine kleine extra Gebühr) nutzen und die Rechnungen werden vollautomatisch in das Candis-Portal eingelesen und weiterverarbeitet.

Sie können allerdings auch nur getmyinvoices nutzen (und nicht zusätzlich candis). Auch aus getmyinvoices können die Rechnungen direkt z.B. an DATEV (über UO) übermittelt werden. Allerdings geht das nicht automatisch (wie hier im Thread beschrieben).
Als Steuerberater können Sie GMI auch Ihren Mandanten anbieten. https://www.getmyinvoices.com/de/steuerberater

[#20]

Hallo Frau Knödel,

ob die Rechnungen nun per E-Mail ankommen und in DUO hochgeladen werden oder mittels getmyinvoices (GMI) aus dem jeweiligen Portal automatisiert (oder von einer E-Mail) geholt und hochgeladen werden, stellt in meinen Augen kein Problem bei der Einhaltung der GoBD dar, da die Übertragung nach DUO für jede einzelne Rechnung mit Datum und Uhrzeit protokolliert wird. Ich würde ja gerne alles aus einer Hand (Datev) in Anspruch nehmen, mangels Angebot ist das ja leider nicht möglich (ich erinnere in diesem Zusammenhang auch an den Austausch digitaler Belege mit Mandanten, die nicht DUO nutzen). Da die Verfahrensdokumentation "lediglich" eine Beschreibung des Buchhaltungsprozesses darstellt, kann ich auch in dieser Richtung keine Probleme erkennen. Können Sie ggf. beschreiben, wo Sie Probleme sehen?

Candis habe ich bisher nicht im Einsatz, allerdings habe ich einen Demo-Termin in Anspruch genommen. In meinen Augen vereinfacht Candis lediglich den Zahlungsprozess etwas, ansonsten sehe ich noch einen weiten Weg bis zur "vollautomatisierten" Buchhaltung. Das Ergebnis von Candis (Zuordnung von Rechnungen Zahlungen, Vollständigkeit der Rechnungen) wird dann in DUO hochgeladen. Inwieweit hier eine Protokollierung stattfindet, entzieht sich meiner Kenntnis. Allerdings ist das Protokoll der Übertragung ja auch in DUO ersichtlich (Datei hochgeladen am ...).

Freundliche Grüße

Martin Kramer

[#21]

Hallo H. Kramer,

nach meinem wissen muss jede Schnittstelle entweder GoBD konform sein oder zumindest wenn nicht möglich oder vorhanden, eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Die revisionssichere Archivierung in DUO ist nur ein Teil der ordnungsgemäßen Buchführung, die ein Unternehmer erledigen muss. So erzählen es mir zumindest meine Teilnehmer.

Wir hatten jetzt schon in Veranstaltungen Kolleg/Innen die erzählten, dass Prüfer genau auf diese Sachverhalte hin geprüft haben.

Ich wollte einfach nur die Meinung der Community dazu hören, wie mit Vorsystemen bei Mandanten verfahren wird und wie weit hier die Beratung geht.

Gruß

Katja Knödel

[#22]

Ich kann noch nicht ganz folgen, wie eine Schnittstelle an sich GoBD konform sein soll. Sprich einfach nur sicher im Sinne von verschlüsselt?

[#23]

Hallo H. Böhnke,

jetzt habe ich endlich die Quellen gefunden, aus denen ich meine Ableitung genommen habe. Ich revidiere meine Aussage, dass die Schnittstelle GoBD konform sein muss. Aber was wichtig zu wissen ist, ob das Vorsystem GoBD-konform festschreiben kann. Sofern an Schnittstellen eine Datentransformation bzw. Migration erfolgt, die zu einer Änderung der Originaldaten führt, soll der Vorgang protokolliert werden, damit nachweisbar keine Eingriffe des Anwenders in die Inhalte der Daten außer den vorgesehenen Transformationen erfolgt sind. Relevant sind Quelle, Ziel, verwendete Parameter, Zeitpunkt etc. i.d.R. sind die Quell- und Zieldateien aufzubewahren, wenn es nicht um fest programmierte Schnittstellen zwischen zwei DATEV Anwendungen handelt.

Und hier die Empfehlung von Daten zu den o.g. Punkt. Auf der Seite 7 die letzte Frage betrifft die Empfehlung.: auch unter www.datev.de/gobd zu finden

https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/20150909_faqs_gobd-2.pdf​

Ich hoffe ich konnte damit zur Klärung beitragen.

[#24]

danke, das hilft!

[#25]

Wir haben Candis ausprobiert, es geht über eine Erfassung nicht wesentlich hinaus und kostet für das was geboten wird zu viel.

Wir haben uns von Candis wieder getrennt und reichlich Geld aufgrund der dubiosen Verträge verloren.

Wir, oder die Mandanten digitalisieren alles und wir buchen kontinuierlich (mit Candis nicht möglich) mit ReWe für besseren workflow.

Ferner bringt DATEV dieses Jahr noch die "automatisierte Buchführung", wozu daher zweigleisig?

www.intelligent-accounting.de

[#26]

Hallo alle zusammen,

hallo Herr Kramer,

wie hat sich Getmyinvoices mittlerweile entwickelt?

Aus den oberen -auch etwas älteren Kommentaren hat sich herausgestellt, dass keine zwischenmonatliche Buchführung möglich ist sowie die automatische Übertragung an UO nicht funktioniert. Wurden diese Probleme zwischenzeitlich behoben?

info@jochen-bachmann.de​ Meinen Sie mit der "automatisierten Buchführung" den Fibuautomat oder etwas anderes? Falls letzteres, wie würde dies funktionieren?

[#27]

Meine Erfahrungen mit Candis und Getmyinvoices.

Candis

Grundsätzlich eine gute Sache, insbesondere der Abruf der Kreditkartenumsätze. Hier lassen sich Belege mit Zahlung über die Kreditkarte sehr einfach zuordnen. Der Abruf der Bankumsätze bzw. tätigen der Überweisungen ist durch deren API Anbieter (PSD2 Thematik) an die Banken sehr umständlich geworden.

Mein Steuerbüro hat durch Candis auch keinen nennenswerten Mehrwert beim Buchen. Ich selbst habe zusätzliche Kosten, sodass ich mich von Candis wieder trennen. Auch wenn DATEV nicht 100% die Bedürfnisse und das technisch Mögliche abdeckt, ist es die beste Lösung für mich.

Getmyinvoices

Eine sehr smarte Lösung. Allerdings halte ich es für verantwortungslos alle Zugangsdaten auf einer Plattform zu hinterlegen. Sicherheitsversprechen des Anbieters sind schön, aber es gibt keine 100% Sicherheit. Und die Benutzer/Passwörter hier zu hinterlegen erhöht einfach das Risiko extrem.

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Ich habe derzeit das Problem, dass die Rechnungen aus getmyinvoice in Datev UO nicht im Posteingang landen (um sie über die "erweiterte Erfassung" zu kontieren), sondern direkt durchgeleitet werden in die Buchhaltung über "Stapel bereitstellen" und in Rewe "Mandant ergänzen". Natürlich ohne KRED- und Sachkonten-Nummer.

Haben Sie das gelöst?

[#29]

Getmyinvoices

Eine sehr smarte Lösung. Allerdings halte ich es für verantwortungslos alle Zugangsdaten auf einer Plattform zu hinterlegen. Sicherheitsversprechen des Anbieters sind schön, aber es gibt keine 100% Sicherheit. Und die Benutzer/Passwörter hier zu hinterlegen erhöht einfach das Risiko extrem.

Das ist im Prinzip richtig, aber das gilt auch für alle PW-Safes wie Lastpass oder Dashlane.. Und der Vorteil -gerade wenn viele SaaS Tools verwendet werden- ist riesig.

Von sehr vielen Tools erhalten wir keine pdf-RE per Mail. Das bedeutet: feststellen, dass die RE fehlt, einloggen, rumsuchen im Tool und mit Glück eine RE oder zumindest ein Receipt downloaden... Horror pur!

[#30]

Das ist im Prinzip richtig, aber das gilt auch für alle PW-Safes wie Lastpass oder Dashlane.. Und der Vorteil -gerade wenn viele SaaS Tools verwendet werden- ist riesig.

Nein. Ein guter Passwortmanager verschlüsselt die Zugangsdaten lokal auf dem Client. Der Anbieter kann diese nicht entschlüsseln.

Getmyinvoices braucht die Passwörter aber in Klartext bzw. muss diese entschlüsseln können, sonst würde der Login und Rechnungsabruf in anderen Portalen nicht funktionieren. Das ist ein ganz anderes Risiko!