PDF-Dateien heften und trennen

blum · ‎03.12.2019

Es sollte sowohl für den Mandanten beim hochladen als auch später für den Stuerberater möglich sein, PDF-Dateien zu heften und zu trennen.

Gelöschter Nutzer · ‎04.12.2019

Ist für uns das bisher größte Manko der Anwendung.

jjunker · ‎04.12.2019

Ich würde mal sagen es dürfte reichen wenn man Seiten duplizieren könnte.

Beispiel: Die Telekomrechnung ist versehentlich zusammen mit O2 geheftet hochgeladen worden.

Aktuell behelfen wir uns in einem solchen Fall, dass wir den Beleg einfach mit zwei Buchungen verknüpfen.

Mir wäre schon damit gedient, wenn man die O2 Seiten als zweite Datei zusätzlich generieren könnte oder umsortieren könnte ohne Sie von der Telekom abzulösen.

Das Erzeugen eines PDFs ist relativ simpel. Das Trennen eher schwierig.

blum · ‎04.12.2019

Seit nun 2013 (Umstieg von der guten und alten DokOrg zu DMS classic) kämpfe ich nun schon für einen zeitgemäßen Umgang mit PDF-Dateien in der DATEV-Welt:

Heften und Trennen im Dokumentenkorb (geht nun endlich seit ca. einem Jahr)
Automatischen einchecken der PDF-Dateien (soll seit dem Freitag Update für DMS NEU funktionieren) in der DMS
Silent-Übergabe aus allen leistungserstellenden Programmen mit DMS-Knigge (hier passiert leider nichts - Datev ist hier wie indische Kasten, kaum ein leistungserstellendes Programm berücksichtig solche übergreifenden Themen)
Einbindung in die Vorlagenverwaltung (hier passiert leider nichts; konnte schon die gute alte DokOrg)
Heften und Trennen in U-Online beim hochladen (hier fehlen auch Tastenkombinationen)

und nun leider hier auch.

Gut Ding braucht Weile und bei der DATEV leider noch etwas länger (die DATEV denkt hier leider nicht in Quartalen, sondern in Generationen 😠).

Es freut mich, dass ich doch nicht der einzige einsame Steuerberater in Bad Kreuznach bin, der sich einen besseren Umgang mit PDF-Dateien wünscht (so zumindest der Tenor der DATEV "Oberen").

Eine DATEV Ideas Unmöglichkeit (siehe Expedition-Zukunft-DATEV-Eigenorganisation-der-etwas-andere-Weg)

Gruß

Ralf Blum

Gelöschter Nutzer · ‎24.01.2020

Diese Idee hat aktuell die meisten Votes - kann man nun mit einer Umsetzung rechnen?

blum · ‎01.02.2020

Wenn der Mandante z. B. den Rentenbescheid in 6 Einzelseiten hochläd muss es auch möglich sein, diese nachträglich einerseits in meine Steuern mit drag and drop und auch in digitale Belege auch mit drag an drop zu heftet.

Ein DATEV Ideas Unmöglichkeit (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg).

Die gleiche Anforderung gibt es auch für Ideas zu U-Online: PDF-Dateien heften und trennen!

Anmerkung von mir bei U-Online am 31.10.2019:

[...] Bitte mit den Kollegen von "Meine Steuern" abstimmen, damit das Produkt mit einem look and feel daherkommt und nicht jedes Produkt bei der DATEV seine eigene Entwicklung durchläuft und jedes Produkt anders bedient wird.

Der jetzige Dokumentenkorb der DMS kann das schon. Es wäre gut, wenn die gleichen Tastenkombinationen funktionieren würden.

Auch sollte das look and feel identisch oder ähnlich sein wie das geplante DMS Online bzw. die Funktion würde auch dem geplanten Abschlussprüfung Online gut stehen.

Wenn möglich daher bitte produktübergreifend abstimmen und versuchen Doppelentwicklungen zu vermeiden. [...]

Und für weiter Online-Anwendungen in denen ich vor kurzem Pilot war, würde ich, gäbe es dafür Ideas schon, die gleiche Idee einbringen!

Wie bereits vor Jahren bei den DATEV Oberen (Antwort damals: Herr Blum, da sind sie der Einzige).

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: überwindet die indischen DATEV Kasten (Silos) und arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander.

Ihr benötigt DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich auch um abgelehnte nicht bearbeitete "Ideen").

Und wie schon an anderer Stelle geschrieben (Wofür per Post ein Brief des Vorstandes?), geht mein ganz persönliches "Feuer" für DATEV bzw hier für DATEV Ideas ähnlich wie bereits für die Weiterentwicklung der EO-Programme langsam aus!

Ralf Blum (Der Nörgler)

Florian_Preis · ‎21.04.2020

Robin_Meyer · ‎21.04.2020

Hallo Community,

in diesem Beitrag möchten wir gerne einen kurzen Einblick zum aktuellen Stand des Themas "Dokumente heften und trennen" geben.

Aktuell arbeiten wir an der Umsetzung einer Funktion, die es ermöglicht ein mehrseitiges Dokument in Einzelseiten aufzutrennen. Darüber hinaus wird es möglich sein, Dokumente der gleichen Kategorie und des gleichen Steuerjahres zu einem mehrseitigen Dokument zu verschmelzen.

Diese Funktion wird es in einer ersten Stufe im Portal zu DATEV Meine Steuern geben, sodass Mandant und Steuerberater die Funktion beide nutzen können.

Über den Umfang und die Umsetzung tauschen wir uns auch mit den Kollegen von DATEV Unternehmen online aus.

Mit freundlichen Grüßen

Robin Meyer

DATEV eG

blum · ‎21.04.2020

Hallo Herr Meyer,

bitte vergesst die Kollegen von der DMS nicht und auch bitte an Abschlussprüfung Kollaboration denken. Es wäre schön, wenn es eine Funktion aus einem Guss aus dem Hause Datev gäbe mit einem look and feel.

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen). Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

Gruß

Ralf Blum

bernd_wettstein · ‎21.04.2020

@blum & @Robin_Meyer : volle Unterstützung. TIF(F) war vorgestern. Es lebe die DATEV PDF-Revolution. 🙂

Im Ernst: es reicht nicht eine oder zwei Inseln auf zeitgemäße und plattformneutrale Dokumentenaustauschformate umzustellen, das muss übergreifend klappen. Der Umweg über einen PDF-Printer bei der Ausgabe kann immer nur ein Workaround sein und stellt je nach Ausprägung der Druckausgabe und Metainformationsübergabe selbst einen Medienbruch dar.

Standards wie PDF/A, ZUGFERD, XRechnung, etc. haben längst die Richtung in welche der sowohl maschinen- als auch menschenlesbare Dokumentenaustausch geht vorgegeben. Lösungen wie PDF-X-Change für geringe Lizenzkosten sorgen schließlich auch dafür, dass mittelfristig von der Mittelstandskanzlei mit großen WTS-Umgebung bis zum Endanwender (Mandant mit Einzelplatz-PC) tlw. bearbeitbare PDFs, PDF mit Metadaten (XML) und elektronischer Signatur möglich werden.

Wenigstens als Ziel muss eine PDF-Integration in dieser Ausbaustufe erkennbar werden, egal ob es um DMS, Auskunftssystem, Rechnungsdruck, Jahresabschlussbericht, Abschlussprüfung (Kollaboration), Belege online, digitale Personalakte, Arbeitnehmer online, Auswertungspakete aus der Leistungserstellung oder die DATEV-eigene Rechnung geht. 😉

Und: auch bei SmartIT und ASP darf es dann keine Ausnahmen geben.

Grüße, Bernd Wettstein.

blum · ‎21.04.2020

Ergänzung:

Wenn ich unterstelle, dass zur Zeit noch die überwiegende Anzahl der StB scannt und nicht der Mandant und viele der StB die DokOrg/DMS haben, wäre der schnellste Nutzen zu erzeugen über den Dokumentenkorb. Der kann PDF trennen und heften (ein kleiner Button: zu Meine Steuern hochladen / zu U-Online hochladen).

Das ist zwar nicht das Ziel meiner Idee, würde aber uns Beratern schnell helfen.

Siehe auch hier:

Dafür müsstet Ihr Euch aber untereinander abstimmen und Euch wechselseitig helfen.

Herr @Michael-Renz hat mal an anderer Stelle geschrieben: Jetzt handeln - nicht quatschen!

Und leider tut sich bei Meine Steuern seit Januar nichts mehr. Und eigentlich ist jetzt die Zeit digitaler Prozesse!

Gruß

Ralf Blum

Florian_Preis · ‎14.10.2020

Hallo Community,

ab heute können Sie als Kanzlei oder Ihr Mandant Dokumente in DATEV Meine Steuern verschmelzen bzw. auftrennen. Bitte beachten Sie, dass Ihr DATEV SmartLogin, Ihre DATEV SmartCard oder Ihr DATEV Benutzer das Recht „Dokumente löschen“ in der Rechteverwaltung online benötigt, um die Funktion nutzen zu können.

Für die erste Stufe wurde der folgende Funktionsumfang realisiert.

Trennen von Dokumenten

Über die Funktion "Trennen" kann ein mehrseitiges PDF Dokument in seine Einzelseiten getrennt werden. Sie finden das Feature in der Dokumentenvorschau eines mehrseitigen Dokuments. Derzeit sind beim Trennen eines Dokuments die folgenden Restriktionen zu berücksichtigen:

Es können Dateien mit bis zu 30 Seiten getrennt werden.
Die Größe des Dokuments darf 10 MB nicht überschreiten.
Das Dokument darf noch nicht von der Kanzlei bearbeitet worden sein (Schloss-Symbol).

Für die getrennten Einzelseiten werden die Metainformationen des Ursprungsdokuments übernommen. Ist der Vorgang abgeschlossen, erhalten Sie einen Hinweis. Das ursprüngliche Dokument wird nach dem Trennen gelöscht, um Dubletten zu vermeiden.

In einer weiteren Ausbaustufe ist das Trennen von Dokumenten an frei definierbaren Trennstellen geplant.

Zusammenfügen von Dokumenten

Das Zusammenfügen von Dokumenten erlaubt es, mehrere Dokumente zu einem Neuen zusammenzufügen. Dazu rufen Sie die Funktion "Zusammenfügen" aus der Dokumentenvorschau eines beliebigen Dokuments auf. In der folgenden Auswahl selektieren Sie die Dokumente, die Sie zusammenfügen wollen.

Bei der Auswahl der Dokumente ist zu beachten:

Es können nur Dokumente des gleichen Steuerjahres und der gleichen Kategorie zusammengefügt werden.
Es können bis zu 10 Dokumente zusammengefügt werden.
Die Größe des zusammengefügten Dokuments darf 10 MB nicht überschreiten.
Dokumente die bereits von der Kanzlei bearbeitet worden sind (Schloss-Symbol) können nicht mehr zusammengefügt werden.

Für das entstehende Dokument werden der Name sowie die weiteren Informationen des Dokuments übernommen, aus dem die Funktion aufgerufen wurde. Ist der Vorgang abgeschlossen, erhalten Sie einen Hinweis. Die ursprünglichen Dokumente werden nach dem Zusammenfügen entfernt, um Dubletten zu vermeiden.

Florian_Preis · ‎14.10.2020

quantenjoe · ‎14.10.2020

Moin Moin Herr Preis

Ehrlich gesagt, ich halte das Recht "Dokumente löschen" an dieser stelle für keine gute Idee!

"Dokumente löschen" wird verweigert, um Mitarbeiter, insbesondere diejenigen, die neu in der Materie sind zu schützen. Da mutet ein Allerweltsfall wie split and merge von PDF unangemessen an, dieses Recht zu brauchen.

Ich weiß, auch unter Windows geht es oft nicht ohne dieses Recht. Aber die Rechte an dieser Stelle werden von Datev den Prozessen zugewiesen. Insofern kann eine Trennen oder Zusammenführung von PDFs rechtemäßig als Veränderung ohne Löschen behandelt werden.

Viele Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter würden es Datev danken.

Oder es gibt einen Papierkorb, in den das zu löschende Dokument verschoben wird und das Löschen aus dem Papierkorb ist ein neues zusätzliches Recht!

In diversen Datebprogrammen ist diese Papierkorb-Strategie umgesetzt und meine Erfahrung ist, sie hat sich bewährt!

QJ

HaNa · ‎16.10.2020

Schön, dass seit 14.10. in "Meine Steuern" das verknüpfen und treffen der Belege funktioniert. Ist es auch noch angedacht, diese Funktion in "Digitale Belege Steuern" zur Verfügung zu stellen? Das wäre eine große Erleichterung.

Vielen Dank

jjunker · ‎16.10.2020

@quantenjoe 👍

Gelöschter Nutzer · ‎03.11.2020

Kann man bitte noch die Ansicht der zu heftenden Seiten vergrößern. Bei ähnlichen Dokumenten könnte man schnell durcheinander kommen und falsche Belege heften

HaNa · ‎03.11.2020

@tu-heggi 👍

mfloeter · ‎16.11.2020

@Florian_Preis , folgendes ist ein sehr wichtiger Punkt!

@tu_heggi schrieb:
Kann man bitte noch die Ansicht der zu heftenden Seiten vergrößern. Bei ähnlichen Dokumenten könnte man schnell durcheinander kommen und falsche Belege heften

Ist eine Umsetzung dahingehend geplant?

Robin_Meyer · ‎16.11.2020

Hallo Community,

ja daran arbeiten wir unter anderem aktuell. Die Belegbilder sollen dann per Klick vergrößert werden können.

Mit freundlichen Grüßen

Robin Meyer

DATEV eG

Gelöschter Nutzer · ‎16.11.2020

Alle sofort größer anzuzeigen halte ich für sinnvoller, sonst klicke ich ja nur.....