UO selbstverwaltendes Unternehmen ohne Steuerberater

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Hallo Community,

da ich in der Angelegenheit nirgendwo im Netz zufriedenstellende Informationen finden konnte, wende ich mich jetzt an euch.

Folgender Sachverhalt:

Wir sind ein mittelständiges Unternehmen mit mehreren Standorten und die Buchhaltung ist komplett im Haus, also ohne Steuerberater.

Bisher läuft die gesamte Buchführung manuell ab, die Digitalisierung ist also auf Stand 0.

Das soll sich nun ändern, die Buchhaltung soll also digitalisiert werden.

Wir arbeiten mit Datev Basis für Unternehmen.

Alles was man über UO lesen oder angucken kann, bezieht sich ja immer auf die Verbindung zwischen Mandant und Kanzlei.

Wie verhält es sich also, wenn es keine Kanzlei gibt, da wir ja alles intern verarbeiten?

Ist dann sozusagen das Unternehmen der "Berater" und die einzelnen Standorte die "Mandanten"?

Macht UO in unserem Fall überhaupt Sinn oder gibt es andere Lösungen wie z.B. nur Belege online oder DMS?

Vielleicht hat ja jemand von euch diesbezüglich Erfahrungen.

Vielen Dank vorab.

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@Jensenmann schrieb:

Wie verhält es sich also, wenn es keine Kanzlei gibt, da wir ja alles intern verarbeiten?

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Und woher kommt dann die DATEV Software in Ihrem Unternehmen? Da die DATEV eine eG ist, können Unternehmen / Mandanten DATEV Software eigentlich nur über ein Mitglied, in dem Fall einen StB/WP/RA, nutzen. 

Oder ist das jetzt ein oft gelesener Fall von nicht-Mitgliedern, @andreashofmeister? 

Da, wo Sie DATEV her haben, wird man bestimmt auch DUO "besorgen" können 😬.

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@Jensenmann schrieb:

Macht UO in unserem Fall überhaupt Sinn oder gibt es andere Lösungen wie z.B. nur Belege online oder DMS?

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Muss man analysieren. Kann man aus der Ferne ohne weitere Informationen nicht sagen. Dann kommt ggf. noch weitere Software wie DATEV SmartTransfer ins Spiel; gibt es aktuell einen Workflow, wie Rechnungen behandelt werden; wer darf sie zahlen; will man mobiler werden; ggf. DATEV auch außerhalb der Firma wegen HomeOffice nutzen, gibt es ggf. ein DMS schon - irgendwo anfangen sollte man ohne Plan nicht 😉.

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Oder ist das jetzt ein oft gelesener Fall von nicht-Mitgliedern, @andreashofmeister? 

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@metalposaunist nun ja...

Bei diesem Beitrag (Du kennst meine Meinung zu solchen Themen) enthalte ich mich mal...

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Hallo,

also wird sind auch so eine Firma (bzw. Firmen), die ohne Steuerberater arbeiten. Nur der JA wird final durch ihn erstellt.

Wir nutzen zur Zeit DUO in all seinen Facetten auch Belege online, Kassenbuch online, Auswertungen online.

Belege online kann man tatsächlich auch so nutzen: Unsere Buchhaltung ist der Berater / die kfm. Standorte sind die Mandanten. Die Standorte scannen die geprüften RE ein und die Buchhalter holen sich diese in Rechnungswesen ab zum Buchen.

Dies ist aber nur eine vorübergehende Lösung für uns, bis das DMS unseres Warenwirtschaftssystems im Sommer in Betrieb geht. Denn der Nachteil von Belege online ist aktuell, dass kein mehrstufiger digitaler Rechnungs-Prüfprozess implementiert ist. DATEV ist zwar aufgeschlossen gegenüber so einer Weiterentwicklung, aber wann dies kommt weiß man nicht. Daher steigen wir auf eine DMS-Lösung unseres ERP-Anbieters um.

DATEV hat aber auch hier ein DMS für Firmen im Portfolio, dass mit der Welt von DATEV verknüpft ist (heißt ELO for DATEV). Und hier können Sie sich vollkommen digital austoben.

Ich hoffe ich konnte Ihnen damit ein wenig weiterhelfen.

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Hallo und danke erstmal für die Antwort.

Wo die Software herkommt, kann ich nicht sagen, da diese schon drauf war, als ich vor ca. 2 jahren hier angefangen habe.

Momentan ist es so, dass Eingangsrechnungen dem Chef vorgelegt werden, der sie dann erstmal abzeichnet.

Dann werden sie von der Buchhaltung gebucht und zur Zahlung vorbereitet.

Anschließend muss der Chef diese nochmal zur Zahlung freigeben und nochmal abzeichnen, danach werden sie von der Buchhaltung überwiesen.

Zum Schluss werden die Rechnungen ausschließlich in Papierform abgelegt, ein DMS gibt es also noch nicht.

Es wäre gut, wenn man das ganze Prozedere digital machen könnte, auch in Hinsicht auf Homeoffice.

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@ChrisW 

Danke für deine Antwort. Das hört sich interessant an, werde ich mir mal angucken.

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@Jensenmann  schrieb:

Momentan ist es so, dass Eingangsrechnungen dem Chef vorgelegt werden, der sie dann erstmal abzeichnet.

Dann werden sie von der Buchhaltung gebucht und zur Zahlung vorbereitet.

Anschließend muss der Chef diese nochmal zur Zahlung freigeben und nochmal abzeichnen, danach werden sie von der Buchhaltung überwiesen.

Zum Schluss werden die Rechnungen ausschließlich in Papierform abgelegt, ein DMS gibt es also noch nicht.

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Ui, das hört sich nach viel Optimierungspotenzial an (vorausgesetzt wir sprechen nicht von drei Rechnungen pro Monat)

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@Jensenmann: Also klassisch wie ich das als Informatikkaufmann auch noch gelernt habe inkl. manueller Kontierung und Inventarnummer, damit die FiBu Bescheid weiß. 

Dann würde ich DUO aktuell noch nicht nutzen bzw. muss man echt schauen, damit man wieder einen Workflow baut, der keine Medienbrüche hat. Spontan kommt mir DATEV mit der Idea Rechnungsfreigabeprozess in den Sinn, der genau das abbildet, was Sie aktuell per Papier machen. 

Folglich müsste man die ganze Kette aber auch digitalisieren und damit auch alle Mitarbeiter, damit der Prozess wieder durchgängig ist. Daran scheitert es in einigen Unternehmen schon, weil der Mitarbeiter, der das preisliche OK gibt, ggf. gar keinen PC hat und mit der digitalen Art dann etwas überfordert wäre. 

Beim Chef sehe ich weniger das Problem. Der kann mittels DATEV DUO und SmartLogin und Bank online dann die Zahlungen freigeben, die die Mitarbeiter zur Zahlung anweisen. Dann ist man super flexibel und kann auch unterwegs mal eben Rechnungen zahlen und ist nicht an den PC in der Firma gebunden. 

Was ist mit Skonti? Das ist mit DUO auch noch nicht so wirklich schick gelöst, weil DUO den "echten" Betrag erfasst aber auf der Bank dann der Betrag weniger Skonti auftaucht und DATEV das aktuell nur mit einem festen %-Satz als Abweichung automatisch zuordnen kann. 

Ist aber auf alle Fälle ein schickes Projekt, bei der man auch alle Vor- und Nachsysteme beachten muss (ERP, CRM, Rechnungserstellung, ...). Digitalisiert man nur halb, hat man viele Brüche, Umständlichkeiten und Nachteile im Prozess.  

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... vielleicht gibt es hier ja noch Missverständnisse.

...man kann natürlich das ganze Jahr über selbst buchen, auch ohne Steuerberater, z.B. mit "Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen" ..

... aber für den Jahresabschluss wird man wohl einen (DATEV-)Steuerberater einsetzen (müssen),...

... sonst könnte man auch gleich zu einem anderen Software-Anbieter wechseln oder irgendwie anders den Jahresabschluss "stricken"

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Vielen Dank erstmal für deine ausführliche Antwort.

Was wäre denn die Alternative, wenn du an meiner Stelle derzeit kein DUO nutzen würdest?

Erstmal nur mit DMS arbeiten?

Die Sache mit dem Rechnunsgfreigabeprozess hört sich gut an, ist aber derzeit noch in der Pilotphase, wenn ich das richtig verstanden habe.

Wird aber auch wieder nicht voll digital funktionieren, da der Geschäftsführer, der die Rechnung als gesehen abzeichnen soll, gar kein DATEV auf seinem PC hat...

Alles gar nicht so einfach.

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@Jensenmann schrieb:

Was wäre denn die Alternative, wenn du an meiner Stelle derzeit kein DUO nutzen würdest?

Erstmal nur mit DMS arbeiten?

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Gute Frage, nächste Frage. DMS würde ich nicht nutzen, weil das DATEV immer etwas "stiefmütterlich" behandelt hat. Man kann im Rechnungswesen buchen und die Belege liegen lokal auf Servern in der Firma aber "schön" ist das meine ich nicht. Weder technisch noch von der Bedienung her und die Devise bei DATEV lautet: Cloud, Cloud, Cloud. Nur da kann man dann die technischen Vorteile nutzen, die bei DATEV langfristig in der Pipeline liegen und nur da kann man dann auf Kapazitäten zugreifen, die man lokal gar nicht vorhalten kann. 

Auch wenn das Buchungsorakel und der Nachfolger davon aktuell nicht der "Bringer" oder "große Wurf" sind, so geht der Weg doch prinzipiell dahin, dass man DATEV Belege zur Verfügung stellt und vieles automatisiert stattfindet. Nicht heute und nicht morgen aber in Zukunft schon. Dann kann das DATEV RZ und die KI auf Grundlage der Masse an Belegen lernen und entscheiden, welcher Beleg wie gebucht wird. 

Das ist aber eher sowas für 2025 und später. Ungefähr, nehme ich an, von DATEV hört man da ja selten einen exakten Termin. Ob man dann jetzt erstmal lokal mit DMS bucht und dann den Schritt in die Cloud wagt - schwierig. Da hätte ich auch gerne eine Aussage der DATEV zu oder würde die DATEV einmal zu Rate ziehen nach dem Motto: "Wir haben vor - was sagt DATEV dazu". 

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@Jensenmann schrieb:

Die Sache mit dem Rechnunsgfreigabeprozess hört sich gut an, ist aber derzeit noch in der Pilotphase, wenn ich das richtig verstanden habe.

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Jupp, das wird noch etwas dauern, bis man das flächendeckend nutzen kann. 

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@Jensenmann schrieb:

Wird aber auch wieder nicht voll digital funktionieren, da der Geschäftsführer, der die Rechnung als gesehen abzeichnen soll, gar kein DATEV auf seinem PC hat...

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Tja dann ... wird das lustig, wenn 1 Mitglied in der Kette analog bleiben will. Wie man das sinnvoll zusammenführen kann, weiß ich nicht. Dann macht man ja analog und digital doppelt und gleichzeitig. Ob das so gut und ob es da Workflows gibt, die beides verbinden können - weiß ich aktuell nicht.  

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@Jensenmann  schrieb:

Momentan ist es so, dass Eingangsrechnungen dem Chef vorgelegt werden, der sie dann erstmal abzeichnet.

Dann werden sie von der Buchhaltung gebucht und zur Zahlung vorbereitet.

Anschließend muss der Chef diese nochmal zur Zahlung freigeben und nochmal abzeichnen, danach werden sie von der Buchhaltung überwiesen.

Zum Schluss werden die Rechnungen ausschließlich in Papierform abgelegt, ein DMS gibt es also noch nicht.

Es wäre gut, wenn man das ganze Prozedere digital machen könnte, auch in Hinsicht auf Homeoffice.

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Hallo,

das ähnelt ja so ein bisschen unserem Unternehmen...

Allerdings gibt es Unterschiede: Wir haben einen StB für die StE´s und wir haben natürlich einen WP. Und beide sind Datev-Mitglied. Insofern wissen wir aus welchem "dunklem Kanal" wir unsere Software haben 😄

Bei uns werden seit geraumer Zeit alle Rechnungen die gebucht werden auch eingescannt und digital in Datev gebucht. Allerdings ist auch das für mich keine ausreichende Lösung. Hintergrund: Lieferscheine und dergleichen werden nicht gescannt, weil das bei Datev zu teuer käme. Sie brauchen damit ein extra DMS indem alle Belege zugeordnet werden. Wir werden da auch dieses Jahr stark investieren.

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@renek schrieb:

Hintergrund: Lieferscheine und dergleichen werden nicht gescannt, weil das bei Datev zu teuer käme.

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Also in 5GB Speicherplatz passen schon so ca. 52.428 Seiten à je maximal 100KB. Sie haben aber eine große Buchführung 😯.

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@vogtsburger  schrieb:

... vielleicht gibt es hier ja noch Missverständnisse.

...man kann natürlich das ganze Jahr über selbst buchen, auch ohne Steuerberater, z.B. mit "Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen" ..

... aber für den Jahresabschluss wird man wohl einen (DATEV-)Steuerberater einsetzen (müssen),...

... sonst könnte man auch gleich zu einem anderen Software-Anbieter wechseln oder irgendwie anders den Jahresabschluss "stricken"

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Wieso soll man für den JA einen StB einsetzen müssen? Das ist ja keine Verpflichtung. Die Haftung für die Richtigkeit liegt eben dann voll und ganz beim Unternehmen. Das soll nicht heißen dass ich den JA vom StB nicht mag. Allerdings beschäftigt man doch im UN keinen BiBu für teuer Geld wenn er dann für zu (überspitzt gesagt) "zu blöd" erachtet wird den JA aufstellen zu können. Zudem aus eigener Erfahrung (ich war in einer Kanzlei tätig und bin jetzt selbst im UN verantwortlich): Die Sichtweisen was jetzt gut für das UN ist oder nicht weicht mitunter stark voneinander ab!

Was dem Wechsel der Software anbelangt: Da gebe ich ihnen vollkommen Recht! Hier muss man wirklich ein Auge darauf haben. Nicht das ich DATEV nicht mag (ich kenne andere System nur aus Youtube-Erzählungen :D), aber es ist eben nicht die Eierlegende Wollmilchsau und eben schon gar nicht DAS System für jeden. Ein Wechsel kann bei dem ein oder anderen durchaus sehr sinnvoll sein.

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@metalposaunist  schrieb:

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@renek schrieb:

Hintergrund: Lieferscheine und dergleichen werden nicht gescannt, weil das bei Datev zu teuer käme.

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Also in 5GB Speicherplatz passen schon so ca. 52.428 Seiten à je maximal 100KB. Sie haben aber eine große Buchführung 😯.

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Ja, aber nur wenn man auch wirklich alles in tiff superduper (*hust*) Auflösung einscannt. Vieles kommt tatsächlich als pdf in einer - sagen wir es freundlich - speichergrößenunfreundlichen Formatierung. Das liegt daran das einige Unternehmen zeigen müssen wie schön Rechnungen und Lieferscheine sein können 😉

Beispiel: DKV-Abrechnung 4 Seiten bunt 55kB, Abrechnung Kartenterminals 2 Seiten 220 kB, Lieferantenlieferschein 1 Seite 2,1 MB.  <<-- UNGELOGEN!

Im übrigen: 52T Seiten sind im Jahr aber auch ein Witz! (zumindest bei uns, selbst in Coronazeiten)

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@renek  schrieb:

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Beispiel: DKV-Abrechnung 4 Seiten bunt 55kB, Abrechnung Kartenterminals 2 Seiten 220 kB, Lieferantenlieferschein 1 Seite 2,1 MB.  <<-- UNGELOGEN!

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Da sollte einmal die Scannereinstellung optimiert werden.

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@einmalnoch  schrieb:

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@renek  schrieb:

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Beispiel: DKV-Abrechnung 4 Seiten bunt 55kB, Abrechnung Kartenterminals 2 Seiten 220 kB, Lieferantenlieferschein 1 Seite 2,1 MB.  <<-- UNGELOGEN!

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Da sollte einmal die Scannereinstellung optimiert werden.

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Das kommunizieren Sie mal Einzelunternehmern die von Technik keine Ahnung haben. 😄 Ich hatte schon den Fall das ein beauftragtes Unternehmen die Rechnungen falsch ausgestellt hat und nach meinem Hinweis darauf geschrieben hat "wenn Sie mir die Software bezahlen, dann stell ich das um". 😄 😄 😄

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TIFF ist was von gestern 😉. Auch PDF kann mittlerweile kompakt sein bzw. gar kompakter als TIFF (compact PDF) aber ja, kommt drauf an, was die Lieferanten draus machen. Die Telekom kann das perfekt. Farb-PDF Rechnung, 2 Seiten und super schön klein. Auch hier müsste es tatsächlich in meinen Augen mal Vorgaben von DE geben, die festlegen, wie eine Rechnung per PDF auszusehen hat und wie groß diese sein darf. 

Immer höher, schneller, weiter und irgendwann hat eine Rechnung 5GB - also wird DATEV auch das myDATEV Dokumentenspeichervolumen anheben müssen. Weil ein Plan der DATEV allein macht nicht so viel Sinn und wird nicht DE-weit umsetzbar sein, weil irgendwer immer aus der Reihe tanzen muss. 

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@metalposaunist  schrieb:

TIFF ist was von gestern 😉. Auch PDF kann mittlerweile kompakt sein bzw. gar kompakter als TIFF (compact PDF)  

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Richtig. Datev arbeitet aber am besten mit TIFF, wobei in einer pdf die OCR besser arbeitet (meiner Erfahrung nach). Zudem müssen die Geräte/Software compact-pdf unterstützen.

Ich weiß ehrlicherweise gar nicht was der Speicher bei datev kostet und wieviel "inklusive" ist. Aber unsere Kosten steigen tatsächlich jährlich an... Erschreckt mich immer wieder.

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@renek schrieb:

Datev arbeitet aber am besten mit TIFF,

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Nicht mehr. Früher war das der Fall, als DMS classic was tolles, Neues war. Ich habe unsere MFPs alle auf PDF umgestellt als Standardformat. Dank Nuance PDF können wir auch PDF bearbeiten und auch mit DMS classic kann man mit PDF gut arbeiten. Das neue DATEV DMS macht's da wohl noch etwas besser.  

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@renek schrieb:

Zudem müssen die Geräte/Software compact-pdf unterstützen.

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Korrekt. Aber selbst unser uraltes Konica MFP kann compactPDF und daher least man solche MFPs meist auf x Jahre, damit man diese danach austauscht, weil sich auch in Sachen MFPs einiges getan hat. Ist ja nur ein Drucker/Scanner ist auch so ein Ding von gestern 😄.

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@renek schrieb:

Ich weiß ehrlicherweise gar nicht was der Speicher bei datev kostet und wieviel "inklusive" ist. Aber unsere Kosten steigen tatsächlich jährlich an... Erschreckt mich immer wieder.

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Für mehr Durchblick im Speicherdschungel: Ihr MyDATEV Dokumentenspeicher und das Recht auf der SmartCard / SmartLogin hilft sehr 😉.

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@metalposaunist  schrieb:

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@renek schrieb:

Zudem müssen die Geräte/Software compact-pdf unterstützen.

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Korrekt. Aber selbst unser uraltes Konica MFP kann compactPDF und daher least man solche MFPs meist auf x Jahre, damit man diese danach austauscht, weil sich auch in Sachen MFPs einiges getan hat. Ist ja nur ein Drucker/Scanner ist auch so ein Ding von gestern 😄.

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Ich hab das mal gerade an unserem Kotzera ausprobiert. Nennt sich dann pdf hochkomprimiert. Allerdings mit sind dann Unterschriften mit Kugelschreiber echt mies... Aber an den neuen Geräten die wir nächsten Monat bekommen werde ich das noch einmal ausprobieren. 😉

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TIF ist von Haus aus nicht kompakt, die meisten Scanner können aber TIF mittels CCITT sehr gut komprimieren und DATEV speichert es auch komprimiert ab. Wird aber die TIF Datei aus dem Archiv herausgeholt (z. B. DVD mit Belegbildern) wird die Datei unkomprimiert abgelegt. Da hat dann mal eine mit 50 kb abgelegte Datei eine Größe von schlapp 1 MB.

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@einmalnoch  schrieb:

Wird aber die TIF Datei aus dem Archiv herausgeholt (z. B. DVD mit Belegbildern) wird die Datei unkomprimiert abgelegt.

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😲Okay. Das ist aber mal unschön. Ich probiere wie gesagt die neuen MFG aus sobald die da sind. Dann werden wird auf jeden Fall dann auch umstellen bevor die Geräte für alle in Betrieb genommen werden. Also Danke für den Hinweis.

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@metalposaunist Wieso? Genau das was @Jensenmann beschriebt kann ich doch jetzt auch schon in DUO dar stellen. Die Belege kommen werden digitalisiert, erstmal Formal geprüft (Fibu), dann zur Zahlung vorbereitet FiBu, der Chef geht Abends / Freitags hin und sichtet alle vorbereiteten Zahlungen inhaltlich und gibt die Zahlung via EBICS frei. --> Nimmt Rücksprache bei Unklarheiten.

Der Prozess wird kürzer aber das ist sicherlich auch erwünscht.

@Jensenmann Wenn Sie einzelnen anderen neben dem Chef die Möglichkeit geben wollen Geld zu überweisen. (Kleinbeträge) dann ist das leider nur schwer darstellbar. (Workaround: Bei der Bank hinterlegen, dass das tägliche Limit für HBCI User Max Mustermann bei xxx,yy Euro am Tag / Monat liegt.)

Haben Sie mal die Durchlaufzeit einer zu zahlenden Rechnung gestoppt? --> Eingangsdatum ab öffnen des Briefkastens - Geld ist angewiesen. Alles was da länger als 24h ist ist zu lang.   

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@jjunker schrieb:

@metalposaunist Wieso?

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Wofür bastelt DATEV gerade dann an einem Freigabeprozess 🤔? Oder wollen Sie alles in einem installierten DATEV machen? Dann braucht jeder, der am Prozess beteiligt ist, Zugriff auf DATEV & EDV, was ggf. wie beschrieben nicht immer der Fall sein muss. 

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@metalposaunist Wofür man den Freigabeprozess braucht? --> Kann ich nicht beantworten.

In meinen Augen wollen dort einige den analogen Prozess digital nachbauen. Nur dann kann ich den auch gleich analog lassen weil jeder Vorteil verloren geht. Digital zu Fuß nenne ich sowas.

Zumindest wenn es nur darum geht Rechnungen zu prüfen und zu bezahlen.

Wenn automatisch Auftragsformular, Bestellbestätigung und Rechnung ausgelesen, abgeglichen und zur Zahlung vorbereitet würden... 😎 nur wird DATEV sowas nicht liefern.

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@Jensenmann Tipp am Rand. Die Digitalisierung ist für einen längeren Zeitraum ein Fulltimejob. Entweder ein erfahrener Kollege wird für ein halbes Jahr 20h die Woche freigestellt um sich nur darum zu kümmern (abhängig von der Unternehmensgröße) oder man holt sich externe Expertise. 

@metalposaunist sucht denke ich leider nichts freiberuflich neben bei? 😋 ich auch nicht.

Vielleicht findet sich aber hier jemand?

Achja:  Der interne Kollege mit dem Hut "Digitalisierung" muss vom Chef Weisungsbefugnis erhalten und Rückendeckung haben. Also kein Hut aufgesetzt sondern eher eine Krone verliehen bekommen.

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@jjunker schrieb:

@metalposaunist sucht denke ich leider nichts freiberuflich neben bei?

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Gerne auch hauptberuflich 😉 aber selbst da reicht mein DATEV Wissen noch nicht aus und es gibt im DUO noch eine tolle Menge neues zu entdecken. Teils auch, weil unsere Mandate eher noch im "wir scannen erstmal" hängen bleiben statt das volle Potential von DUO nutzen zu wollen. Da müsste ich mir mal ein paar DATEV Seminare zu Gemüte führen, wie sich DATEV Workflows vorgestellt hat. 

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@metalposaunist "Da müsste ich mir mal ein paar DATEV Seminare zu Gemüte führen, wie sich DATEV Workflows vorgestellt hat. "

ich kann immer noch nicht zitieren. 😋

Wie sich DATEV Workflows vorstellt ist mir ehrlich gesagt ziemlich Wumpe. --> Das System gibt einige Workflows her. Nicht im Sinne des Erfinders aber läuft.

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@metalposaunist  schrieb:

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Da müsste ich mir mal ein paar DATEV Seminare zu Gemüte führen, wie sich DATEV Workflows vorgestellt hat. 

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Dann das hier?

https://www.datev.de/web/de/top-themen/steuerberater/digitalisierung/beratungs-und-schulungsangebot/datev-experte-fuer-digitale-finanzbuchfuehrung-2-0/