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Probleme mit der OCR und Vorbelegung der Belegdaten

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letzte Antwort am 11.12.2019 22:10:53 von jjunker
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MScheel
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Hallo

 

ich bin Kinderarzt und nutze Unternehmen Online für meine Buchhaltung seit 2014.

Ich habe seit Beginn Probleme mit der OCR, die aber in letzter Zeit immer mehr werden.

 

Zu Anfang wurden nur die Namen meiner Rechnungsempfänger häufig nicht erkannt.

Mittlerweile habe ich, obwohl meine Rechnungen sich seit 5 Jahren nicht verändert haben, Probleme in fast allen Belegfeldern.

 

Heute z.B. von 50 zu bearbeitenden Rechnungen wurden bei ca. 20 das Rechnungsdatum nicht richtig erkannt, sondern ein Datum verwendet, das aus der Rechnung als Leistungsdatum ausgewiesen wurden.

 

Die Namen der Empfänger werden weiterhin nur sehr selten richtig erkannt, meistens gar nicht, oder nur der Vorname, oder sie werden im Dokument vollständig erkannt (grün markiert), aber in den Belegdaten mit Diversen Debitoren vorbelegt trotz richtig erkanntem Namen.

 

Mittlerweile ist es auch von 50 Rechnungen bei mind. 10 so, dass der Betrag nicht erkannt wird und ich diesen händisch eintragen muss.

 

Es ist auch kein System zu erkennen. Einfache Rechnungen mit nur einer Position gehen teilweise nicht und komplizierte Rechnungen über 2 Seiten werden 1a erkannt. 

 

Der Aufwand steigt mittlerweile deutlich an und ich wäre sehr dankbar für eine Lösung.

 

Warum kann ich die OCR nicht auf meine Rechnungen "Trainieren"?

 

Ich bitte um Hilfe

 

Mit freundlichen Grüßen

 

Michael Scheel

 

 

jjunker
Allwissender
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Die OCR Erkennung kann soweit ich es in Erfahrung gebracht habe nicht trainiert werden. 

 

Vorschlag: Entweder

 

die Rechnungen mittels DATEV Auftragswesen schreiben ( keine eigenen Erfahrungen)

 

oder

 

eine Kundennummer hinzufügen. Wobei in Ihrem Fall Patientennummer der Begriff der Wahl wäre. Dieser wird wiederum von der OCR nicht erkannt werden.

Die eindeutige Nummer in der Liste Ihrer Rechnungsempfänger mit den Daten Ihrer Patienten kombinieren.

 

Die DATEV versteift sich in meinen Augen sehr auf USt-ID und IBAN als Erkennungsmerkmale. Das diese nicht immer gegeben sind scheint den Entwicklern nicht klar zu sein.

 

Dritter Weg wäre es die Rechnungen in einem Programm zu schreiben, dass Ihnen eine für Ihren Steuerberater zu importierende Datei generiert. Die damit generierten OPOSbuchungen verknüpft ihr Steuerberater dann mit den von Ihnen hochgeladenen Belegen. 

So mache ich das mit unseren eigenen Rechnungen. Nur das unsere OPOS Buchungen aus dem Datevrechnungsprogramm direkt generiert werden.

Unsere Rechnungen erkennt DUO auch unzureichend. Ich hatte genau wie Sie keine Lust mehr in DUO Belege zu suchen.

 

Können Sie eine anonymisierte Rechnung als Bild hier posten? Musterpraxis an Musterfrau. 

MVP Müll_Verbreitungs_Problem
MScheel
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Hier eine Demorechnung

eliansawatzki
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Hallo Herr Scheel,

 

vor dem Datum sollte auch „Rechnungsdatum“ stehen. Die OCR sucht das Wort „Datum“ und dann eine Datumsangabe in der Nähe. Letzteres erklärt auch, warum das Leistungsdatum vorgeschlagen wird.

jjunker
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Die Rechnungen sind ja tatsächlich gescannt.😮

Können Sie das generierte PDF nicht direkt aus dem Rechnungsschreibungsprogramm importieren?

In der Regel erkennt die OCR solche Belege nach meinen Erfahrungen besser.

 

Hinzukommt, dass die gewählte Schriftart sehr filigran ist und wenig satt gedruckt wurde.

 

Das erklärt nicht, warum es zunächst reibungslos lief und nun nicht mehr aber würde wahrscheinlich zu einer Verbesserung führen. Auch das vor dem Rechungsbetrag "EUR" und nicht "Summe" oder "Rechnungsbetrag" steht (unterhalb der Auflistung, der Einzelpositionen) ist nicht hilfreich.

 

Mehr fällt mir leider nicht ein.

MVP Müll_Verbreitungs_Problem
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MScheel
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Die Rechnungen werden durch die eingesetzte Arztsoftware generiert und da kann ich, außer den Text unter der Rechnung bezüglich Verzug, nichts ändern.

 

Leider lassen sich da auch keine elektronischen Versionen von erzeugen.

Wir scannen die Rechnungen allerdings über das DATEV Modul ein als TIFF Datei.

Das hier war jetzt einmal kurz für Demo Zwecke durch den Scanner als JPG.

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jjunker
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Welches Programm bietet denn bitte nicht den Export als PDF an? Das ist ganz schwach.

Dann würde ich mich an ihrer Stelle mal mit tatsächlich Auftragswesen online auseinander setzen. Werden seitens der Kammer gezwungen, dieses Programm einzusetzen? Es gibt Dutzende andere Rechnungsschreibungsprogramme.

MVP Müll_Verbreitungs_Problem
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stefanli
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Die Hilfen gehen aus meiner Sicht in die ganz falsche Richtung! Es kann doch nicht sinnvoll sein, ein Dokument durch Klausulierung in die Richtung der OCR zu drängen. Und wenn eine spartenspezifische Software, wie es eine Arztsoftware nun mal ist, irgendwas nicht kann, so what......

 

Wir müssen Belege von vielen Unternehmen aus dem Ausland verarbeiten und arbeiten ständig daran, die Lesbarkeit durch unsere Möglichkeiten zu verbessern. Bis wir Digitalisierung tatsächlich vollständig umsetzen und man sich nur noch Datensätze von A nach B und dann zur Bank zur Buchhaltung schiebt, werden noch viele Jahre ins Land ziehen. Aber die Möglichkeit diese Rechnung in OCR vernünftig auszulesen, wäre da. Allerdings anscheinend nicht mit DUO.🤔

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jjunker
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Da bin ich prinzipiell der gleichen Meinung. Die Entwicklung der OCR Erkennung ist bei DATEV vor Jahren stehengeblieben. Wem der Begriff lettermatching was sagt weiß was möglich wäre wenn man denn nur wollte. 

 

Die vorgeschlagenen Hilfen sind Symptombehandlungen. „Geheilt“ wird man damit nicht. 

 

Nichts destotrotz bleibe ich bei der Aussage, dass es auch von einer Spatensoftware unglaublich schwach ist kein PDF erzeugen zu können. Das kann mittlerweile jedes, Entschuldigung, Mistprogramm vom freedownload Bereich bei Chip.de.

MVP Müll_Verbreitungs_Problem
martinkolberg
Meister
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Es wäre hilfreich, wenn Sie die bei UO- gespeicherte TIF- Datei dieser Rechnung hier im Original posten könnten.
Einfach aus UO heraus "exportieren".

Es besteht der Verdacht, daß die bunten Felder die Textkennung in Probleme laufen lassen.
Vielleicht gibt es ja andere Probleme beim scannen, die beim Sichten des bei DATEV hochgeladenen Dokumentes offensichtlich werden.

PS. in welchen Ordner scannen sie? doch hoffentlich "Ausgangsrechnungen"...

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martinkolberg
Meister
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Sieht die TIF möglicherweise so aus?

PS: DATEV... Warum kann man hier keine TIF- Dateien einfügen ???Unbenannt.GIF

 
MScheel
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@jjunker 

 

gezwungen bin ich nicht, im Arbeitsalltag ist es allerdings nur mit hohem Aufwand möglich, ein anderes Programm dafür zu verwenden, da ich in der Patientenakte direkt die Behandlungsziffern beim Patienten eingebe.

Wenn ich dies "Nacharbeiten" würde, weil ich ein anderes Programm dafür nehme, dann müsste meine Arzthelferin 30min pro Tag mit Buchhaltung verbringen, was mich im Endeffekt mehr kosten würde, als die "kleine" Unannehmlichkeit mit dem nicht-erkennen von Datum oder Summe.

 

Eine PDF Erzeugung könnte ich, wenn ich darüber nachdenke, natürlich über einen PDF Drucker realisieren.

Wäre vielleicht mal einen Versuch wert. Dann muss halt nur jede Rechnung einmal als PDF und einmal auf Papier ausgedruckt werden.

 

'Die Frage ist nur ob es die Ursache des Problems ist, denn erkannt werden ja die meisten Dinge bei den meisten Rechnungen richtig, nur immer wieder eben nicht obwohl sich an der Rechnung und der Qualität des Scanns nichts getan hat.

 

Und über die letzten 5 Jahre ist die Qualität der Erkennung gefühlt schlechter geworden, bzw eigentlich eher im letzten Jahr. Namen wurden noch nie gut erkannt.

 

Und natürlich unterscheide ich auch zwischen Rechnungsausgang, Rechnungseingang, Kasse und Sonstiges.

 

Eine tif Rechnung habe ich angehängt (als JPG gespeichert). An der Qualität des Scanns liegt es sicher nicht.

 

 

jjunker
Allwissender
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Ich würde auf jeden Fall einen PDF Drucker nehmen. Da hätte ich auch selber drauf kommen können. 🤭😅

 

Spart das Handling der Papierrechnungen fürs Scannen. Der Effekt wäre gering und aber vorhanden. Und es spart Papier sowie Platz.

MVP Müll_Verbreitungs_Problem
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martinkolberg
Meister
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Wenn die Rechnung per PDFCreator erstellt wird und dieses Original- Dokument nach einem Ausdruck für den Patienten in UO abgelegt wird, dann hätten wir den ersten Schritt für die papierlose Ablage.

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MScheel
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Leider ist es bei mir schon wieder gescheitert, weil ich die Rechnungsvorlage nicht bearbeiten kann.

 

Mein Briefkopf und die Bankverbindung ist auf meinem Briefpapier, auf das wir die Rechnung drucken.


Bei Benutzung des PDFCreators entstehen somit Rechnungen ohne Briefkopf und ohne meine Bankverbindung.

 

Ein Satz mit X....

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jjunker
Allwissender
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https://www.giga.de/downloads/pdfcreator/tipps/mit-dem-pdfcreator-briefpapier-auf-dokumenten-hinterlegen/

 

nur der erste Treffer bei Google zu Vorlagen Briefpapier im PDF creator, 🙂 Nur die Frage ob das Mühe wert ist.

MVP Müll_Verbreitungs_Problem
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MScheel
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Naja, aktuell ist der Aufwand ärgerlich aber so gering, dass ich keine größeren Umstellungen machen werde.

 

Ultimativ ist das Problem ja ein DATEV Problem und ich weiß nicht, warum ich dafür ein Workaround machen sollte.

 

Wenn Dinge früher 1a funktioniert haben, ich nix geändert habe und jetzt plötzlich die Hälfte nicht mehr geht, dann hat DATEV sich verschlimmbessert.

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DATEV-Mitarbeiter
Franziska_Pfadenhauer
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo Herr Scheel,

 

melden Sie sich gerne bei uns im Service, dann können wir uns gemeinsam mit Ihnen die betroffenen Rechnungen anschauen und überprüfen, warum die Erkennung nicht optimal funktioniert.

Freundliche Grüße
Franziska Pfadenhauer | DATEV eG
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jjunker
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Herr Scheel hat weiter oben im Thread eine Musterrechnung angehängt. 😉

MVP Müll_Verbreitungs_Problem
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letzte Antwort am 11.12.2019 22:10:53 von jjunker
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