HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert?

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Liebe DATEV,

Liebe Community, 

immer wieder wird die Frage nach der Möglichkeit "wie bekomme ich Belege, schnell, effizient und einfach digitalisiert" gestellt und nach den passenden Scannern gefragt. Ich möchte dies einmal ausführlich am Beispiel des Brother ADS-2800W beleuchten, der in seiner Nutzung äußerst flexibel eingesetzt werden kann. Ich kann den Scanner uneingeschränkt für die Nutzung von UO empfehlen. Auf geht's!

lokal angeschlossen mit USB-Kabel

Hierbei gibt es prinzipiell 3 Möglichkeiten:

• DATEV ScanModul
• Brother Utilities
• DATEV Upload Online

Vorteile DATEV ScanModul

Belegtypen lassen sich beim Scannen "mitgeben"

das Heften ist möglich

Scans werden im TIFF Format schön klein

Automatismen via Verknüpfung möglich: Belegtyp, Heften, Duplex, ... 

Nachteile DATEV ScanModul

manuelles Heften kostet Zeit

Ändern des Belegtypen nach Heften nicht ohne weiteres möglich

viel Arbeit / Klickerei am Bildschirm

Vergrößern der Scans mittels STRG+Mausrad nicht intuitiv möglich

mehrere Eingangskörbe / pro Belegtyp einer / unübersichtlich

Scan nur an 1 PC möglich

TWAIN Treiber nötig > HPs machen gerne und oft Zicken

Aktualisierung DATEV Belegtransfer von Hand

Vorteile Brother Utilities + Belegtransfer

One-Touch Scan möglich

sinnvoll, wenn man nur 1 Belegtypen scannen muss

Nachteile Brother Utilities + Belegtransfer

One-Touch nur in 1 bestimmten Ordner > manuelle Zuweisung der Belege nötig

Scan nur an 1 PC möglich

Aktualisierung DATEV Belegtransfer von Hand

Vorteile DATEV Upload Online

intuitiv zu bedienen

kein Belegtransfer nötig

mittels Button in DUO integriert

mit "jedem" aktuellen Browser nutzbar

auch mit DATEV SmartLogin nutzbar

nutzbar mit "billigen" MFPs (z.B. Canon PIXMA)

Nachteile DATEV Upload Online

heften manuell nötig

Captiva Runtime nötig 

Absturz der Webseite = alle Scans sind weg

Brother Scannertreiber möchte ggf. erst mit Fix: #BT1008 beim Scanvorgang mit DATEV Upload online 

mit einer Auflösung von 1366x768 Pixeln = viel Scrollerei

Belege werden "durcheinander" hochgeladen; nicht in Scanreihenfolge

Belegtypen stellen sich nach Nutzungshäufigkeit um

im Netzwerk angeschlossen mit LAN-Kabel

Hierbei gibt es prinzipiell 3 Möglichkeiten:

• DATEV Belegtransfer (Königsweg 1: mehr dazu siehe unten)
• DATEV Upload Mail (Königsweg 2)
• DATEV Upload Online

Vorteile Belegtransfer

vollständige Automatisierung möglich

One-Touch Konfiguration möglich

Heften beim Scan automatisch möglich

"jeder" kann Belege digitalisieren 

auch ohne Server mit Einzel-PC möglich

Nachteile Belegtransfer

Aktualisierung DATEV Belegtransfer von Hand

SMB/FTP-Freigabe nötig

ggf. Passwörter für Server nötig (EDV Systembetreuer im Boot)

Vorteile Upload Mail

kein Belegtransfer nötig

kein Sicherheitspaket nötig

jeder kann Belege digitalisieren

jeder Belegtyp anlegbar

One-Touch Konfiguration möglich: Belege einlegen, Belegtyp wählen > fertig

Nachteile Upload Mail

viele einseitige Belege > alle einzeln einlegen / alle einzeln scannen

der Scanner kann nicht in 1 Rutsch aus 20 einseitigen Belegen 20x je 1 E-Mail erstellen

Angabe von SMTP-Server, Absender + Passwort notwendig (EDV Systembetreuer im Boot)

Microsoft365: lizenziertes Postfach notwendig

einmalig ggf. E-Mail Regel notwendig (wenn SMTP Absender kein Postfach hat) zur DATEV E-Mail-Adressbestätigung

Vor- und Nachteile Upload Online

siehe oben (kein Unterschied zur USB-Lösung)

Was mittels Brother Utilities schön ist (unabhängig von DUO): One-Touch in 1 Ordner macht dann Sinn, wenn man z.B. im Außendienst ist und einfach nur digitalisieren will. Belege oben rein, 1 PDF in Farbe unten raus an Ort C:\scans (als Beispiel). Arbeitet man via WTS/RDS/DATEVasp kann man direkt aus der Sitzung auf den Ordner zugreifen und mit dem Scan in DATEV weiterarbeiten. Kein Wechsel der Ebenen (WTS/lokal) mehr nötig. 

weitere Informationen zu Königsweg 1:

Angedacht ist die Lösung vom Ablauf her so: Installation Belegtransfer, Anlage aller Belegtypordner für alle Firmen (ggf. hat 1 Mandant mehrere Firmen). Wo diese Ordner erstellen werden (PC oder Server), spielt keine Rolle. Schön ist es, wenn es einen Server gibt, der gesichert wird. Dann werden im Zweifel auch die noch nicht zur DATEV geschickten Belege gesichert. Vorteil 2: Benutzer scanner + Passwort kann zentral angelegt werden, Berechtigungen für den Ordner sind einfach zu vergeben, Angabe der Daten im Scanner einfach. 

Einrichtung aller Belegtypen als jeweils eigenständige Ziele inkl. Format: SW, 300dpi, TIFF, einseitig & mehrseitig, Duplex, Leerseitenerkennung, Helligkeit + Kontrast für Kassenbelege, .... Der Brother hat 25 davon (Screenshot als Beispiel). 

Brother Display wird so standardmäßig angezeigt (wenn man's einstellt 😉) :

Pro Nummer (1 bis 8 ) gibt es 6 Shortcuts (also insgesamt 48). Per Klick kann man sich die vorher angelegten Ziele (Belegtyp, Firma, einseitig, mehrseitig) aussuchen und One-Touch aktivieren. 

Ergebnis 1: 20 einseitige Rechnungseingänge oben rein, 1 Button RE einseitig gedrückt, Scanner scannt 20 Seiten, macht 20 TIFFs draus (ca. 80KB pro Seite), legt diese im Ordner ab, Daten senden im Belegtransfer, fertig. 

Ergebnis 2: 1 Rechnung mit x Seiten oben rein, 1 Button RE mehrseitig gedrückt, Scanner scannt x Seiten, macht 1 TIFF mit x Seiten draus, legt diese im Ordner ab, Daten senden im Belegtransfer, fertig. 

Daten senden klickt man natürlich nur an, wenn alles fertig gescannt ist. 

Weitere Automatisation mittels PC: Belegtransfer im Überwachungsmodus > sobald Scanner fertig ist, wird der Scan automatisch zur DATEV hochgeladen 

Weitere Automatisation mittels Server: Installation Belegtransfer am Server, Bestellung Betriebsstätten mIDentity, Belegtransfer im Überwachungsmodus oder via Sendetermine verwalten eine Windows Aufgabe erstellen

Hinweis zu Scan-to-SMB an einem Windows 10 mit Microsoft Account angemeldeten PC: Der Benutzername + das Passwort am Scanner, mit dem sich jener am Windows 10 anmeldet, um seine Scans dort ablegen zu können, ist NICHT die E-Mail-Adresse und NICHT unter C:\Users\<5Buchstaben> sondern der Name, der unter Konten steht inkl. Leerzeichen. Das Passwort ist jenes zum Microsoft Konto. 

Bei Fragen: immer gerne auf uns zukommen 😊! Ich weiß, einfach ist das alles nicht aber ich bitte darum: macht's Euren Mandanten so einfach wie möglich. Nur so steigt die Akzeptanz zur Digitalisierung und wenn's einfacher und schneller geht als mit Papier - umso besser. Das muss das Ziel sein. 

Und spätestens jetzt wird man verstehen, warum wir uns etwas aufgeregt haben, als DATEV meinte nach dem Motto "das SmartLogin ist ausreichend für alles". Wenn man effizient scannen will, kommt man um einen mIDEntity meiner Meinung nach nicht herum. 

Weitere Pro/Cons nehme ich auf und lasse sie durch @Dirk_Jendritzki in Post #1 hinzufügen 😬.

P.S. Mandant war heute mit Königsweg 1 mehr als glücklich 👍

P.P.S. wer ungeduldig ist, kann auch den Brother ADS-3600W nutzen - das Prinzip ist das gleiche nur 50S/min statt 30S/min

Auf Wunsch des Autors ergänzt

Update 1: Scan mit Canon Dokumentenscannern und der Software OnTouch

Update 2: Scan mit der Software NAPS2 (Not Another PDF Scanner 2)

Update 3: Scan mit Brother iPrint & Scan

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Nachteile Brother Utilities + Belegtransfer

One-Touch nur in 1 bestimmten Ordner > manuelle Zuweisung der Belege nötig

Scan nur an 1 PC möglich

Aktualisierung DATEV Belegtransfer von Hand

Und wenn du pro Belegtyp der Datei einen bestimmten Namen gibst und im Hintergrund läuft ein Programm wie File Juggler und verschiebt die Dateien dann automatisch in ein bestimmtes Belegtransfertool-Verzeichnis? So mache ich das beispielsweise bei den PDF-Bankauszügen. Meine Bankensoftware lädt die Bankauszüge in ein bestimmtes Download-Verzeichnis. File Juggler überwacht diesen Ordner mit einer Regel: "Wenn das PDF im Namen "DE27 4564 xxxx" enthält, dann verschiebe die Datei in Order Y."

Ich verwende übrigens den Scandinavier (ScanDinA4).  Zum Teil verwende ich dort auch diese Lösung: Ich scanne den Beleg ein. ScanDinA4 schickt dann eine Mail an mein Postfach. Die Mail wird automatisch in einen bestimmten Ordner verschoben. Diesen überwacht "Automatic Email Processor2", welche den Scan in ein bestimmtes Verzeichnis speichert - je nach Dateinamen.

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@Steuerpirat schrieb:

Und wenn du pro Belegtyp der Datei einen bestimmten Namen gibst und im Hintergrund läuft ein Programm wie File Juggler und verschiebt die Dateien dann automatisch in ein bestimmtes Belegtransfertool-Verzeichnis?

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Technisch ist immer fast alles machbar 😋. Da es hier primär um Lösungen für Mandanten geht, muss das so einfach wie möglich, stabil, zuverlässig und sauber laufen. Je mehr Tools und Programme im Spiel sind, umso mehr muss man diese up2date halten und umso mehr potentielle Fehlerquellen gibt es. Wenn das für Dich klappt, top 😊.

Aber man kann nicht pro Belegtyp 1 Shortcut anlegen. Die Brother Utilities können nur: Datei, E-Mail, Bild, ... und da kann man Standards festlegen aber nicht mehrere im Reiter Datei. Also heißen alle Scans gleich und werden fortlaufend nummeriert. Daher nutze ich diese Lösung nie; steht hier nur der Vollständigkeit halber auch mit dabei. 

Die Brother Utilities können natürlich auch mit dem Scanner via IP sprechen. Aber das macht den Workflow nicht anders. 

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@Steuerpirat schrieb:

Ich verwende übrigens den Scandinavier (ScanDinA4).

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Habe ich auch in der Kanzlei getestet und für technischen Schrott empfunden. So viel Geld für so eine Scan-Leistung? 🤔 No Way. Die Idee ist sehr gut und einzigartig. Das Konzept ist gut. Der Scanner von plustek als Basis aber sehr, sehr schwach und ich habe das große A350 Modell da. Mehrere Quittungen, Tankbelege und Co. oben rein und nach dem 1. Einzug meldet unser Modell: Papierstau 😂. Lächerlich 😠. > 500€ für einen Dokumentenscanner, der nicht mal sauber mehrere Quittungen scannen kann? Das kann selbst ein Fujitsu fi-71x0 besser. Wenn man die Quittungen der Größe sortiert und sie dann reinlegt hat man mehr Glück aber wer im Himmel sortiert erst Quittungen? Dann kann ich die gleich aufs Vorlagenglas legen. 

BTW: Dann macht auch der Name Sinn, wenn der nur DIN A4 gut scannen kann. Sonst würde er ja ScanSchnipsel heißen 😂. Sorry wenn ich den durch den Kakao ziehe aber da ist ein Brother, Fujitsu und Canon 10x besser fürs Geld. Der hat dann nur keine direkte UO Anbindung. Aber wenn man eh mit UO arbeiten möchte (Belege, Bank, Auswertungen, ...) kommt man nicht um einen PC herum. 

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Ja, mit dem ScanDinA4 hast du leider recht. Für den Mandantengebrauch eigentlich nicht zu empfehlen, weil es ständig zum Papierstau kommt. Meines Erachtens zieht er einfach zu schnell ein und dann gibt es die Verstopfung. Für den Eigenbedarf geht es, aber man muss ihn halt behutsam behandeln und streicheln wie einen Fiat.

Stimmt. Man muss die Tools am Laufenden halten, ist jetzt nicht sonderlich zeitaufwendig, aber es braucht etwas technisches Verständnis. Beim Mandanten vermutlich wird das zu Problemen führen.

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@Steuerpirat schrieb:

Ja, mit dem ScanDinA4 hast du leider recht. Für den Mandantengebrauch eigentlich nicht zu empfehlen, weil es ständig zum Papierstau kommt.

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DANKE! Bin ich weder zu doof, noch habe ich also ein Montagsmodell noch sind es also andere Gründe, wenn Du Gleiches erfährst. Nicht, dass ich hier nachher wegen Falschaussage noch in der Hölle 🔥 lande, weil @Thilo_Kuhn hier nämlich mitliest 😉. 

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Aktuell müsste ich ihn zu Plustek schicken, da er beim doppelseitigen Scan (und nur dort) rechts einen schwarzen Strich erzeugt. Aber nicht aufgrund mechanischer Verunreinigung, sondern die Ursache muss wohl softwareseitig sein (denn alles x-mal geputzt und gereinigt). Der Plustek ist wie eine Motorsäge: Man braucht immer zwei davon. Warum? Weil eine ist immer kaputt.

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... habe den bisherigen Thread nur 'quer' gelesen.

Dass der ADS-2800W gut zu gebrauchen ist, kann ich bestätigen.

Wir haben mehrere davon, und da es mehr Mitarbeiter als Scanner gibt, sind einige Mitarbeiter per USB und einige weitere per Netzwerk angeschlossen.

Bei den Brother Utilities ist mir aufgefallen, dass sie sehr 'zickig' reagieren können, wenn man von USB auf Netzwerk oder von Netzwerk auf USB umstellen will.

... da sah ich mich schon mehrere Male gezwungen, die Brother-Software komplett zu deinstallieren und neu zu installieren.

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@vogtsburger schrieb:

Bei den Brother Utilities ist mir aufgefallen, dass sie sehr 'zickig' reagieren können, wenn man von USB auf Netzwerk oder von Netzwerk auf USB umstellen will. ... da sah ich mich schon mehrere Male gezwungen, die Brother-Software komplett zu deinstallieren und neu installieren.

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Ist auch korrekt 👍. Weil man bei der TWAIN Treiber Installation ganz zu beginn festlegen muss: USB, WLAN oder LAN. Und so trägt sich der Brother auch ins System ein und wenn am USB-Kabel nichts mehr hängt, weil die Brother Utilities über IP gehen sollen, muss man denen das sagen und da man das meiner Meinung nach nicht in einem Tool umstellen kann: Neuinstallation.

Doof sind auch 2 Geräte an einem System. Für jedes muss man eigene Treiber installieren, damit man die Auswahl hat. Und das sogar beim ADS-2600W und beim ADS-2600We. Bei Brother 2 komplett verschiedene Modelle. 

Deshalb: Wenn der Scanner schon alles richtig machen kann und der im Netzwerk hängt, braucht man sich um TWAIN am Client keine Gedanken machen. Dann ist man sehr flexibel. 

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@Steuerpirat schrieb:

Der Plustek ist wie eine Motorsäge: Man braucht immer zwei davon. Warum? Weil eine ist immer kaputt.

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Really 🙄? Dann lege ich Dir einen Brother ans Herz. Wirst Du deutlich mehr Freude mit haben. Ich habe @Thilo_Kuhn ja bereits erwähnt. Vielleicht gibt es in diesem Fall eine schicke Lösung 😉? Wenn's so ein Modell sein soll, schaue mal nach scannerbox oder auch der scanfabrik 👍. Die dortigen Scanner als Grundlage sind deutlich zuverlässiger. 

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@metalposaunist  schrieb:

... Weil man bei der TWAIN Treiber Installation ganz zu beginn festlegen muss: USB, WLAN oder LAN...

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ja, das ist klar, dass man sich bei der Erstinstallation für eine der drei Anschlussvarianten entscheiden muss.

Aber eine zusätzliche Nachinstallation ist auch möglich,

z.B.

1. Treiber-Installation "USB"

2. Treiberinstallation "Netzwerk"

... das scheinen die "Brother-Utilities" so gar nicht zu mögen, obwohl man mit anderer Software oder mit (Brother) "iPrint&Scan"  dann wählen und wechseln kann zwischen USB und Netzwerk.

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Vielen Dank für den Beitrag 🙂

Ich beantrage, diesen nach Möglichkeit zu pinnen.

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Update 1: Scan mit Canon Dokumentenscannern und der Software OnTouch

Auch Canon Dokumentenscanner mit der Software OnTouch kann ich für Unternehmen online sehr empfehlen. Hierbei wird aber 1 PC per USB mit dem 1 Scanner verbunden. Gescannt wird via PC. Für einen Einzelarbeitsplatz ist das OK. Auch mehrere Benutzer können an dem PC scannen. Ein "Scan im Vorbeigehen" wie beim Netzwerkscanner von Brother ist damit aber nicht möglich. 

Das prinzipielle Vorgehen habe ich bereits unter welcher Scanner Unternehmen Online? beschrieben.

Das Programm sieht optisch wie folgt aus:

Quelle: Canon Deutschland

Pro Belegtyp und pro Unternehmen gibt es min. 1 Shortcut. Hier stellt man alles wichtige ein: SW, 300dpi, PDF, Ausgabepfad (in die richtigen Ordner des Belegtransfers), Trennung, Format, ...

Wichtig hierbei: die Software beherrscht Belegstapel. Das heißt, die Software kann pro Seite 1 extra Stapel machen und macht so auch pro Stapel 1 PDF am Ende. Das kann man nutzen, wenn man nachher wieder heften möchte (einfach die Belege verschieben in der Software). Sehr viel cooler ist aber genau der entgegengesetzte Weg: Einfügen einer Trennung. 

Idee: Sämtliche mehrseitige Rechnungen alle zugleich einlegen; der Software sagen: mach bitte 1 Stapel draus. Jetzt würde ohne Bearbeitung die Software 1 PDF erstellen, was wir nicht wollen. Ziel ist es, pro mehrseitiger Rechnung 1 PDF zu haben, damit 1 Buchungssatz mit 1 Beleg verknüpft werden kann. Daher: Rechtsklick auf die letzte Seite einer jeden mehrseitigen Rechnung > Trennseite einfügen. Es erscheint ein grauer Balken mit der Zahl 0002. So geht man den Stapel durch und trennt diesen wieder nach Anzahl der Rechnungen auf. Das geht einfacher und schneller als das heften, weil Rechtsklick > heften leider nicht geht.

Tipp 1: für AUs (gelbe Zettel) einen eigenen Shortcut erstellen, weil die Schrift der Nadeldrucker nicht deutlich genug ist und der Beleg am Ende nicht lesbar ist. Hier statt SW Graustufen einstellen. Dateigröße pro AU: ca. 75KB PDF. Passt 👍 und alles ist lesbar. 

Tipp 2: extra Shortcut erstellen für alle anderen Scans außer UO: hier in Farbe, JPG statt PDF, ... 

Tipp 3: statt manuell zu trennen beherrscht der Scanner auch Trennblätter, die man einlegen kann (aber nachher auch wieder aussortieren muss - ziemlich nervig, wie ich immer höre). Dann kann man noch mehr automatisieren. 

Hinweis (nicht getestet): Der Scanner hat ein LCD mit Ziffern. Hier müssten sich die Shortcuts hinterlegen lassen. Belege einlegen, Programm wählen, fertig.  

Heute eingerichtet an einem Canon DR-M140. Kunde war begeistert. Ebenso: 24 Quittungen bei Kartenzahlung (entspricht gar keinem DIN Format) frisst der Scanner auch inkl. der typischen "Rollenform" ohne auch nur zu meckern; auch egal, ob 1 Beleg mal länger als die anderen sind. 24 Kassenbelege in ca. 1 Minute digitalisiert, 1 Klick fertigstellen > PDF Dateien werden erstellt.

Belegtransfer: Daten senden, fertig. 

Ebenso ähnlich lässt sich mit einem Fujitsu Scanner fi-71x0 verfahren und der zugehörigen Software ScandAllPro.

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Update 2: Scan mit der Software NAPS2 (Not Another PDF Scanner 2) - vielen Dank an @StevenJames_Herron für den Hinweis 👍!

Für alle, die aktuell das DATEV ScanModul nutzen und wenn der Scanner via USB oder WLAN als TWAIN Scanner am PC installiert ist. Dank der Anlage unterschiedlicher Profile kommt man schnell zum gewünschten Ergebnis. Auch wenn dem Scanner keine Software wie bei Canon oder Fujitsu beigelegt wurde. 

Idee: Erstellung der bekannten Belegtypenprofile inkl. heften / nicht heften (einseitige Rechnungen oder mehrseitige Rechnungen). 1 Klick oder F-Taste als Kurzwahl und die PDFs werden im Belegtransferordner abgelegt. Daten senden, fertig. 

  

Nachteile:

• Kassenbelege werden auf DIN A4 (oder anderes festes Format) gescannt, das Format Original kann die Software nicht
• Speichern der Belege nach eventueller Bearbeitung: nur 1 PDF Profil einstellbar (1 Datei oder je Seite 1 Datei)
• Belege müssen nach dem manuellen Speichern als PDF gelöscht werden (Button ❌)

Vorteile:

• PDFs bei 300dpi und SW ca. 45KB groß (je Seite)
• Scans sind super schnell gemacht
• 1 Klick Lösung umsetzbar
• OCR Erkennung: gut (optional einstellbar)
• Leerseitenerkennung: gut
• 3MB Installationsdatei

Für aktuelle DATEV ScanModul Nutzer auf alle Fälle einen Blick wert!

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Nutzt ihr auch die barcode utility von brother?

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Nein, sieht zwar interessant aus aber habe ich gleich folgenden Gedanken zu, weil vor kurzem erst mit QR-Code erlebt: scannt man solche Dokumente in SW ein, ist es möglich, dass der Barcode und QR-Code beispielsweise zum Trennen der Seiten, wenn man von Hand stempelt, nicht erkannt wird. Also muss man in 8bit scannen, was die Dateigröße hoch treibt oder nachgelagert bei der Erstellung der Dateien dann 2bit machen. 

Die Barcode Utility sagt mir aktuell nichts. Das Video ist natürlich super toll 😄. Frage: Woher kommt der Barcode? Wird der vom Ersteller des Dokuments fest schon gedruckt oder stempelt man?

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Nach der Rechnungsprüfung ein hündischer Stempel.

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@metalposaunist Weiss nicht ob es jetzt schon mal jemand gesagt hat, aber der Brother hat Platz für 9 Taben a 6 Shortcuts, kam mit einer der letzten Firmware-Updates.

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@oschmitt: Das kenne ich vom 2800W gar nicht anders?! War es mal anders? Aber ja, sind 48 Shortcuts. Hatte auch den Fall, dass 1 Mandant 3 Firmen hatte und wir haben dann Tab 1 = Firma 1 und Tab 2 = Firma 2 und Tab 3 = Firma und zu jeder Firma hat man 6 Belegtypen. Passt 👍. 

EDITH: Ach, ist noch Tab 9 dazu gekommen? Dann liegt da der feine Unterschied. 

Problem nur: der ADS2800 hat "nur" 25 SMB/FTP Ziele. Also kann man damit eh nicht alle 48 belegen. Dafür dann mit TWAIN PC Scan oder ähnlich.

@Gelöschter Nutzer: Würde ich statt stempeln das anders lösen. 1. muss von Hand der Stempel drauf (kostet Zeit) und 2. nicht zu 100% sicher gestellt, dass der auch erkannt wird (Fehlerquote steigt, manuelle Nacharbeiten nötig). 

Am besten alle möglichen Fehlerquellen gleich ausschließen. Dann hat man am längsten Ruhe und einen effizienten Prozess. 

Käme der Barcode vom Lieferant "ab Werk", dann kann man sich den natürlich auch zu nutze machen.  

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Wahnsinn Herr Bohle.

Tolle Zusammenfassung.

Eine Frage bleibt: Was machen Sie eigentlich nebenberuflich ? 😉

Meine kurze Lösung:

Brother Utilities mit Buttons für für Eingang, Ausgang, Kasse - für Eingang gesonderte Buttons für ein- oder mehrseitige Rechnungen; ich ziehe es vor, den Heftvorgang bereits beim Scan vorzunehmen.

Belegtransfer "scharf" (Überwachung an).

Insbesondere, dass die Rechnungen aus den Verzeichnissen nach Übertragung gelöscht werden, empfinde ich charmant, da eine Überwachung und manuelle Löschung bereits hochgeladener Belege entfällt.

Sozusagen: "One-klick-Solution" für Scannen und hochladen.

Hinweis: Das Modell funtioniert nur mit SmartCard, da Belegtransfer von Smart Login nicht unterstützt wird !

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Danke für die Anleitung.

Ich habe hier jetzt einen Brother ADS 1700W stehen. Reicht vollkommen für unser analoges Rechnungsaufkommen (ca. 30-40 Belege pro Monat, der Rest über bereits gescannten digitalen Posteingang oder nur digitale Belege). Besser als irgendein Kombigerät mit Einzelblatteinzug.

Vorteil dieses Gerätes ist der Platzbedarf mit eingebauter "Staubklappe" und die freie Konfiguration des Touch-Displays. Für unsere Zwecke reichen die 4 Schnellstarttasten auf der Startsteite vollkommen aus. Das kann man sehr gut einstellen.

Nachteil: Leider braucht der Scanner etwas Zeit zum Booten so dass ich nicht wirklich einen vollautomatischen Flow (ich höffe die Staubklappe, der Scanner wird dann mit Strom versorgt und schaltet sich ein. Das werde ich ggf. wenn ich Zeit habe per Lötkolben und Bastelei nachrüsten.

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Hallo Herr Deusex, 

so einen Systemadmin wie Herrn Bohle im Background oder via Teamviewer dürften sich hier wohl viele wünschen. 🤣

Schönen Sonntag noch. 

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"Allwissender" trifft es eigentlich sehr gut. 

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Zunächst vielen Dank für das sehr interessante Thema. Um die Sache noch etwas runder zu machen: Was wird denn bei Ihnen/Euch an Scaneinstellungen verwendet?

Die wichtigen Stellschrauben sind in meinen Augen:

• Qualität
  • aktueller Wert: Farbe 200dpi
  • Dateigrößen Beispiele*):
    • Farbe 200dpi: 1,2MB **)
    • Farbe 300dpi: 2,5MB
    • Grau 300dpi: 4,6MB
    • SW 300dpi: 0,9MB
• Dateityp
  • aktueller Wert: PDF mehrseitig
  • Bei Stark komprimiert PDF mehrseitig verlängert sich die Verarbeitungszeit (Die Scanzeit bleibt gleich) um 60Sek (No-Go). Wenn gleich die Einsparung an Speicherplatz natürlich sehr stark ist: von 2,5MB auf 0,4MB.
• Dateigröße
  • aktueller Wert: Klein
• Leere Seite Empfindlichkeit
  • aktueller Wert: 2
  • bei einem höheren Wert werden bedruckte Seiten leider auch ausgefiltert (No-Go). 

Insgesamt bin ich aber noch unzufrieden, weil die Datei zu groß wird. Das mag aktuell noch keine große Rolle spielen, aber bei x.000 abgelegten Dokumenten machen ein paar MB pro Datei den Braten halt doch irgendwann fett.

*) 16 Blatt je einseitig bedruckt

**) edit: Feedback von @deusex eingearbeitet.

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Schon richtig. Speicherreduzierung ist schon vorrangig, solange die Qualität noch gut bleibt. Hatte da auch reichlich rumgetestet und festgestellt: 200dpi sind vollkommen ausreichend.

Eine Zeit lang hatte ich in grau bzw. auch mal in s/w getestet, war dann aber auch nicht glücklich, da ich persönlich die Farbe in den Eingangsrechnungen vermisste.

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@krempe schrieb:

Was wird denn bei Ihnen/Euch an Scaneinstellungen verwendet?

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Kommt immer auf den Scanner an und was der kann. Den ADS-2800W stelle ich immer auf SW, 300dpi und schaffe damit ca. 75KB pro Seite. Bei 16 Seiten dann ca. 1,2MB. Das ist okay. Dann schafft man ca. 5.000 Seiten in die standardmäßigen 500MB. Bei 200dpi kann man den Scan nicht mehr lesen. 

PDF mehrseitig fasst alle Seiten zu 1 PDF zusammen. PDF einseitig macht aus jeder Seite 1 eigene PDF bzw. das, was man als feste Trennung einstellt.  

Der Fujitsu fi-71x0 schafft tatsächlich lesbar 25KB pro Seite. Unschlagbar. Dabei dann aber TIFF und zusätzlich die G4 Komprimierung anschalten. Farbe mache ich grundsätzlich nicht; außer es sind ggf. AU Belege. Die sind in SW 0 lesbar am Ende. 

Was für ein Scanner kommt zum Einsatz? Ggf. kann der auch compactPDF, wenn das noch lesbar ist und nicht matschig wird. 

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@metalposaunist  schrieb: 

Was für ein Scanner kommt zum Einsatz? Ggf. kann der auch compactPDF, wenn das noch lesbar ist und nicht matschig wird. 

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Vielen Dank für das Feedback. Wir haben auch den ADS-2800W mit den o. s. Einstellungen. Jetzt sind wir zufrieden, ich wollte nur mal bei den Profis horchen, wie Sie das einstellen. Danke!

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Nachtrag: Brother ADS-2400DN

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@deusex  schrieb:

Schon richtig. Speicherreduzierung ist schon vorrangig, solange die Qualität noch gut bleibt. Hatte da auch reichlich rumgetestet und festgestellt: 200dpi sind vollkommen ausreichend.

Eine Zeit lang hatte ich in grau bzw. auch mal in s/w getestet, war dann aber auch nicht glücklich, da ich persönlich die Farbe in den Eingangsrechnungen vermisste.

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[#27]

Ich möchte das Thema nochmal aufgreifen. Es gibt für die Brother Scanner die Software Barcode Utility (Link) mit der man sich eine eigene "Scannerbox" nachbauen kann. Über gedruckte Barcodes werden gescannte Dateien getrennt, umbenannt, verschoben, etc. 

Jetzt gibt es aber wenig Infomaterial, das über das Handbuch hinausgeht, und weil der aufgerufene Preis (~200EUR) üppig ist für etwas, das man schlecht einschätzen kann, hier meine Frage:

Hat das aus der Runde jemand im Einsatz und kann berichten ob sich der Erwerb lohnt?

Man kann sich die Software auch von der oben verlinkten Seite herunterladen. Ein erstellter Workflow wird aber nicht ausgeführt ...

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Moin Moin,

wie kommt denn der Barcode auf die gescannte Datei?

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Da hatte mich auch schon jemand drauf angesprochen. @ManfredLener Ich meine, der Barcode kommt direkt vom Lieferanten und wird dann dort direkt gedruckt. Dann macht das ggf. wieder Sinn aber rein für DUO macht eine Investition meiner Meinung nach nicht viel Sinn, weil der Dateiname vollkommen egal ist und wenn man sich alles gut zurecht legt ist auch alles schnell gescannt.

Zu den QR oder Barcode Stempeln: Den hatte ich zusammen mit einem Hochleistungsscanner von Canon im Einsatz mit der passenden Software auf dem Server (convert+share). Stempelt man nicht zu 100% exakt genau und scannt es in SW ein, fehlt dem Scan an der Stelle, wo schwarz sein soll der Pixel (weil nicht sauber gestempelt); also muss man in Graustufen scannen, was die Dateigröße ansteigen lässt, wenn man's nicht wieder beim finalen Export auf SW stellt.

Und bei den professionellen Lösungen von der ScanFabrik, Scanner.box und Co.: alles in 1 Stapel scannen und nachher einfach dem Scan per 1 Touch sagen: hier bitte eine neue PDF draus machen und zuletzt dann abschließen. Also so wie mit der Canon Software auch; trennen statt heften.

Trenndokumente oder Seiten einzulegen; davon rate ich immer ab. Eingelegt sind sie schnell, wenn man sammelt aber nachher jede Seite wieder Krausfummeln ... würde ich nicht tun wollen. Deshalb: wenn man das Dokument in den Fingern hat, eben mit 1 Klick über den Scanner jagen und man ist durch damit. 1 Woche sammeln und sich dann die Mühe machen - hm. Muss man selbst wissen. 

Die Brother Software ist eine coole Idee, wenn man für sich noch die Dokumente archivieren will oder was anderes damit anstellt außer scannen und ab ins DUO damit.  

[#30]

Das hat doch alles nichts mit digitalen Prozessen zu tun.

Es muss doch so laufen (oder was sehe ich falsch):

Der Mandat (oder eben der StB, wenn der Mandant damit bereits "überfordert" ist) legt einen Dokumentenstapel auf den Scanner und dann läuft eine Software drüber, die die Dokumente trennt und dabei in Eingangs- und Ausgangsrechnungen und sonstige Dokumente (letztere am besten auch klassifiziert) unterteilt. Dazu müssen nur die Angaben auf den Dokumenten ausgewertet werden.

Problematisch wird es erst, wenn Unterteilungen benötigt werden, die den Dokumenten nicht zu entnehmen sind wie z.B. Kostenstellen oder die Unterteilung in Bank und Kasse.