Liebe DATEV,
Liebe Community,
immer wieder wird die Frage nach der Möglichkeit "wie bekomme ich Belege, schnell, effizient und einfach digitalisiert" gestellt und nach den passenden Scannern gefragt. Ich möchte dies einmal ausführlich am Beispiel des Brother ADS-2800W beleuchten, der in seiner Nutzung äußerst flexibel eingesetzt werden kann. Ich kann den Scanner uneingeschränkt für die Nutzung von UO empfehlen. Auf geht's!
lokal angeschlossen mit USB-Kabel
Hierbei gibt es prinzipiell 3 Möglichkeiten:
- DATEV ScanModul
- Brother Utilities
- DATEV Upload Online
Vorteile DATEV ScanModul
Belegtypen lassen sich beim Scannen "mitgeben"
das Heften ist möglich
Scans werden im TIFF Format schön klein
Automatismen via Verknüpfung möglich: Belegtyp, Heften, Duplex, ...
Nachteile DATEV ScanModul
manuelles Heften kostet Zeit
Ändern des Belegtypen nach Heften nicht ohne weiteres möglich
viel Arbeit / Klickerei am Bildschirm
Vergrößern der Scans mittels STRG+Mausrad nicht intuitiv möglich
mehrere Eingangskörbe / pro Belegtyp einer / unübersichtlich
Scan nur an 1 PC möglich
TWAIN Treiber nötig > HPs machen gerne und oft Zicken
Aktualisierung DATEV Belegtransfer von Hand
Vorteile Brother Utilities + Belegtransfer
One-Touch Scan möglich
sinnvoll, wenn man nur 1 Belegtypen scannen muss
Nachteile Brother Utilities + Belegtransfer
One-Touch nur in 1 bestimmten Ordner > manuelle Zuweisung der Belege nötig
Scan nur an 1 PC möglich
Aktualisierung DATEV Belegtransfer von Hand
Vorteile DATEV Upload Online
intuitiv zu bedienen
kein Belegtransfer nötig
mittels Button in DUO integriert
mit "jedem" aktuellen Browser nutzbar
auch mit DATEV SmartLogin nutzbar
nutzbar mit "billigen" MFPs (z.B. Canon PIXMA)
Nachteile DATEV Upload Online
heften manuell nötig
Captiva Runtime nötig
Absturz der Webseite = alle Scans sind weg
Brother Scannertreiber möchte ggf. erst mit Fix: #BT1008 beim Scanvorgang mit DATEV Upload online
mit einer Auflösung von 1366x768 Pixeln = viel Scrollerei
Belege werden "durcheinander" hochgeladen; nicht in Scanreihenfolge
Belegtypen stellen sich nach Nutzungshäufigkeit um
im Netzwerk angeschlossen mit LAN-Kabel
Hierbei gibt es prinzipiell 3 Möglichkeiten:
- DATEV Belegtransfer (Königsweg 1: mehr dazu siehe unten)
- DATEV Upload Mail (Königsweg 2)
- DATEV Upload Online
Vorteile Belegtransfer
vollständige Automatisierung möglich
One-Touch Konfiguration möglich
Heften beim Scan automatisch möglich
"jeder" kann Belege digitalisieren
auch ohne Server mit Einzel-PC möglich
Nachteile Belegtransfer
Aktualisierung DATEV Belegtransfer von Hand
SMB/FTP-Freigabe nötig
ggf. Passwörter für Server nötig (EDV Systembetreuer im Boot)
Vorteile Upload Mail
kein Belegtransfer nötig
kein Sicherheitspaket nötig
jeder kann Belege digitalisieren
jeder Belegtyp anlegbar
One-Touch Konfiguration möglich: Belege einlegen, Belegtyp wählen > fertig
Nachteile Upload Mail
viele einseitige Belege > alle einzeln einlegen / alle einzeln scannen
der Scanner kann nicht in 1 Rutsch aus 20 einseitigen Belegen 20x je 1 E-Mail erstellen
Angabe von SMTP-Server, Absender + Passwort notwendig (EDV Systembetreuer im Boot)
Microsoft365: lizenziertes Postfach notwendig
einmalig ggf. E-Mail Regel notwendig (wenn SMTP Absender kein Postfach hat) zur DATEV E-Mail-Adressbestätigung
Vor- und Nachteile Upload Online
siehe oben (kein Unterschied zur USB-Lösung)
Was mittels Brother Utilities schön ist (unabhängig von DUO): One-Touch in 1 Ordner macht dann Sinn, wenn man z.B. im Außendienst ist und einfach nur digitalisieren will. Belege oben rein, 1 PDF in Farbe unten raus an Ort C:\scans (als Beispiel). Arbeitet man via WTS/RDS/DATEVasp kann man direkt aus der Sitzung auf den Ordner zugreifen und mit dem Scan in DATEV weiterarbeiten. Kein Wechsel der Ebenen (WTS/lokal) mehr nötig.
weitere Informationen zu Königsweg 1:
Angedacht ist die Lösung vom Ablauf her so: Installation Belegtransfer, Anlage aller Belegtypordner für alle Firmen (ggf. hat 1 Mandant mehrere Firmen). Wo diese Ordner erstellen werden (PC oder Server), spielt keine Rolle. Schön ist es, wenn es einen Server gibt, der gesichert wird. Dann werden im Zweifel auch die noch nicht zur DATEV geschickten Belege gesichert. Vorteil 2: Benutzer scanner + Passwort kann zentral angelegt werden, Berechtigungen für den Ordner sind einfach zu vergeben, Angabe der Daten im Scanner einfach.
Einrichtung aller Belegtypen als jeweils eigenständige Ziele inkl. Format: SW, 300dpi, TIFF, einseitig & mehrseitig, Duplex, Leerseitenerkennung, Helligkeit + Kontrast für Kassenbelege, .... Der Brother hat 25 davon (Screenshot als Beispiel).
Brother Display wird so standardmäßig angezeigt (wenn man's einstellt 😉) :
Pro Nummer (1 bis 8 ) gibt es 6 Shortcuts (also insgesamt 48). Per Klick kann man sich die vorher angelegten Ziele (Belegtyp, Firma, einseitig, mehrseitig) aussuchen und One-Touch aktivieren.
Ergebnis 1: 20 einseitige Rechnungseingänge oben rein, 1 Button RE einseitig gedrückt, Scanner scannt 20 Seiten, macht 20 TIFFs draus (ca. 80KB pro Seite), legt diese im Ordner ab, Daten senden im Belegtransfer, fertig.
Ergebnis 2: 1 Rechnung mit x Seiten oben rein, 1 Button RE mehrseitig gedrückt, Scanner scannt x Seiten, macht 1 TIFF mit x Seiten draus, legt diese im Ordner ab, Daten senden im Belegtransfer, fertig.
Daten senden klickt man natürlich nur an, wenn alles fertig gescannt ist.
Weitere Automatisation mittels PC: Belegtransfer im Überwachungsmodus > sobald Scanner fertig ist, wird der Scan automatisch zur DATEV hochgeladen
Weitere Automatisation mittels Server: Installation Belegtransfer am Server, Bestellung Betriebsstätten mIDentity, Belegtransfer im Überwachungsmodus oder via Sendetermine verwalten eine Windows Aufgabe erstellen
Hinweis zu Scan-to-SMB an einem Windows 10 mit Microsoft Account angemeldeten PC: Der Benutzername + das Passwort am Scanner, mit dem sich jener am Windows 10 anmeldet, um seine Scans dort ablegen zu können, ist NICHT die E-Mail-Adresse und NICHT unter C:\Users\<5Buchstaben> sondern der Name, der unter Konten steht inkl. Leerzeichen. Das Passwort ist jenes zum Microsoft Konto.
Bei Fragen: immer gerne auf uns zukommen 😊! Ich weiß, einfach ist das alles nicht aber ich bitte darum: macht's Euren Mandanten so einfach wie möglich. Nur so steigt die Akzeptanz zur Digitalisierung und wenn's einfacher und schneller geht als mit Papier - umso besser. Das muss das Ziel sein.
Und spätestens jetzt wird man verstehen, warum wir uns etwas aufgeregt haben, als DATEV meinte nach dem Motto "das SmartLogin ist ausreichend für alles". Wenn man effizient scannen will, kommt man um einen mIDEntity meiner Meinung nach nicht herum.
Weitere Pro/Cons nehme ich auf und lasse sie durch @Dirk_Jendritzki in Post #1 hinzufügen 😬.
P.S. Mandant war heute mit Königsweg 1 mehr als glücklich 👍
P.P.S. wer ungeduldig ist, kann auch den Brother ADS-3600W nutzen - das Prinzip ist das gleiche nur 50S/min statt 30S/min
Auf Wunsch des Autors ergänzt
Update 1: Scan mit Canon Dokumentenscannern und der Software OnTouch
Update 2: Scan mit der Software NAPS2 (Not Another PDF Scanner 2)
Update 3: Scan mit Brother iPrint & Scan
