HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert?

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Es muss doch so laufen (oder was sehe ich falsch):

Der Mandat (oder eben der StB, wenn der Mandant damit bereits "überfordert" ist) legt einen Dokumentenstapel auf den Scanner und dann läuft eine Software drüber, die die Dokumente trennt und dabei in Eingangs- und Ausgangsrechnungen und sonstige Dokumente (letztere am besten auch klassifiziert) unterteilt. Dazu müssen nur die Angaben auf den Dokumenten ausgewertet werde

Problematisch wird es erst, wenn Unterteilungen benötigt werden, die den Dokumenten nicht zu entnehmen sind wie z.B. Kostenstellen oder die Unterteilung in Bank und Kasse.

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Deine Ausgangsrechnungen sind ja gleich aufgebaut, da könntest Du mit 3D-Code sozusagen dem Programm die Daten direkt mitgeben oder auch per Schnittstelle an Datev die Buchungssätze der Ausgangsrechung übergeben, was Standard seins sollte. 

Genau die Angaben auf den Dokumenten der Eingangsrechnungen müssen dieser Software beigebracht werden, die diese Dokumente ausmachen. Diese Software muss selbst lernen. Es kommt also auf die Mustererkennung an; dazu noch unterschiedliche Eingangsrechnungen unterschiedlicher Lieferanten, welche jeweils anders aufgebaut sind.

Das Problem bei den Angaben auf den Dokumenten ist die Heterogenität. Das was bei einem menschlichen Sachbearbeiter im Kopf abläuft (Aha, die Rechnung von Meyer hat ein neues Layout bekommen, die haben jetzt unsere Kundenummer an anderer Stelle) ist in einem Programm mit KI, oder was auch immer, nicht immer nachvollziehbar. Man benötigt eine sehr große Datenbasis, welche dem System bereitgestellt wird und man muss auch immer Stichproben machen und von Menschen kontrollieren lassen ob diese Dokumente korrekt erkannt werden.

Ich habe beruflich mit diesem Erkennen von Dokumenten per Software, Zuordnung und Verarbeitung viel zu tun. Aktuell betreiben wir hier in Deutschland Digialisierung im ursprünglichen Sinne von "to digitize: in digitale Form bringen." Das sagt noch gar nichts über die Verarbeitung dieser digitalisierten Dokumente aus. Korrekterweise müssten auch die Abläufe bei elektronischer Verarbeitung neu gedacht und designt werden. Diese Transformation stellt sich komplexer dar, als das man es hier weiter diskutieren könnte. Kurz angeschnitten: Es wird auf formatierte Datenpakete, ähnlich wie XML, hinauslaufen, die ein "Papierdokument" ergänzen.

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@Q_G  schrieb:

Ich habe beruflich mit diesem Erkennen von Dokumenten per Software, Zuordnung und Verarbeitung viel zu tun. Aktuell betreiben wir hier in Deutschland Digialisierung im ursprünglichen Sinne von "to digitize: in digitale Form bringen." Das sagt noch gar nichts über die Verarbeitung dieser digitalisierten Dokumente aus. Korrekterweise müssten auch die Abläufe bei elektronischer Verarbeitung neu gedacht und designt werden. Diese Transformation stellt sich komplexer dar, als das man es hier weiter diskutieren könnte. Kurz angeschnitten: Es wird auf formatierte Datenpakete, ähnlich wie XML, hinauslaufen, die eine "Papierdokument" ergänzen.

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Haha, ich auch. Schaue doch mal auf unsere Seite, dann könne wir uns ggfs. austauschen...

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Die eigenen Ausgangsrechnungen werden nicht digitalisiert. Die liegen ja bereits digital vor ;-). Also brauchen wir da keinen QR Code. Wenn man den eigenen Kunden den Gefallen tun möchte druckt man Ihn trotzdem drauf.

Bzgl. der Eingangsrechnungen:

Das Layout ist der KI so ziemlich egal. Ich brauche das weil es nur eine Breitbandverbindung in meinen Prozessor gibt. Meine zwei natürlichen Kameras.

Eine KI braucht nur die IBAN und/oder die Steuernummer und den Rechnungsbetrag erkennen.

Wo eine Kundennummer steht interessiert eigentlich nicht. Diese kann aus den mit der IBAN/Steuernummer verknüpften Daten gezogen werden.

--> Königsdiziplin wäre es jetzt das richtige Gegenkonto automatisch zu erkennen. Dafür braucht es dann eine sehr gute KI. Der Buchungsautomat wurde aber eingestampft. 🤗

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Hallo Zusammen,

hat jemand hier in der Runde Erfahrungen mit der sog. ScannerBox

Link: https://scannerbox.de/

Das Unternehmen wirbt hier mit einer relativen einfachen Scan-Anwendung in der Kanzlei....preislich wohl aber eher in der Premium Liga was ich gehört habe.

Danke für ein kurzes Feedback.

VG J. Zeller

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@metalposaunist : Da ist deine Empfehlung des Brothers XYZ ? gefragt. 😉

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@J_Zeller: Bitte die Suchfunktion: Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

@jjunker: Nein, @J_Zeller sucht was für die Kanzlei. Meine Brother Lösung hatte ich für Mandanten konzipiert.  

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@metalposaunist 

Sicher interessant für dich

DATEV Belegtransfer neu

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... und mich 😉 thx

p.s.: Ich beschrieb noch letzte Woche den Abgesang des mydentity und er hätte nur noch die Daseinsberechtigung für den on-premise-Belegtransfer und die Absichten der DATEV zur Abschaffung hardware-basierter Sicherheitsmedien, wie den Mydentity und schwupps... da isses.

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@deusex: Und der digitalen Personalakte, Steuerkonto Online, DATEVasp mobiler Arbeitsplatz Zugriff, Vollmachtsdatenbank, ... gibt da noch ein paar andere Ecken; speziell für alle, die die SmartLogin App nicht auf dem privaten Smartphone haben wollen 😉 und die Kanzlei nicht für alle geschäftliche iPhones ausrollt. 

@Gelöschter Nutzer: Danke. Der Link macht aber: Authentifizierung fehlgeschlagen am iPhone mit Safari mit SmartLogin App. Und auch am Windows 10 PC, weil er unbedingt die SmartCard im Cache haben will, die nicht am PC steckt und das Auswahlfenster nicht kommt. Ich google mir den Link eben 😋.

Meiner Meinung nach ist das SmartLogin aber technisch kein vollwertiger Ersatz für den mIDentity. Aber das kann man ja in einem anderen Thread bequatschen. 

Im Übrigen meinte ich mit "Chaos" beim Dialograum Community genau die Übersicht der Pilotphasen von DATEV Cloud-Anwendungen. Mal steht DATEV vorne dabei; mal nicht - warum, weiß keiner so Recht.

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Meiner Meinung nach ist das SmartLogin aber technisch kein vollwertiger Ersatz für den mIDentity. Aber das kann man ja in einem anderen Thread bequatschen. 

Das habe ich auch nicht behauptet und ebenso wenig die Entwicklung un Intension "weg-von-Mydentity" als Glückseligkeit beschrieben, aber der Weg ist klar.
Ob Smart Login die Sicherheitsvoraussetzungen alle erfüllt, kann ich nicht sagen, aber das lokale, hardwarebasierte Sicherheitszugänge in nicht allzu langer Zeit verschwinden werden; unabhängig der genannten Anwendungen.

p.s.: Für Belegtransfer, also auf Mandantenebene, längst überfällig.

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... mir ist eine SmartCard lieber als ein SmartLogin,

... aber ich habe eben lieber die SmartCard in der Hand als das Smartphone auf dem Dach (oder irgendwo verlegt) 😉

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@deusex : "p.s.: Für Belegtransfer, also auf Mandantenebene, längst überfällig." --> Die Möglichkeit mit Smartlogin den Belegtransfer zu nutzen? Ja.

Die Abschaffung der Smartcard als Möglichkeit zur Nutzung des Belegtransfers sicher nein.

Nicht jeder Mandant gibt Diensthandys aus und einen Smart Login auf einem privaten Handy sehe ich kritisch.

Ich möchte nicht dass es darauf rausläuft, dass Mandanten Ihren Mitarbeitern ein

Billiges Smartphone geben müssen, welches man dann über WLAN einbindet um sich am festen Arbeitsplatz des Mitarbeiters authentifizieren zu können. Das wäre so effizient wie den Kopf in die Sauna stecken weil man kalte Füße hat.

Ich denke Sie sind da einer Meinung mit mir.

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@jjunker  schrieb:

@deusex : "p.s.: Für Belegtransfer, also auf Mandantenebene, längst überfällig." --> Die Möglichkeit mit Smartlogin den Belegtransfer zu nutzen? Ja.

Die Abschaffung der Smartcard als Möglichkeit zur Nutzung des Belegtransfers sicher nein.

Nicht jeder Mandant gibt Diensthandys aus und einen Smart Login auf einem privaten Handy sehe ich kritisch.

Ich möchte nicht dass es darauf rausläuft, dass Mandanten Ihren Mitarbeitern ein

Billiges Smartphone geben müssen, welches man dann über WLAN einbindet um sich am festen Arbeitsplatz des Mitarbeiters authentifizieren zu können. Das wäre so effizient wie den Kopf in die Sauna stecken weil man kalte Füße hat.

Ich denke Sie sind da einer Meinung mit mir.

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Grade auf Ihren Beitrag gestoßen, daher noch im Nachgang:

Ich sagte nicht, dass ich es begrüße, die Smartcard für Belegtransfer ABZUSCHAFFEN, sondern die Möglichkeit zu bieten, den Belegtransfer auch via SmartLogin bedienen zu können. Also: Optional nicht obligatorisch.

In 8 von 10 Betrieben stecken die SC 24/7 !

Sie sehen den SmartLogin auf einem privaten Smartphone kritisch, aber präferieren eine SmartCard im Homeoffice? 

Es gehört sicherlich nicht zum Prinzip bei SmartLogin, alle Nutzer mit Unternehmens- oder Kanzlei-Smartphones auszustatten, um EINEN Sicherheitszugang via Smartphone herzustellen. 

Wenn hier ein Problem läge, wären 90% der Sicherheitszugänge zu Bank, Kreditkarten, Paypal, EC-Pay usw. nicht auf das Smartphone konzipiert.

Insofern verwundert mich der Gedanke schon etwas.

Das Smartphone muss doch erst jemand in Besitz bekommen und in den meisten Fällen wird dies am Mann bzw. Frau getragen und findet an sich selten den Weg in die Handtasche, welche heute eher verloren oder geklaut wird, als ein Smartphone.
Indes befindet sich dann wohl auch die SC in der Handtasche, wenn diese zwischen Betrieb und Homeoffice pendelt; deswegen gefällt mir diese Lösung überhaupt nicht.

Wer hätte gedacht, dass die Handtasche als liebstes Utensil seinen ersten Platz verlieren würde.

Das Smartphone muss zunächst entsperrt werden, die App gefunden und wiederum entsperrt werden und dann muss noch die Kenntnis für die Anwendung vorliegen, um einen relevanten Zugriff zu erhalten.

Nun, da tendiere ich eindeutig zum privaten Smartphone und wenn es in irgendeiner Form "Stress" gibt, ist in Sekunden in der Rechteverwaltung der Schalter auf "Aus"; gut das wär bei der SC ja auch der Fall.

Meine Mitarbeiterinnen haben alle einen SmartLogin mit Zugriff auf UO und Upload mobil für alle Mandanten auf ihrem privaten Smartphone. 

Die Metapher mit der Sauna verstehe ich im Kontext zwar nicht, aber erinnerte mich an eine Metapher:

Wenn Du die Füße ins Eisfach steckst und den Kopf in den Herd, ist es dennoch insgesamt nicht lauwarm 😉 (frei verdreht nach A. Robertson)

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Grüezi in die Runde,

nachdem ich eher zufällig auf diesen Thread gestoßen bin, möchte ich gerne unsere Herangehensweise an das Thema "Wie bekommen die Mandanten Belege schnell und effizient digitalisiert" aufzeigen.

Unser Paket aus Software und Hardware (und Installation, Einrichtung und Schulung der Mandanten) besteht aus einem Dokumentenscanner von Brother, Modell ADS-2400N (quasi baugleich zum ADS-2800W, nur ohne Display, ohne WLAN), der kostenlosen Software von Brother "iPrint&Scan" für Windows und dem DATEV Belegtransfer (im Zusammenspiel mit DATEV SmartCard und Sicherheitspaket compact, klaro).

Für den Mandanten beträgt das einmalige "Invest" 300 Euro (netto) für den Scanner plus 50 Euro für die SmartCard.

In der kostenlosen Brother Software "iPrint&Scan" habe ich sogenannte Workflows angelegt. Hinter jedem Workflow verbergen sich zahlreiche Einstellmöglichkeiten des Scanners, die der Mandant über die Workflows voreingestellt bekommt. Unter anderem wird im Workflow auch der Ablageort der digitalisierten Belegbilder definiert (den Ablageort überwacht der Belegtransfer).

Für den Mandanten präsentiert sich unsere Lösung so:

Wie im Bild zu erkennen ist, gibt es für fast jeden Belegtyp in DUo ein Tasten-Pärchen. Warum das Pärchen?

Am Beispiel Eingangsrechnungen ist dies einfach erklärt: Entweder lege ich auf den Dokumenteneinzug einen Stapel von EingangsrechnungEN, wobei eine Rechnung immer nur aus einem Blatt besteht, und der Scanner trennt den Stapel Papier pro Blatt in eine Datei wenn ich auf "Eingangsrechnungen einzelne Blätter" klicke. Oder ich lege einen Stapel Blätter auf den Einzug, wobei alle Blätter zu einer Rechnung gehören, und klicke auf "Eingangsrechnung mehrere Blätter" - dann fasst der Scanner alle Belegbilder in einer Datei zusammen.

Es gibt noch zwei "Sonder-"Knöpfe AU und Hohe Qualität. Letzter scannt Belege in Farbe mit 300dpi und geringer Kompression (so dass das digitalisierte Belegbild in jedem Fall sehr gut lesbar ist). Der Knopf "AU" startet den Workflow für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Und da die sehr oft sehr dünn und fludderig sind, habe ich im Workflow hinterlegt, dass die Software a) nur einseitig, und in Farbe, scannt und b) die möglicherweise von der Rückseite durchleuchtenden Inhalte "rausrechnet".

Die Lösung meistert zuverlässig auch so fiese Sachen wie blaue Kassenbons - werden die normal eingescannt oder kopiert, ist das Ergebnis oft sehr dunkel. Hier im Workflow "Kasse" habe ich einfach dem Scanner gesagt: bitte rechne den "blauen Hintergrund" beim Scannen raus. Das Ergebnis: die blauen Kassenbons werden sehr gut lesbar (schwarze Schrift auf weißem Hintergrund) abgebildet.

Insgesamt erzeugt der Scanner bei uns immer PDFs, mit 300dpi gescannt in Graustufen. So wird ein durchschnittlicher Beleg (Rechnung, 1 Seite) circa 50kb groß. Die OCR-Erkennung in DUo klappt hervorragend.

Fazit:

Der Mandant ist glücklich ("Hätte nie gedacht, dass das so einfach ist - ein Klick und fertig").

Die von uns betreuten Steuerberater sind sehr glücklich ("Endlich kommen die Belege 'sortenrein', gut lesbar, gut komprimiert, regelmäßig und zuverlässig bei uns an", "Mit ihrer Lösung haben wir auch noch den letzten, skeptischen Mandanten überzeugen können").

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Hallo seb,

sehr gute Lösung. Ich setze zwar nicht "iprint-scan" ein, sondern das profane Control Center, aber die Funktionen sind gleich.

Mache ich übrigens auch schon seit Jahren so und nutze kanzleiweit auch den ADS-2400N, welchen ich auch wärmstens im Mandantenkreis empfehle.

Wir haben den Detaillierungsgrad nun nicht ganz so hoch, da wir den Mandanten einfach mitgeben, dass Sie alles, was nicht zu einem Zahlungsfluss führt unter sonstige Belege erfassen. Hierüber kommt dann auch wirklich Alles rein, frei nach dem Motto: Sichten und vernichten.

Insbesondere empfinde ich die Aufteilung nach einseitig und mehrseitig wichtig.

Somit können wir dann den Schriftverkehr auswerten und entsprechend in den Akten verteilen.

Ich hatte Ihren workflow auch bereits mehrfach so beschrieben, in der Hoffnung, es brechen digitale Barrieren auf.

Volle Zustimmung, bis auf eine Ergänzung:

Daniel Bohle hat auch bereits den Impuls eingebracht, zur korrespondierenden Tastenbelegung am Gerät selbst, womit man sich zusätzlich "Wege" sparen kann. Hierfür wäre dann aber der 2800er notwendig; für uns in der Kanzlei und bei den meisten Mandanten jedoch nicht relevant, da diese Brother-Serie vorwiegend als Arbeitsplatz-Scanner zum Einsatz kommt.

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@deusex  schrieb:

Volle Zustimmung, bis auf eine Ergänzung:

Daniel Bohle hat auch bereits den Impuls eingebracht, zur korrespondierenden Tastenbelegung am Gerät selbst, womit man sich zusätzlich "Wege" sparen kann. Hierfür wäre dann aber der 2800er notwendig; für uns in der Kanzlei und bei den meisten Mandanten jedoch nicht relevant, da diese Brother-Serie vorwiegend als Arbeitsplatz-Scanner zum Einsatz kommt.

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Hallo @deusex ,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung! Den 2800er habe ich auch mehrfach bei Mandanten eingesetzt, und zwar mit sehr ähnlicher Tastenbelegung am Gerät (Display). Das finde ich auch eine sehr charmante Lösung, gerade wenn PC-unabhängig (mehrere Mitarbeiter teilen sich einen Scanner) gescannt wird. So hängen die Scanner im Unternehmen am LAN und sichern die Dateien auf einen zentralen Server, an dem die DATEV SmartCard hängt. Funktioniert auch prima... 

Da der 2800er ja auch den E-Mail-Versand via SMTP beherrscht, habe ich auch ein paar mal den Scanner auf diesem Wege direkt mit Upload Mail verbunden. Damals ging aber nur 1 Beleg pro E-Mail bei Upload Mail - und daher eignete sich der Weg nicht für Scan-Fälle, bei denen der Scanner aus einem Stapel Papier mehr als 1 PDF-Datei erzeugte. Da sich das Limit derzeit bei 10 Belegen pro E-Mail befindet, könnte ich nochmal drüber nachdenken 🙂 

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1 Mandanten mit 1 Scanner kann man mit den "Workflows" sicher ziemlich glücklich machen.

In der Kanzlei, mit vielen Mandanten, einigen Scannern und xx Benutzern macht man den "Installateur" mit der Klick-Orgie ziemlich unglücklich

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Ja, absolut, das ist kein Szenario für 10 Scanner / Mandant.

Leider ist die Brother iPrint&Scan-Software nicht in der Lage, die konfigurierten Workflows zu exportieren. Auch nicht, wenn man tief in die IT-Trickkiste greift - ich habe da schon alles probiert...

Was dazu führt, dass das Einrichten der Dutzend Workflows immer sehr zeitaufwändig ist (1000 Klicks gefühlt).

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Ich kann mich nicht beherrschen:

das ist sehr imposant, welche workflows mittlerweile entwickelt wurden und auch zu einer erheblichen Erleichterung in der Kanzlei führen, aber es bleibt der manuelle Aufwand des Vorsortierens und die dazugehörige Fehlerquelle (und die falsche Taste wird ja auch mal gedrückt). 

Die Lösung muss sein:

Ich lege den Inhalt eines "Schuhkartons" auf den Scanner und die dahinterliegende OCR erkennt Ein- und Ausgangsrechnungen bzw. sonstige Dokumente und natürlich werden mehrseitige Dokumente zusammen gefasst...

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@vogtsburger schrieb:

In der Kanzlei, mit vielen Mandanten, einigen Scannern und xx Benutzern macht man den "Installateur" mit der Klick-Orgie ziemlich unglücklich

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In der Kanzlei nutzt man ja auch ScanFabrik, scannerbox und alle anderen Anbieter in dieser Richtung. Mein Thread bezieht sich nur auf Mandanten, die klagen, wenn das MFP mal wieder Papier frisst oder scannen ja so umständlich ist 🙄.

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@ManfredLener schrieb:

Die Lösung muss sein:

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Für alle digital Natives, ja. Sonst: nein. Die Leute, die von Digitalisierung keine Ahnung haben, müssen erstmal einen roten Faden finden und sauber arbeiten lernen. Wenn sie weiter nach dem Chaosprinzip arbeiten - gute Nacht. Da hat mir @unternehmertyp eine sehr schöne Anekdote erzählt und auch @agmü kann ich zustimmen: Digitalisierung erfordert sorgfältiges Arbeiten

Und wenn, muss Ihre Lösung zu 100% chaosfähig sein. Wenn es vermehrt Probleme dabei gibt, kann ich auch besser gleich sortieren und so zu 100% sicher: passt alles. 

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Hallo seb_ms,

haben Sie schon mal versucht, den Ordner iPS unter ...\AppData\Roming\Brother\   auf einen anderen PC zu kopieren, nachdem dort iPrint&Scan installiert wurde? Der vorhandene Ordner iPS nach Installation müsste vorher gelöscht werden.

VG

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... ich kenne Einige von diesen 'berühmten' DigitalNatives, die tatsächlich sehr gut und schnell mit beiden Daumen auf dem Smartphone tippen, die selben Nachrichten an viele Empfänger senden, mit großer Treffsicherheit nach den besten YouTube-Filmchen suchen können und die üblichen Abkürzungen in WhatsApp & Co voll beherrschen, aber trotz 20 Jahren Computer- und Handy-Nutzung immer noch nicht die IT-Basics gelernt haben.

Sorry, ich hatte hier schon einige schockierende Erlebnisse.

Wenn jemand virtuos auf dem Smartphone klimpern kann, ist das für mich eher ein Warnsignal.

Die wahren IT-Freaks sind heute auch nicht stärker vertreten als in den 80er und 90er Jahren

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@mrgonzo  schrieb:

Hallo seb_ms,

haben Sie schon mal versucht, den Ordner iPS unter ...\AppData\Roming\Brother\   auf einen anderen PC zu kopieren, nachdem dort iPrint&Scan installiert wurde? Der vorhandene Ordner iPS nach Installation müsste vorher gelöscht werden.

VG

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Hi @mrgonzo 

vielen Dank für den Hinweis. Ja, an der Stelle war ich auch schon. Das "große" Problem ist leider, dass die Workflows an die Hardware geknüpft sind. Sprich: wenn Sie einen baugleichen, aber anderen, Scanner an den PC anschließen, ist die Liste der Workflows wieder leer. Ich vermute, dass irgendwo die Hardware-ID des Scanners gespeichert ist - entweder in dem AppData Verzeichnis in den Dateien, oder aber irgendwo in der Registry. Habe aber noch nichts gefunden, wo ich die Hardware-ID tauschen und somit die Workflows wieder herzaubern könnte.

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Hi seb_ms,

so etwas hatte ich befürchtet, konnte es mangels anderem Scanner aber nicht testen.

Ev. kann ich das bei einem Mandant mal anschauen und ein paar Dinge vergleichen...

VG

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... wenn die komfortable Verwaltung der Einstellungen nicht vorgesehen ist, wird es ab dem zweiten Gerät, Benutzer, Profil etc. sehr mühsam und 'freaky'

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Freaky trifft es wirklich ganz gut. Ich habe schon überlegt, ob sich das Rumgeklicke in iPrint&Scan irgendwie automatisieren lässt. Mit einem Macro, welches die Mausklicks und Texteingaben an den entsprechenden Stellen automatisch abspult... 

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In den einzelnen Dateien im Verzeichnis "WFL" stehen sehr viele UUIDs oder Hardware-IDs. Ich habe da mal angesetzt, konnte aber die Logik der Dateien noch nicht entschlüsseln... 

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... bei Gelegenheit werde ich mich mal auf der Brother-Website schlau machen, was das Admin-Tool alles kann.

Evtl. lässt sich das Tool ja mit Kommandozeilen-Parametern aufrufen oder kann vorbereitete Script-Dateien einlesen

... ok, ein frommer Wunsch ... aber man kann ja auch mal an das Gute in der IT glauben 😉

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Da sind wir mindestens schon zu zweit... 😁

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Ich hatte mich sogar schon zur Entwicklungsabteilung bei Brother durchgekämpft. Leider war deren Aussage (verkürzt wiedergegeben), dass es nicht möglich ist, die Workflow-Konfiguration zu übertragen... Ok, glaube ich denen ja auch, dass ein Standard-Anwender das nicht kann. Irgendwann schnappe ich mir mal die Dateien im WFL Verzeichnis und versuche es mit Reverse Engineering 🙂