Betriebsprüfung - Prüfer DVD mit Bildbelegen

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Hallo zusammen,

ist der Abruf einer Archiv-DVD mit Bildbelegen die einzige Möglichkeit, dem Prüfer die Daten zu Verfügung zu stellen? Weißt jemand, ob sich dann die Belege auf der DVD befinden oder diese lediglich die Rechte für den Zugriff auf die Cloud beinhaltet?

Wir haben bisher die CD über den Export für die steuerliche Außenprüfung ausgegeben. In diesem Fall bucht auch noch der Mandant selbst (mit Bildbelegen in UO), natürlich mit der eigenen Berater- und Mandanten-Nummer, für eine helfende Antwort danke ich im Voraus.

Gruß 

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1) Archiv DVD mit Belegbildern

2) Zugangsmedium mit sehr beschränkten Rechten administrieren und dem Prüfer vor Ort zur Verfügung stellen.

--> Achtung dabei nicht nur die  Mandantenauswahl präzise durchführen sondern auch welche Rechte er überhaupt braucht. --> Dokumente in die Handakte verschieben und die Handakte nicht freigeben sollte möglich sein. 🤔 Habe zumindest davon gelesen.

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@jjunker  schrieb:

1Habe zumindest davon gelesen.

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Sie haben das also so noch nicht in Erfahrung bringen können?

Die DVD enthält die Belege unter den im Dokument 1021018 vorausgesetzten Bedingungen:

https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1021018

Die Belege sind dann mit  auf der DVD.

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Irgendwie macht der Punkt bei mir im Gedächtnis nur eine Schublade auf. Da liegt liegt leider nur meine Notiz an mich „lies es nochmal durch wenn du es brauchst“ 😳

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... für unsere Kanzlei ist auch die Verknüpfung der REWE-Archiv-DVD mit einer lokal gespeicherten und exportierten Dokumentensammlung gut zu gebrauchen.

... eine charmante und trickreiche Möglichkeit ...

.. also: DUO und "Belege Online" ist keine zwingende Voraussetzung für die Betriebsprüfung per Archiv-DVD (inkl. digitaler Belege)

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...jetzt muss ich doch noch bei der exportierten Datensammlung nachfragen:

zu meiner Frage muss ich dazu sagen:

1) der Mandant hat seinen Sitz nicht gerade bei uns um die Ecke

2) die AR sind mit Bildbelegen aus seiner Cloud vor Ort verknüpft

3) die ER sind als Bildbelege in UO gespeichert, diese sehen wir letztendlich auch

4) der Umfang ist sehr groß

5) wir sind gerade in der BP, der Prüfer benötigt die Belege 😉

kann man diese aus UO exportieren (sorry, noch nie gemacht)? Bei der Betrachtung der aus KaRe erstellten DVD besteht eine Verknüpfung zu dem Export? oder kann man einfach alphabetisch die Bildbelege betrachten?

(ich danke allen für die schnellen Antworten🙂)

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... hier muss an mehreren Stellen "geschraubt" werden.

Das "riecht" nach ziemlich viel Aufwand, um sämtliche Daten für die Betriebsprüfung bereitzustellen und den Betriebsprüfer 'glücklich' zu machen.

Aus meiner Sicht wäre das ein Thema für eine Fernbetreuung (Service-Kontakt) durch die Datev-Fachabteilung. Sie hätte Zugriff auf alle Quellen an verschiedenen Orten.

Mit schnellen Tipps hier aus der Community und mit einzelnen "Zauber-Handgriffen" ist das nicht zu machen, denke ich.

Sorry

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WArum wollen Sie die denn aus DUO exportieren? Die sind doch in DUO für diese Zwecke archiviert

Sie haben doch einen Abruf mit Belegbildern gemacht. Von daher müsste der Prüfer die Belege doch sehen, oder?

Wo der Mandant sitzt ist egal. Mit Teamviewer kommt man in jede Ecke...

Wie gesagt, entscheidend ist, was Sie dem Prüfer für eine DVD erstellt haben....

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wir haben, wie immer, keine Archiv DVD sondern eine DVD gebrannt (Export steuerliche Außenprüfung),

da sind die Belege leider nicht drauf... 

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ja, supi, trotzdem vielen Dank😊. Es hätte ja sein können, dass sich gerade jemand damit beschäftigen musste und eine Lösung parat hat. Als schnelle Lösung kann ich ja immer noch die Archiv DVA abrufen.

Ich werde mich aber an die Datev wenden, da ich es für die Zukunft ebenfalls geklärt haben möchte (leider ist es nicht die erste aber auch nicht die letzte BP😀).

Falls ich eine andere/sinnvolle Lösung finden sollte, werde ich es hier für alle veröffentlichen.  

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@Sonnental  schrieb:

wir haben, wie immer, keine Archiv DVD sondern eine DVD gebrannt (Export steuerliche Außenprüfung),

da sind die Belege leider nicht drauf... 

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Dann wird das auch nix mit den Belegen auf der Archiv-DVD...

Dann müssten Sie aber die Rewe-Daten auch im RZ haben....nur als Info. 

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@Sonnental ,

... vielleicht können Sie den Betriebsprüfer ja auch schon mit den 'normalen' GDPdU-Daten und den Papier-Belegen 'glücklich' machen, bevor Sie selbst noch an diesem Digitalisierungs-Problem verzweifeln 😉

... nein, Spaß beiseite. Natürlich wollen Sie dem Betriebsprüfer auch die digitalen Belege zur Verfügung stellen, wenn sie schonmal so schön digitalisiert sind 😉

... aber die Ausgangsrechnungen im DMS und die Eingangsrechnungen in UO ? 

hmm ... da kommt man schon leicht in's Grübeln🤔

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Bei der eigenen Kanzlei-FiBu sind auch die Ausgangsrechnungen im DMS und die Rechnungseingänge in DUO. 

Im Rechnungsprogramm gibt es nur die Einstellung, Rechnungen automatisch in DMS abzulegen. 

Oder geht das auch in DUO?

Bei mir wäre das im Prinzip das gleiche Problem. 

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... hier würde ich die REWE-Archiv-DVD mit der exportierten Dokumentensammlung aus DMS oder Dokumentenablage zusammenführen. Dabei müssen natürlich die Verknüpfungen der Buchungen mit den digitalen Belegen erhalten bleiben.

Es gibt einige Varianten, um Daten für der Prüfer bereitzustellen.

... hängt auch davon ab, welche Prüfmethode der Prüfer anwenden will, die Datenträgerüberlassung oder den Zugriff auf die Daten vor Ort.

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Geht dass denn, eine Archiv-DVD mit Belegen aus DMS und gleichzeitig aus DUO?

Ich meine, es gab zu diesem Thema schon mal einen Thread, den habe ich aber nicht mehr gefunden. 

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Bitte in Erfahrung bringen und wenn es nicht geht eine Idee daraus machen. Aktuell arbeiten wir daran unsere Rechnungen auf E-Mail Versand umzustellen. Da könnte man via Upload Mail arbeiten. (BCC natürlich) 

Seid 01.07 reicht die einfache Zustimmung des Mandanten um Rechnungen digital versenden zu dürfen.

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@guenther  schrieb:

Geht dass denn, eine Archiv-DVD mit Belegen aus DMS und gleichzeitig aus DUO?

Ich meine, es gab zu diesem Thema schon mal einen Thread, den habe ich aber nicht mehr gefunden. 

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"Versuch macht kluch" 😀

Mit dem Programm "Rechnungswesen-Archiv" (derzeitige Version 8.27) kann man die Rechnungswesen-Archiv-DVD mit der exportierten Dokumentensammlung zusammenführen.

Der bzw. ein Pfad für die exportierten Belege (aus DMS oder Dokumentenablage) kann frei gewählt werden, ggfs. auch auf einem externen Datenträger.

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... keine Ahnung, ob man das vielleicht auch schon vorab mit einem Musterbestand testen kann. Ansonsten werden ja Gebühren fällig für die Erstellung der konkreten Rechnungswesen-Archiv-DVD mit Belegen aus "Belege Online"

Falls der kombinierte Zugriff auf die Belege aus "Belege Online" und auf die Belege aus der lokal exportierten Dokumentensammlung 'zicken' sollte, würde mich das überraschen. Dann wäre diese Datev-Lösung 'zu kurz gesprungen'.

Bei uns ist diese Konstellation bisher noch nicht aufgetreten.

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Hallo, für die BP stellen wir generell die Mandanten-DVD mit Belegbildern zur Verfügung. Letztes Jahr hatten wir ein größeres Mandat zur Prüfung, dann waren drei DVDs notwendig. Kostete einmalig 30 o. 50 € und der Abruf , der ca. 2 Minuten dauerte. 

Die effizienteste Möglichkeit. Die DVD kann dann auch dem Mandanten zur weiteren Sicherung überlassen werden und die Daten können (nach Bestätigung Mandant) aus der RZ-Speicherung entfernt werden (Speicherkosten - ab 01.07.2020 gibt es zwar ein neues Modell, aber bei umfangreichen Beständen, immer noch ein Aspekt).

Für mich, die beste Alternative - wenig Kosten, noch weniger Aufwand. Wer jetzt an den paar Euros etwas auszusetzen hat . . .

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@deusex 

... hier ging es aber letztlich (auch) um das Thema, dass die Ausgangsrechnungen lokal in einem DMS und die Eingangsrechnungen in "Belege Online" gespeichert sind.

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Ich hatte mich auf den Eingangspost der Fragestellerin bezogen, die nach hilfreichen Tipps bzeüglich der DVD-Bereitstellung anfragte und weniger nach der Ablage im DMS.
Der Fred hat diesbezüglich lediglich eine Eigendynamik entwickelt und ich gestehe, nicht alles gelesen zu haben, da ich persönlich die DMS-Beleg-Variante für weniger interessant empfinde.

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@deusex 

danke für den Tipp bezüglich der Archiv DVD, leider haben wir wirklich das Problem, dass die ER in UO und die AR sich in einer "Firmencloud" befinden

@vogtsburger 

danke für den Tipp mit dem Rewe Archiv, ich muss gestehen, das Programm kenne ich nicht einmal, da ich mich mit der Erstellung der DVD nicht befasse, aber... ich schaue es mir genauer an, vielen Dank👍

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@Sonnental 

... bei Mandanten können die Gegebenheiten noch deutlich komplexer sein als in der Kanzlei.

Die Schlüsselwörter 'Firmen-Cloud', 'eigenes DMS', 'ERP, 'Internet-Shop, 'Fremdbuchhaltung', 'XML-Schnittstelle' usw. "riechen" schon von weitem nach Ärger 😀

Für die Kanzlei-Fibu gibt es nicht so viele Alternativen: entweder alle Belege lokal gespeichert oder alle in "Belege Online" oder gemischt oder kein digitales Belegbuchen. Aber auch hier gibt es schon einige Unsicherheiten und Fragen, wie man sieht, obwohl man sich ja 'nur' innerhalb der Datev-Welt (der Datev-Anwendungen) bewegt.

"Viele Wege führen nach Rom, aber nicht alle" 😀 

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Ich hole das Thema mal hoch, habe einen ähnlichen Fall: alle Belege sind in Belege online abgelegt.

Es handelt sich allerdings um einen Berufsgeheimnisträger, der die Kunden-/Mandantennamen schwärzen muss. Im Datenexport ist das kein Problem durch die Möglichkeiten der Eingrenzung.

Bei den Belegen würde ich nun gern die Ausgangsrechnungen von der Archiv-DVD ausklammern.

Bei der Bestellung der Archiv-DVD kann ich aber nur mit oder ohne Belege online anhaken, eine Auswahl der Belege wie beim Datenexport ist nicht möglich. 

Weiß jemand dafür eine einfache Lösung?

Könnte ich z.B. die betreffenden Belege von der DVD löschen? (habe gerade keine hier zum Testen, vermute aber, dass ein Bearbeitungsschutz drauf ist und das nicht geht. Außerdem wäre es vermutlich ziemlich zeitaufwändig.)

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@susanne_koch  schrieb:

Könnte ich z.B. die betreffenden Belege von der DVD löschen? (habe gerade keine hier zum Testen, vermute aber, dass ein Bearbeitungsschutz drauf ist und das nicht geht. Außerdem wäre es vermutlich ziemlich zeitaufwändig.)

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Das wird schon technisch nicht funktionieren. Die Belege sind ja nicht per Explorer aufrufbar.

Um eine selektive Auswahl der Belege werden Sie wohl nicht herumkommen.

Man darf gespannt sein, wie Sie da weiter fortfahren werden. 

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@andreashofmeister  schrieb:

Um eine selektive Auswahl der Belege werden Sie wohl nicht herumkommen. 

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Sehe ich auch so - aber wie?? Beim Abruf der DVD kann ich nur alle oder keine Belege auswählen...

Wäre wohl was für IDEAS?

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@susanne_koch ,

mal eine rhetorische Frage an die DUO-Allwissenden und/oder an die DUO-Entwickelnden und Gendernden :

könnte man nicht sämtliche betreffenden Belege (hier:Ausgangsrechnungen) in den Papierkorb 'befördern', also 'löschen', dann die Archiv-CD erstellen (lassen) und anschließend die Ausgangsrechnungen wieder aus dem Papierkorb herausholen bzw. 'wiederherstellen' ?

Apropos, @Vollzitierer, ein Vollzitat ist nicht erforderlich, falls direkt auf diesen Post geantwortet wird