Ich bin von Apple Mail auf outlook.com umgestiegen, weil das von Apple-genutzte IMAP eine Katastrophe bei mir war. Outlook und IMAP 🤢 Seitdem ich bei outlook.com bin, habe ich das überall auf allen Geräten via Exchange drin (iPhone, iPad, Outlook) und alles ist auf Stand. Für kostenlose User meiner Meinung nach die beste Wahl. Ich meine, man hat 15GB Speicher, Anhänge bis zu 150MB und wenn man's mit Office365 verbindet: 50GB Postfachspeicher. Sollte wohl ausreichen für private Zwecke. OneDrive mit 1TB gehört dazu. Läuft. Das kostet bei Apple mehr als 50€ / Jahr für 6 User 😉. OneDrive App auf iOS drauf, fertig.
Via Exchange EAS binde ich das Firmenkonto per MDM an. WhatsApp hat auf die Kontakte aus dem Exchange keinen Zugriff (trotzdem alles in der Kontakte-App und Rufnummernauflösung klappt, Pflege der geschäftlichen Kontakte in Outlook, Pflege der privaten Kontakte in der iCloud = am iPhone, wenn iCloud als Standardort für neue Kontakte eingestellt wird), 2 Nummern dank eSIM und 1 Gerät mit AirPods und anderen Bluetooth-Headsets, mehrere Signaturen, ... will nie was anderes haben. Dank MDM kann ich all unsere 70 iPhone und iPads aus der Ferne steuern/einstellen/Apps für die Firma kaufen (nicht an die iCloud gebunden!)/Apps pushen/...
Aber zurück zum Exchange in der Firma: Ist leider nicht die Antwort auf alles oder deine Fragen aber mit Exchange Online kann man einiges erschlagen. Insbesondere mit min. Plan 2 ist die E-Mail Archivierung mit drin. 50GB oder 100GB Postfachspeicher, jede Mail wird im Beweissicherungsverfahren (so nennt sich das auf deutsch) gleich nach Eingang gesichert. Und: Mit Compliance Regeln kann man z.B. einstellen: jede Mail älter als 14 Jahre, verschiebe ins Archiv. Das Archiv hat 1:1 die Ordnerstruktur, die man sich im Postfach angelegt hat und Mails im Archiv sind kostenlos. Das Archiv hat keine Speicherbegrenzung. Mails endgültig löschen? Nach GoBD Regeln ein Muss, technisch aber nicht nötig.
Info von der Telekom & KPMG dazu. Die Telekom vertreibt aber nur Microsoft365. Wenn Du bei Microsoft365 bestellst, ist es technisch das gleiche. Die Daten liegen in Rechenzentren in der EU / Deutschland. Dank US Cloud Act aber auch keine Lösung nach DSGVO.
Mails auf Wiedervorlage: 1 Klick neben die Mail und die Mail ist eine Aufgabe, die hochploppt (wenn man das Exchange Konto am iPhone einbindet und eine Apple Watch hat, sagt die Apple Watch "Hallo, hier ist die Exchange Erinnerung" - love it 😍).
Mails delegieren: Hm, wohl einfach weiterleiten? Wüsste ich aktuell keine gute Lösung. Aufgaben kann man delegieren = zuweisen und Du bekommst eine Info über den Fortschritt, wenn dein MA entsprechend das in der Aufgabe einstellt "ich bin fertig".
Gemeinsame Siagnturen und Vorlagen: nutzen wir auch externe Programme wie CI-Sign
Bessere Kollaboration? Microsoft Teams! Auch nicht das blaue von Himmel aber die Idee von Microsoft sau gut! Apps am Smartphone drauf und das als Chattool innerhalb der Firma mit Kanälen und Co. In Teams kann man auch PowerPoint und OneNote einbinden. So viel kann ich hier nicht schreiben - das ist mehr als man schreiben kann. Einfach mal anschauen und informieren.
S/MIME/PGP? Allgemein ist die Sache der E-Mail Verschlüsselung in meinen Augen egal mit welchem Programm auch immer totaler technischer Schwachsinn und ultra umständlich 😑. Was macht die DATEV? Innerhalb der DATEV reden "alle" Genossen, die die DATEV E-Mail Verschlüsselung nutzen verschlüsselt. Externe Teilnehmer lesen die Mail via abgesicherter https Seite und Login und haben dort die Anhänge. Das kann auch eine Sophos oder andere Hersteller aber komfortabel ist das sicherlich nicht. Wenn man den Login nicht kennt, kann man solche Mails auch nicht öffnen. So ein bisschen wie WhatsApp nur in sicher. Auch wenn WhatsApp ja auch Ende-zu-Ende verschlüsselt sein soll.
Deshalb suchen viele nach einer Alternative. So viel im UO machen, wie möglich, weil auch https abgesichert und im DATEV RZ. Für alles andere mit dem StB: viele nutzen hier Clouds von OwnCloud und Co. Auch hier wieder abgesicherter Datenspeicher via https. App am Smartphone drauf, einloggen und dann kann man dem StB auch was mobil zur Verfügung stellen.
Zur Archivierung habe ich oben "alles" gesagt.
Smarte Templates sollten möglich sein. Die gibt es auch im Word, Powerpoint und Co. (afaik).
Links einbetten wie WhatsApp Web oder Desktop: Geht mit Outlook 2016 (?), mit 2019 auf alle Fälle oder eben einfach via Browser. Was sich da getan hat: krass!
Und: Auch wir nutzen bestimmt nur 10% der Exchange Möglichkeiten. Was man damit alles machen kann 😳 okay, und was auch alles nicht 😁 aber wenn man eine Firma jetzt auf der grünen Wiese aufbaut: Microsoft365 inkl. Exchange Online, ggf. lokalen Office Programmen und MS Teams. Aber dann gibt es eben auch datenschutzrechtliche Zweifel an Microsoft 365
Das schöne an Exchange: Wenn Du mehrere Mail-Adressen hast: Du kannst Dir das flexibel einrichten: info@ haben alle Zugriff drauf, Du kannst Räume anlegen und die Räume für Besprechungen buchen (kann man auch mit Poolfahrzeugen machen und alle wissen, Auto xy ist gerade mit Mitarbeiter A in Buxtehude unterwegs und kommt am XX wieder rein. Die Wartung muss also am XX stattfinden).
Und als Idee: Hast Du Besprechungsräume, gibt es digitale Schilder, die anzeigen, was als nächstes dort folgt, wenn man den Raum bucht. Muss man mit DSGVO aufpassen, was man reinschreibt aber die digitalen Schilder reden mit dem Exchange.
Oder: Nachrichten via BCC als Regeln einstellen. DATEV Upload Mail vom MFP nutzen ... tbc. Abwesenheit Assistent: bin vom X bis Z im Urlaub. Mails werden an Mitarbeiter B weitergeleitet (DSGVO ...). Bitte rufe hier an.
Eine Firma ohne Exchange kenne ich persönlich nicht. Auch nicht kleinere und auch wenn Du wächst und neue Mitarbeiter suchst: Stellst Du nur jene ein, die Apple treu sind? Android Jünger brauchen sich erst gar nicht bewerben? 😁 Mit Microsoft365 ist man zumindest ein Stück weit Apple-unabhängiger.
Oder aber schaue einmal rum und nutzen verschiedene Tools wie Slack und Co. Technisch alles heute möglich. Frage ist immer, was man selbst, die Firma, die Mitarbeiter brauchen und wollen und was einen nach vorn bringt, was am Markt "Quasi-Standard" ist und was die Mehrheit nutzt und auch schon kennt und damit umzugehen weiß, ohne 1 Woche Schulung "wie nutze ich das Tool?".
Zum Thema Spam: Was Du schreibst sind alles technisch bekannte und alte Hüte. Das was im DATEVnet, also dem Netz der DATEV, abgeht in Sachen E-Mail Sicherheit - sind deine genannten Punkte nur ein Tropfen auf dem heißen Stein. Nicht böse gemeint aber ich hatte die Tage "Einblick" in das Mailsystem und die Art der E-Mail Verarbeitung bei DATEV und was da abgeht, das ist geiler Scheiß! Nur so viel: DATEV hat eigene Virenpattern, die besser sind als jede auf dem Markt verfügbare Software und DATEV ist zum Teil schneller als jeder Spamfilter auf dem Markt. DATEV hatte in einem Fall binnen 30min. eine Welle komplett abgewehrt, wo andere Hersteller nach 1h erst mal die Virenpattern aktualisiert haben.
Leider sind alle Begriffe wie DMARC, DKIM und SPF weder alleine, noch zusammen eine Lösung, die alles erschlägt. Nicht umsonst beschäftigt DATEV ein eigenes Team, dass sich nur um E-Mail Sicherheit dreht und das "minutengenau" die Lage am Markt beobachtet und reagiert.
Und: Ich habe bei einem Provider gearbeitet, der ebenfalls GreyListing und Co. angeboten hat. Weißt Du, wie viele Exchanges / E-Mail Server es gibt, die sich nicht im geringsten an irgendwelche Standards halten und einfach nur Mails verschicken, die nie ankommen, obwohl es keine Spammer sind? Eben durch falsch Konfiguration werden sie als Spam eingestuft und dann wundern sich alle, wo der Fehler ist ... Mein alter Chef hat einmal gesagt: wenn alle E-Mail Server nach Standards aufgesetzt wären, gäbe es keinen Spam. Aber sind ja nicht ohne Grund noch 247.000 Exchanges ungepatcht im Internet erreichbar mit aktueller Lücke.
Wenn Du für Spam wenig Chancen siehst, darf Dir die DATEV gerne mehr zu sagen und wenn Du Emotet verfolgt hast - gute Nacht. E-Mail ist das zentrale Einfallstor für Viren und Angriffe. Dass wir beide jetzt über die Angriffe lachen und das verstehen, dass das völliger idiotischer Schwachsinn ist ... sind leider nicht alle so skeptisch und ruhig und sehen E-Mails eher als hochwichtig und vertraulich und DAS Medium überhaupt an. Anders kann man sich nicht erklären, warum Mitarbeiter viel Geld auf fremde Konten überweisen oder auf Links klicken, die sie nicht kennen. Aber ich hoffe, dass das sich wandelt. Die neuste Idee mit kennwortgeschützter ZIP Datei mit Passwort in der Mail. Sag' mal: Hallo? 😀 Demnächst verschicke ich auch meine Kreditkarte aufgeklebt per Postkarte und schreibe die PIN auch gleich mit drauf ...
EDITH: Deshalb auch in deinem anderen Thread: schieb' das ERP-System in die Cloud - oder pflege es mit Liebe und Hingabe lokal in deinen Räumen. Alles ist nur noch Software. Ob das ein iPhone, Windows, DATEV, ERP-Systeme, E-Mail-Systeme, Router, Firewalls, Kaffeemaschinen, Waschmaschinen, Staubsauger, Autos, ... sind und alle brauchen sie Updates. Microsoft und DATEV hauen alle 4 Wochen Updates raus - unsere Kanzlei in Attendorn ist am SO wieder dran: Windows Updates, DATEV Updates, XBRL Publisher Updates, weil kein Exchange online: Exchange 2016 CU Update, NAS Update, Firewall Update, ... tbc.
Ich will Dir keine Angst machen aber einmal durch den Blog von Günther Born lesen. Alles, aber auch wirklich alles hat Lücken und muss meist innerhalb 4 Wochen gepatcht werden, bevor Lücken aktiv ausgenutzt werden. Anfang 2020 noch **bleep**rix, jetzt eine Lücke im Windows AD, ...
Genau deshalb möchte Microsoft erst gar keine lokale Office Variante mehr, die weltweit gepatcht werden muss. Office im Browser nutzen (ja! das geht und das verdammt gut) und dann kann man diese Problematik umgehen. Online patcht Microsoft, der Browser ist up-to-date - passt. Bis heute erst mal ...
