Belege/Belegverwaltung Online unabhängig von UN-Online nutzen

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Hallo liebe Community,

Problem ist folgendes: Wir haben Mandanten welche Unternehmen Online nur zum scannen nutzen. Also die ganzen Funktionen in UN-Online gar nicht nutzen. Nun kam einer Kanzleimitarbeiterin zu Ohren, dass man sich die 9,- € für UN-Online sparen kann (bei Nichtnutzung) und lediglich die Kosten für Belege Online bezahlen kann (startet bei xxxxxx). Ich kann mir nicht vorstellen dass es möglich ist, nur Belege/Belegverwaltung Online zu nutzen da dies in UN-Online integriert ist.

Ist es tatsächlich möglich dass der Mandant die Belege einscannt und wir diese für die Fibu dann im RZ holen und UN-Online gar nicht vorhanden sein muss? Wenn ja, fehlt mir dann auch die OCR Erkennung?

Liebe Grüße

Philipp

[xxxxxx]

Geändert von: Franziska Meyer, DATEV eG

Grund: Preisnennung

[#2 · Accepted solution]

Hi,

die Speichergebühren für die gescannten Belege fallen immer an (Start bei xxxxxx Euro/Monat | 0,5GB). Hierzu gibt es eine entsprechende Preisstaffel (s.a. Preisliste 11312 Seite 23 oder im DATEV-Shop).

Wenn der Mandant die Belege via FAX einreicht, kann der Vertrag für Unternehmen online (9,00 Euro/Monat) entfallen. Wenn der Mandant allerdings die Belege via Belegtransfer o.ä. in Verbindung mit einer SmartCard einreicht, ist der Vertrag Unternehmen online Pflicht.

Diese Gebühren entfallen, wenn der Mandant zusätzlich Rechnungswesen Einzelplatz oder Rechnungswesen "normal" einsetzt. Rechnungswesen compact ist hier sowieso raus, da es mit der Belegverwaltung nicht zusammenarbeitet.

Der Buchungsassistent ist ein kostenpflichtiger Zusatz, welcher wie die Speichergebühren immer kostenpflichtig ist, wenn er denn in den Einstellungen aktiviert wird (xxxxxx Euro/Monat).

Zur letzten Frage: Wenn Sie die gescannten Belege für den Mandanten in die Belegverwaltung hochladen, dann würden auch die 9,00 Euro entfallen. Denn die Kanzlei ist in dem Fall ja Nutzer von Kanzlei-Rechnungswesen und auch hier die Nutzung bereits includiert.

Dreh- und Angelpunkt ist immer der Zugriff des Mandanten auf Unternehmen online via SmartCard.

In den 9,00 Euro sind 10 "Online"-Benutzer eingepreist. Ab dem 11. Benutzer werden dann noch 2,00 Euro monatlich fällig. Hinzu kommen für alle Benutzer die einmaligen Anschaffungskosten für den mIdendity, da nur der erste Benutzer einen mIdentity kostenlos erhält wenn der Vertrag Unternehmen online bestellt wird.

Grüße

Christian Ockenfels

[xxxxxx]

Geändert von: Franziska Meyer, DATEV eG

Grund: Preisnennung

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Hallo Community,

aufgrund genossenschaftsrechtlicher Vorschriften sind Preise von DATEV-Produkten nicht immer für die Öffentlichkeit zugänglich. Wir behalten uns daher vor, in der Community genannte Beträge in einzelnen Fällen unkenntlich zu machen Netiquette​.

Gerne können Themen zu einzelnen Preisen in der geschlossenen Gruppe Kollegen helfen Kollegen weitergeführt werden.

Mit freundlichen Grüßen

Franziska Meyer

Cloud-Lösungen

DATEV eG

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Ich möchte den Beitrag noch mal aufwärmen, weil Fax weggefallen, Mail aber dazugekommen ist.

Szenario:

Der Mandant will das DUO-Portal nicht nutzen. Die Kanzlei will Belege Online mit Buchungsassistent nutzen. Alles soll DATEV-lizenzrechtlich sauber sein.

Der Mandant kann nicht

- Belegtransfer nutzen, weil er dafür eine Smartcard benötigt

- Beleg Upload online nutzen, weil er dazu das DUO-Portal braucht

Der Mandant kann aber

- BelegUpload mobil nutzen, weil er dafür nur den SmartLogin braucht, den ich ihm auch ohne DUO einrichten kann

- BelegUploadMail nutzen, wenn ich die Einrichtung der Mail-Adressen in Belege online vornehme (denn der Mandant kommt nicht auf das Portal)

Ist das so richtig?

Für ein Update wäre ich dankbar.

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Nicht ganz:

Für Upload Mail reicht es wenn Sie die Mail Adresse des Mandanten als sendeberechtigt anlegen.

Der Mandant muss Ihnen oder einem anderem Smart Card Inhaber aber die Bestätigungsmail weiterschicken.

Sie bestätigen im Auftrag des Mandanten mit der weitergeleiteten Mail.

Ergebnis: Der Mandant kann an die Funktionsmailadressen der einzelnen Belegtypen senden.

@metalposaunist  Ist das so richtig?

Für Upload Mobil kann ich leider keine Aussage treffen.

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@jjunker  schrieb:

@metalposaunist  Ist das so richtig?

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Ja, sollte nach etwas Überlegen tatsächlich so funktionieren. Hoffe, ich habe da aktuell keinen Denkfehler drin, der das Ganze über den Haufen wirft. Dann kann sich das Mandat die 10,50€ / Monat sparen. 

Aber ob das zielführend ist - das Mandat soll ja von UO profitieren und nicht nur stur die Belege digital senden können. OPOS, FiBu  & Personalwirtschaft, Kasse und so vieles mehr. 

Und ob man immer bei neuen E-Mail-Adressen auf den weitergeleiteten Link klicken möchte, weil das Mandat es nicht kann.

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Aber ob das zielführend ist - das Mandat soll ja von UO profitieren und nicht nur stur die Belege digital senden können. OPOS, FiBu  & Personalwirtschaft, Kasse und so vieles mehr. 

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Vielen Dank Ihnen beiden für Ihre Einschätzungen. Das hilft mir schon mal weiter.

Es geht mir, wie so oft, um Kleinmandate. Die brauchen die ganzen DUO-Funktionalitäten nicht und kommen auch nicht damit klar. Sie wollen uns tatsächlich nur irgendwie ihre digitalen Belege zukommen lassen und wir wollen flächendeckend Belege online nutzen.

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Hallo,

für die Nutzung des DATEV Upload Mail muss Ihr Mandant einen Vertrag für DATEV Unternehmen online haben, vergleichen Sie hierzu Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1007550.
Auch für den DATEV Upload mobil ist ein Vertrag für eine Online-Anwendung (z. B. DATEV Unternehmen online oder DATEV Meine Steuern) verpflichtend, vergleichen Sie hierzu Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1071374.

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Sehr geehrte Frau Pfadenhauer,

was verspricht sich DATEV eigentlich von der konsequenten Benachteiligung kleiner Mandate?

Bitte sehen Sie auch die Dokumente https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/ideen/article-id/920/jump-to/first-unread-message und https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/ideen/article-id/323/jump-to/first-unread-message.

Und warum ist es DATEV wichtiger, nicht steuerlich beratene Privatpersonen zu akquirieren anstatt unsere Bestandsmandanten zu fördern?

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Hallo,

es gibt eine kostengünstige Alternative ohne Unternehmen online Vertrag. 
Der Mandant nutzt zum Belegaustausch die kostenlose Cloud von Dracoon (10GB) und die Kanzlei zahlt nur die Speichergebühr.

Dieser Tipp stammt von Herrn Andreas Hausmann. Er hat auf YouTube ein aufschlussreiches Video zur genauen Vorgehensweise veröffentlicht. 

Grüße

Klaus Schwerdt 

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@stb-bensheim Bitte den Link zum Video hier einstellen. Danke

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Eine weitere Alternative:

der Mandant und die Kanzlei nutzen eine kostenlos und selbst gehostete Cloud-Lösung, wie zum Beispiel die des deutschen Anbieters Nextcloud.

Die bietet eine Client-Software für Windows und Mac, sowie eine App fürs Mobilgerät. Der Mandant installiert die Client-Software und legt die Belege bei sich lokal ab - diese werden automatisch übertragen zum Cloud-Speicher.

Auf Kanzlei-Seite installieren Sie ebenfalls die Client-App, und dort werden die Daten den Mandanten automatisch synchronisiert.

Wenn Sie jetzt auf Kanzlei-Seite noch den Belegtransfer die Ordner des lokalen Nextcloud-Speichers überwachen, haben Sie eine einfach, aber sehr zuverlässig funktionierende "kleine" Lösung für den automatischen Belegaustausch.

Einzig die Installation der Nextcloud-Serversoftware setzt ein wenig Expertenwissen voraus, sowie einen Webspeicherplatz (in Deutschland gehostet). Wir haben diese Lösung für einige Mandanten bereits umgesetzt und seit einiger Zeit im Einsatz. Bei Fragen können Sie mir gerne eine Nachricht senden.

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hier der Link zum Anwendungsvideo von Herrn Andreas Hausmann:

https://www.youtube.com/watch?v=IdTbQ-4bBTg

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Dracoon ist auch nichts anderes als ein gebrandeter NextCloud Hoster. In der DATEV XING Gruppe gab es vor einiger Zeit eine interessante Diskussion zu dem Thema NextCloud.

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Ich nutze selbst seit einiger Zeit eine gehostete Nextcloud mit der "Hausmann-Lösung" für die Kleinmandate.

Mir ging es aber darum, den Kleinmandanten auch eine einfache Mail-Lösung anzubieten. Das geht zwar letztlich auch mit der Nextcloud. Dafür brauchen die Kleinmandate aber auch ein wenig technisches Knowhow, müssen sich den Client installieren, usw.

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@Franziska_Pfadenhauer 

Frau Pfadenhauer darf man eine.Kanzlei eigene Mailadresse für Belege online einrichten und digitale Belege via weiterleiten hochladen? Oder wird einem der Umweg über die Website aufgebürdet?

Falls weiterleiten gestattet ist sind der Kreativität bzgl. eigenen weiteren Mailadressen mustermandant@steuerberater und automatische Weiterleitungen ja keine Grenzen gesetzt. Womit die ganze Regel wieder da absurdum geführt wäre.

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Die Weboberfläche ist doch recht intuitiv und für den "Rest" gibt es immer noch den Uploadlink, entweder personalisiert oder für alle. Per Mail an den Mandanten geschickt kann er auf den Link klicken, die Dateien in den Browser ziehen und absenden. Klappt hervorragend und wird gut angenommen.

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Widerspricht aber wohl den Richtlinien?

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@jjunker  schrieb:

Widerspricht aber wohl den Richtlinien?

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Welchen?

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Upload Link? Ich war jetzt gerade bei dem Bestätigungslink für Upload Mail. Entschuldigung.

was meine. sie konkret?

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Der Empfänger des Links erreicht mit diesem Link die für ihn bestimmte Uploadbox und kann die Dateien per Drag and Drop hochladen. Alles läuft im Browser ab und benötigt keine zusätzliche Software. Der Upload läuft komplett verschlüsselt ab.

Das Ganze geht natürlich auch umgekehrt. Bereitstellung der Daten und Downloadlink an den Empfänger.

Beide Richtungen natürlich auch mit Passwortschutz.

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Ich komme auch nicht so wirklich weiter. Ich möchte nur Belege online bestellen und zwar mit mandantengenutzter Beraternummer als mitgliedsgebundenes Geschäft, denn nur so bekommt man 5 GB statt 0,7 GB Freivolumen. Die Hotline war mir bisher keine Hilfe. Wie kriege ich das denn geordert? 🤔

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@theo  schrieb:

Ich komme auch nicht so wirklich weiter. Ich möchte nur Belege online bestellen und zwar mit mandantengenutzter Beraternummer als mitgliedsgebundenes Geschäft, denn nur so bekommt man 5 GB statt 0,7 GB Freivolumen. Die Hotline war mir bisher keine Hilfe. Wie kriege ich das denn geordert? 🤔

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Ok, ich schlage das mal als Lösung vor:

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/92902-belegbilderservice/?addtobasket=false#preise

Ich ordere den Belegbilderservice und aktiviere damit automatisch die Belege online. Sehe ich das richtig?

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@theo schrieb:

Wie kriege ich das denn geordert?

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Mandantengenutzte Beraternummer erstellen und die DUO Stammdaten unter dem Ordnungsbegriff: mandantengenutzter Beraternummer/freie Mandantennummer anlegen. Und alle Belege dort hochladen / speichern. 

Mehr braucht es nicht. Dazu noch das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft aktivieren. Schon hat man nach meiner Rechnung 5GB Speicher. Formulare zum mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft 

Für mehr Durchblick im Speicherdschungel: Ihr MyDATEV Dokumentenspeicher

Belegbilderservice hat damit nichts zu tun. Das ist was anderes. 

Wichtig oder als Hinweis: Sollte das Mandat bzw. die GF als natürliche Person auch die ESt bei Ihnen machen, dann ESt meineSteuern auch auf die Beraternummer buchen und dann gibt's Freispeicher on top. 

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@metalposaunist  schrieb:

Mandantengenutzte Beraternummer erstellen und die DUO Stammdaten unter dem Ordnungsbegriff: mandantengenutzter Beraternummer/freie Mandantennummer anlegen.

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Super! Danke.

Was meinst du mit "freier" Mandantennummer? Beraternummer wird die Mandantengenutzte Beraternummer u. für Mandantennummer könnte ich auch seine Standard-Mandantennummer benutzen, die wir schon im Datev haben?

U. mit diesem Vorgehen aktiviere ich dann nur Belege online u. nicht Unternehmen online, richtig?

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@theo schrieb:

u. für Mandantennummer könnte ich auch seine Standard-Mandantennummer benutzen, die wir schon im Datev haben?

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Ja, kannst Du dazu nutzen. Soweit ich weiß, geht das bei Selbstbuchern ab Mandantennummer 10000 los?! Wichtig ist nur, dass dass überall gleich ist, damit DATEV alle Daten findet und Ihr den JA machen könnt, wenn der Selbstbucher seine FiBu zuvor ins DATEV RZ geschickt habt. Dann holt Ihr Euch die aus dem RZ und weil alle Ordnungsbegriffe passen, weiß DATEV auf welchen Mandanten das soll. Sonst fragt DATEV nach: Wohin soll ich denn die Daten aus dem RZ speichern? Du hast bei Dir keinen Mandanten, wo der Ordnungsbegriff passt.  

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@theo schrieb:

U. mit diesem Vorgehen aktiviere ich dann nur Belege online u. nicht Unternehmen online, richtig?

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Korrekt. DATEV Unternehmen online muss aktuell immer extra bestellt werden via DATEV Shop oder myDATEV Mandantenregistrierung direkt aus dem Arbeitsplatz. 

Ist also dafür da, wenn Ihr 5GB pro Mandant nutzen wollt inkl. digitalen Belegbuchen statt Euer Freivolumen, dass als Kanzlei bei uns > 220GB hat. 

Bitte beim mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft aber auf die Stolpersteine achten. Ein Übertrag der Daten im RZ ist nur mit Zustimmung des Mandats dann möglich. Das kann auch der Kanzlei-Admin nicht mit all seinen Rechten. Wegen diverse anderer Gründe machen wir das eher seltener, weil die Mandanten DATEV zwar nutzen aber das Organisatorische drumherum nicht kennen und man als Kanzlei dann gerne aushilft; es aber auch selber machen könnte aber aufgrund des Geschäfts nicht mehr darf.  

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Bitte beim mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft aber auf die Stolpersteine achten. Ein Übertrag der Daten im RZ ist nur mit Zustimmung des Mandats dann möglich. Das kann auch der Kanzlei-Admin nicht mit all seinen Rechten. Wegen diverse anderer Gründe machen wir das eher seltener, weil die Mandanten DATEV zwar nutzen aber das Organisatorische drumherum nicht kennen und man als Kanzlei dann gerne aushilft; es aber auch selber machen könnte aber aufgrund des Geschäfts nicht mehr darf.  

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Dafür lasse ich mir mittlerweile generell die Vollmacht gemäß  1080209 unterzeichnen. Seither keine diesbezüglichen Probleme mehr gehabt. Bei uns gibt es ausschließlich mM.

Gruß Taxit

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Das stimmt 👍. Das hatte ich vergessen zu erwähnen. Der Aufwand aber insgesamt ist echt hoch und ich warte auf das unterzeichnete Dokument noch heute vom Mandaten. Monate später ... habe auch noch andere Dinge zu tun, als ständig mir einen Knick ins Ohr zu machen und hinter Sachen hinterherzulaufen aber formal: jupp, geht so 😊.

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@theo  schrieb:

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@metalposaunist  schrieb:

Mandantengenutzte Beraternummer erstellen und die DUO Stammdaten unter dem Ordnungsbegriff: mandantengenutzter Beraternummer/freie Mandantennummer anlegen.

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Super! Danke.

Was meinst du mit "freier" Mandantennummer? Beraternummer wird die Mandantengenutzte Beraternummer u. für Mandantennummer könnte ich auch seine Standard-Mandantennummer benutzen, die wir schon im Datev haben?

U. mit diesem Vorgehen aktiviere ich dann nur Belege online u. nicht Unternehmen online, richtig?

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Ich habe das unmögliche (lt. zweimaliger Auskunft der Hotline) geschafft und Belege online ohne UO aktiviert, Bearbeitungsform erweitert. Aber irgendwo hakt es noch: Ich habe Datev Connect aktiviert, die Belege wurden auch schon an Datev übertragen (Zeitraum 3/21). Ich habe unter 'Mandant ergänzen'  'Kassen-/Rechnungsstapel aus Belege online' abgerufen. Weder unter 'Buchungsvorschläge erzeugen' noch unter 'Digitale Belege wird was angezeigt. Woran könnte das liegen?

Mandant im RZ: Seine Beraternummer, seine KaReWe-Mandantennummer
Mandant im Rewe: Unsere Beraternummer, seine KaReWe-Mandantennummer

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@theo schrieb:

Mandant im RZ: Seine Beraternummer, seine KaReWe-Mandantennummer
Mandant im Rewe: Unsere Beraternummer, seine KaReWe-Mandantennummer

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Und UO Stammdaten liegen wo? Abgesehen davon, dass eine unterschiedliche Beraternummer für ein und dieselben Daten auch nicht zielführend ist.  

Bei UO erweitert muss man meine ich die Daten noch bereitstellen.