Anfängerprobleme

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Hallo zusammen, 

meinem Chef wurde vom Steuerberatungsbürog gesagt, das er mit DUO Belege einscannen und bezahlen kann, was für die Steuerberatungsgesellschaft ein enormer Zeitgewinn ist und man über Steuerberatung nichts besonderes wissen braucht. Also hat er mich eingestellt, die so ein klitze kleines bisschen Ahnung von Konten hat und eigentlich als Allrounderin in seinem Büro arbeitet. Wir sind ein kleines 3-Mann Unternehmen. Das mal zur Erklärung, warum ich jetzt mit brutalen Anfängerproblemen ankomme. Ich arbeite also gerade die Buchhaltung für ganz 2021 auf.

Wir haben ein Steuerberatungsbüro, die mir aber genau diese Fragen bisher zum Teil mehrfach einfach nicht beantwortet hat. Ich habe also DUO mehr oder weniger alleine und mit Andreas Hausmann Videos gelernt. 

Nun mal zu den ungelösten Fragen : 

Bereitstellen: Grosses Geheimnis. WANN stelle ich bereit? Wenn der Beleg eingegeben wurde? Der Beleg bezahlt wurde? Der Beleg der Bankkontobewegung zugeordnet wurde? Oder einfach jeden Freitag oder so? Steuerberaterin sagt nur, solange ich nichts bereitstelle, kann sie nicht buchen, danach ist es festgeschrieben. Ende der Infos. Sagt mir jetzt nicht wann. Hatten jetzt einen Beleg mit australischen Dollar, bereitgestellt und auf dem VISA-Beleg jetzt ist der Euro-Betrag anders. Sind nur 30 € insgesamt, aber könnte ja mal mehr sein.

Gehälter: Steuerberaterin sagt  sie KANN die Gehaltszahlungen in DUO bereitstellen, aber wenn was geändert werden muss, dann muss das auch dort geändert werden. Also wird das als normale Überweisung direkt bei der Bank gemacht. Das kann es doch eigentlich nicht sein, oder?

Monatsabschluss: Drückt sie normalerweise den Knopf oder sag ich Bescheid, wann alles drin ist. Was ist, wenn nicht alles drin ist? Hatten gestern noch Rechnungen für April bekommen. 

Da ich es kenne "Keine Buchung ohne Beleg" habe ich jetzt für jeden Monat z.B. einen Auszug aus dem Mietvertrag genommen, um einen Beleg für die Mietzahlung zu haben. Ich wette jemand heult jetzt auf und hält mich für total zeitverschwenderisch. Geht das einfacher?

Die gute Steuerberaterin hat uns auch 100€ in das Kassenbuch gepackt. Keiner weiß wie. Und wie das nochmal geht.

Ich weiss, alles Anfängerfragen, tut mir leid. Weiss mir aber keinen Rat mehr, als jemanden zu fragen, der sich damit auskennt. 

Vielleicht kann mir jemand kurz helfen, ohne das ich eine 3-jahres Ausbildung zur Buchhalterin machen muss. 

Ganz lieben Dank schon mal fürs lesen. 

Liebe Grüße

Elke 

[#2 · Accepted solution]

Hallo, ich würde es einfach mal aus meiner Sicht beantworten. Ich muss aber vorab erwähnen, dass es sich hier um individuelle Abläufe handelt. Ich empfehle das offene Gespräch mit der Kollegin. 

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@Elke1305  schrieb:

Bereitstellen: Grosses Geheimnis. WANN stelle ich bereit? Wenn der Beleg eingegeben wurde? Der Beleg bezahlt wurde? Der Beleg der Bankkontobewegung zugeordnet wurde? Oder einfach jeden Freitag oder so? Steuerberaterin sagt nur, solange ich nichts bereitstelle, kann sie nicht buchen, danach ist es festgeschrieben. Ende der Infos. Sagt mir jetzt nicht wann. Hatten jetzt einen Beleg mit australischen Dollar, bereitgestellt und auf dem VISA-Beleg jetzt ist der Euro-Betrag anders. Sind nur 30 € insgesamt, aber könnte ja mal mehr sein.

Genau aus diesem Grund nehme ich mir für jedes Neumandat ein Stunde "Onboarding-Zeit". Diese Frage ist tatsächlich sehr individuell und muss mit dem jeweiligen Steuerberater geklärt werden. Ich bitte bei größeren Buchhaltungen um die wöchentliche Bereitstellung, lasse aber die individuelle Abstimmung zwischen Mandant und Mitarbeiter zu. Kurzum: Es muss einfach für beide Seiten passen. Abläufe lassen sich optimieren. 

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Gehälter: Steuerberaterin sagt  sie KANN die Gehaltszahlungen in DUO bereitstellen, aber wenn was geändert werden muss, dann muss das auch dort geändert werden. Also wird das als normale Überweisung direkt bei der Bank gemacht. Das kann es doch eigentlich nicht sein, oder?

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Schwierig. Gerade in der Lohnabrechnung gibt es tatsächlich die eine oder andere Korrektur. Wenn hier stets die Zahldateien abgeändert werden müssen, kann das zum Chaos führen. Mit der von Ihrer Beraterin vorgeschlagenen Variante bleiben Sie von solch "internen Problemen" verschont. 

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Monatsabschluss: Drückt sie normalerweise den Knopf oder sag ich Bescheid, wann alles drin ist. Was ist, wenn nicht alles drin ist? Hatten gestern noch Rechnungen für April bekommen. 

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Ich verlange mit der letzten Bereitstellung eine Benachrichtigungsmail vom Mandanten (hierfür gibt es ein Häkchen im Bereitstellungsformular). Auch hier muss man sich individuell abstimmen. Bei Nachzügler-Rechnungen wird dieses Häkchen ebenfalls vom Mandanten betätigt mit Bitte um Änderung der Vormonats-BWA. 

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@Elke1305  schrieb:

Da ich es kenne "Keine Buchung ohne Beleg" habe ich jetzt für jeden Monat z.B. einen Auszug aus dem Mietvertrag genommen, um einen Beleg für die Mietzahlung zu haben. Ich wette jemand heult jetzt auf und hält mich für total zeitverschwenderisch. Geht das einfacher?

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Definitiv, der Mietvertrag ist mit einer Dauerrechnung vergleichbar. Einmal einreichen - fertig. 

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@Elke1305  schrieb:

Die gute Steuerberaterin hat uns auch 100€ in das Kassenbuch gepackt. Keiner weiß wie. Und wie das nochmal geht.

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Das geht in DUO unter Anwendungen (rechts oben) - Kassenbuch - erfassen. Nicht vergessen, den korrekten Monat zu hinterlegen! 

Ich würde Ihnen raten, einen einmaligen Termin für die Einführung in den Prozess zu vereinbaren. Sie werden im nächsten Monat sicherlich auch wieder allgemeine Rückfragen haben. Mir scheint, als gäbe es keine konkreten Absprachen. Solche Absprachen kosten einmalig Zeit, sind aber in Zukunft goldwert!

Viel Erfolg!

[#3 · Accepted solution]

Hallo Elke,

einen Mandanten DUO anbieten und dann nicht supporten ist, insofern Ihre Aussagen stimmen, nicht in Ordnung ich kann mich meiner Vorrednerin nur anschließen--> offenes Gespräch mit der Kollegin suchen. Oder gleich wechseln.

DUO ist kein Ersatz für gute Kommunikation sondern ein Vehikel zur Bereitstellung von Informationen. --> Der Informationsfluss kann nur gelingen wenn man bespricht und festlegt wer wann was mit dem Vehikel macht.

DUO ist von der Logik her so simpel, dass Sie keine Ausbildung zur Buchhalterin brauchen und warum die Kollegin die Bearbeitungsform erweitert für Sie festgelegt hat verstehe ich nicht. Die geben wir nur Leuten an die Hand die buchhalterisch nicht unerfahren sind.

Für die Mietzahlung braucht es keinen Beleg. --> Der Mietvertrag wird als Beleg entweder unter Sonstiges abgelegt und/oder mit der ersten Mietzahlung verknüpft. Wäre ja noch schöner, dass man für Miete einen Beleg beibringen muss.

Die Gehälter werden mit frei einstellbarem zeitlichen Verzug in DUO bereitgestellt. Ihre Beraterin klickt berechnen und bereitstellen. Sie kann es in DUO sofort sehen, Sie erst nach 0-7(?) Tagen. Wenn an der ursprünglichen Berechnung etwas falsch war. Soll ja vorkommen. Dann kann Ihre Beraterin die alten Zahlungen (welche Sie noch nicht sehen) in DUO löschen und durch die neuen ersetzen, Achtung der zeitliche Verzug läuft wieder von vorne los.

Kurz:  Mit den Gehaltszahlungen und etwaigen Korrekturen haben unsere Mandanten, insofern wir die Zahlungen vorgeben, in der Regel nichts zu tun außer ausführen zu klicken. --> Dafür lassen Sie den Lohn doch außer Haus machen. 

Bei einem drei Mann Unternehmen ein Kassenbuch zu führen.🙄

Haben Sie regelmäßige Bargeldeinnahmen? Dann macht das Sinn und ist auch vorgeschrieben.

Andernfalls löst man die Paar Ausgabenbelege über ein Verrechnungskonto des Chefs. Sprich der Chef legt der Firma die Ausgaben aus und überweist sich regelmäßig die Summe auf sein Konto.

 Ich rede ja ungern schlecht über Kollegen aber wenn alles was Sie berichten stimmt schäme ich mich gerade fremd.

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Vielen, vielen Dank. Sie haben mir schon sehr weitergeholfen. 

Ich hätte gerne ein onboarding Gespräch gehabt. Gut, vor einem Monat wäre es noch u.A. ein DATEV-Instruktionsgespräch geworden, hätte aber eine Menge geholfen. Nachdem ich jetzt etliche Fragen per eMail gestellt habe, wurde mir nahegelegt, ich soll doch bitte für DATEV-Fragen auch DATEV fragen. Also werde ich mich weiter durchsuchen.

Mir wurde gesagt DUO ist sozusagen unser eigenes Ablagesystem. Den Rest macht die Steuerberaterin.

Dauerrechnung heißt, das ich nach dem 1. Einreichen gar nichts machen muss, außer im Kontoauszug den Haken auf grün = geprüft setzen?

Dann würde ich aber z.B. keine Zusammenfassung der Mietkosten mehr sehen?

Vielen lieben Dank für Ihre Mühe.

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Dauerrechnung heißt, das ich nach dem 1. Einreichen gar nichts machen muss, außer im Kontoauszug den Haken auf grün = geprüft setzen?

Hat man Ihnen nicht gezeigt, dass man dafür Regeln anlegen kann? 

Damit erledigen sich alle Konotumstäzte wie Krankenkasse, Miete, ... also alles für, dass es keinen Beleg braucht von alleine. Wäre ja noch schönes den Kram jeden Monat manuell auf grün zu setzen. Das wäre ja dann Digitalisierung auf Schusters Rappen. 

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@jjunker schrieb:

... Ich rede ja ungern schlicht über Kollegen  ...

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"schlicht" oder "schlecht" ? 😉

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Super, dankeschön. Vielen, vielen Dank. 

Ich arbeite mich ja gerne frei in eine neue Sache ein. Wenn da nicht irgendwo ein Finanzamt hängen würde, und irgendwann massive Probleme auf mich bzw. die Firma zukommen könnten, würde ich das etwas leichter sehen. 

Nein, wir haben keine Bargeldeinnahmen. Ab und zu geht Chef mal Brötchen für unsere Unterlieferanten auf der Baustelle holen.  Da die Belege für die Kasse noch nicht bereitgestellt wurde, kann ich die ja noch löschen. Ist tatsächlich wohl einfacher, als mit einer Bargeldkasse zu arbeiten. 

Ich freu mich, diese Community gefunden zu haben.

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OOOOH das werde ich gleich morgen ausprobieren. Nein, das kannte ich bis jetzt nicht. 

Regeln hören sich toll an. 

Ich liebe diese Community jetzt schon. 

Danke Danke !!!

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OK zu früh gefreut mit den Regeln, 

 

Bei mir sieht das so aus. Da werde ich morgen weitersuchen, wo ich Regeln finde.

Da DUO bei meinem Chef anders aussieht, als bei mir, bin ich mir jetzt ganz sicher,  das es unterschiedliche Möglichkeiten der Freischaltung gibt. Er hatte aber bisher nicht die Zeit gehabt, sich da auch noch reinzuarbeiten. Ist jetzt mein Job.

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Kann ihr Chef in die rechte Verwaltung online? Oder wird das alles zentral von Ihrer Beraterin administriert?

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Gute Frage, das frage ich ihn morgen. Habe jetzt Feierabend und er ist nicht im Haus. 

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@jjunker  schrieb:

Kann ihr Chef in die rechte Verwaltung online? 

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Ne, der kommt nur in die linke Verwaltung 😎

Sorry für Offtopic - den konnte ich mir nicht verkneifen 😉

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Hallo Elke,

ich würde  Ihrer Stelle den Steuerberater wechseln. Wenn Sie gar nicht mehr weiter kommen gibt es auch noch die Möglichkeit bei einem DATEV Solution Partner eine kostenpflichtige Einweisung etc. zu buchen. Wenn Sie einen guten Solution Partner (Lösungspartner) haben, kann dieser Ihnen etliche Tricks etc. bei Unternehmen Online zeigen.

Grüße 

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@Uwe_Lutz Was ist Gegenteil von Frühlinkserwachen? 

*Offf Topic*

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@jjunker  schrieb:

@Uwe_Lutz Was ist Gegenteil von Frühlinkserwachen? 

*Offf Topic*

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spätrechtseinschlafen - aber das wird jetzt so was von flach....😱

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Mich interessiert, was die betreuende Steuerkanzlei zu dem Ganzen sagt.

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Hallo @Elke1305,

wenn ich Ihren Screenshot richtig lese, dann sind Sie in der Belegübersicht.

Regeln lassen sich meines Wissens bisher "nur" für die Bankumsätze anlegen. 

Sie müssen also über die Anwendungen --> Bank sich die Kontoumsätze anzeigen lassen. Dort finden Sie dann auch die Möglichkeit eine Regel anzulegen wie von @jjunker beschrieben.

Gruß

Matthias Einsiedel

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@kanzleiboennecke vielen vielen Dank, ich hab es gefunden.  

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@edmund_rehm , zu dem ganzen hier, was ich hier angezettelt habe? Nun, ich habe die Information bekommen, das DUO dafür da ist, Steuerberatungskosten zu sparen, zu Fragen über DATEV soll ich bitte DATEV fragen. Und somit versuche ich gerade lösungsorientierte Antworten zu bekommen. Ich hatte vorher nie mit DATEV gearbeitet, als ich ganz am Anfang nach einem Gespräch gefragt habe, wurde mir mitgeteilt, ich soll zum starten mal die Videos von Andreas Hausmann ansehen. Habe ich getan. Sind auch sehr ausführlich und hilfreich. Nur leider werden dort meine Fragen nicht beantwortet, wie ich sie brauchte. Ich bin ein Freund von Schwarmwissen, also habe ich mich hier angemeldet und bin fündig geworden. 

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Das man sich in DUO einarbeiten muss und man vielleicht nicht alles auf anhieb versteht und deswegen mehr Zeit reinstecken muss ist meiner Meinung nach normal.

Ich selber habe auch viel viel Zeit rein gesteckt um Sachen zu entdecken und auszuprobieren. Wenn wir allerdings ein Produkt der Datev an den Mandanten weitergeben dann vermitteln wir zumindest die Grundlagen für die Funktionen die der Mandant benötigt und benutzt. Bei Verständnisschwierigkeiten oder ähnliches können die sich jederzeit melden und fragen. Wenn der Mandant gerne ein Seminar besuchen möchte, oder wir merken das es etwas für ihn sein kann, geben wir dem Mandanten eine Auswahl an Datev-Seminaren an die Hand, wo er das vermittelt bekommen sollte was er wissen möchte/muss.

Also ein bisschen mehr sollte meiner Meinung schon von Ihrem Berater kommen.

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... ich kenne aber auch kleine Kanzleien, die eigentlich nichts mit "Unternehmen Online" zu tun haben wollen, die aber mehr und mehr von Mandanten darauf angesprochen und regelrecht dazu gedrängt werden.

... dass man von Kanzleien, die "Unternehmen Online" nicht selbst einsetzen und auch z.Zt. nicht einsetzen wollen, keine Unterstützung erwarten und erhalten kann, ist eine logische Folgerung.

... Kanzleien, die diese Online-Anwendungen in's Spiel bringen oder gar dafür werben, ohne selbst viel Ahnung zu haben, begeben sich in ein 'Minenfeld'

Als Kanzlei sollte man immer einigen Wissensvorsprung vor den Mandanten haben, sonst ist der Ärger vorprogrammiert

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@N_Wanke Ganz Ihrer Meinung. Ich verweise gerne auf einzelne Ausschnitte von Videos des Kollegen @andreashausmann. Wie man einen Smart Login einrichtet. Warum sollte ich, dass einem Mandanten lang und breit erklären wenn es hier sehr gut gemacht ist.

Aber einem Mandanten mit den Videos abzuspeisen geht gar nicht. Wer anruft bekommt Hilfe wer wegen des gleichen Problems dreimal anruft bekommt den dritten Anruf mit Zeitaufwand auf die Rechnung ein zweites Mal Nachfragen kostet nichts. 

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Ein Steuerberater sollte natürlich seine Leistungen auch immer gut betreuen können. Unsere Kanzlei unterhält zum Beispiel für den Support/Schulung/Einrichtung rund um Unternehmen online (und z.B. auch für verschiedene Schnittstellen) eine eigene IT-Abteilung, sodass wir den gesamten Support übernehmen. Bei uns müssen die Mandanten bei Problemen noch nicht mal bei der DATEV anrufen, denn meistens können wir ihnen direkt weiterhelfen.

Viele andere Kanzleien bieten ähnliche Leistungen an. Vielleicht gibt es ja in eurer Nähe Kanzleien, die euch die gewünschten Leistungen anbieten können. Eventuell ist eure betreuende Kanzlei aber auch daran interessiert hier ein neues Leistungsportfolio aufzubauen - ich würde einfach ein offenes Gespräch suchen.

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Guten Tag Elke,

Sie haben nichts angezettelt, sondern nur gefragt. Und die Aussagen Ihres StB in Sachen DUO sind voll daneben.

DATEV bietet viele Dokumente bzgl. DUO:

Neuer Leitfaden DATEV Unternehmen online

DATEV Unternehmen online - Hilfe-Portal

mit DATEV Unternehmen online einrichten

Arbeiten mit DATEV Unternehmen online

Wie immer ist aller Anfang schwer 🙂

Freundliche Grüße, E. Rehm