Meiner Meinung nach, genügt es seit der DSGVO nicht mehr, wenn der Mandant in den unverschlüsselten Email-Verkehr einwilligt. Ich habe auf der Seite der BStBK eine FAQ-Liste gefunden https://www.bstbk.de/export/sites/standard/de/ressourcen/Dokumente/04_presse/publikationen/02_steuerrecht_rechnungslegung/42_2018-04-05_Praxishilfen_Datenschutz_Fragen_zur_Datenschutz-Grundverordnung.pdf. Demnach kann der Mandant nicht mehr in die unverschlüsselte Übertragung einwilligen, wenn es um Mitarbeiterauswertungen geht, da nur die betroffene Person einwilligen kann. Das würde im Umkehrschluss bedeuten, dass eine Einwilligung wirksam wäre. Allerdings habe ich im Internet auch mehrfach die Meinung gefunden, dass die DSGVO zwingend ist und selbst eine ausdrückliche Einwilligung des Mandanten keine rechtlich bindende Wirkung habe.
Ich persönlich habe für mich beschlossen, weiterhin zu verschlüsseln.
s/mime halte ich verschlüsselungstechnisch für die beste Lösung, allerdings stellen sich da noch Fragen:
- Mitarbeiter verschickt mit Zertifikat verschlüsselte Mail an Mandant, Mandant antwortet ebenfalls mit Verschlüsselung per Zertifikat. Kann ich als Chef oder andere Mitarbeiter dann diese Antwortmail noch öffnen und lesen?
- Was passiert, wenn der Mitarbeiter die Kanzlei verlässt (Rente, Kündigung) und seine Smartcard gelöscht wird. Kann man dann noch auf die verschlüsselten Mails zugreifen?
Für einfache Dokumente aus Word oder Excel oder Auswertungen aus Datev-Anwendungen wählen wir den Ausgabekorb. Da können wir mehrere Ausgabewege gleichzeitig bedienen (z. B. Ablage in der Dokumentenablage und Versand per Mail) und jeweils auswählen, ob die Mail oder die Dateiablage mit einem Passwort verschlüsselt wird.
Zwar kann man grundsätzlich auch eine Antwortmail über den Ausgabekorb als passwortgeschützte Email ausgeben, allerdings wird dann die Mail zur PDF-Datei, die einer Mail angehängt wird. Ein doppelter Salto rückwärts.
Wir haben bereits vor gut 10 Jahren mit einigen ausgewählten Mandanten die Kommunikation über SharePoint erprobt und waren alle grundsätzlich zufrieden.
Vielleicht sollten wir einfach alle bei dem Thema digitale Kommunikation umdenken und weg von der Email neue Wege suchen?
Unsere Kinder nutzen Email so gut wie gar nicht mehr. Messenger-Apps sind viel wichtiger geworden.
Überall lesen wir, dass die Digitalisierung unser Leben und unsere Arbeitsweisen verändern wird.
Liebe DATEV, das gilt auch für euch.
Wie wäre es denn z. B. mit folgender Idee:
Eine Messenger App von DATEV, mit der wir Steuerberater entweder über ein Mandantenmodul mit dem Mandanten direkt Kontakt aufnehmen können oder aber wir stellen die Nachricht auf dem Server der DATEV - ähnlich dem Verschlüsselungsportal zur Verfügung. Der Mandant wählt dann selbst, ob er mittels Smartlogin, Passwort oder Zertifikat auf das Portal Zugriff nimmt.
Da Steuerberater und Mandant den gleichen Messengerservice nutzen, ist die end-to-end-Verschlüsselung überhaupt kein Problem mehr (hat sogar Whats App geschafft).
Gäbe es die App dann noch als Handy und Desktop-Version, wäre das der Hammer (zugegeben, auch das hat Whats App schon geschafft).
Selbst mit dem Finanzamt könnte man so sicher kommunizieren. Die Anfänge liegen ja ohnehin schon vor (elektronischer Einspruch, elektronischer Antrag auf Anpassung VZ). Eine weitere sinnvolle Anwendung wäre die die Übermittlung von Belegen, die das Finanzamt angefordert hat.
Für diejenigen, die sich auf keinen Fall von der Email trennen wollen, könnten m. A. nach sogar beide Systeme nebeneinander existieren.
Aber wahrscheinlich dauert das mindestens die nächsten zwei 5-Jahresplanungszyklen, bis so etwas überhaupt in die Planung aufgenommen wird.
Oh,
sehr interessante Info. Soweit waren wir noch gar nicht, werde dem aber noch nachgehen.
Ich habe an sich auch den Eindruck, der Mandant wird durch die mangelnde Mobilitätsfunktion mehr oder weniger auch dazu "verleitet" die E-Mails am Rechner statt auf dem Smartphone zu lesen und damit auch eher zur Kenntnis zu nehmen. Ich hatte gestern und heute diesbezüglich schon positive Überraschungen verzeichnet. Ist zwar eine etwas rüde "Erziehungsmethode" aber was bringen uns E-Mails, bei denen der Mandant den Betreff oder noch die ersten beiden Zeilen liest und anruft und fragt, was denn da jetzt stand (kommt laufend vor) und was er machen soll, weil einfach nicht zu Ende gelesen wird (ist meine Vermutung), da an sich alles beschrieben wird.
Insofern bin ich wirklich am überlegen, ob ich Ihre Tipps da weiterleiten soll 
Vielen Dank jedenfalls.
sogeanntes Kanzlei Passwort schriftlich mitgeteilt habe.
Meinten Sie mit "Kanzlei Passwort", dass für alle Mandanten ein identisches Passwort vergeben wurde?
Das wäre dann vermutlich aber nicht DSGVO-konform.
7-Zip auf Linux oder Windows ist definitiv top! Eine mobile 7-Zip-Version gibt es vom Original-Anbieter m.W. allerdings nicht. Und die App 7zip aus dem Play-Store (die eben nicht von Igor Pavlov stammt) kann keine überzeugenden Bewertungen vorweisen. Oder habe ich etwas übersehen? Gibt es eine offizielle App? Dann gerne her mit dem Link 
Btw, ein einziges "Kanzlei-Passwort", für alle Mandanten gleich? Hmmm ... Aber gut, geht mich nix an 
Das bedeutet, dass die Finanzämter und Krankenkassen die zip Dateien annehmen?
