Selbstbucher, welche Lösung?

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Hallo zusammen, 

jetzt geht gerade alles schneller als gedacht, aber unser Mandant möchte zum Selbstbucher werden, was auch aus unserer Sicht sogar Sinn ergibt. Es soll aber ein Zusammenarbeiten bei den Monatsabschlüssen geben und gerade zu Beginn würden wir sogar parallel buchen. Jetzt stellt sich mir die Frage, welche Lösung macht am meisten Sinn, bin da leider so gar nicht im Thema, so dass das hier suchen auch irgendwie schwierig ist. 

Wäre Smart IT eine Lösung? 

Nach der DATEV Recherche tendiere ich ja eher zu Mittelstand mit Rechnungswesen compact, kann ich das als Einzelplatzversion installieren? Würde das problemlos auf einem Azure PC laufen? So dass man weiterhin sowohl von hier, als auch von dort arbeiten kann; parallel geht natürlich nicht. Wie sieht es mit einem mIdentity aus, oder braucht "compact" den nach wie vor nicht? 

Nehme auch jede andere Lösung, eigentlich dachte ich, dass ich noch bis Ende des Jahres Zeit habe, aber der Mandant hat einen Buchhalter gefunden, der sofort anfängt und gar keinen schlechten Eindruck macht. 

Daher bin ich über jeden Input dankabr. 

[#2 · Accepted solution]

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@CKB83  schrieb:

Wäre Smart IT eine Lösung? 

Ja, so haben wir es bei einem Mandanten von uns auch umgesetzt, sodass wir die Daten nicht aus dem RZ holen und senden müssen, sondern auch Zugriff auf Smart-IT des Mandanten haben.

Nach der DATEV Recherche tendiere ich ja eher zu Mittelstand mit Rechnungswesen compact, kann ich das als Einzelplatzversion installieren? Würde das problemlos auf einem Azure PC laufen? So dass man weiterhin sowohl von hier, als auch von dort arbeiten kann; parallel geht natürlich nicht. Wie sieht es mit einem mIdentity aus, oder braucht "compact" den nach wie vor nicht? 

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Bei Rechnungswesen compact ist zu beachten, dass viele Funktionen hier nicht zur Verfügung stehen. Kein Bankmanager, kein Unternehmen online usw.

Ich kann mir auch gut vorstellen, dass die Abkündigung der compact-Version nur noch eine Frage der Zeit ist.

Dann lieber die Vollversion von Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen bestellen und alle verfügbaren Funktionen nutzen. Mit digitalen Belegen in Unternehmen online habt ihr auch ein deutlich einfacheres Leben bei der Erstellung des Jahresabschlusses.

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@CKB83  schrieb:

Hallo zusammen, 

jetzt geht gerade alles schneller als gedacht, aber unser Mandant möchte zum Selbstbucher werden, was auch aus unserer Sicht sogar Sinn ergibt. Es soll aber ein Zusammenarbeiten bei den Monatsabschlüssen geben und gerade zu Beginn würden wir sogar parallel buchen. Jetzt stellt sich mir die Frage, welche Lösung macht am meisten Sinn, bin da leider so gar nicht im Thema, so dass das hier suchen auch irgendwie schwierig ist. 

Wäre Smart IT eine Lösung? 

Nach der DATEV Recherche tendiere ich ja eher zu Mittelstand mit Rechnungswesen compact, kann ich das als Einzelplatzversion installieren? Würde das problemlos auf einem Azure PC laufen? So dass man weiterhin sowohl von hier, als auch von dort arbeiten kann; parallel geht natürlich nicht. Wie sieht es mit einem mIdentity aus, oder braucht "compact" den nach wie vor nicht? 

Nehme auch jede andere Lösung, eigentlich dachte ich, dass ich noch bis Ende des Jahres Zeit habe, aber der Mandant hat einen Buchhalter gefunden, der sofort anfängt und gar keinen schlechten Eindruck macht. 

Daher bin ich über jeden Input dankabr. 

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Smart IT und Rechnungswesen compact?

Die Lösung über Smart-IT ist wirtschaftlich wahrscheinlich nicht abbildbar.

Warum nur Rechnungswesen compact? Damit ist sind keine automatischen Bankbuchungen möglich.

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@CKB83  schrieb:

Hallo zusammen, 

jetzt geht gerade alles schneller als gedacht, aber unser Mandant möchte zum Selbstbucher werden, was auch aus unserer Sicht sogar Sinn ergibt. Es soll aber ein Zusammenarbeiten bei den Monatsabschlüssen geben und gerade zu Beginn würden wir sogar parallel buchen. Jetzt stellt sich mir die Frage, welche Lösung macht am meisten Sinn, bin da leider so gar nicht im Thema, so dass das hier suchen auch irgendwie schwierig ist. 

Könnten Sie interesshalber den Grund erwähnen, warum der Mandant dann "umsonst" buchen soll und/oder machen Sie das dann kostenlos ? "Doppelte Buchführung" ist ja was anderes 😉 

Spaß beiseite:

Ein Selbstbucher muss in der Lage sein, selbst zu buchen, sonst ist er kein Selbstbucher. Sollten die Kenntnisse nicht ausreichen, lehne ich es persönlich, dass jemand selbst bucht und man "ja kurz drüber schauen soll"... das wäre bei mir die Revision der Buchführung, die zumeist mehr kostet, als die Erstellung. 

Vielleicht verstehe ich da etwas falsch.

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@CKB83  schrieb:

[...]

Wäre Smart IT eine Lösung? 

Nach der DATEV Recherche tendiere ich ja eher zu Mittelstand mit Rechnungswesen compact, kann ich das als Einzelplatzversion installieren?

[...]

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... zu diesem Zweck "SmartIT" zu nutzen, wäre aus meiner Sicht zu teuer.

Zusätzlich zu SmartIT bräuchte man ja auch noch ein Rechnungswesen-Paket

... und zu diesem Zweck "Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen Compact" zu nutzen, wäre aus meiner Sicht zu wenig (an Möglichkeiten), wegen diverser Beschränkungen bei der "Compact"-Edition

... aber "Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen" hat eigentlich alles, was ein Buchhalter so braucht.

Wir haben mehrere Selbstbucher unter den Mandanten, die schon jahrelang glücklich mit "Datev Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen" sind ...

... aber auch mehrere Selbstbucher, die auch schon mit der Compact-Edition zufrieden sind, weil sie z.B. kein "Digitales Belegbuchen" brauchen und Softwarekosten 'sparen' wollen 😉

Hier ein Funktionsvergleich der unterschiedlichen Editionen:

https://help-center.apps.datev.de/api/amr/knowledge-common/v1/entities/st42965970443_de.pdf

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Naja, es ist kompliziert. 

Am Anfang wird der interne Buchhalter es schlicht nicht schaffen alles zu buchen, daher soll hier parallel gebucht werden. Ausgang und Eingang der Mandant, Bank, Factoring, etc. würde dann bei uns laufen und sukzessive ebenfalls übergeben werden. 

Über einen bisher nicht definierten Zeitraum würden wir dann die Buchhaltung revisionieren. 

Der Plan ist aber natürlich, dass der Mandant am Ende den Abschluss uber uns macht auf Grundlage der vorgelegten Buchhaltung 

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Ok, so kompliziert ist das an sich nicht und nachvollziehbar.

Ich meinte nur, da ich vor Jahren auch einen Mandanten hatte, der im Prinzip "alles konnte" (im Wesentlichen eine große Klappe) und damit die Buchführung derart "zerstört" wurde, dass die Revision mehrere hundert Buchungssätze auslöste . . .
Selbstverständlich hätte man ja nur "kurz drüberschauen" (kostenlos in der Annahme) müssen.

Es kam zum Eklat.

Ich habe ihn rausgeschmissen.

Daher nur mein Rat, dass ein Selbstbucher grundsätzlich fachliche und technische Buchführungskentnisse haben muss und von vornherein klar schriftlich vereinbart wird, dass die Buchführung ggf. kostenpflichtig (mit Stundensatz) revidiert werden muss, wenn Mängel auftreten. Nur um Ärger zu vermeiden.

Möglicherweise wäre es auch sinnvoll, dem Mandanten vorzuschlagen, dass man in der Kanzlei bucht, womit er Zeitkapazitäten für das operative Geschäft erhält und fachgerechte Arbeit erhält. Nur als Tipp.

Bei mir buchen tatsächlich nur noch eine Handvoll Kleinstmandaten über Lexoffice, aber hier übernehme ich die Daten und weise im Bericht ausdrücklich darauf hin, dass keine Prüfung der vorgelegten Buchführung beuftragt und nicht durchgeführt wurde.

[#8]

Das Problem ist, die Buchhaltung dauert aktuell 60 bis 80 Stunden und ist daher kaum sinnvoll kalkulierbar. Der Mandant ist übernommen worden, sehr stark und schnell gewachsen und wie ich immer zu sagen Pflege, A Hörnchen weiß nicht was B Hörnchen macht. Alleine der Bereich Ausgangsrechnungen wird von vier Personen bearbeitet, jeweils mit unterschiedlichen Programmen und ohne klare Abläufe. 

Es kam sogar von uns der Vorschlag, es braucht eine internen Buchhalter, der die Prozesse gliedert und schafft. Der zentral abstimmt. Das würden wir zeitlich nicht schaffen und auch nicht wollen. 

Ist damit aber auch der einzige Selbstbucher bei uns. Würde ich auch nicht unbedingt wollen, aber hier ist es eben so, man sucht ja nach der besten Lösung für beide Seiten. 

[#9]

Moin Moin,

ich bin etwas gespalten, wozu ich raten würde.

Ob SmartIT oder Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen, ich glaube dazu ist schon das Wesentlich geschrieben worden. 

Doch die Frage, die vorher erstmal beantwortet werden muss, ist m.E., kann das Selbstbuchen von Anfang an einigermaßen gut gehen. Sprich, wenn die Sachbearbeiterin drüber schaut, mag Sie Fehler findne, muss aber nicht Stunden oder gar Tage mit der Berichtigung zu bringen.

Ich finde da die Argumente von @deusex für wichtig und hilfreich.

Wenn der Umfang 60 - 80 Stunden im Monat umfasst, läßt sich das nicht neben anderen Aufgaben mit machen. Schon gar nicht wenn man in kalte Wasser gestoßen wird. Wenn Sie parallel auch buchen, müssen Sie danach dem Mandantebucher noch erklären warum ihre Buchungen von seinen Abweichen, also seine Fehler berichtigen und ihm auch erklären. Dann können Sie sich das eigene Buchen auch sparen. - Außer Sie haben brach liegende Kapazitäten, die so Umsatz generieren können. Das ist eher selten.

Dem Mandanten muss auch klar sein, dass wen immer er zum Buchen einsetzen will, dieser schon einige Kenntnis mitbringen muss. Bei 80 Stunden pro Monat ist nicht soviel Zeit für Learning by doing vorhanden. Und Ihre Sachbearterin will sicherlich auch nicht laufen angerufen werden mit Fragen wie etwas zu buchen ist.

Zusammengefasst: Mir scheint es ist ein Experiment. Wenn es gut geht, sind Sie und Ihr Mandant zufrieden, wenn nicht wird es teuer.

Übrigens auch wenn dann mehrere das Buchen übernehmen sollen, weil dann möglicherweise mehr als 1 Nutzerlizenz gebraucht wird (Mittelstand läuft meines Wissens immer noch auf Netz- bzw. Betriebsstättenlizenzen, wenn also nicht 2 gleichzeitig mit Datev arbeiten, braucht es nur eine Lizenz, Anders mit den  personalisierten Lizenzen, die entweder schon da sind, oder in den nächsten paar Jahren eingeführt werden).

Letztlich hängt davon ab, welche Qualität der Mandant beim Buchen liefern kann.

HTH

QJ

[#10]

Bei einem monatlichen Buchungsaufwand von 80 Stunden ist dies definitiv ein Fall für eine Vollzeitkraft, die neben der Buchführung parallel gleich Fakturierung, Forderungsmanagement etc. in Vollzeit mit entsprechender Fachkompetenz ausübt.

Dies würde ich meinem Mandanten sofort eindringlichst anraten, da dies weder ein Fall für eine Kanzleibuchführung, noch die von Ihnen beschriebene Hybris ist und würde dies ablehnen.

Meine erste Empfehlung wäre hier eine ERP-Software, mit integrierter Finanzbuchführungssoftware. Bei 80 Stunden FiBu-Aufwand und der beschriebenen Wachtsumshistorie kann es m.E. kaum eine andere Lösung als 100% inhouse geben... obwohl natürlich der rein bemessenen Zeitaufwand nicht unbedingt aussagekräftig ist.

Die Buchführung könnte nach Jahresende per Datensätzen von der Drittsoftware in nach Rewe-Kanzlei per Datensätzen eingespielt werden und Jahresabschluss/Steuererklärungen/Beratungen erfolgen.

Wer hier mit einer Komplettlösung von DATEV liebäugelt, wird um DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen nicht herumkommen.

Wir hatten bspw. belegintensive Mandate von Papier/Pendelordner & Co. auf Digitalisierung/Automatisierung umgestellt und den Aufwand auf ein Drittel reduziert.

Inwiefern später überhaupt eine Revision notwendig ist, wenn hier jemand kompetentes in der Firma zuständig wird, sei dahingestellt.

[#11]

Es klingt nicht, als würden die strukturellen Probleme durch Umstellung auf Selbstbuchung gelöst werden.

Vielleicht müsste man noch zwischen tatsächlichem Selbstbuchen und simplem Vorerfassen differenzieren. Für Letzteres sind die gängigen Lösungen (Lexware Office, sevdesk) gut geeignet.

[#12]

Na ja,

die "strukturellen" Probleme sind mit einer funktionalen Software und einem versierten Buchhalter sehr wohl gelöst; ich sehe hier keine langfristige Lösung in "simpler Vorerfassung".

Welche strukturellen Hindernisse sehen Sie darüber hinaus? Immer im Blickwinkel eines bezifferten Buchungsaufwands von 80 Stunden/Monat.

[#13]

Sowas hier:

Alleine der Bereich Ausgangsrechnungen wird von vier Personen bearbeitet, jeweils mit unterschiedlichen Programmen und ohne klare Abläufe

Muss strukturell geändert werden, egal ob Selbstbucher oder nicht

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@bWeber  schrieb:

Sowas hier:

Alleine der Bereich Ausgangsrechnungen wird von vier Personen bearbeitet, jeweils mit unterschiedlichen Programmen und ohne klare Abläufe

Muss strukturell geändert werden, egal ob Selbstbucher oder nicht

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Klar.

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@deusex  schrieb:

Ich meinte nur, da ich vor Jahren auch einen Mandanten hatte, der im Prinzip "alles konnte" (im Wesentlichen eine große Klappe) und damit die Buchführung derart "zerstört" wurde, dass die Revision mehrere hundert Buchungssätze auslöste . . .
Selbstverständlich hätte man ja nur "kurz drüberschauen" (kostenlos in der Annahme) müssen.

Es kam zum Eklat.

Ich habe ihn rausgeschmissen.

Das erwarte ich in Zukunft öfter. "Ich habe die Buchhaltung mit einer KI gemacht, da muss alles richtig und verständlich sein. Probleme müssen bei Ihnen liegen, Sie arbeiten ja auch nicht mit KI."

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@f_mayer  schrieb:

Das erwarte ich in Zukunft öfter. "Ich habe die Buchhaltung mit einer KI gemacht, da muss alles richtig und verständlich sein. Probleme müssen bei Ihnen liegen, Sie arbeiten ja auch nicht mit KI."

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Es vergeht zwischenzeitlich keine Woche, in der ich keine "KI-Ergüsse" vorgelegt bekomme, mit der Frage, ob man das mal "kurz" prüfen kann, ob das so stimmt.

"Nein, kurz prüfen kann man steuerliche Sachverhalte leider nicht. Sofern Sie das Thema steuergutachterlich rechtlich zutreffend durch mich ausarbeiten lassen wollen, erteilen Sie mir den Auftrag hierzu; nach Auftragserteilung hole ich die benötigten Informationen von Ihnen ein.

Die Vergütung erfolgt nach Stundensatz von XXX,XX €/Stunde."

Dieses neue Geschäftsmodell finde ich so schlecht nicht und natürlich arbeite ich auch mit KI; keine Frage. Ich habe allerdings ein fundiertes steuerliches Hintergrundwissen, weiß um Gesetze und Begrifflichkeiten sowie Problemfeldern und Besonderheiten . . ."

Und mein Prompt ist länger . . . 😉

Eine kleine Anektode:

Mandant teilt mit, er hätte in Bezug auf ein zu verkaufendes Grundstück "mal was ausgearbeitet". Ging um den §23 EStG und "er" kam zu dem Ergebnis, dass die Veräußerung steuerfrei wäre. Es ging hier um einen recht hohen Steuerbertrag, der zur Debatte stand.

Ihm fehlte allerdings im Prompt die Info, dass er das Grundstück seiner Meinung nach unentgetlich übertragen bekam, gab aber nicht an, dass mit Übertragung auch Darlehen übernommen wurden - Anschaffung.

Ich ging wie o.a. vor und stellte den Sachverhalt dar. Er verkaufte erstmal nicht und zahlte seine Rechnung an mich . . .

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@deusex  schrieb:

Eine kleine Anektode:

Hier eine von mir:

Mandant schickt ein von KI erstelltes Word-Dokument, mit einer Auflistung von Beträgen zu einem Sachverhalt einschließlich einer Summe unten.

In diese Summe flossen aber nur die ersten drei Zeilen ein.

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@f_mayer  schrieb:

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@deusex  schrieb:

Eine kleine Anektode:

Hier eine von mir:

Mandant schickt ein von KI erstelltes Word-Dokument, mit einer Auflistung von Beträgen zu einem Sachverhalt einschließlich einer Summe unten.

In diese Summe flossen aber nur die ersten drei Zeilen ein.

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Ja, so erschließt sich mit der "KI-Mandanten-Nutzung" wohl ein äußerst lukratives, neues Geschäftsfeld. Zu tun hätten wir, denke ich, auch ohnedies genug.

Wenn nicht geschehen, hätten Sie jedenfalls den Korrekturhinweis berechnen sollen ! Bitte nicht falsch verstehen: 

Es geht mir nicht darum, den Mandanten hier möglichst viele Rechnungen zu schreiben, sondern sie dahingehend zu sensibilisieren, dass ein Steuerberater für eine solide, steuerliche Beratung, nach wie vor, unverzichtbar ist.

Erst am Wochenende kam ein Bericht über die Selbstdiagnosen bei Krankheiten via KI; zumindest sind die Menschen noch so "helle" dies nur als ersten Eindruck zu werten und trotzdem zum Arzt zu gehen und sich eben nicht selbst zu therapieren.

Wie in der Medizin, kann man im Steuerrrecht sehr schnell "falsch abbiegen" und der schönste Output kann zum Desaster werden.

[#19]

So nochmal ich; gerade mit Smart IT Abteilung telefoniert und neben dem doch recht stolzen Preis dauert es drei Wochen bis zur Einrichtung. Da wir aber digitale Belege buchen wollen, geht es gar nicht anders und wir brauchen die "non compact" Version. Hat jemand noch eine Idee, wie man es schneller und besser für den Mandanten gelöst bekommt? 

[#20]

@CKB83 ,

Gute Nacht, Freunde,
Es wird Zeit für mich zu geh'n.
Was ich noch zu sagen hätte,
Dauert eine Zigarette,
Und ein letztes Glas im Steh'n.

(Refrain aus einem Song von Reinhard Mey)

... aber eigentlich wurde mE schon alles, was es hier zu sagen gibt, bereits in den früheren Beiträgen dieses Threads gesagt

... aber anscheinend wurde noch nicht so ganz realisiert, dass "Rechnungswesen" und "SmartIT" "zwei (verschiedene) Paar Stiefel" sind

Um "Datev Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen" einzusetzen, ist "SmartIT" nicht erforderlich und dauert auch keine 3 Wochen. "SmartIT" ist "nur" ein Ersatz für eine lokale Netzwerkinstallation bzw. ein Ersatz für einen eigenen Datev-Fileserver, vereinfacht ausgedrückt.

... aber wie gesagt: es wurde eigentlich schon alles gesagt ... ähm ... geschrieben ... 😎