MyDATEV Kommunikation - Wie funktioniert die Freigabe weiterer Dokumente?

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DATEV führt u. a. im Musteranschreiben zur Umstellung von FZO auf MyDATEV auf, dass künftig auch "Weitere Dokumente zur Freigabe bereitgestellt werden können". Leider bin ich nicht fündig geworden, wie diese Freigabe weiterer Dokumente funktioniert. Kann mir jemand weiterhelfen?

Beitrag von @Ute_Höpfner nach "Steuern und Expertisen" verschoben.

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Hallo Frau @s_seibold,

Sie können im Rahmen eines Freigabeprozesses (für Steuererklärungen/eBilanz) beliebige weitere Dokumente zur Freigabe mit bereitstellen.

Was es aktuell nicht gibt, ist die Möglichkeit ein beliebiges Dokument ALLEINE auf den Weg zu bringen. 

Welche Einzeldokumente würden man beispielsweise über diesen einfachen Freigabeprozess laufen lassen?

Vielen Dank und beste Grüße - Nicola Teich 

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@Nicola_Teich  Da wären z.B. steuerliche Anmeldungen für Gewerbe oder jede andere Anmeldung (Bauabzugssteuer usw.). Ebenfalls die Freigabe für die Hinterlegung/Veröffentlichung im Bundesanzeiger.

Im Prinzip jedes Dokument bei dem der Mandant für Übermittlung seine Freigabe erteilen soll.

Es gibt keinen Grund in meinen Augen, warum wir nicht die Möglichkeit haben sollten jedes beliebige Dokument freigeben zu lassen.

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Sehr geehrte Frau Teich,

als digitale Kanzlei lassen wir sogar das PDF Formular bei RZ-Bankinfo digital durch FP-Sign laufen, sodass der Mandant das digital unterzeichnete PDF direkt an seine Bank weiterleiten kann. Ultra geil! Keine Medienbrüche mehr 😍. 

Wobei myDATEV aktuell nur eine Freigabe statt digitaler Unterschrift ist, oder? Hm. Aber nehmen Sie das doch gern für die Zukunft mit. Ich kann an der Stelle @mic nur unterstützen. 

viele, liebe Grüße aus Deutschland 

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@Nicola_Teich 

Verzeihung, 

JEDES Mandantenportal der Konkurrenten bietet für x-beliebige Dokumente Signaturen an.

Bei Datev ist man ein halbes Jahr NACH der Veröffentlichung an der Frage ob es "Sinn" macht dieses Feature anzubieten?

Ich fasse nicht wie weltfremd, trotz zahlreicher "Camps" für was auch immer, solche elementare Funktionen die in Nürnberg anscheinend Raketenwissenschaft sind in Frage gestellt werden bzw. "niemand" dran gedacht hat.

Damit ist für uns die Einführung von Datev myKanzlei oder wie der Schinken auch heißen mag endgültig vom Tisch.

Anforderungen an heutige Prozesse und Funktionen nicht erfüllt. 

Datev hat keine USP mehr. Machts doch gleich wie amazon: Gebt euren Namen und im Hintergrund läuft alles über Drittanbieter.

UI/UX, Funktionen, VERFÜGBARKEIT, ZUVERLÄSSIGKEIT werden weiterhin verfehlt. Stichwort: "MVP" auch Jahre nach der Veröffentlichung.....

Datev ist demnächst das "neue" Autobahnkreuz Herne - die zentrale Anlaufstelle für Daten, mehr nicht

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Hallo Frau @Nicola_Teich 

im Rahmen der Freigabe von Steuererklärungen/eBilanz macht es für mich keinen Sinn, weitere Dokumente hochzuladen. Ich hatte die Hoffnung, dass mit dem Freigabeprozess eine digitale Unterschrift eingeführt wird, zumal die Umstellung der SmartLogins/Cards auf Personen längst vorgenommen wurde.

Mit dem aktuellen Freigabeprozess könnte ich mir vom Mandanten ein OK abholen, wenn es darum geht, einfache Dokumente zu bestätigen. Zum Beispiel könnte ich

• In Spezialfällen die Belegnachreichung an das Finanzamt,
• den vorab ausgefüllten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung,
• in Spezialfällen den Entwurf eines Einspruchs,
• usw.

freigeben lassen.

Die FZO ersetzende Freigabe von Steuererklärungen/eBilanz finde ich jetzt sogar umständlicher, denn

• bisher erhielt ich von DATEV eine E-Mail mit Info, welche Freigabe erfolgt ist. So konnte ich auch schnell von unterwegs oder im Arbeitsstress dem Mandanten rückmelden, dass z. B. die Freigabe der E-Bilanz noch fehlt. (Anm.: Bei mir liegen die Daten der Steuer auf der Kanzleiberaternummer, während Rechnungswesen und damit E-Bilanz immer auf der mdt.BNR liegen.) Jetzt erhalte ich viele E-Mails ohne Überschrift der Freigabe. Ich muss nun auf die E-Mail klicken, um zu sehen, was freigegeben wurde.
• Bei mir wird alles digital abgelegt/archiviert. Bisher legte ich die DATEV E-Mail der Benachrichtigung über die FZO mit dem Ablage-Knigge direkt in der entsprechenden Steuer ab. Das ist jetzt, mangels Ausweises der Freigabe-Überschrift, nicht mehr möglich. Stattdessen muss ich nun, da MyDATEV Kommunikation kein Archiv ist, jede Freigabe und jede Antwort als PDF herunterladen. Zeitaufwand ohne Ende.
• Das Allerbeste kommt aber noch: Die erhoffte Möglichkeit, auch für Ehegatten die elektronische Freigabe zu nutzen, wird dadurch zu Nichte gemacht, dass ein Ehepartner für den anderen Ehepartner „stellvertretend“ die Freigabe erklären kann. … ohne Worte.

Wenn schon keine digitale Unterschrift, dann wäre es doch naheliegend, dass mindestens hinter jeder Freigabe die PersonenID hinterlegt wird und niemand „stellvertretend“ die Freigabe erteilen kann. Die Idee, dass bereits in der Steuererklärung im Unterschriftsfeld die zu unterzeichnende PersonenID hinterlegt werden kann, brachte ich bereits vor Jahren bei DATEV ein.

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Hallo Frau @s_seibold,

vielen Dank für Ihre konkreten Hinweise. 

Man muss hier wirklich zw. der einfachen Freigabe (=Ablöse Freizeichnung online) und den "echten" Signaturen unterscheiden.

• Das eine haben wir jetzt und prüfen gerade, ob wir auch beliebige Dokumente aus Dokab/DATEV DMS in diesen Freigabeprozess geben und am Ende zurück übertragen können.
• Das andere ist in Arbeit. Für die fortgeschrittenen Signaturen (FES) wird es voraussichtlich im 2. HJ 2026 ein Angebot geben. Die qualifizierten Signaturen (QES) kommen dann danach. Solange bieten wir mit der Marktplatzlösung FP Sign für DATEV eine sehr gut integrierte Lösung, um Unterschriften der verschiedenen Signaturniveaus digital im Dokument zu verankern.

Der generelle Informationsgehalt der E-Mail-Benachrichtigungen ist dem Datenschutz geschuldet. Das macht mich auch nicht glücklich. Nutzen Sie schon das neue Widget "Kommunikation" im MyDATEV Portal? Dort sehen Sie die Informationen evtl. besser auf einen Blick. Und dort dürfen wir natürlich auch viel mehr Infos anzeigen. Vielleicht kann man in der Kanzlei ganz auf E-Mail-Benachrichtigungen verzichten und lieber einmal am Tag dort schauen? Mit dem X am Ende jeder Zeile kann man diese Einträge auch entfernen und damit quasi "abarbeiten". Falls das Widget bei Ihnen nicht sichtbar sein sollte, dann bitte einmal über die Buttons "Übersicht bearbeiten" und "Widgets hinzufügen" gehen.

Zur Dokumentation der Freigabe bietet sich natürlich das Protokoll an (Funktion "Als PDF exportieren"). Den Wunsch, dass man dieses Protokoll nicht nur als PDF-Datei in den Explorer exportieren kann, sondern direkt nach Dokab/DMS übergeben kann, prüfen wir ebenfalls. 

Ja, das "stellvertretend erledigen" wird kontrovers diskutiert. Manche finden es durchaus praktisch und nutzen weiterhin das Verfahren mit der Vollmacht (wobei man dann strenggenommen wohl nur eine Person zur Freigabe auffordern sollte). Im Kundeneinbezug wurden uns auch Szenarien geschildert, bei denen es erforderlich ist, z.B. die Freigabe durch die Kanzlei wenn der Mandant dort vor Ort vorbeischaut. Hier prüfen wir, wie wir in der Oberfläche die getrennte Freigabe - wenn sie denn so angefordert wird - noch besser sicherstellen können.

Man kann mit der Lösung Freigaben einholen aber wir sind uns einig, dass es noch Verbesserungspotential gibt.

Beste Grüße - Nicola Teich

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Sehr geehrte Frau Teich,

welche rechtliche Wirkung hat eine simple Freigabe oder die Freizeichnung ?

Insbesondere unter dem Aspekt für andere Dokumente.

Ich hatte es andernorts bereits beschrieben, dass wir in der Kanzlei einen Rechtsfall haben, weil eine Ehemann die Steuererklärung für beiden in Vollmacht "freigezeichnet" hat, obwohl die Beiden in Trennung sind. Die Anwälte der Beiden kümmern sich drum... hat aber natürlich ein bitteres "Gschmäckle".

Ich habe Freizeichnung verbannt und alles auf fortgeschrittene, elektronische Signaturen umgestellt und wenn nötig, auf "Qualifzierte".

Die DATEV sollte mit Hochdruck daran arbeiten, die Signaturlösungen in MyDATEV zu integrieren, um Steuererklärungen, Bilanzen und auch die besagten "sonstigen Dokumente" RECHTSSICHER unterzeichnen lassen zu können.

Wenn dies dann soweit ist, schaue ich mir MyDATEV gerne nochmals an.

Mit Verlaub: Die Freizeichnung ist Larifari . . .

Welche Einzeldokumente würden man beispielsweise über diesen einfachen Freigabeprozess laufen lassen?

Kurze Antwort: Keines. Siehe oben.

edit: Ihre vorige Ausführung wurde eine "logische Sekunde" vor meiner hier veröffentlicht.

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Hallo @deusex,

da haben wir uns überschnitten. Das passiert mir auch öfters. 🙂 

Ich frage so interessiert nach, weil ich es eben nicht beurteilen kann und auch keine Rechtsberatung anbieten kann und darf.

Erst kürzlich wurde mir ein Artikel weitergeleitet, in dem einfache Freigaben für zahlreiche Vorgänge als ausreichend bezeichnet wurden: Kanzleiprozesse | Unterschriftserfordernisse in der Steuerberatung

Ich persönlich finde ein Dokument mit einer eingebetteten Unterschrift auch irgendwie "sicherer", weil das Dokument auch ohne zusätzliches Protokoll jederzeit als unterzeichnet erkannt wird. Aber das ist meine laienhafte Beurteilung aus dem Bauch heraus. Ich verstehe daher den Wunsch nach den "echten" Signaturen und empfehle die entsprechende Marktplatzlösung.

Beste Grüße - Nicola Teich

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Hallo Frau Teich,

genau da tut sich doch die Diskrepanz auf:

Wo reicht eine Freigabe oder eine Freizeichnung oder wann muss mindestens eine einfache, wann eine fortgeschrittene und wann eine qualifizierte Signatur erfolgen.

Es ist dem Mandanten auch nicht vermittelbar, warum er jetzt eine Freizeichnung vornehmen soll und eine anderes Mal wieder ein Signatur vergeben soll.

Vor einem halben Jahr habe ich die Freizeichnung verbannt und weitgehend alles auf fortgeschrittene, elektronische Signaturen verlagert, weil diese 97% der Zeichnungserfordernisse abdecken.

Die restlichen 3% sind natürlich aufwändiger für den Mandanten, in dem dann die qualifzierte Signatur angefordert wird, weil da dann über die einmalige aufwändige Verifzierung gemault wird, aber hernach sind alle happy. 

Die Rückmeldungen zu dieser Umstellung sind durchweg positiv und keiner vermisst mehr die Freizeichnung . . .

Ich kann durchaus nachvollziehen, dass DATEV sich in einer Transformation befindet, aber ich verstehe es dann wirklich nicht, warum man seine "Kunden" mit Zwischenentwicklungen behelligt, für die bereits Lösungen vorhanden sind (FP-Sign aus DokOrg bspw.).

Perfide wird es dann, wenn man den "Kunden" (also wir) mit massiven Aktionen hinter die MyDATEV-Paywall zwingen muss, weil die Produkte sonst nicht ankommen.

Ich besuchte letztens meinen "Lieblings-agricoltore-Feinkosthändler" Mischi in Torri del Benaco am Gardasee, der mir immer wieder ein paar Schmankerl "zum probieren" anbietet.

Ich kaufte wieder Bewährtes und auch zwei Drittel vom "Neuen" und sagte zu ihm:

"Sei un venditore davvero abile e bravo!"

Er: "No, ho ottimi prodotti che si vendono da soli."

😎

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Hallo @deusex,

damit nicht alle die Übersetzung anwerfen müssen: 😉

"Sie sind ein wirklich geschickter und guter Verkäufer!" - "Nein, ich habe tolle Produkte, die sich von selbst verkaufen."

Ja, wer hätte die nicht gerne. Wir arbeiten dran.

Wenn man in der Zukunft Freigaben und "echte" Signaturen in MyDATEV erledigen kann, damit man sowohl auf der Kanzleiseite als auch beim Mandanten so ziemlich denselben Prozess durchläuft - egal welches Signaturniveau gebraucht wird - dann wird das Leben definitiv für alle Beteiligten einfacher. Ich blicke dem Tag mit Spannung entgegen.

Beste Grüße - Nicola Teich

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@Nicola_Teich 

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Der generelle Informationsgehalt der E-Mail-Benachrichtigungen ist dem Datenschutz geschuldet. 

Bei der bisherigen E-Mail-Benachrichtigung von FZO mit Bezug auf die Mandantennummer und Bezeichnung (E-Bilanz, Gewerbesteuer, etc.) wurde gegen keinen Datenschutz verstoßen? - Weshalb nunmehr bei der Benachrichtigung, wenn zusätzlich zur Mandantennummer noch die Überschrift, z. B. "Freigabe Umsatzsteuer 2023" aufgeführt wird, ein Verstoß gegen den Datenschutz vorliegt, kann ich nicht nachvollziehen.

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Hallo Frau @s_seibold,

danke für die Präzisierung. Ich gehe mal in den Austausch, ob wir doch noch Möglichkeiten haben. Der Schmerz liegt vor allem bei den personenbezogenen Daten wie Mandantenname etc.

Ich melde mich nochmal dazu.

Beste Grüße - Nicola Teich

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@Nicola_Teich  schrieb:

Hallo @deusex,

damit nicht alle die Übersetzung anwerfen müssen: 😉

Spielverderber ! 🙄 😉 😄

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Warum nutzen wir nicht alle einfach die Möglichkeiten der Technik, welche uns heute zur Verfügung stehen? 

Ich liebe Technik! Sie kann so viel Schönes und Gutes tun 😍. Hat beim "guten Verkäufer" so funktioniert, als hätten Sie, Herr Ex, das gar nicht auf Fremdsprache geschrieben. Hihi. 

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@mjsapxrwswxöa  schrieb:

Warum nutzen wir nicht alle einfach die Möglichkeiten der Technik, welche uns heute zur Verfügung stehen? 

Oh welch große Grundsatzfrage, welche an die DATEV auch sehr gut platziert wäre . . . aber wir schweifen ab.

... das gar nicht auf Fremdsprache geschrieben. Hihi. 

Hab ich auch gar nicht. Hihi.