Bescheide verschwinden nach manueller Zuordnung in der Kommunikation Finanzverwaltung KoFi

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 Es ist zum Haare raufen... Gelegentlich müssen Bescheide nach Abruf in der Kommunikation Finanzverwaltung manuell zugeordnet werden. Ich trage dann Beraternummer und Mandantennummer ein, drücke den Button "zuordnen" und danach "speichern". In 9 von 10 Fällen steht der Bescheid im Anschluss regulär zum Download zur Verfügung, aber in seltenen Fällen ist der Bescheid weg, als hätte er nie existiert. Egal wie ich die Bescheid-Ansicht sortiere, oder filtere, der eben manuell zugeordnete Bescheid ist nicht mehr aufzufinden. 

Ich weiß nicht was ich falsch mache, oder was die Ursache des Problems ist. Ich passe schon immer auf wie ein Schießhund, weil ich nach dem Muster suche. Aber es passiert trotzdem. 

Ich muss dann immer das Finanzamt anrufen und nach einer Bescheidkopie per Post fragen. Zumindest steht in der E-Mail Elster-Benachrichtigung um welche Steuernummer und welchen Bescheid es ging. Aber es ist natürlich massiver Mehraufwand und ich hätte dieses Problem gerne gelöst. 

Kennt jemand das Phänomen? Weiß jemand Hilfe? 

Thread verschoben und Kategorie entfernt durch @Sarah_Reitzmann 

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jeden Tag etwas neues... 

Nur aufpassen, dass hier nicht auch Fake News genannt werden, nur weil die Wahrheit angesprochen wird😜

Habt Ihr einen ELSTER-Zugang? 

Falls ja, sind dort die elekt. Bescheide §§ 122a, 118 AO gespeichert und jederzeit abrufbar.

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@jbberlin  schrieb:

...............aber in seltenen Fällen ist der Bescheid weg, als hätte er nie existiert. Egal wie ich die Bescheid-Ansicht sortiere, oder filtere, der eben manuell zugeordnete Bescheid ist nicht mehr aufzufinden. 

.......................Kennt jemand das Phänomen? Weiß jemand Hilfe? 

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Wäre auch interessiert.

DATEV sagt etwas anderes: DATEV Kommunikation Finanzverwaltung - DATEV Hilfe-Center

Zitat daraus: 4.5 Speicherdauer der Dokumente

Alle Dokumente bleiben in DATEV Kommunikation Finanzverwaltung dauerhaft gespeichert. Sie können nur ausgehende Dokumente löschen, die nicht den Status Bei Finanzverwaltung eingegangen haben.

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@jbberlin  schrieb:

Ich trage dann Beraternummer und Mandantennummer ein, drücke den Button "zuordnen" und danach "speichern". In 9 von 10 Fällen steht der Bescheid im Anschluss regulär zum Download zur Verfügung, aber in seltenen Fällen ist der Bescheid weg, als hätte er nie existiert. 

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Auf eine abweichende Unterberaternummer zugeordnet, auf die kein Zugriffsrecht in der Rechteverwaltung besteht?

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@jbberlin  schrieb:

 Es ist zum Haare raufen... Gelegentlich müssen Bescheide nach Abruf in der Kommunikation Finanzverwaltung manuell zugeordnet werden.  

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Macht es besser gleich über den Dokumentenkorb, dort funktioniert der Abruf genauso, nur das Dokument geht gleich ordentlich ins DMS. Vielleicht löst das auch gleich Euer Problem, bei mir kommen immer alle angekündigten  Bescheide auch an. 

Manuelle Nacharbeiten sind insbesondere bei Änderungsbescheiden notwendig, da bei solchen notwendige Stammdaten fehlen. 

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• @xyzmic: Wir haben einen Elster-Zugang, aber dort sind keinerlei Bescheide unserer Mandanten gespeichert. Hier kommen nur Statusmitteilungen zu von uns übermittelten Formularen/Bescheiden/Meldungen. 
• @Uwe_Lutz: Das habe ich mir auch schon überlegt (Auf eine abweichende Unterberaternummer zugeordnet, auf die kein Zugriffsrecht in der Rechteverwaltung besteht?), würde es aber ausschließen, da ich da so ein großes Augenmerk drauf habe. Zukünftig mache ich screenshots vorm Speichern manueller Zuordnungen. 
• RAHagena: Interessant, mit dem Dokumentenkorb arbeiten wir (noch) nicht. Muss ich mir mal angucken, lässt sich in einem Schnell-Check ohne neu abrufbare Bescheider leider nicht testen

Ich mache jetzt einen Datev-Servicekontakt um das zu klären. Falls ich eine gute Antwort bekomme, teile ich sie gerne hier. 

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Schande über mein Haupt. Datev hat zurückgerufen. Es gab doch einen Tippfehler und die Bescheide wurden dem Mandanten 0 zugewiesen. Diesen konnte ich nicht sehen, weil ich in der Rechteverwaltung keine Freigabe für alle Mandanten hatten. Nach Anpassung der Rechteverwaltung und Freigabe des Mandanten 0 konnte ich die Bescheide sehen. 

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@jbberlin 

Sehr interessant, jeder Mandant/Steuerpflichtige sollte im Jahr 2024 bald 2025 ein eigenes ELSTER-Zertifikat haben und hat somit uneingeschränkten Zugriff auf seine Steuerbescheide, Erklärungen etc.

Bitte fragen Sie kurz beim Mandanten nach, der Ihnen den Bescheid sofort als PDF aus dem ELSTER Portal zusenden kann.

Das Zertifikat ist übrigens auch für das Zoll Portal zugelassen und sehr zu empfehlen.

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Warum genau sollten Mandanten ein ELSTER-Zertifikat haben?

Ich hätte behauptet, dass meine dies nicht benötigen!?

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Habe ich in meiner Antwort bereits erklärt, welche positiven Nutzen jeder Steuerpflichtige hat, egal ob steuerlich beraten oder nicht.

• Komplette Übersicht aller Daten im ELSTER-Portal mit SEPA etc. 

• ZOLL Portal mit allen Leistungen auch Kfz-Steuer mit SEPA etc.

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@xyzmic  schrieb:

Bitte fragen Sie kurz beim Mandanten nach, der Ihnen den Bescheid sofort als PDF aus dem ELSTER Portal zusenden kann.

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Na, die Mandanten werden sich bedanken, wenn wir eine Zustellungsvollmacht haben und die Mdt. uns dies aus dem eigenen ELSTER-Account zusenden sollen.

Werden die Bescheide denn tatsächlich doppelt zugestellt - einmal als uns als StB und einmal in den Account des Mandanten?

Bisher hat m.E. keiner unserer Mandanten es vermisst, einen eigenen Account zu haben.

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@Uwe_Lutz 

Ja die Steuerbescheide werden je Steuernummer und Steuer-ID gespeichert im ELSTER Portal, der Steuerberater erhält mit den bereitgestellten elektrischen Bescheiddaten und/oder mit dem elektrischen Steuerbescheid sozusagen eine Kopie vom Originalbescheid des Mandanten.

ELSTER - Hilfe

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Dafür haben unsere Mandanten uns, ich wollte nur sicherstellen, dass ich nichts übersehe, danke für die Erläuterung. "Jeder Mandant" braucht damit sicher nicht ein ELSTER-Zertifikat. Es soll sogar Menschen ohne Auto geben... 

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war ein Vorschlag bzw. eine Idee zur Transparenz, dies muss ja keiner machen, wir empfehlen es aber allen Mandanten.

Das ELSTER-ZERTIFIKAT ist kostenlos:

ELSTER - Kontoerstellung: So geht's am Beispiel "Zertifikatsdatei"

Auch ein SEPA wird mit Zertifikat ohne Papierform mit Originalunterschrift akzeptiert oder auch die NV-Anträge etc.