myDATEV Mandantenregistrierung: Hinweise & Fragen

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Hallo DATEV,

wir arbeiten neu bei einem großen Mandat mit PERSONIO zusammen und wollen via myDATEV viele Schnittstellen zu diversen Mandanten bestellen, die zur Unternehmensgruppe gehören. Da die Kollegin aus dem Lohn entnervt bei mir anrief, sind mir ein paar Dinge aufgefallen und ein Paar Fragen habe ich auch: 

1. Woran macht die Webseite fest, was bestellt werden kann? Bei 1 Mandant hatten wir die ganze Palette an Produkten von DUO bis nach PERSONIO Schnittstellen; bei einem anderen Mandat, wo wir nur Lohn via LODAS machen; eine Abrechnung im RZ existiert, schlägt uns der Assistent meineSteuern vor und sagt aber: nö, geht nicht. Okay?!

2. Bei dem Mandat, wo alles bestellbar war, wurden uns auch Produkte vorgeschlagen, die nicht zu bestellen sind. Warum blendet man diese dann nicht einfach aus?!

3. Bei dem Mandat, wo alles bestellbar war, haben wir schon den Lohnimportdatenservice zwecks PERSONIO bestellt. Dieser taucht trotzdem auswählbar in der Liste auf mit einem i daneben: Produkt wurde schon bestellt. Warum kann man es nochmal bestellen? Welche Anwendungsfälle sind hier denkbar?

4. Wenn in Zukunft alles via myDATEV Mandantenregistrierung gehen soll, braucht man zwingend eine Mandantennummer samt Leistungen in der Übersicht, damit der kontextbezogene Link angeklickt werden kann, richtig? Wir haben bei dem großen Mandanten aber noch etliche Lohnleistungen (zur Gruppe dazugehörende Mandate und Personen), die nur via LODAS Mandantenmanager abgerechnet werden und keine eigene Mandantennummer im Arbeitspatz haben. Das ist allgemein für die Zukunft tödlich, oder?

Jetzt geht wieder eine Antwort auf einen SK raus, weil wir nicht weiterkommen und ich auch nicht wüsste, worauf die Auswahl basiert, welche Produkte bestellt werden können. Die Kollegin sagte auch, sie schrieb in den SK "Bitte um Rückruf", weil das Thema bei uns leider komplexer ist aber das hat niemand beachtet. 

Deshalb: good old www.datev.de/shop, Produkt auswählen, welcher Mandant, danke, fertig. myDATEV Mandantenregistrierung meide ich aktuell stark - oder liegt es an unseren Stammdaten? Unserer Ordnung? Sind wir die einzigen, die sich damit so schwer tun? 

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@metalposaunist THX. Ich gehe wann immer möglich über den shop. Die Logik oder Unlogik 🤔 in myDATEV Mandantenregistrierung durchsteige ich leider oder zum Glück 😉 auch nicht.

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Geht mir ganz ähnlich, diese Art "Assistenten" funktionieren vielleicht noch für Standardfälle (wobei für mich schon die Rechtefreigabe auf Benutzerebene ein no-go darstellt), aber sehr oft sind es halt keine Standardfälle...

Gruß

Taxit

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Für alle, die es interessiert: Der DATEV SK hat geantwortet mit einer Info-DB aber auch kurzer Erklärung: 

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Bitte beachten Sie das bei der MyDATEV Mandantenregistrierung als Voraussetzung der Mandant als Mandantentyp:

Unternehmen oder Einzelunternehmer hinterlegt werden sollte.

In Ihrem Fall ist der Mandant als Mandantentyp "Natürliche Person" hinterlegt.

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Also: Stammdaten pflegen! 

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Habe jetzt tatsächlich mal selber meineSteuern bestellt und naja ... klassischer Fall von GmbH inkl. DUO ist Mandat aber auch der Chef selber als Privatmann mit seinen Steuern. 

Habe also gesagt: bestehende Beraternummer der GmbH nutzen, weil hier das SmartLogin schon läuft. Dann kann man aber nicht mehr den Partner (2. Chef) der GmbH abwählen, weil der auch ein SmartLogin hat. Was mache ich dann, wenn der Partner als Privatperson auch seine Steuern bei uns macht aber auch das SmartLogin der GmbH nutzt? Kann ich dann auch sagen: bestehende Beraternummer nutzen, damit ich an das SmartLogin komme? Wenn ich eine neue Beraternummer anlege samt neuen SmartLogin habe ich 2 SmartLogins: 1x meineSteuern, 1x DUO aber nur 1 iPhone. Dann also in der Logistik Bitte, Bitte machen?

Und: ohne, dass ich etwas gemacht habe nach dem Prozess, bei dem ich auch die Rechtevergabe übersprungen habe, weil ich 2 UO Gruppen bauen will, kommt das:

Die UX lässt zu wünschen übrig 😑.

Bzgl. der Rechte: Habe dank UO 1 Chef-Gruppe gebaut. Jetzt muss ich natürlich 2 Chefgruppen draus machen, um in in Gruppe 1 meineSteuern anzulegen und in Gruppe 2, damit die privaten Steuern nicht gegenseitig sehen. 

UO Gruppen kopieren? Nö. Also alles von Hand ... Oder: Ich habe Gruppen und zusätzlich meineSteuern Rechte hart auf den SmartLogins. Dann kann ich mir die Gruppen sparen. Übersichtlich und durchsichtig ist das Konstrukt dann aber für außenstehende Dritte meiner Meinung nach nicht mehr. 

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@metalposaunist schrieb:

4. Wenn in Zukunft alles via myDATEV Mandantenregistrierung gehen soll, braucht man zwingend eine Mandantennummer samt Leistungen in der Übersicht, damit der kontextbezogene Link angeklickt werden kann, richtig?

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Aussage DATEV laut Ticket: ja! 

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Hallo Herr Bohle,

bitte entschuldigen Sie die verspätete Rückmeldung.

Die Produktauswahl ist abhängig von dem jeweiligen Mandantentypen. Für die zu registrierenden Mandanten muss im DATEV Arbeitsplatz eine Leistung angelegt sein. Je nachdem, welche Leistungen dem zentralen Mandanten zugeordnet ist, können die jeweiligen Produkte dann auch bestellt werden. Für Produkte die nicht bestellt werden können, erhalten Sie einen Hinweis, welche Leistung bzw. welcher Ordnungsbegriff fehlt. 

Eine Übersicht der vorausgesetzten Leistungen für das jeweilige Produkt finden Sie im Dokument 1002326 Online-Anwendungen für Mandanten über MyDATEV Mandantenregistrierung einrichten unter Punkt 2 Voraussetzungen.

Pro Mandant können Sie eine oder mehrere Personen vorgeben, welche die Berechtigung für das bestellte Produkt erhält. Sollte im Nachhinein noch eine Berechtigung vergeben werden müssen, können Sie dies tun, in dem Sie das betroffene Produkt erneut bestellen. 

Der kontextbezogene Link kann nur über einen zentralen Mandanten mit entsprechenden Leistungen geöffnet werden. Für die Leistungen ohne zugeordnete zentrale Mandantennummer muss ggf. eine Zuordnung erfolgen oder eine neue zentrale Mandantennummer angelegt werden. 

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@Sabrina_Simmerlein 

"Pro Mandant können Sie eine oder mehrere Personen vorgeben, welche die Berechtigung für das bestellte Produkt erhält. Sollte im Nachhinein noch eine Berechtigung vergeben werden müssen, können Sie dies tun, in dem Sie das betroffene Produkt erneut bestellen. "  You made my day. 😅

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@jjunker: Geht nicht anders, weil man ja nicht mehr alle Produkte via DATEV Shop kaufen kann, wo man festlegen kann, für wen man es bestellt. Aber ich weiß, was Du meinst 😇.

Was anderes, weil ich es jetzt öfters hatte und hier schon im letzten Jahr einige auf die Nase gefallen sind.

Problem: neue Beraternummer inkl. SmartLogin für ESt Mandat bestellt; die natürliche Person ist aber inkl. DUO + SmartLogin schon als Firma als Mandant in der Kanzlei vorhanden. myDATEV Mandantenregistrierung ist aber schon an die neue Beraternummer gekoppelt. Nun hat man 2 SmartLogins (1x meineSteuern, 1x DUO) aber nur 1 iPhone. 

Lösung: In der Leistungsübersicht ganz unten steht: mandantengenutzte Beraternummer. Lässt man die Maus dort ruhen, wird einem die neue Beraternummer angezeigt. Rechtsklick > Basisfunktionen >löschen. Damit wir nur die Verknüpfung aufgehoben. Die Beraternummer mit allem Zipp und Zapp bleibt bestehen. Achtung: Ist hier aus welchen Gründen auch immer die Kanzleiberaternummer hinterlegt: nicht löschen! Keine Ahnung, was dann passiert ... 

myDATEV Mandantenregistrierung nochmal starten, bestehende Beraternummer auswählen, bestehendes SmartLogin berechtigen, überflüssige Beraternummer via Service Anwendungen löschen. 

Anmerkung: DATEV sagte mir, ich muss erst alle Medien kündigen. Es reicht nicht aus, die mandantengenutzte Beraternummer zu kündigen. Warum? 😳 Wenn zur mandantengenutzten Beraternummer A das SmartLogin B gehört und ich kündige die Beraternummer A, bleibt das SmartLogin erhalten? Und unter welcher Beraternummer läuft das dann? Wird das automatisch auf die Kanzlei übertragen? Ich verstehe diese Logik nicht. Und wenn es noch Mittelstand & Faktura dazu gibt, muss ich auch erst das kündigen, bevor ich die ganze Beraternummer kündige? Wo tauchen dann die Kosten dazu auf, wenn es die Beraternummer nicht mehr gibt?

Ist der Brief an den Mandanten mit dem SmartLogin schon raus und will man es behalten; auf der "DUO Beraternummer" hat man aber noch kein SmartLogin, DATEV via SK bitten das bestehende SmartLogin von Beraternummer A auf B umzuziehen. Dann braucht man kein neues bestellen und das Mandat ist happy, wenn alles so bleiben kann. 

@jjunker & @andreashofmeister: Habt Ihr ein BestPractise zur Administration der Rechte? Wir haben bzgl. DUO alles via UO Gruppen gelöst, um flexibel zu bleiben. Jetzt hat man den Fall, dass man 1 DUO Gruppe mit mehr als 1 Chef hat und aber nur 1 Chef seine Steuern in der Kanzlei macht.

Problem: Berechtigt man die UO Gruppe, hat auch Chef 2 Zugriff auf die ESt von Chef 1. Also eine neue Gruppe bauen, die 2 Chefs in je 1 Gruppe packen. Problem: Man kann keine Gruppen kopieren. 2x DUO aufmachen, um die Rechte zu vergleichen geht auch nicht, weil DUO dann durcheinander kommt. 

Also doch meineSteuern hart auf die Medien berechtigen? Nachher kommt die Frau hinzu, die für den Mann Daten hochladen soll, also auch hier die Rechte manuell hart auf das Medium.

Wie ich mir das drehe: alles irgendwie aufwändig, uncool und unflexibel. Zumal ich dann harte Rechte mit Gruppen mische. Übersichtlich ist das für externe Dritte nicht mehr. 

Wie löst ihr das? 

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@metalposaunist wollen wir telefonieren?

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@metalposaunist: Da stehst du gerade auf dem Schlauch. Wie schön, dass es nicht nur mir gelegentlich so geht. 😂

Wollen wir doch mal sehen das wir deinen Fuß darunter kriegen. 

Chef 1 und Chef 2 bleiben natürlich in der Gruppe Chef. + SmartLogin von Chef 1 wird für meine Steuern hart auf dem Medium administriert.

ggf. später Smartlogin von Chef 2 hart auf dem Medium für seine Meine Steuern.

Wenn du versuchst das via Gruppen zu lösen. Gute Nacht. Macht auch keinen Sinn zwei Gruppen Chef 1 und Chef 2 aufzumachen. Wenn dann die Chefs neue Rechte brauchen administrierst du zwei Gruppen. Die rechte für meine Steuern also immer hart auf dem Medium sobald das Medium zu einer geschäftlichen Beraternummer gehört. Das schließt auch den Fehler aus, das Chef 2 doch sieht was Chef 1 noch für weitere Einkünfte hat.

Achtung. Die Datenbestände von "DATEV meine Steuern" liegen entweder auf der privaten Unterberaternummer des AN oder hart auf der Beraternummer. Niemals auf der Unterberaternummer des Unternehmens. Das führt spätestens dann zu Problemen wenn Chef 1 das Unternehmen verlässt.

Ich hoffe ich habe dein Problem richtig verstanden?

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Für mich sind Einzelrechte ein no-go. Die dann folgende Kombinationen aus Einzel- und Gruppenrechten wird schnell unübersichtlich, und man muss an zwei verschiedenen Stellen nachsehen/ggf. ändern. Und natürlich gibt es Gruppen mit nur einem Mitglied, warum denn nicht. Ruckzuck kommt plötzlich doch die Ehefrau oder ein anderes Medium dazu etc. Zumal das Anlegen einer Gruppe auch keinen nennenswerten Aufwand darstellt, wenn man sich dann an eine saubere transparente Gruppenbenennung hält sehe ich da für mich kein Problem.

Just my 2 cents...

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@jjunker schrieb:

Chef 1 und Chef 2 bleiben natürlich in der Gruppe Chef. + SmartLogin von Chef 1 wird für meine Steuern hart auf dem Medium administriert. ggf. später Smartlogin von Chef 2 hart auf dem Medium für seine Meine Steuern.

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Genau so habe ich das aktuell auch gelöst. Schick finde ich das aber nicht. Weil wieder nicht einheitlich. Und wenn man das SmartLogin doch mal wegschmeißt und eine neue ID hat fängt man bei 0 an alle Rechte händisch hart einzutragen, weil es eben kein kopieren gibt. 

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@jjunker schrieb:

Wenn dann die Chefs neue Rechte brauchen administrierst du zwei Gruppen.

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Hätte ich nichts dagegen, wenn der Chef sagt, er hat auch ein iPad neu und braucht da ein neues SmartLogin. Dann fängt man wieder von vorn an, weil es keine Gruppe gibt, die alle Rechte steuert. Bei meineSteuern mit ESt mag das noch schnell gehen aber stelle Dir vor, da kommt noch mehr in Zukunft und die Vererbung ist ausgeschaltet. Dann kann man an 5 Stellen alles von Hand eintragen?! 

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@jjunker schrieb:

Ich hoffe ich habe dein Problem richtig verstanden?

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Hast Du 👍! Danke! Aber eine coole, flexible, schicke Lösung hast Du auch nicht parat 😬. Dachte, es gäbe da noch einen Trick 17, wie man das anders lösen kann aber dann weiß ich Bescheid - was da an Zeit drauf geht. 

@taxit: Yes! That's what I want. Fragt sich, wie das dann mit Personen als Rechteträger weitergehen soll? Oder ist das schon aktiv? Habe ich was verpasst? 

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@metalposaunist vor dem Hintergrund mit den zusätzlichen Geräten ist die Idee mit den Zwei Gruppen "Chef" doch etwas geschmeidiger als hart auf den Medien zu administrieren.  

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Gibt es eine Lösung für das Ausloggen? Außer zurück Button? Ich finde das sehr lästig

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Mir ist das mal wieder alles viel zu kompliziert. Es gibt die Mandantenregistrierung, da kann ich alle möglichen Leistungen buchen, die ich nicht brauche:

Wenn ich das mache, bekomme ich wahrscheinlich automatisch eine Md.-Beraternummer. In Meine Steuern geht das ja auch für 'natürliche Mandanten'. 

Ich brauch leider lediglich eine Md.-Beraternummer (GmbH) u. Belege online. Wie man nur Belege online bestellt, weiss ich dank @metalposaunist . Wo krieg ich denn die neue Beraternummer her? 

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@theo schrieb:

Wo krieg ich denn die neue Beraternummer her?

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Über die Service Anwendungen: Beraternummer anlegen Wobei ich da vorsichtig war/bin, nicht eine neue Kanzleiberaternummer zu erstellen, sodass ich einfach via www.datev.de/shop gehen würde und so tun würde, als würde ich etwas bestellen; im Prozess die neue mandantengenutzte Beraternummer anlegen und wenn DATEV die inkl. Beraternummernpasswort erstellt, abbrechen und Berater/Passwort in die Beraternummern-Kenwörter-Verwaltung eintragen. 

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Hammerhart. Ich habe letzteren Weg genommen. QnsuperD. Danke danke danke. Ich verneige mich.