falsche Krankenkasse

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Hallo zusammen,

ein Mitarbeiter hat zum 1.April die Krankenkasse gewechselt. Leider hat sich der Wechsel nicht von selbst vollzogen, wie ich angenommen hatte: die Lohnabrechnung April weist die alten Krankenkasse aus, ich muss also in irgendeiner Form korrigieren: kann mir jemand helfen und mir die Schritte nennen, die zu tun sind, damit die neue Kasse statt der alten die Beiträge April bekommt? Monatsabschluss ist leider schon gemacht....

Danke im voraus!

[#2 · Accepted solution]

Krankenkassenwechsel usw. müssen manuelle eingetragen werden im Programm, solche Sachverhalte werden nicht durch Rückübertragungen eingepflegt ins Programm. Ich empfehle hier Lexinform und Datev Lernvideos bzw. Grundkurs zur Lohnabrechnung.

Existiert die neue Krankenkasse bereits in den Mandantendaten/ Sozialversicherung/ Gesetzliche Krankenkassen? Wenn nein, dort hinzufügen ! Achtung! Historie gültig ab 04/26 , wenn ab April gültig. (besteht SEPA, wenn nicht, dann den Betrag überweisen lassen.

Dann in den Mitarbeiter / Stammdaten /Sozialversicherung /Gesetzl. Krankenkasse  > hinten nach gültig ab Feld ist ein Button "Historie bearbeiten" > In der freien Zeile die neue Krankenkasse auswählen und das Historie gültig ab mit 04/26 auswählen

Bei der nächsten Lohnabrechnung wird dann bei der alten Krankenkasse der Betrag zurückgefordert über den Beitragsnachweis und bei der neuen Krankenkasse werden 04+05/26 auf Beitragsnachweis 05 gemeldet. Falls die Krankenkasse anruft, mitteilen dass im Mai 2 Monate stecken, dass die Änderung nachträglich eingetragen wurde.  

ODER das ganze durchführen mit einer Korrektur vom 04/26, dann muss der Monatsabschluss zurückgesetzt werden und die Abrechnung vom betroffenen Mitarbeiter. Würde ich nicht empfehlen, Fälligkeit der Krankenkassen ist ja schon rum, kann immer mal zu Änderungen kommen.

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Haben sie denn die neue Krankenkasse im April erfasst? Dann sollte die Ummeldung mit der Abrechnung funktionieren.

Wie sieht die Gehaltsabrechnung aus?

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vielen Dank für die Auskünfte!

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Ist ja nett, dem Mandanten wird im Datev Personal angezeigt, dass wir die Zuständigkeit abrufen können. 

Ich meine auch, dass andere Systeme, außer Datev, dass auch "schon" können?! 

Warum erscheint für den Mandanten dann so ein Hinweis??

Datev hat es glaube ich aber noch nicht auf der Agenda?

@datev: Wie ist hier der aktuelle Stand?

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Da steht nirgendwo, dass der Steuerberater die Zuständigkeit abrufen kann.

Wir können prüfen, welche Krankenkasse bei dem Mitarbeiter im Lohnprogramm hinterlegt ist. Bei dieser Krankenkasse wird der eAU-Abruf gemacht. Die Meldung sieht für mich danach aus, dass der Mitarbeiter die Krankenkasse gewechselt hat, ohne Bescheid zu geben (oder ggf. ist eine entsprechende Mitteilung beim Steuerberater nicht oder falsch umgesetzt worden). Dies gilt es zu prüfen und im Lohnprogramm entsprechend korrekt zu hinterlegen - und die Stammdaten natürlich nach DATEV Personal zurückzuschreiben.

Ein Abruf der zuständigen Krankenkasse ist nicht per Knopfdruck möglich, sondern wird automatisch veranlasst.

Der Service-Assistent sagt dazu:

Automatische Abfrage bei Rückweisung

LODAS stößt den Abruf automatisch an, wenn eine der folgenden Meldungen von der angegebenen Krankenkasse als unzuständig zurückgemeldet wird (Voraussetzung: Versicherungsnummer liegt vor):

• DEÜV-Meldung
• AAG-Antrag
• eAU-Abfrage
• Zahlstellen-Meldung
• EEL-Meldung

Dann läuft im Hintergrund der elektronische Arbeitgeberabruf; die Rückmeldung der zuständigen Krankenkasse geht wieder in LODAS ein.

Also im o.g. Fall sollte der Abruf im Hintergrund bereits laufen und eine entsprechende Rückmeldung im Lohnprogramm eingehen.

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@hexhex bekommst du dann wirklich den Namen der - ggf. neuen- zuständigen Krankenkasse angezeigt? 

Kann sein, dass es in LuG nicht möglich ist?

Weil die hinterlegte Krankenkasse kann der Mandant ja auch im Datev Personal selbst nachsehen, Daten werden (bei uns) immer synchronisiert. 

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Und die Abfrage zur Zuständigkeit der Krankenkasse wird auch nur bei Eintritt des Mitarbeiters veranlasst und wenn man einen Krankenkassenwechsel im System hinterlegt.

Ansonsten läuft die hinterlegte Krankenkasse solange durch bis man selbst aktiv wird.

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@KR1  schrieb:

@hexhex bekommst du dann wirklich den Namen der - ggf. neuen- zuständigen Krankenkasse angezeigt? 

Das kann ich leider nicht beantworten, da ich den Fall noch nicht hatte.

Kann sein, dass es in LuG nicht möglich ist?

Das kann ich mir nur schwer vorstellen, dass es in L+G anders ist als in LODAS. Aber ich kenne L+G auch nicht.

Weil die hinterlegte Krankenkasse kann der Mandant ja auch im Datev Personal selbst nachsehen, Daten werden (bei uns) immer synchronisiert. 

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Und hat der Mandanten denn mal mit seinem Mitarbeiter gesprochen, ob es die richtige Krankenkasse ist? Das wäre mein erster Ansatzpunkt.

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@NaJu2008  schrieb:

Und die Abfrage zur Zuständigkeit der Krankenkasse wird auch nur bei Eintritt des Mitarbeiters veranlasst und wenn man einen Krankenkassenwechsel im System hinterlegt.

Ansonsten läuft die hinterlegte Krankenkasse solange durch bis man selbst aktiv wird.

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Nun ja, anscheinend ja nicht. Wenn andere Abfragen (siehe oben) bei der nicht (mehr) zuständigen Krankenkasse eingehen und entsprechend zurückgewiesen werden, scheint es ja einen automatischen Abruf zu geben. Ich hatte den Fall aber selbst auch noch nicht, und kann da keine Erfahrungswerte zu liefern, wie das dann genau funktioniert und aussieht.

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@hexhex genau, hier der Punkt. 

Der Betrieb wurde zum 31.08.2026 abgemeldet, Mandanten ist nun aufgefallen, dass er für 03/04/05/06 keine AAG Erstattung erhalten hat. 

Wir hatten keine eAU-Rückmeldung aus Datev Personal in LuG. 

Nur im Datev Personal stand die Info "KK nicht zuständig" und der Hinweis, den ich vorhin hochgeladen hatte. 

Nun können wir die Anträge über SV-Meldeportal machen, da der Lohn bereits vollständig abgeschlossen/beendet ist. 

Nur wir öffnen Datev Personal ja nicht aktiv, sondern spielen ja nur die Daten ein.... Wir haben nicht mitbekommen, dass es da überhaupt AU´s gab... 😞 

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Meistens bekommt man so einen Krankenkassenwechsel auch erst mitgeteilt, wenn die neue Krankenkasse die Anmeldung anfordert.

Hatte vor ein paar Monaten auch erst so nen Fall.

Mitarbeiter hat auf seinem Lohnzettel gesehen, dass da noch die alte KK steht, aber kein Wort gesagt. Und dann flattern die Briefe der neuen KK ins Haus mit einem entsprechend drängendem Tonfall und dann wollen die auch noch SZ weil man ja zu spät den Beitrag bezahlt hat...

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Nur wir öffnen Datev Personal ja nicht aktiv, sondern spielen ja nur die Daten ein.... Wir haben nicht mitbekommen, dass es da überhaupt AU´s gab..

Das hätte dem AG ja auch mal auffallen können - spätestens wenn er die nächste eAU erfasst.

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@KR1  schrieb:

@hexhex genau, hier der Punkt. 

Der Betrieb wurde zum 31.08.2026 abgemeldet, Mandanten ist nun aufgefallen, dass er für 03/04/05/06 keine AAG Erstattung erhalten hat. 

Wir hatten keine eAU-Rückmeldung aus Datev Personal in LuG. 

Nur im Datev Personal stand die Info "KK nicht zuständig" und der Hinweis, den ich vorhin hochgeladen hatte. 

Seltsam, weil genau der Fall wird ja beschrieben, dass er einen automatischen Abruf auslöst.

Möglicherweise liegt es daran, dass der Abruf in Datev Personal erfolgte und nicht über L+G? Gibt es da eventuell keine Kommunikation zwischen Personal und Lohnprogramm?

Aber was mich immer noch irritiert. Wenn die falsche KK für den Abruf hinterlegt war, muss ja auch in der Abrechnung die falsche Krankenkasse gestanden haben. Also müsste ja sowieso alles noch mal aufgerollt werden. Ist echt noch kein Schreiben der zuständigen Krankenkasse eingegangen, dass die Anmeldung fehlt? Oder hat der Arbeitgeber das genauso ignoriert wie die Meldung in Personal?

Wie funktioniert der automatische Abruf in Lohn und Gehalt?

Auslöser für den Abruf

In Lohn und Gehalt wird der elektronische Abruf der zuständigen Krankenkasse automatisch gestartet, wenn eine der folgenden Meldungen als „unzuständig“ zurückgewiesen wird:

• DEÜV-Meldung
• AAG-Antrag
• eAU-Abfrage
• Meldung zum Zahlstellen-Meldeverfahren (ZMV)
• EEL-Meldung (ab Version 15.5)

Voraussetzung: Es liegt eine Versicherungsnummer für die beschäftigte Person vor.

Protokoll / Kontrolle der Rückmeldung

So siehst du in Lohn und Gehalt, was zurückgemeldet wurde:

1. Öffne Mandant | Ausgeben.
2. Wähle bei Auswertungspaket: Protokolle.
3. Unter Mögliche Auswertungen wähle: Übern.-Prot. Rückm.-Verf..
4. Dort findest du die zurückgemeldete Krankenkasse.

Automatische / manuelle Übernahme

• Ist die Krankenkasse auf Mandantenebene bereits angelegt und eindeutig zuordenbar,
  wird sie automatisch auf Mitarbeiterebene mit dem zurückgemeldeten Gültig-ab-Datum hinterlegt.
• Ist sie noch nicht angelegt oder nicht eindeutig:
  • Krankenkasse auf Mandantenebene anlegen.
  • Danach auf Mitarbeiterebene ab dem korrekten Gültig-ab-Datum zuordnen.

Mit der nächsten Abrechnung:

• werden DEÜV-Meldungen, AAG-Anträge, ZMV- und EEL-Meldungen bei der alten Kasse storniert
• und für die neue Krankenkasse neu erstellt.

Sonderfall eAU

• eAU-Abfragen für die neue Krankenkasse musst du manuell neu auslösen:
  Menü: Erfassen | Bewegungsdaten | Kalender | eAU-Abfragen erstellen.

Programmmeldungen

Im Rückmeldeprotokoll erkennst du den Status u. a. an:

• LN24142 – Krankenkasse konnte automatisch zugeordnet werden.
• LN24143 – Krankenkasse ermittelt, aber nicht eindeutig zuordenbar.
• LN24139 – zuständige Krankenkasse konnte nicht ermittelt werden.

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Rückmeldungen der KK zu den AAG-Anträgen sehe ich mir auch jedes mal an. Bei Lodas springen die ja auch immer sofort hoch wenn man ins Programm geht. Keine Ahnung ob man das bei LuG auch einstellen kann.

Da hatte der Mandant sogar schon den U1-Satz gewechselt, aber uns nicht informiert. Kam dann nur über die Rückmeldung zum AAG-Antrag raus.

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@KR1  schrieb:

Ist ja nett, dem Mandanten wird im Datev Personal angezeigt, dass wir die Zuständigkeit abrufen können. 

Ich meine auch, dass andere Systeme, außer Datev, dass auch "schon" können?! 

Warum erscheint für den Mandanten dann so ein Hinweis??

Datev hat es glaube ich aber noch nicht auf der Agenda?

@datev: Wie ist hier der aktuelle Stand?

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IN L+G können und sollten Sie die Mitgliedschaft des MA überprüfen

Mitarbeiterstammdaten

Beschäftigung

Tätigkeit

DEÜV-Meldung

Schaltknopf : Krankenkassenmitgliedschaft

Das ist der elektronische Ersatz der Papiermitgliedschaftsbescheinigung der KK