Zugriff durch Mandant auf digitale Personalakte (Mandant hat kein Lohn und Gehalt)

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Guten Abend in die Runde! Ist es möglich, dass der Mandant auch Einsicht in die digitale Personalakte hat und ggfs. selbst dem Mitarbeiter zuordnen kann. Die Löhne werden von uns über Lohn und Gehalt erstellt. Aber der Mandant möchte gerne nur ein Ablagesystem für sich und die Kanzlei zusammen. 

Danke und herzliche Grüße

Janna Frintrop

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Hallo,

leider ist es aktuell so, dass nur die Kanzlei bzw. der Lohnbuchhalter in der digitalen Personalakte verschlagworten kann. Der Mandant sieht die digitalen Personalaktenbelege in Belege online und kann sie dort suchen.

In der Zukunft soll es auch anders möglich sein. Wann diese Zukunft ist, weiß ich nicht so genau. Es soll bald die Pilotierung beginnen.

Viele Grüße

T. Reich

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@Steuermaus1 schrieb:

Ist es möglich, dass der Mandant auch Einsicht in die digitale Personalakte hat und ggfs. selbst dem Mitarbeiter zuordnen kann. 

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Ja, kann er technisch aber benutzerfreundlich ist das nicht, weil in DUO die digitale Personalakte nichts mit der aus dem Lohn zu tun hat. Man kann nicht nach Mitarbeitern oder anderen Dingen filtern, wie man es z.B. bei den Auswertungen kann. Man kann sich halt nur alle Belege recht unstrukturiert ansehen. 

Selbst zuordnen: nein. 

Ist DATEV alles bekannt und da kommt irgendwann ein DUO Update, wo DATEV die digitale Personalakte mehr vom restlichen DUO entkoppeln will, damit auch das Mandat die digitale Personalakte nutzen kann. 

Wie viel Zeit haben Sie / das Mandat noch? Oder macht ggf. ein anderes Tool mehr Sinn? Kommt immer drauf an, wie man zusammen arbeiten möchte und was man sich vorstellt. personio ist auch nur bedingt eine Abhilfe, weil personio beim Mandanten das führende System sein muss und Sie als StB einen Login beim Mandanten brauchen, um die digitale Personalakte in personio zu nutzen, weil es dort keine Schnittstelle zur DATEV gibt. 

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@t_r_ schrieb:

und kann sie dort suchen

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Und wonach sucht man? Doch nicht nach Mitarbeiter oder anderen sinnvollen Dingen, oder? Man kann ja nicht erst alle Dateien sinnvoll benennen, bevor man sie hochlädt, weil DATEV doch nur nach dateiname.dateiendung (vom Scanner also meist sowas wie 24544452.pdf) sucht?

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Und wonach sucht man? Doch nicht nach Mitarbeiter oder anderen sinnvollen Dingen, oder? Man kann ja nicht erst alle Dateien sinnvoll benennen, bevor man sie hochlädt, weil DATEV doch nur nachdateiname.dateiendung (vom Scanner also meist sowas wie 24544452.pdf) sucht?

Guten Morgen Daniel,

wenn Du in Belege online den Belegtyp DATEV Lohn-Unterlagen wählst, werden weitere aus der Digitalen Personalakte stammende Felder angezeigt. Hier kann dann auch direkt beispielsweise nach Mitarbeitenden gesucht werden - unabhängig vom Dateinamen.

Auch die Belegsuche auf der Startseite greift u. a. auf die Namen der Mitarbeitenden zurück.

Diese Suchmöglichkeiten setzen - wie bereits beschrieben - die vorherige Bearbeitung durch die Kanzlei in der Digitalen Personalakte voraus.

Beste Grüße

Christian

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Dann muss man aber auch um den Filter wissen, oder? Standard: letzte 12M und wenn ich die Anzahl bei einem AN eines unserer Mandate schaue: digitale Personalakte: 18 - DUO: 13 auch wenn ich den Zeitraum von 2015 bis 2022 setze. 

1. Eindruck: Daten sind nicht gleich. Kann mich nicht drauf verlassen. 

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Dann muss man aber auch um den Filter wissen, oder?

Vorweg, ich halte die Lösung nicht für gut, aber das ist eine Frage der Hilfestellung. Hier sind (leider) wir als Steuerberater gefragt, den Mandanten die Suchmöglichkeiten zu erklären bzw. dafür zu sorgen, dass der Mandant die Kenntnisse vermittelt bekommt. Wo wir natürlich auch wieder mit bei der Datev wären, die aus meiner Sicht entsprechend aufbereitete Informationen, die man dem Mandanten auch an die Hand geben kann, zur Verfügung stellt. Diese sollte z. Bsp in der digitalen Personalakte / über der Suche in Belege online verlinkt sein.

digitale Personalakte: 18 - DUO: 13 auch wenn ich den Zeitraum von 2015 bis 2022 setze. 

😲Das habe ich noch nicht getestet und sollte wohl eher nicht sein.

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Vielen Dank für die Antworten zu meinem Beitrag. Es ist so nicht komfortabel für meine Mandaten. Primär handelt es sich um eine Zeitarbeitsfirma, die mit HR4You arbeitet und dort auch die meisten Mitarbeiter verwaltet. Die Verwaltungskräfte wollte wir einheitlich in einer Softwarelösung verwalten. Es wäre wesentlich sinnvoller wenn die digitale Personalakte von beiden Seiten bedient werden könnte. Man könnte ja durch Nutzungsrechte bestimmte Aktionen unterbinden. Auch finde ich nicht gut, dass in der digitalen Personalakte kein Haken gemacht werden kann, wenn das Dokument bereits bearbeitet und im Lohn berücksichtigt wurde. Im Ganzen also noch in den Kinderschuhen. Diesen Bereich fände ich wesentlich wichtiger als meine Steuern so zu forcieren. Denn die Unternehmer haben ja schon UO und die ESt-Mandate sind in der Regel eh nicht so digital. 

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@Steuermaus1 schrieb:

Im Ganzen also noch in den Kinderschuhen.

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Si. Leider ja. Oder, was auch schick wäre, weil DATEV sich ja mit personio "brüstet": noch tiefere Integration DATEV Lohnprodukte in personio, dass man nur 1 digitale Personalakte pflegen  aber nicht die Systeme wechseln muss. Wenn sich der Mitarbeiter in der Kanzlei erst in personio anmelden muss, um dort mit Unterlagen zu arbeiten, die er bei der Erstellung des Lohns braucht - so wäre das auch bei HR4YOU. 

Technisch sicherlich möglich aber wird lange Zeit ein Traum bleiben. Bis heute kann man ja nicht mal Fixgehälter von personio an Lohn&Gehalt übergeben 👎. 

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noch tiefere Integration DATEV Lohnprodukte in personio, dass man nur 1 digitale Personalakte pflegen aber nicht die Systeme wechseln muss.

Damit würde Datev seine aktuell sehr guten Lohnprodukte außerhalb der Genossenschaft vermarkten, was hoffentlich noch ganz lange verhindert wird.

Wenn auch noch die Kernprodukte der Datev ohne Steuerberater unter das Volk dürfen, dann würde die Datev ja noch weniger auf ihre Genossen / Kunden hören.

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@t_r_ schrieb:

Damit würde Datev seine aktuell sehr guten Lohnprodukte außerhalb der Genossenschaft vermarkten, was hoffentlich noch ganz lange verhindert wird.

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Nein, warum? Ich hatte mir das technisch eher so vorgestellt, dass beim Öffnen der digitalen Personalakte ein Assistent fragt: Welches Ablagesystem wollen Sie nutzen: DUO, personio, rexx, ... ? Dann kann man DATEV Lohnprodukte nutzen aber auch gut mit dem Mandanten zusammenarbeiten; braucht nicht alles 2x pflegen oder sich woanders einloggen. 

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@t_r_ schrieb:

Wenn auch noch die Kernprodukte der Datev ohne Steuerberater unter das Volk dürfen, dann würde die Datev ja noch weniger auf ihre Genossen / Kunden hören.

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Was meinst Du, was dann erst los wäre, wenn das der Fall ist? Wir paar "Freaks" aus der Community haben nicht genug Power aber wenn das ganze Volk in etwa das gleiche sagen würde, wie wir Freaks, weil das Volk Apple, Microsoft, personio und Co. kennt ... dann würde sich spätestens etwas echtes ändern oder dann tun sich andere Player am Markt auf. 

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Nein, warum? Ich hatte mir das technisch eher so vorgestellt, dass beim Öffnen der digitalen Personalakte ein Assistent fragt: Welches Ablagesystem wollen Sie nutzen: DUO, personio, rexx, ... ? Dann kann man DATEV Lohnprodukte nutzen aber auch gut mit dem Mandanten zusammenarbeiten; braucht nicht alles 2x pflegen oder sich woanders einloggen. 

Ich dachte halt anders herum, dass Lohnprogramm rein nach personio.

Was meinst Du, was dann erst los wäre, wenn das der Fall ist? Wir paar "Freaks" aus der Community haben nicht genug Power aber wenn das ganze Volk in etwa das gleiche sagen würde, wie wir Freaks, weil das Volk Apple, Microsoft, personio und Co. kennt ... dann würde sich spätestens etwas echtes ändern oder dann tun sich andere Player am Markt auf.

Wie bereits hier schon öfter diskutiert, bekommt man kein so gutes Gesamtpaket wie von der Datev, trotz  anderer Marktteilnehmer, sonst wäre die Datev doch kein Marktführer bei den Kanzleien mehr.

Die Kanzleien kennen doch auch die anderen Marktteilnehmer.

OK, ein Teil ist mit Sicherheit auch Trägheit bzw. Risikoabwägung.

Es hat doch schon heute jedes Softwareunternehmen die Chance ein Gesamtpaket für Steuerberater anzubieten.

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... ich denke immer gerne in Bildern:

... die Rosinen und das Geheimrezept für die Gewürzmischung sollte die Datev nicht ohne Not aus der Hand geben.

Den Teig könnten ja gerne auch andere Bäcker kneten 😉

... oder anders formuliert:

... andere Marktteilnehmer sollten der Datev zuarbeiten und nicht umgekehrt ...

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Hallo Community,  

in der aktuell freigegebenen Version der Digitalen Personalakte ist es nicht möglich, dass der Mandant beim Upload von Dokumenten weitere Informationen, wie bspw. den Mitarbeiter, hinterlegt.

Die Digitale Personalakte wurde modernisiert und befindet sich bereits in der Pilotphase. Für die neue Version arbeiten wir bereits an der von Ihnen gewünschten Funktionalität. Außerdem wurde die Online-Anwendung für den Mandanten vollständig von Belege online entkoppelt, d.h. in der modernisierten Version sind alle Dokumenten in einer für die Personalwirtschaft optimierten Online-Anwendung einsehbar.

Wenn Sie Interesse an der Teilnahme der Pilotphase zur digitalen Personalakte haben, wenden Sie sich gerne über die üblichen Servicekanäle an uns.

Viele Grüße

Kerstin Becker

Product Owner Entwicklung | Digitale Personalakte

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Hallo Frau Becker,

wird damit dann eventuell auch das hier geschilderte Problem

https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/Lohn-und-Gehalt-andere-Beraternummer-als-Belege-online-L%C3%B6sung/m-p/265978

gelöst?

Vielen Dank.

Viele Grüße

T. Reich

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Hallo Herr Reich,

die modernisierte Digitale Personalakte ist unabhängig von Belege online, die direkte Verknüpfung zum Lohnbestand ist jedoch weiterhin erforderlich. Das von Ihnen geschilderte Problem müsste daher behoben sein. 

"Wir haben einem Mandanten auf Lohn und Gehalt. Ein anderer Berater macht den Jahresabschluss und stellt dem Mandanten, der selbst die Fibu macht, Rewe und Belege online bereit." 

In diesem Fall läuft die Digitale Personalakte zukünftig unter dem Ordnungsbegriff des Lohn und Gehalt Mandanten und hat keinerlei Verknüpfung zum Fibu Mandanten.

Viele Grüße

Kerstin Becker

Product Owner Entwicklung | Digitale Personalakte

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Super, vielen Dank für diese sehr positive Nachricht. Damit hätte ich dann wahrscheinlich jetzt zwei Mandate für eine Pilotierung zur Auswahl.😁

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Hallo Frau Becker,

vielleicht könnten Sie uns beantworten, wie wir verfahren müssen, wenn:

- wir richten bei Mdt. die eh schon UN online nutzen für uns als StB die digitale Akte ein

- wie sieht es mit der Rechtevergabe aus, da der Mdt. ja über smartcards o.Ä. ggf. mit verschiedenen Sachbearbeitern, die nicht alles sehen dürfen arbeitet aus?  Ist eine aktive Aktivierung der digitalen Akte bzw. der Belege online (aktuelle Fassung in Nutzung - nicht Pilotierung und spätere Fassung) von Nöten oder muss ich die bereits vor einiger Zeit konfigurierten Smartcards etc. anpassen, damit die versch. SB die Daten nicht sehen können?

Danke sehr.

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Ergänzung: in der Rechteverwaltung scheint dies nicht gesondert steuerbar zu sein..., oder? (Weil die digitale P-Akte im UN online integriert ist) Würde also bedeuten, dass jeder smartcarduser alles sieht oder nur das was er selber hochgeladen hat oder auch das was wir im StB hochladen? Klar ist uns, dass aktuell nicht die Akte an sich, wie wir sie im StB sortieren gesheen wird, sondern eigentlich nur die digitalen Belege. Was zur Folge haben könnte, dass z.B. der FIBU-SB beim Mdt. auch die Belege Lohn sehen kann??? oder nicht??? Danke. Wie können wir dies sicher steuern/den Datenschutz gewährleisten?

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Wer in der Rechteverwaltung online das Recht auf die 2 Belegtypen Lohn Unterlagen und Reisekosten Belege hat, kann auch alle anderen Belege sehen. Heißt: Wer FiBu sieht, muss nicht den Lohn sehen und wer nur Lohn sehen soll: das geht nicht, weil mit dem Standardrecht Belege man automatisch alle Belege aus der FiBu sieht; ohne das Recht man aber keine Belege der o.g. Typen sieht. Das Dilemma kennt DATEV seit Jahren.

Wenn Ihr's / Euren Mandanten granularer brauchen, kann ich nur auf personio und HRwork und rexx und Co. verweisen. Da kann man das alles sehr fein einstellen, wer was wann wo sehen darf. 

Alles digital! - So funktioniert die digitale Personalakte in DATEV Unternehmen online

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@Kerstin_Becker 

wie sieht´s denn mit der Freigabe aus?