Umstellung digitale Personalakte (alt) auf DATEV Personalakte (neu) - was passiert mit den alten Belegen?

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Hallo zusammen,

bei uns steht der Wechsel von der alten digitalen Personalakte auf die neue DATEV Personalakte an.
Einige Mandate, die bisher die digitale Personalakte nutzten, haben inzwischen aber keinen Lohn mehr bzw. Einzelunternehmen wurden in GmbHs überführt etc.

Da macht es unseres Erachtens keinen Sinn, diese auf die neue Personalakte umzustellen, zumal diese ja ab 2025 kostenpflichtig wird.

Nun stellt sich für uns die Frage: Was passiert denn mit den alten zugeordneten Dokumenten in der digitalen Personalakte, wenn man nicht umstellt? 

Die digitale Personalakte wird zum 30. Juni 2025 sterben, so habe ich es in den FAQ gelesen. Aber was das konkret bedeutet, ist mir nicht ganz klar. Muss ich mir jetzt alle Lohndokumente herunterladen und sichern, damit nicht plötzlich alles weg ist???

Vielleicht weiß ja jemand von euch etwas. 🤔

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Die Belege an sich sollten in DUO gespeichert bleiben, du hast dann bloß keine Möglichkeit mehr "geordnet" darauf zuzugreifen. Fände ich jedenfalls arg übergriffig und auch DATEV-untypisch*, wenn sie dann einfach den Ordner "Digitale Personalakte" in DUO löschen würden und nicht bloß das Programm, das den wilden Wust an Dokumenten nach Mitarbeitern usw. sortiert.

* vgl. bspw. Preismaßnahmen Daten älter als 14 Jahre, wo eine automatische Löschung von Altdaten gewünscht, von DATEV aber abgelehnt wird.

[#3 · Accepted solution]

Hallo @awalenda,

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@awalenda  schrieb:
Nun stellt sich für uns die Frage: Was passiert denn mit den alten zugeordneten Dokumenten in der digitalen Personalakte, wenn man nicht umstellt? 

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Die Dokumente bleiben in Belege online erhalten und können ab dem 30.06.2025 weiterhin dort eingesehen werden, der Zugriff über die "alte" Personalakte ist dann jedoch nicht mehr möglich. 

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Hallo @Sven_Wieczorek,

aus der Antwort ergibt sich mir leider nicht ganz ob die Programmverbindungen soweit bestehen bleiben.

Sind die Daten in z.B. LuG nach wie vor einsehbar oder verliert das Programm die "Verbindung" und die Belege sind dann lediglich in Belege online einsehbar, aber ohne weitere Daten dazu oder wie muss ich mir das ganze vorstellen?

Hintergrund der Frage ist, ob wir die Daten vorher exportieren und manuell in die Personalakte hochladen oder ob das direkt mit erledigt wird.

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Wäre doch perfekt für ein DATEV YouTube Video, oder nicht? 

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@ErgonomischerBürostuhl  schrieb:

Hallo @Sven_Wieczorek,

aus der Antwort ergibt sich mir leider nicht ganz ob die Programmverbindungen soweit bestehen bleiben.

Sind die Daten in z.B. LuG nach wie vor einsehbar oder verliert das Programm die "Verbindung" und die Belege sind dann lediglich in Belege online einsehbar, aber ohne weitere Daten dazu oder wie muss ich mir das ganze vorstellen?

Hintergrund der Frage ist, ob wir die Daten vorher exportieren und manuell in die Personalakte hochladen oder ob das direkt mit erledigt wird.

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Bei der Umstellung der Mandanten werden alle Zuordnungen zu Arbeitnehmenden, Kategorien und weiteren Metadaten beibehalten. Hier muss nichts exportiert und neu hochgeladen werden. Für Mandanten, die nicht bis zum 30.06.2025 umgestellt wurden, könne die Dokumente danach ausschließlich über Belege online eingesehen werden.

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@metalposaunist  schrieb:

Wäre doch perfekt für ein DATEV YouTube Video, oder nicht? 

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Hi Daniel @metalposaunist, 

gute Idee, gebe ich direkt weiter. 

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Hat Datev nicht bis vor 2 Jahren das "tif-Format" bevorzugt und nun komplett ausgeschlossen?

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Ja, seit Jahren ist PDF schon der Standard bei DATEV und TIF kam auch nur wegen DMS classic zur Anwendung. 

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Puhhhh....

Neue Dokumente werden unten angefügt, sortieren nicht möglich, drehen von Belegen nicht möglich, OCR Volltextsuche nicht möglich, entheften nicht möglich, Bestellprozess und Einrichtung katastrophal, über allem schwebt "Manuel" .......

eieiei

Datev so überzeugt Ihr Nutzer nicht, agile Entwicklung hin oder her😠

Mal sehen was mit den nächsten Abrechnungen noch so "gefunden" wird😨

Ketzerisch: Dafür 2 Jahre Entwicklung?

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@tu_heggi  schrieb:

Neue Dokumente werden unten angefügt

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Man kann nicht mehr als Standardsortierung "Abrechnungsmonat absteigend" einstellen? 😰

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@tu_heggi schrieb:

Ketzerisch: Dafür 2 Jahre Entwicklung?

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Leider ja. Ich habe schon die neue Vorerfassung im Lohn gesehen. Die soll erst in 2M in einem MVP online gehen. War jetzt optisch aber auch nicht aufwendig und relativ schnell gemacht. Was dafür alles im Hintergrund umgestellt werden musste, kann ich nicht sagen. Kann mir aber vorstellen: nicht wenig und wenn man was ändert, muss man an 75756 Auswirkungen und Konsequenzen denken, weil die Welt heute vernetzt ist. 

Ich hab' noch mehr Angst. 

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Was dafür alles im Hintergrund umgestellt werden musste, kann ich nicht sagen. Kann mir aber vorstellen: nicht wenig und wenn man was ändert, muss man an 75756 Auswirkungen und Konsequenzen denken, weil die Welt heute vernetzt ist. 

Vermutlich alles da Teile des Quellcodes aus Zeiten des Urknalls stammen dürften

Ich hab' noch mehr Angst. 

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Ich auch, hoffe jedoch das es besser wird als mit den "digitalen" Excel Vorerfassungsbögen

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@tu_heggi schrieb:

hoffe jedoch das es besser wird als mit den "digitalen" Excel Vorerfassungsbögen

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Hm. Das wird Stand vorletzten Monat mit dem MVP eher nicht so sein. Die technischen Möglichkeiten und Finessen, die man online im Browser hätte, schöpft DATEV noch nicht wirklich aus. Aber das haben wir zu 50 Personen alles als Feedback der DATEV mitgeteilt und hoffen auf Gehör. 

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@metalposaunist  schrieb:

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@tu_heggi schrieb:

hoffe jedoch das es besser wird als mit den "digitalen" Excel Vorerfassungsbögen

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Hm. Das wird Stand vorletzten Monat mit dem MVP eher nicht so sein. Die technischen Möglichkeiten und Finessen, die man online im Browser hätte, schöpft DATEV noch nicht wirklich aus. Aber das haben wir zu 50 Personen alles als Feedback der DATEV mitgeteilt und hoffen auf Gehör. 

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Ob Datev wirklich die "Hintergrundstrahlung" wahrnimmt?

Du kennst ja den Stand vieler Ideas aus der "Vergangenheit"

.......👾

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Hallo @rschoepe,

wir haben bereits den Wunsch, in der DATEV Personalakte nach dem Abrechnungsmonat zu filtern, aufgenommen und weitergegeben.

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@Kristin_Frohmeyer  schrieb:

Hallo @rschoepe,

wir haben bereits den Wunsch, in der DATEV Personalakte nach dem Abrechnungsmonat zu filtern, aufgenommen und weitergegeben.

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Hallo @Kristin_Frohmeyer,

einfachste chronologische Sortierungen wurden bis jetzt NICHT MAL in Erwägung gezogen?

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@tu_heggi, Du kannst suchen. Das geht im LAO immerhin nicht! Was willst Du mehr? 😜 

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@Datev, kann man daraus schließen, das zukünftig alles im PDF-Format gescannt werden sollte? Oder wird das tif-Format später noch mit aufgenommen?

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Das TIF Format ist schon Jahre tot @W90. PDF ist die Zukunft. Ich habe 2021 zur DATEV DMS Migration schon alle MFPs auf PDF statt TIF gestellt. 

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TIF ist wie Faxgerät auch im Jahr 2040 noch aktuell

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...soll dann alles in der neuen Personalakte PDF sein? Während man den Rest seiner Unterlagen in tif scannt? @Datev??

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@SteffiWi1395 schrieb:

Während man den Rest seiner Unterlagen in tif scannt?

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Auch der Rest ist PDF. Selbst Smartphone Apps scannen als PDF, nicht TIF. Und PDFs lassen sich sogar mit dem Microsoft Edge bearbeiten im Sinne von Annotationen und Text.  

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Hallo @SteffiWi1395, 

hallo Community,

die neue Personalakte kann bereits Tif(f)-Dateien, nur der Online-Viewer zeigt diese aktuell noch nicht an. Hier wird es eine Erweiterung des Viewers geben, so dass diese dann auch direkt angezeigt werden können. Als Workaround kann man die Dokumente, die der Viewer heute noch nicht kann auch im verknüpften Programm öffnen. 

Das sieht dann bei einer Worddatei z.B. so aus:

Hier auf "Dokument öffnen" klicken, dann wird die Datei z.B. in Word geöffnet. Selbiges gilt für Tif(f)-Dateien.

Ich weiß, das ist noch nicht perfekt gelöst, wird aber nachgeliefert 🤗.

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Hallo @tu_heggi, 

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@tu_heggi  schrieb:

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@Kristin_Frohmeyer  schrieb:

Hallo @rschoepe,

wir haben bereits den Wunsch, in der DATEV Personalakte nach dem Abrechnungsmonat zu filtern, aufgenommen und weitergegeben.

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Hallo @Kristin_Frohmeyer,

einfachste chronologische Sortierungen wurden bis jetzt NICHT MAL in Erwägung gezogen?

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Ich glaube, das kam falsch rüber 🤔. Das Thema ist bekannt und wurde selbstverständlich trotzdem als Anforderung weitergegeben. Ich hake hier mal nach und informiere dann gerne über den aktuellen Stand. 

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Wer scannt denn heute noch in TIFF? Das ist doch spätestens bei mehrseitigen Dokumenten Mist, weil jede Seite eine eigene Datei braucht.

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Scannerbox Standard Einstellung wenn man in den Dokumentenkorb scannt...

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Hallo @Sven_Wieczorek, 

das heißt die angelegten Kategorien der "digitalen Personalakte" werden übernommen in die DATEV Personalakte? 
Oder muss man diese vor der Umstellung manuell einpflegen, damit die Zuordnung der Dokumente passiert bei der Umstellung? 

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Hallo @Dominika-S,

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@Dominika-S  schrieb:

Hallo @Sven_Wieczorek, 

das heißt die angelegten Kategorien der "digitalen Personalakte" werden übernommen in die DATEV Personalakte? 
Oder muss man diese vor der Umstellung manuell einpflegen, damit die Zuordnung der Dokumente passiert bei der Umstellung? 

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Richtig, die Kategorien werden übernommen und die Zuordnungen bleiben bestehen. 

[#30]

@metalposaunist - da wir uns die gleiche Frage gestellt haben.