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Umstellung auf DATEV-Personalakte. Ist das umständlich....

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letzte Antwort am 25.04.2024 10:00:21 von Alexandra_Friedrich
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Neu_hier
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Die Kommunikation bezüglich der Umstellung auf DATEV-Personalakte ist rätselhaft und erscheint auf den ersten Blick für das Mandat super-kompliziert und nicht nachvollziehbar.

Das Mandat muss nun entscheiden wann, Rechte hierzu ergänzen, Checklisten durchlaufen etc., etc. inkl. 38 Steps Klick-Tutorial.....

 

Ich meine, die Digitale Personalakte unter DUO war für den Mandanten bisher nur eine ganz einfache Kategorisierung von Belegbildern mit Filterfunktionen ohne ein eigentliches, echtes Programm. Der StB hat dann in der (echten) digitalen Personalakte in LuG gearbeitet.


Nun soll das Mandat mit vielen Steps und komplizierten Anleitungen auf eine neue DATEV Personalakte umsteigen und kann wegen der bisherigen einfachen Vorgehensweise (unter Digitale Personalakte) doch ggf. gar nicht verstehen: WIESO, WESHALB, WARUM.

Da hilft auch das Musterschreiben überhaupt nicht und wird nur Fragezeichen beim Mandat produzieren, denn auch diese erklärt im Wesentlichen gar nichts, sondern verweist nur auf Links im Internet.  

Warum ist das Umstellen, Umspeichern (?) von (bisher nur) gespeicherten Belegen auf einmal eine Raktenwissenschaft? 

Zudem ist auch das Anschreiben an uns (Mail - "Der Umstellungszeitraum Ihrer Mandanten für den Wechsel auf DATEV Personalakte steht fest") im wesentlichen informationsmager, es fehlt jegliche Info, was überhaupt beim Wechsel passiert (auch das Musterschreiben)?

Wir zumindest haben nur Fragezeichen, beim Mandat werden es sicher noch viel mehr sein....


Oder liege ich hier falsch?

Nachtrag: Das Ganze kostet das Mandat nun auch Geld (bisher nicht), davon ist in den Schreiben auch mit keinem Wort etwas erwähnt. 

Frage an DATEV: MigMag, in unserem konkreten Fall geht es um ein Mandat mit DATEV-Direktvervetrag, warum schreibt die DATEV uns als Berater an (und wältzt dies Monster aus uns ab) und kommuniziert nicht direkt mit dem Vertragspartner?  

 

Danke
metalposaunist
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Siehe auch: digitale Personalakte nur für Kanzlei nutzen

 

EDITH: 

 


@Neu_hier schrieb:

Wir zumindest haben nur Fragezeichen, beim Mandat werden es sicher noch viel mehr sein....


Gerne helfe ich beim Verstehen und übersetze DATEV-Sprech in Verständliches für Dich 😊

 


@Neu_hier schrieb:

Oder liege ich hier falsch?


Teils, teils, würde ich sagen. Deine Beschreibungen sind ein bisschen "unsortiert" und sprechen mehrere einzelne Dinge an, die teils nicht so kompliziert sind. 

 


@Neu_hier schrieb:

Frage an DATEV: MigMag, in unserem konkreten Fall geht es um ein Mandat mit DATEV-Direktvervetrag, warum schreibt die DATEV uns als Berater an (und wältzt dies Monster aus uns ab) und kommuniziert nicht direkt mit dem Vertragspartner?  


Damit Du auch Bescheid weißt, wenn das Mandat Dich anruft und Du dann nicht sagen kannst: Ich weiß von nichts. Besser mehr Information als zu wenige, weil Haben ist besser als Brauchen. Und so kann der Berater dem Mandanten beim Verstehen helfen oder diese Arbeiten an jemanden extern auslagern, der sich darum kümmert, dass alle auf dem gleichen Informationsstand sind und man zusammen das Bestmögliche aus der Veränderung holt oder die Veränderung dann einplant, wenn es DATEV wünscht. Bei uns z.B. vom 01.06 bis 31.07. 

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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Dominika-S
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Hallo, 

 

wir haben ebenfalls ein Anschreiben der DATEV bekommen, dass unser Umstellungszeitraum vom 01.06-31.07 stattfindet. 
In dem Anschreiben stand ebenfalls, dass sie (DATEV) sich vorher kurzfristig melden werden und auch alle betroffenen Mandate aufzählen. 

Mich würde jetzt interessieren:

1. Unsere Mandanten haben alle eine mandantengenutzte Beraternummer .. bekommt jeder unserer Mandanten nun einen eigenen Umstellungszeitraum? Oder können wir alle Mandanten in "unserem" Umstellungszeitraum umstellen?
Weiß jemand wie dies geplant ist?
Sonst müsste der Lohnsachbearbeiter das ganze Jahr noch "springen" und kann kaum planen. 

 

2. Ich habe etwas von einer "Massenbestellung" gelesen. Diese soll möglich sein ab dem 01.06.24. Das macht ja auch nur Sinn, wenn ich alle Mandate "gleichzeitig" umstellen kann, oder?

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metalposaunist
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@Dominika-S schrieb:

1. Unsere Mandanten haben alle eine mandantengenutzte Beraternummer .. bekommt jeder unserer Mandanten nun einen eigenen Umstellungszeitraum? 


Nein.

 


@Dominika-S schrieb:

Oder können wir alle Mandanten in "unserem" Umstellungszeitraum umstellen?


Ja.  

 

Zumindest ist das meine Annahme, wie ich das Schreiben verstanden habe. 

 


@Dominika-S schrieb:

Ich habe etwas von einer "Massenbestellung" gelesen. Diese soll möglich sein ab dem 01.06.24. 


Oh, wo 🤔? Das ist mir neu. 

 


@Dominika-S schrieb:

Das macht ja auch nur Sinn, wenn ich alle Mandate "gleichzeitig" umstellen kann, oder?


Jap. Und noch weiter: Die Rechteverwaltung online darf man dann auch in Masse einstellen oder muss man da auch manuell von Hand nacharbeiten, weil es neue Rechte zu vergeben gibt? In der Kanzlei mit 1 Kanzleigruppe ist das easy aber bei allen Mandanten das umstellen - das dauert. Ich sollte einen Klickcounter laufen lassen.  

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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Dominika-S
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Auf die neue DATEV Personalakte umsteigen

 

Wenn du hier auf den Umstellungsassistenten gehst, sieht es so aus, als könnte man für mehrere Mandate gleichzeitig bestellen. 
Die Übernahme kann man auch als "Mehrfachübernahme" starten. 

 

Zur Rechteverwaltung hab ich allerdings nichts gelesen. Hier habe ich auch eine Art "Fragebogen" für unsere Mandanten erstellt, damit der Mitarbeiter tatsächlich nach der Umstellung einfach nur alles "runterklickern" kann. 

 

Ich habe das Anschreiben ebenfalls so verstanden. Alles andere wäre doch auch unzumutbar. 

Die Kollegen sehen das allerdings völlig anders ._. 

 

Vielleicht kann ein Mitarbeiter der DATEV hier mal Licht ins Dunkle bringen. 

 

 

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metalposaunist
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@Dominika-S schrieb:

sieht es so aus, als könnte man für mehrere Mandate gleichzeitig bestellen.


Tatsächlich. Irre!

 


@Dominika-S schrieb:

Hier habe ich auch eine Art "Fragebogen" für unsere Mandanten erstellt, damit der Mitarbeiter tatsächlich nach der Umstellung einfach nur alles "runterklickern" kann. 


Was für einen Fragebogen? 

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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Dominika-S
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Ach etwas ganz einfaches. 
Es soll nur eine kleine "Hilfe" sein, damit unser "Rechteverwalter" die Rechte schnell vergeben kann. 
Die Mitarbeiter können die Fragebögen mit dem Mandanten ausfüllen oder diesen einfach den Mandanten zusenden. 

 

Einfach nur "Wer soll Dokumente sichten und hochladen können?" oder "Wer soll Zuordnungsvorschläge vornehmen dürfen?" und "Darf Ihr Mitarbeiter alle Personalnummern sehen oder gibt es ausnahmen?"

 

Es wäre schön, wenn es von der DATEV so einen Fragebogen mal geben würde. So kann man sich auch "absichern" falls der Mandant anruft und wütend darüber ist, dass Mitarbeiter XY alle möglichen Rechte hat oder halt eben zu wenige. 

 

 

metalposaunist
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@Dominika-S schrieb:

Es soll nur eine kleine "Hilfe" sein, damit unser "Rechteverwalter" die Rechte schnell vergeben kann. 


Hm,. Du meinst das klappt auch in Zukunft noch so, wenn die Cloud Rechte in der Rechteverwaltung online langsam Formen der lokalen Rechteverwaltung annehmen? Für mich wäre das nur zusätzlicher Aufwand ohne Mehrwert. Wer die Rechte für die Rechteverwaltung online hat, sollte sich dort auch bestens ohne Hilfe auskennen 😶. Sonst macht dein letzter Satz (Mandant ist wütend) nicht so viel Sinn. 

 


@Dominika-S schrieb:

Die Mitarbeiter können die Fragebögen mit dem Mandanten ausfüllen oder diesen einfach den Mandanten zusenden. 


Ich würde die Mitarbeiter eher dahingehend schulen, dass die es auch ohne Fragebogen können und dem Mandanten solch Fragen "vor die Füße zu werfen" - zumindest habe ich damit keine guten Erfahrungen gemacht, weil trotz der Fragen dann Unsicherheiten bei der Beantwortung bestehen. Oder der Mandant ist kreativ und schreibt Anforderungen rein, die DATEV technisch nicht erfüllen kann. Was dann?  

 


@Dominika-S schrieb:

So kann man sich auch "absichern" falls der Mandant anruft und wütend darüber ist, dass Mitarbeiter XY alle möglichen Rechte hat oder halt eben zu wenige. 


Verstehe ich. Ist in 10J DATEV bei mir so krass noch nie aufgefallen bzw. zu Stande gekommen. Zumal mit der technischen Weiterentwicklung und noch mehr Rechten, man jeden einzelnen Mandanten fragen müsste, ob man den Haken setzen soll, der das schriftlich wo festhalten soll und man dann erst handelt? Das ist DATEV Bürokratie. Das ist nicht mein Ding. Steuerberatung ist Vertrauenssache und da gehe ich davon aus, dass der Berater auch so handelt und weil es mich und mein Unternehmen kennt, sollte er als Beispiel wissen, dass der Azubi nicht das Gehalt vom Chef sehen können sollte. 

 

Bei der megra haben wir's versucht. Ich hab's dann abgeschafft. Zu viel Aufwand für zu wenig nutzen. Durch den ständigen Wandel muss man seine Fragen immer anpassen und erweitern und das alles via Word (?) zu dokumentieren und wie vom Mandanten unterschreiben lassen? Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, archivieren? 

 

Wer da Lust drauf hat, den kann ich nicht hindern. Ich denke da eher pragmatisch, einfach und schnell. Wenn ich Selbstzweifel über die Auswirkungen habe, rufe ich den Mandanten eben an, (er)kläre das und 2min später sitzen die Rechte. Von mir aus schreibe ich noch eine E-Mail fürs Sicherheitsgefühl. 

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Dominika-S
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Vielen Dank, dass du deine Erfahrungen teilst! 

 

Da hast du vollkommen Recht. Die "Rechteverwaltung online" wird nun immer komplexer werden. Da ist meine Art Fragebogen definitiv keine dauerhafte Lösung. 

Ich hoffe dennoch, dass DATEV die Rechteverwaltung online nicht so "komplex" gestalten wird wie die lokale Rechteverwaltung. 


Ich habe dies eher als "Zwischenlösung" angedacht - bis die Mitarbeiter soweit geschult sind, dass diese sich ebenfalls mit der "Rechteverwaltung Online" auskennen.

 

Im IT-Club wurde dies ebenfalls angesprochen, dass die DATEV bisher immer versucht hat jede Menge Ausnahmen und kreative Lösungen anzubieten. Dies hat nur zu immer mehr Problemen geführt. Da haben die DATEV Mitarbeiter gesagt, dass die Cloud-Lösungen eher für den "Standard" ausgelegt werden und es nicht mehr so viele "Ausnahmen" geben wird. 

Ich bin sehr gespannt. 

metalposaunist
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@Dominika-S schrieb:

Ich hoffe dennoch, dass DATEV die Rechteverwaltung online nicht so "komplex" gestalten wird wie die lokale Rechteverwaltung. 


Das hoffe ich auch aber wird wohl nicht passieren. Das hatte ich mir bei DATEV auch schon gewünscht. Und wenn, dann muss man's zu 100% logisch aufbauen, so wie das Microsoft bei den Group Policy auch macht inkl. Vererbung und wenn man das nicht will, schaltet man sie selbst ab. 

 

Aktuell wird man ja von DATEV bevormundet, weil DATEV meint, dass die Rechteverwaltung online auch für "nicht-Kenner" bedienbar bleiben soll. So habe ich's im Ohr. Das kann nicht funktionieren. Das ist so, als wenn man ein Lohnprogramm programmiert, woran man einen Affen setzen kann und am Ende stimmt der Lohn doch.  

 

Fehlendes KnowHow ist im ganzen Leben überall eher semi gut. 

 


@Dominika-S schrieb:

Da haben die DATEV Mitarbeiter gesagt, dass die Cloud-Lösungen eher für den "Standard" ausgelegt werden und es nicht mehr so viele "Ausnahmen" geben wird. 


Ich bin gespannt. Sieht aktuell bis dato eher nicht danach aus.  

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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rschoepe
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@Neu_hier  schrieb:

Warum ist das Umstellen, Umspeichern (?) von (bisher nur) gespeicherten Belegen auf einmal eine Raktenwissenschaft?


Warum werden die Belege überhaupt umgespeichert, soll DUO jetzt doch nicht mehr der Datenspeicher für alles sein?

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Dominika-S
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Wenn ich dies richtig verstanden habe... 

 

Wird die neue Personalakte komplett aus DUO "rausgenommen". 

 

Sie ist Bestandteil von Datev Personal. 

DATEV Personal

Vergleich von DATEV Personalakte (neu) mit Digitale Personalakte (alt) - DATEV Hilfe-Center

Dominika-S
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Hallo @metalposaunist , 

 

ich habe gestern eine E-Mail von einem DATEV Mitarbeiter bekommen. 

Das Horrorszenario tritt wohl doch ein. 

 

"Grundsätzlich erhalten alle Mandanten mit einem mitgliedsgebundenem Mandantengeschäft einen eigenen Brief mit dem entsprechenden Umstellungsdatum/-zeitraum.
D.h. der für die Kanzlei genannte Termin gilt nicht für die Ihre Mandanten mit einer eigenen mandantengenutzten Beraternummer bzw. Unterberaternummer.  "

 

 

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rschoepe
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Aber DATEV Personal braucht doch Unternehmen online oder das Personal-Addon (was ein Ausschnitt von DUO ist). 😕

Ich vermute eher, dass es mit dem Punkt Ablagestruktur zu tun hat, dass die ganzen Register dann weg sind und es nur noch einen wüsten Haufen Dokumente gibt, in dem man ohne das Programm nichts mehr findet.

metalposaunist
Unerreicht
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Jein, daraus werde ich nicht so ganz schlau, weil das 2 Paar Schuhe sind, weil der Ordnungsbegriff entscheidend ist. So wie ich die Aussage verstehe (und nach DATEV Erfahrung auch logisch finde), bekommen alle Mandanten, deren Daten auf mandantengenutzter Beraternummer/Mandantennummer liegen und wenn diese gleichzeitig im mitgliedsgebundenem Mandantengeschäft sind, einen eigenen Korridor. Das ist so, als wenn es eine Änderung bei Belege online gibt und die gleiche Konstellation vorliegt. Das würde auch so viel Sinn machen, als dass Du diese Mandate z.B. nicht im myDATEV Dokumentenspeichervolumen als Kanzlei einsehen kannst. Das kann nur das Mandat im mitgliedsgebundenem Mandantengeschäft. 

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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Dominika-S
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Alle unsere Mandanten (welche die Digitale Personalakte nutzen und somit eine Unterberaternummer haben) befinden sich in einem mitgliedsgebundenem Mandantengeschäft. 

Das heißt also: hätte der Mandant zwar eine mandantengenutzte Beraternummer, aber wäre nicht in einem mitgliedsgebundenem Mandantengeschäft - dann wäre unser Umstellungszeitraum für alle gültig?

 

Aber wenn der Mandant eine mandantengenutzte Beraternummer hat und ein mitgliedsgebundenem Mandantengeschäft - dann bekommt jeder einen eigenen Umstellungszeitraum? 

tu_heggi
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Ich habe gestern ca. 15 "alte" Personalakten auf die neue umgestellt, laufen alle unter der Kanzleiberaternummer.

 

Zwischen Anstoß und Benachrichtigung über die Fertigstellung vergingen gut 12 Stunden.

Ein Dokument konnte wg. Dateityps nicht übernommen werden.

 

FÜr die restlichen haben wir die neuen Programmbestandteile bestellt und flächendeckend bei uns umgestellt.

 

Ja, viel geklicke, teils unlogische Programmverbindungen (Support musste helfen), Kategorien MÜSSEN bei JEDEM manuell eingepflegt werden, ab 2025 zusätzliche Kosten, (noch) fehlende alternative Uploadmöglichkeiten die bis Sommer 2024 nachgeliefert werden sollen, Prozessumstellung bei Kanzlei und Mandant, .....

 

Bleiben noch ca. 20 "Spezialfälle" bei uns offen.

 

Hoffentlich war es den zeitlichen Aufwand wert wenn man an die Zukunft denkt.....

Dominika-S
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noch fehlende Alternative?

Kommt da vielleicht noch was?

 

Also nach deiner Erfahrung möchte ich gerade erst im April 2025 umstellen. Vielleicht läuft es bis dahin besser.

tu_heggi
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@Dominika-S  schrieb:

noch fehlende Alternative?

Kommt da vielleicht noch was?

 

Sie können aktuell per Schaltfläche und über Drag-and-Drop Dokumente hochladen. Folgende Upload-Möglichkeiten sind geplant:

 

  • DATEV Upload mobil - Freigabe voraussichtlich Mitte April 2024
  • DATEV Belegtransfer - Freigabe voraussichtlich Ende April 2024
  • DATEV Upload-Mail - Freigabe voraussichtlich Sommer 2024
  • Dokumenten-Schnittstelle für Drittanbieter (z.B. für Scanner-Lösungen) – Freigabe voraussichtlich Sommer 2024
Dominika-S
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Achso ja ok vielen Dank. 

 

Ich dachte jetzt an eine Alternative zur DATEV Personalakte die kostenfrei bleibt. 

metalposaunist
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@Dominika-S schrieb:

Ich dachte jetzt an eine Alternative zur DATEV Personalakte die kostenfrei bleibt.


Nein. Wenn die Geschäftszahlen von 2024 in 2025 vorgelegt werden, muss der Vorstand doch wieder sagen können: Wachstum in allen Bereichen. Wir sind auf einem guten Kurs. Cloud ist doch der Lösung und wir machen weiter so. Dass es kein unendliches Wachstum ... aber das liegt ja an unserer Gesellschaftsform bzw. am Kapitalismus. Bin gespannt, wann der Big Bang kommt. 1920 wird sich wiederholen. Nur wann ist unbekannt.  

 

Kostenfrei. Nimm dazu den Personalbenchmark online, der kostenfrei ist 😉. Aber nur im Mehrwertpaket. 

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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MikeWHerbs
Erfahrener
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High,

Kostenfrei. Nimm dazu den Personalbenchmark online, der kostenfrei ist

 

Hä?

 

Es ging doch um die seltsame fu**ing Personalakte,

 

Gruss Mike

Do you trust what I trust? Me, myself and I (Metallica 1988)
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AStrohbach
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Hallo,

 

ich habe bezüglich der Umstellung eine Frage. Müssen vor der Umstellung in die neue Personalakte, die Kategorien aus der alten Personalakte in der neuen Personalakte angelegt werden, damit die Dokumente ordnungsgemäß automatisch zugeordnet werden oder werden diese Kategorien in die neue Personalakte automatisch mit übernommen

tu_heggi
Fortgeschrittener
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Moonshine
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Freigabe für Scanner im Sommer... Datev und die unausgereifte Software... Jetzt kann man zb mit der Scannerbox keine Lohnunterlagen mehr scannen und muss diese erst in den Rechnungseingang, dann herunterladen und dann kann man diese hochladen in die Digitale Personalakte. Einfach irre.

Dominika-S
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Dies würde mich ebenfalls interessieren. 

Soweit ich das gelesen habe, muss jede Kategorie selbst angelegt werden und es gibt keine "Grundstuktur"?

Aber wo landen dann diese ganzen Dokumente? In einem Ordner? 

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metalposaunist
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@Dominika-S schrieb:

muss jede Kategorie selbst angelegt werden und es gibt keine "Grundstuktur"?


Ja, steht auch in den FAQs.  

 


@Dominika-S schrieb:

Aber wo landen dann diese ganzen Dokumente? In einem Ordner? 


Gute Frage. 

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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DATEV-Mitarbeiter
Alexandra_Friedrich
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo,

 

mit der Umstellung auf DATEV Personalakte werden alle bisherigen Dokumentenkategorien mit übernommen.

Beste Grüße Alexandra Friedrich
Personalwirtschaft | DATEV eG
27
letzte Antwort am 25.04.2024 10:00:21 von Alexandra_Friedrich
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