Tod eines Mitarbeiters -> Weitergewährung Gehalt

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Guten Tag Zusammen,

ich habe bereits viele Beiträge und Dokumente zum Thema "Tod eines Mitarbeiters" gefunden. Da dies mein erster Fall ist, blicke ich da leider nicht ganz durch. Ich hoffe, dass ihr mir weiterhelfen könnt.

Folgender Sachverhalt:
Ein Kollege ist am 03.11. verstorben. Aktuell befinden wir uns aber noch in der Abrechnung vom Oktober (Auszahlung ist am 08.11. für den Oktoberlohn).
Kann der aktuelle Monat noch ganz normal abgerechnet werden oder muss hier SV- und Steuerrechtlich schon der Erbe oder sonstige Besonderheiten beachtet werden? Der Erbe ist nämlich noch nicht geklärt und ich denke auch nicht, dass das so schnell erfolgt. Eine Nachberechnung ist natürlich auch etwas nervig, wenn nachher ein Forderungsbetrag ggü. der Erben entsteht.

Des Weiteren ist lt. unserem TV eine Zahlung in Höhe von 2,5 Monatsgehältern explizit an die Ehefrau vorgesehen. Diese würde ich dann im November (also dem Sterbemonat) abrechnen. Dabei müssen dann vermutlich die Daten der Ehefrau berücksichtigt und damit eine neue Mitarbeiterin angelegt werden, habe ich das so korrekt verstanden? Würde man dann dafür die Lohnart für Sterbegeld (Dok. 5303396) verwenden?

Wie sieht es mit der Urlaubsabgeltung und dem ausstehenden anteiligen Weihnachtsgeld aus? Kann ich das jetzt schon im Oktober abrechnen oder wäre es im November sauberer?

Vielen Dank vorab für euren Input.

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Der Oktober würde ich normal abrechnen, da hier lfd. Arbeitslohn ist. Für November würde ich eine Vorwegabrechnung vornehmen, damit diese auch gleich danach abgeschlossen ist.

Lt. https://www.haufe.de/personal/entgelt/urlaubsabgeltung-bei-tod-des-arbeitnehmers_78_349574.html muss man zwischen Steuer- und SV-Recht unterscheiden. 

Die Urlaubsabgeltung ist SV-rechtlich dem AN zuzurechnen, aber steuerrechtlich dem Erben (Nachweis Erbschein erforderlich). Für das Weihnachtsgeld als Einmalzahlung gilt für mich das Gleiche, da Zufluss auch hier nach dem Tod ist. Zu beiden Lohnarten kann ich aktuell nichts sagen. Ich würde jeden falls zwei Lohnarten (Urlaubsabgeltung nur sv-pflichtig) für die Abrechnung bei dem AN und eine Lohnart für die nur steuerpflichtig. Wichtig ist, dass nur eine Lohnart UV-pflichtig zu machen ist, damit nicht doppelt gemeldet wird (insbesondere, wenn die Auszahlung an die Erben sich ggf. ins nächste Jahr verschiebt). Für die Auszahlung an die Erben würde ich dann im lfd. Monat die Abrechnung vornehmen, da steuerlich sowieso immer im lfd. Jahr ist.

Die Zahlung an die Witwe ist davon separat zu betrachten und wird definitiv mit ihren Daten zu berücksichtigen sein.

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Sollte die Witwe die Erbin sein, würde man dann einfach eine gesammelte Abrechnung über sie mit Weihnachtsgeld, Urlaubsabgeltung, die 2,5 Gehälter und das letzte anteilige Gehalt für den 01. und 02. November auszahlen, korrekt?

[#4 · Accepted solution]

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@tbehrens  schrieb:

Der Oktober würde ich normal abrechnen, da hier lfd. Arbeitslohn ist.

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Steuerlich ist eine Auszahlung an den verstorbenen Mitarbeiter nicht mehr möglich, so dass dies nicht in die LSt-Bescheinigung des Arbeitnehmers einfließen darf.

siehe LSt-Richtlinien:

R 19.9 Zahlung von Arbeitslohn an die Erben oder Hinterbliebenen eines verstorbenen Arbeitnehmers

(1) Arbeitslohn, der nach dem Tod des Arbeitnehmers gezahlt wird, darf i. d. R. unabhängig vom Rechtsgrund der Zahlung nicht mehr nach den steuerlichen Merkmalen des Verstorbenen versteuert werden. Bei laufendem Arbeitslohn, der im Sterbemonat oder für den Sterbemonat gezahlt wird, kann der Steuerabzug aus Vereinfachungsgründen noch nach den steuerlichen Merkmalen des Verstorbenen vorgenommen werden; die Lohnsteuerbescheinigung ist jedoch auch in diesem Falle für den Erben auszustellen und zu übermitteln.

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Müsste man dann eine Lohnart mit dem Steuer- und SV-Schlüssel 29 nehmen und die Abrechnung aber dennoch über den Mitarbeiter selbst laufen lassen?

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Oder können Sie mir alternativ die passende Stammlohnart nennen?

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Und noch eine Folgefrage: Wie kann ich die aktuelle Abrechnung für Oktober am sinnvollsten unterdrücken, damit ich das mit den Erben erst einmal klären kann? Über diese Abrechnungsgruppen? Oder als Gehaltsempfänger einfach das Gehalt aus den Stammdaten entfernen?

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@Sybille753  schrieb:

Wie kann ich die aktuelle Abrechnung für Oktober am sinnvollsten unterdrücken, damit ich das mit den Erben erst einmal klären kann? Über diese Abrechnungsgruppen? 

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Ja, den Mitarbeiter erst einmal auf "Vorwegabrechnung" schlüsseln. Dann wird dieser gar nicht mit abgerechnet. Dann können Sie dies mit den Erben klären und später eine Nachberechnung oder (wenn es schnell geht) eine Wiederholungsabrechnung machen.

Welche Lohnarten, kann ich im Moment gar nicht sagen, das müsste ich selbst noch mal nachgucken...

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@tbehrens  schrieb:

Der Oktober würde ich normal abrechnen, da hier lfd. Arbeitslohn ist. Für November würde ich eine Vorwegabrechnung vornehmen, damit diese auch gleich danach abgeschlossen ist.

Lt. https://www.haufe.de/personal/entgelt/urlaubsabgeltung-bei-tod-des-arbeitnehmers_78_349574.html muss man zwischen Steuer- und SV-Recht unterscheiden. 

Die Urlaubsabgeltung ist SV-rechtlich dem AN zuzurechnen, aber steuerrechtlich dem Erben (Nachweis Erbschein erforderlich). 

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Pfiffige Leute sorgen eigentlich vorweg schon dafür, daß möglichst kein Erbschein benötigt wird. Kostet halt. Und wenn doch, dann sollte man sich nicht der Illusion hingeben, daß das Nachlaßgericht den pünktlich zur laufenden Lohnabrechnung erteilt haben wird. 

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Dann erkläre mir gerne, wie pfiffige Leute das machen. 🙃

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Indem man schaut, was ein Erbschein und was demgegenüber ein öffentliches Testament kostet? Wenn Grundbesitz vererbt wird, nehmen die Nachlaßgerichte den amtlichen Bodenrichtwert als Maßstab. Auch dann, wenn das Finanzamt bei der Bewertung deutlich darunter geblieben sein sollte, weil das Ländle irgendwelchen Gründen nicht benutzbar oder vielleicht noch nicht einmal begehbar ist. Wir hatten hier "Eiger Nordwand" im Kleinen. Ein Bruchteil des Bodenrichtwerts im Grundsteuermeßbescheid, aber gut vierstellige Gebühren für den Erbschein.

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@dtx  schrieb:

Indem man schaut, was ein Erbschein und was demgegenüber ein öffentliches Testament kostet? Wenn Grundbesitz vererbt wird, nehmen die Nachlaßgerichte den amtlichen Bodenrichtwert als Maßstab. Auch dann, wenn das Finanzamt bei der Bewertung deutlich darunter geblieben sein sollte, weil das Ländle irgendwelchen Gründen nicht benutzbar oder vielleicht noch nicht einmal begehbar ist. Wir hatten hier "Eiger Nordwand" im Kleinen. Ein Bruchteil des Bodenrichtwerts im Grundsteuermeßbescheid, aber gut vierstellige Gebühren für den Erbschein.

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Und was hat das mit dem Arbeitgeber beim Tod eines Mitarbeiters zu tun bzw. was soll der Arbeitgeber machen?

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Das hat für mich nichts mit dem Arbeitsverhältnis zu tun.

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@Uwe_Lutz  schrieb:

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Und was hat das mit dem Arbeitgeber beim Tod eines Mitarbeiters zu tun bzw. was soll der Arbeitgeber machen?

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Die Auszahlung nicht stur von der (ohnehin unmöglich rechtzeitigen) Vorlage eiines Erbscheins abhängig machen? 

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@Ewa123  schrieb:

Das hat für mich nichts mit dem Arbeitsverhältnis zu tun.

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Nein? Ein Streit um die Lohnauszahlung betrifft dann was?

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@dtx  schrieb:

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@Uwe_Lutz  schrieb:

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Und was hat das mit dem Arbeitgeber beim Tod eines Mitarbeiters zu tun bzw. was soll der Arbeitgeber machen?

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Die Auszahlung nicht stur von der (ohnehin unmöglich rechtzeitigen) Vorlage eiines Erbscheins abhängig machen? 

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Also nichts, was tatsächlich mit einem Grundstück und dessen Bewertung zu tun hat.

Ich würde einem Mandanten (Arbeitgeber) nicht dazu raten, ohne Erbschein die Auszahlung vorzunehmen. Dass muss er letztlich selbst beurteilen und ggf. rechtlich prüfen (lassen).

Man muss natürlich unterscheiden, ob Erbe der Ehegatte des verstorbenen Arbeitnehmers ist, bei dem/der der Arbeitgeber weiß, dass diese zusammen leben und alles "gut" ist - oder ob als Erbe eines alleinstehenden AN ein Bruder/Schwester o.ä. als Erbe auftritt, den man selbst ja gar nicht kennt.

Und natürlich sollte man auch gucken, um welche Beträge der Auszahlung es sich handelt - also nur die Restzahlung im Sterbemonat oder ob noch weitere -durch Resturlaub usw. ggf. entsprechen höhere- Ansprüche bestehen.

Und nur weil der Erbe sich aus Kostengründen keinen Erbschein ausstellen lassen will, würde ich nicht darauf verzichten, wenn ich unsicher bin.

Genau genommen aber alles nicht unser Brot - ist letztlich eine rechtliche Würdigung.

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Ich gebe Hern Lutz und Frau Ewa hier recht.

Das einzige was mit der Gehaltsabrechnung zu tun hat ist die Anforderung eines Erbscheines.
Aber was hat ein Grundstück, der Bodenrichtwert oder sonstiges mit der Gehaltsabrechnung zu tun? 

Die Auszahlung an die Erben ohne Erbschein vorzunehmen würde ich den Mandaten auch ausdrücklich abraten. Hier sind auch evtl Kosten für die Beantragung uninteressant.

Wir beraten - sollte der Mandat anders entscheiden ist es seine Sache und ggf. seine Haftung

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Wenn der Arbeitgeber das Geld an jemanden auszahlt der nachher doch kein Erbe ist, dann haftet der Arbeitgeber und zahlt dann doppelt. Wiederbekommen wird man in den seltensten Fällen sein Geld.

Und nur weil ich einen Ehepartner habe, heißt es auch nicht das er automatisch 100% erbt. 

Ohne einen Nachweis würde ich hier nichts auszahlen. 

Eventuell für den Oktober ein Auge zudrücken wenn es sich bei der Bankverbindung um ein Gemeinschaftskonto handelt und das Geld immer dorthin überwiesen wurde. 

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Die Vorlage des Erbscheines ist verpflichtend bevor etwas an die Erben ausgezahlt wird. 
Da gibt es was unsere Beratung betrifft kein wenn und aber.

Wenn ein Mandant anders entscheidet ist es in seiner Verantwortung.

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Hallo Zusammen,

ich habe noch eine rein hypothetische Frage: Was wären ggf. die Folgen, wenn man einfach stumpf über den verstorbenen Mitarbeiter abrechnen würde? Also mal ganz abgesehen davon, dass es offensichtlich falsch wäre...
Wahrscheinlich müsste man dann bei einer LSt-Prüfung eine Nachzahlung leisten müssen. Habt ihr eine Einschätzung wie hoch das wäre oder was sonst noch für Folgen entstehen würden?

LG

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Hallo Zusammen,

als Update: Ich habe gerade mit dem Finanzamt telefoniert. Diese haben mir mitgeteilt, dass es nicht schlimm sei, die Abrechnung über den Mitarbeiter laufen zu lassen, da das FA selbst meist die Todesmeldung erst ca. 6 Monate später erhält und die Erben selbst eine Steuererklärung für den Verstorbenen einreichen müssen. Dadurch regelt sich dann eine ggf. falsche Versteuerung über die Lohnabrechnung.
Das Auszahlungskonto sollte natürlich theoretisch der Erbe lt. Erbschein sein, lt. unserer Anwältin ist aber auch hier eine Überweisung auf das bekannte Konto kein großes Problem.
SV technisch ist es eine Abrechnung über den Verstorbenen ggf. nicht korrekt.