Strategiewechsel bei HR-Software: Zeitwirtschaft&DMS für 700 MA im Einzelhandel mit Fokus auf Lohn und Gehalt

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Hallo liebe DATEV-Community,

ich wende mich heute mit einer strategischen Fragestellung an euch und hoffe, von eurer geballten Praxiserfahrung profitieren zu können.

Wer wir sind und wo wir herkommen: Wir sind ein mittelständisches Einzelhandelsunternehmen im Buchhandel mit rund 700 Mitarbeitenden an 65 Standorten. Seit Jahren nutzen wir ATOSS für die Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung. Um es kurz zu machen: Das System ist technologisch veraltet, für unsere Anwender:innen zu komplex und der Support ist unbefriedigend. Ein Wechsel ist unumgänglich.

Wichtig ist auch unser Hintergrund: Wir kommen ursprünglich aus der SAP-Welt und sind vor drei Jahren bewusst zu DATEV gewechselt – eine Entscheidung, über die wir sehr froh sind! Wir haben die Module DATEV Personal und DATEV Unternehmen online. Für die Lohnabrechnung setzen wir DATEV Lohn und Gehalt ein (inkl. LOVOR, Lohnerfassungsliste, Personaldatenanalyse). 

Unsere Kernanforderungen an die neue Systemlandschaft: Wir suchen eine integrierte Lösung für die folgenden drei Kernbereiche:

1. Zeitwirtschaft & Personaleinsatzplanung (PEP): Ablösung von ATOSS, mit Fokus auf die komplexen Anforderungen des filialisierten Einzelhandels (flexible Schichtmodelle, Mitarbeiter-Sharing zwischen Standorten etc.).

2. Digitale Personalakte (dPA): Eine moderne, revisionssichere und DSGVO-konforme Lösung.

3. Dokumentenmanagement (DMS): Dies geht über die reine Akte hinaus. Wir benötigen ein System mit OCR-Fähigkeiten, das z.B. aus Verträgen (Arbeits-, Mietverträge etc.) automatisch Fristen auslesen und darauf basierend Erinnerungs-Workflows anstoßen kann.

Unsere nicht verhandelbaren Prämissen:

• DATEV-Zentrierung: Unser führendes System für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist und bleibt DATEV. Die neue Lösung muss daher eine exzellente, tiefe und vor allem zukunftssichere, zertifizierte Schnittstelle zu DATEV Lohn und Gehalt besitzen. Ein einfacher CSV-Export reicht uns nicht.

• API-Fähigkeit: Unser Partnerunternehmen wird künftig eine Planungsplattform nutzen, die auf Logistikdaten (Forecast & Replenishment) basiert. Unser neues System muss zwingend in der Lage sein, über eine moderne REST-API Plandaten von dieser Plattform zu empfangen und Ist-Daten zurückzumelden.

Unser bisheriger Gedankengang und die engere Auswahl: Wir haben verschiedene Szenarien durchdacht. Eine All-in-One-Lösung wie Personio haben wir aufgrund der von DATEV beendeten Partnerschaft und des damit verbundenen strategischen Risikos für uns verworfen.  

Übrig geblieben sind im Wesentlichen zwei realistische Szenarien:

• Szenario A (All-in-One): Eine Lösung wie HRworks. Der Vorteil hier ist wahrscheinlich die tiefe und als "Corporate Partner" zertifizierte DATEV-Integration. Das gibt maximale Sicherheit. Unsere Sorge ist jedoch, ob ein integriertes DMS-Modul unsere anspruchsvollen OCR- und Workflow-Anforderungen wirklich erfüllen kann.  

• Szenario B (Best-of-Breed): Die Kombination aus zwei Spezialisten. Hier favorisieren wir aktuell die Kombination aus ZMI für die Zeitwirtschaft/PEP und d.velop (mit der Partnerlösung ecm:one) für die dPA und das DMS.

Warum wir zu Szenario B tendieren: Nach bisherigen Überlegung erscheint uns der "Best-of-Breed"-Ansatz als der passendste. Die Gründe dafür sind:

1. Funktionalität Wir bekommen für jede unserer Kernanforderungen eine spezialisierte Lösung. ZMI ist anscheinend ein ausgewiesener Experte für Zeitwirtschaft im Mittelstand und als DATEV Premium Partner zertifiziert. d.velop ist eine führende ECM-Plattform, die unsere komplexen DMS-Anforderungen (OCR/Workflow) perfekt abbildet und durch ecm:one eine einzigartig tiefe DATEV-Integration (z.B. der "HotKey") erhält.  

2. Minimiertes DATEV-Risiko: Beide Komponenten haben anscheinend einen exzellenten, offiziellen Partnerstatus bei DATEV, was wahrscheinlich das Risiko minimiert.

3. Zukunftsfähigkeit: Die API-getriebene Architektur beider Spezialisten scheint uns am besten geeignet, um die zukünftige Anbindung an die Plattform unseres Partners zu realisieren.

Unsere Fragen an die Community: Nun zu dem Punkt, an dem wir uns über euren Input freuen würden:

• Habt ihr praktische Erfahrungen mit einer solchen Best-of-Breed-Kombination, insbesondere mit ZMI und/oder d.velop/ecm:one im Zusammenspiel mit DATEV Lohn und Gehalt?

• Seht ihr Fallstricke bei der Integration zwischen diesen Systemen, die wir vielleicht übersehen?

• Gibt es andere zertifizierte Top-Partner im Bereich Zeitwirtschaft für den Einzelhandel, die wir eurer Meinung nach unbedingt noch betrachten sollten?

• Wie schätzt ihr den Aufwand für die Anbindung einer externen API bei diesen Anbietern ein?

Ich bin für jede Form der Rückmeldung, für Erfahrungsberichte, kritische Anmerkungen oder auch eine Bestätigung unserer Gedanken sehr dankbar!

Vielen Dank im Voraus und beste Grüße!

Christoph (IT Admin)

Die Kategorien DATEV Personal, LODAS und eAU Allgemein wurden entfernt. 

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@christoph-paris 

Sie behandeln Lohn und Gehalt als nicht verhandelbar. Gut, ich da ganz bei Ihnen, nur leider DATEV nicht. Lohn und Gehalt soll, angeblich in naher, Zukunft eingestellt und durch die Cloud Lohn-Lösung ersetzt werden. Über den Zeithorizont kann ich keine verlässliche Auskunft geben. Hier sollten Sie Ihren Partner mit dem DATEV Kontakten ins Boot holen damit der Zeitrahmen abgesteckt werden kann.

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Hier hat sich die Datev ja etwas "geoutet".

Umstieg auf DATEV Lohn vorbereiten: Lohn und Gehalt-Mandanten im DATEV-Rechenzentrum monatlich sichern!

Ich kann mich im Übrigen @einmalnoch aber anschließen. Die Frage wäre eher, welche Software kommt am Ende gut mit dem neuen Programm Datev Lohn zurecht, wenn denn Datev dann noch unverhandelbar ist.

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@t_r_ , hier wird es noch konkreter (Stand 30.4.2025):

https://apps.datev.de/help-center/documents/1039040

Dort unter Punkt 4:

"4 Pilotierung und ITSG-Zertifizierung

Seit Oktober 2024 ist der DATEV Lohn im Rahmen einer geschützten Pre-Pilotierung bei 3 Pilot-Kanzleien im Echtbetrieb.

Der Schwerpunkt der Pilotierung liegt in der Absicherung relevanter Betriebsthemen wie Verfügbarkeit, Ausfallsicherheit, Fehlerprozesse und Systemstabilität.

Die Pilotierungsversion von DATEV Lohn soll zum Jahreswechsel 2026/2027 marktfähig sein. Diese Version wird alle gängigen Abrechnungsfälle im Normallohnbereich umfassen, inklusive Kurzarbeitergeld und neuen Meldeverfahren.

Bis zum Start der Pilotierungsphase wird DATEV Lohn die ITSG-Zertifizierung erhalten haben, die die korrekte Abbildung und Abrechnung lohnrelevanter Sachverhalte garantiert. Vorrangig integrieren wir Funktionen, die von unseren Anwendern häufig genutzt werden. Weniger gefragte Funktionen folgen später."

3 Pilotkanzleien, noch keine ITSG-Zertifizierung. Aber einen Start zur Pilotierungsphase 2026/2027.

Ist doch schon mal was, auf das Herr @christoph-paris  bauen kann.

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@t_r_ 

Das ist ja nicht nur LuG sondern das Drumherum. Mit DATEV Connect und einem richtigen DMS lassen sich tolle Dinge machen. Die Frage lautet ja inwieweit das mit DATEV Lohn im der zukünftigen RZ Version noch geht. Dann kommen noch die weiteren evolutionären Entwicklungen (von MVP zum richtigen Programm) hinzu, die natürlich mit vielen Änderungen verbunden sind. Der Entwickler im Unternehmen rennt permanent hinterher.

Die gesetzlichen Änderungen sind da noch gar nicht berücksichtigt.

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Herzlichen Dank an @t_r_ , @andreashofmeister und @einmalnoch !
Das ist ja schon einmal hochinteressant! 
Jedoch bestärkt es mich eher dahingehend, zwei moderne, API-getriebenen Plattformen (ZMI und d.velop) zu wählen, da diese per Definition höchstwahrscheinlich flexibler und anpassungsfähiger sind als eine monolithische All-in-One-Lösung. ZMI und d.velop leben ja von der Qualität ihrer Schnittstellen.

Kann hier noch jemand etwas zu ZMI oder d.velop sagen? Danke

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Hallo @christoph-paris ,

ich habe Ihnen eine PN geschickt.

Viele Grüße und einen schönen Tag.

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Hallo und guten Morgen, @christoph-paris ,

aufgrund der "Komplexität" Ihres Vorhabens (bedingt durch diverse Faktoren) würde ich mich direkt mit DATEV in Verbindung setzen (Sie haben doch sicherlich einen steuerlichen Berater, der diesen Kontakt in die Wege leiten könnte). 

Gerade für solche Vorhaben, wie Sie es anstreben,  gibt es dort tatsächlich Berater, die sowas "projektbezogen"  begleiten.

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@christoph-paris 
Ich bin ein wenig erstaunt, dass Sie solche Probleme mit Atoss haben. Wir haben seinerzeit ebenfalls eine sehr umfassende Lösung mit PEP gesucht und bei Atoss gefunden.

Ich kann allerdings auch nachvollziehen, dass die Anwender das Produkt - nennen wir es mal - altbacken finden.

Wir stehen ebenfalls gerade davor, uns im Bereich HCM neu umzusehen. Derzeit nutzen wir noch Personio, aber mit zunehmender Komplexität und deutlich steigenden Mitarbeiterzahlen kommt das System an seine Grenzen. Auch sind wir uns nicht sicher (da wir mit Lodas UND Lohn und Gehalt unterwegs sind), dass Personio es noch bis zu einer DATEV-Lohn-Einführung schafft, beide Systeme zu bedienen. Zugesagt ist uns das schon eine ganze Weile, passiert allerdings ist nichts.

Ich denke, Ihr Ansatz mit gut per REST-API eingebundenen Einzelprodukten ist der richtige Weg.

Wenn Sie auf der Suche nach einem HCM noch eine Empfehlung brauchen: Wir haben gute Erfahrung mit HR PULS gemacht.