Rückforderung von zu viel genommenem Urlaub bei Kündigung richtige Lohnart?

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Hallo zusammen,

bei der Kündigung eines Mitarbeiters hat mich der Arbeitgeber beauftragt, 6,5 Tage Urlaub, die der Mitarbeiter zu viel genommen hat, vom Gehalt abzuziehen.

Über den Kalender in Lohn und Gehalt lässt sich das nicht korrekt abbilden, da halbe Tage verloren gehen.

Deshalb habe ich eine eigene Lohnart erstellt:
• Basis: 1630 Urlaubslohn, Tg (Standard)
• Änderung: statt Abrechnung nach Tagen habe ich die Abrechnung auf Summe umgestellt
• zusätzlich habe ich unter Lohnartenbesonderheiten die Behandlung wie Gehalt gewählt, Abzug mit Minus, und die Lohnart vom Durchschnitt/ATZ ausgeschlossen.

Meine Berechnung:
Monatsgehalt 3.000 € brutto → 3.000 / 30 × 6,5 Tage = 650 € Abzug.

👉 Ist diese Vorgehensweise korrekt, oder gibt es eine bessere/standardisierte Lösung für die Rückforderung von zu viel genommenem Urlaub bei Kündigung?

Vielen Dank im Voraus!

Mit freundlichen Grüßen
Olena

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3000 x 3 Monate / 13 Wochen / wöchentliche AT x 6,5 ...

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Der Mitarbeiter befindet sich aktuell im Urlaub und scheidet im selben Monat aus.
Die 6,5 Tage müssen in diesem Monat als Unbezahlter Urlaub berücksichtigt werden.

Mein Problem: Ich weiß nicht, wie ich den halben Tag korrekt im Kalender erfassen kann. Deshalb habe ich eine eigene Lohnart angelegt und den Gesamtbetrag direkt erfasst. Für die Berechnung habe ich die 30-Tage-Methode verwendet, wie DATEV auch beim Unbezahlten Urlaub rechnet.

Ist die Verwendung dieser Formel im laufenden Monat korrekt und war es richtig, dafür eine eigene Lohnart anzulegen?
Möglicherweise habe ich die Lohnart einfach nicht korrekt benannt – eventuell hätte ich sie als Unbezahlter Urlaub oder ähnlich bezeichnen sollen...

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Was bedeutet „zu viel genommen“?
Wie lange war der Mitarbeiter im Betrieb?

Wie kommt der Arbeitgeber darauf, dass der Mitarbeiter zu viel Urlaub genommen hat?

Neben der Abrechnung stellen sich auch rechtliche Fragen, ob es überhaupt zulässig ist, den Urlaubsanspruch nachträglich zu kürzen.

Nach dem Bundesurlaubsgesetz, § 5 Teilurlaub, Absatz 2, gilt:

„Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Urlaubstage aufzurunden.“

Einige dieser rechtlichen Fragen werden bereits hier beantwortet: https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__5.html

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Hallo zusammen,

wie im Parallelbeitrag bereits angemerkt: ich bin kein Arbeitsrechtler, sondern "nur" betrieblicher Personaler der auch selbst abrechnet. Ich möchte von daher nur in Ergänzung zu @lpapp  "Austritt in der zweiten Jahreshälfte" und "Mindesturlaub vs. Mehrurlaub" im Zusammenhang mit der Rückforderung von Urlaubsentgelt in die Runde werfen.

Gruß, vw

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Vielen Dank für Ihre Rückmeldung und die berechtigten Rückfragen.

Der Mitarbeiter ist seit Juni 2020 im Unternehmen beschäftigt, also inzwischen über drei Jahre.
Im Arbeitsvertrag sind 24 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche vereinbart, zusätzlich gewährt der Arbeitgeber 6 weitere Urlaubstage, also insgesamt 30 pro Jahr.

Da ich den Urlaubsanspruch nicht in DATEV, sondern in einer anderen Software von einem Kollegen geführt bekomme und mir nur die Daten übermittelt werden, habe ich diese Situation zum ersten Mal, in der ich Urlaubstage vom Gehalt abziehen muss. Dabei habe ich leider nicht berücksichtigt, dass die Kündigung in der zweiten Jahreshälfte erfolgt, und das Gehalt entsprechend falsch berechnet 😢 (wird korrigiert).

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Wenn ich die Rückmeldungen richtig verstanden habe, ergibt sich folgende Berechnung:

Beispiel 1 – Kündigung zum 30.06 (erste Jahreshälfte):
• Gesetzlicher Urlaub: 24 ÷ 12 × 6 Monate = 12 Tage
• Zusätzlicher Urlaub: 6 ÷ 12 × 6 Monate = 3 Tage
• Gesamtanspruch: 15 Tage
• Da der Mitarbeiter bereits 30 Tage genommen hat, ergibt sich eine Überzahlung von 15 Tagen, die zurückgefordert werden kann.

3000 x 3 Monate / 13 Wochen / wöchentliche 5 x 15 = 2076,92 €

Beispiel 2 – Kündigung zum 30.09 (zweite Jahreshälfte):
• Gesetzlicher Urlaub: voller Anspruch 24 Tage (§ 5 BUrlG)
• Zusätzlicher Urlaub: 6 ÷ 12 × 9 Monate = 4,5 Tage, aufgerundet 5 Tage
• Gesamtanspruch: 29 Tage
• Da der Mitarbeiter bereits 30 Tage genommen hat, ergibt sich eine Überzahlung von 1 Tag, die zurückgefordert werden kann.

3000 x 3 Monate / 13 Wochen / wöchentliche 5 x 1 = 138,46 €

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Habe ich das so korrekt verstanden?

Und mit welcher Lohnart sollte diese Rückforderung am besten abgebildet werden?

Ich wäre Ihnen sehr dankbar für Ihre Hilfe.

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Hallo @OlenaAs ,

ich schließe mich meinen Vorschreibern an und verweise darauf, als Lohnabrechner mal das eine oder andere zur Abgeltung von Resturlaub etc. bei Austritt gelesen und gehört zu haben:

https://zametzer-law.de/urlaubsgeld-kuendigung/

Es ist also zu prüfen, ob in einem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung eine Rata-Temporis-Regelung getroffen wurde ...

Vielleicht reduziert sich der vom letzten Gehalt einzubehaltende "zu viel gewährte Urlaub" von 6,5 Tagen (aus Ihrer Eingangsfrage) über 1 Tag (aus Ihrem vorangegangenen Beitrag) auf letztlich Null, so dass sich auch die Frage nach der Lohnart (zumindest aktuell) erledigt ...

Viele Grüße

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@OlenaAs  

Mein Problem: Ich weiß nicht, wie ich den halben Tag korrekt im Kalender erfassen kann. Deshalb habe ich eine eigene Lohnart angelegt und den Gesamtbetrag direkt erfasst. Für die Berechnung habe ich die 30-Tage-Methode verwendet, wie DATEV auch beim Unbezahlten Urlaub rechnet.

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Mit einem Rechtsclick in der betreffenden Zeile lassen sich Tage aufteilen ("neue Zeile anlegen") und mit unterschiedlichen Lohnarten für den selben Tag hinterlegen, sofern man bereits die tatsächlich ausgefallenen Stunden eingetragen hat. Man hat also zwei Zeilen für den selben Tag. 

Der Eintrag 0,5 in der Spalte Tage sollte eigentlich auch funktionieren.

[#9]

Die zu viel gezahlten Stunden mit der normalen Urlaubslohnart negativ (z.B. "- 52,00 Std.") erfassen, müsste eigentlich auch funktionieren.