Preismaßnahmen Daten älter als 14 Jahre

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was meinst du genau? zum löschen allgemein oder lohndaten löschen?

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

zum löschen allgemein oder lohndaten löschen?

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Auch ganz allgemein. Ich hatte mal RZ-Bankinfo gelöscht. Das riss HBCI ebenfalls mit und am nächsten Tag sagte DUO Bank online: nichts vorhanden 😱. Mein Herz war da nicht mehr am rechten Fleck. War wohl nicht schlimm aber entgegen meiner Erwartung, weil RZ-Bankinfo in meinen Augen ja nur ein Service ist. 

Zum Lohn natürlich auch gerne. Vielleicht liegen bei uns auch da Leichen rum. Oder bezahlen wir seit 08/2021 die Musik einfach? 

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Ich habe, als die DSGVO losging, ein paar tausend Mandanten gelöscht. Das ging bei uns relativ problemlos und der Zeitaufwand war O.K. Allerdings hat niemand (auch nicht in der Anleitung) DMS Classic mit Bedacht (doppelte ID's).

Das war dann etwas Mehraufwand bei der DMS-Umstellung.

Mit DMS neu wäre das ja nun kein Problem mehr.

Ansonsten hilft diese Anleitung:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1002499

Bei Lohn erstelle ich laufend Jahresarchiv-DVD's und kopiere sie in unser Archiv (Festplatte).. dann lösche ich Lokal wie Online einmal im Jahr völlig schmerzfrei, was berechnet wird oder das System belastet (Altdaten, inaktive Mandanten, Daten außerhalb des Prüfungszeitraums).

Lohn ist da schon -relativ- gut gelöst. 

Schön wären auch Jahres-DVD's mandantenübergreifend von REWE inkl. Belege. Aber das würde wohl das System sprengen..

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

Bei Lohn erstelle ich laufend Jahresarchiv-DVD's und kopiere sie in unser Archiv (Festplatte).

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Und Cloud ☁️ first so: 🤔

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ich bin ja überhaupt nix cloud first, da datev m.e. dafür zu klein ist um das vernünftig umzusetzen. aber gut..

gibt es eigentlich irgendeinen (brauchbaren) dms anbieter in der cloud? wo wie gerade dabei sind.

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Für die Daten älter 14 Jahre gilt seit Einführung der DS-GVO, ​dass Daten außerhalb der Aufbewahrungsfrist vom Verantwortlichen für die Datenverarbeitung zu löschen sind. ​Wir stellen unseren Kunden diese Möglichkeit seit Einführung der DS-GVO im Jahr 2018 zur Verfügung. ​​Die Speicherung der Daten bis 14 Jahre bleibt weiterhin kostenfrei. (Dies ergibt sich aus § 147 Abs. 3 und Abs. 4)

Die Berechnung dieser Daten startet am 01.08.2022.

Das entsprechende Vorgehen zum Löschen von Daten im RZ außerhalb des Prüfungszeitraums wird für LODAS und Lohn und Gehalt ausführlich in dem Dokument 1020705 beschrieben. Der Assistent unterstützt den Anwender im Programm direkt auf diese Daten außerhalb des Prüfungszeitraums zuzugreifen.

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@Sabine_Waltmann schrieb:

dass Daten außerhalb der Aufbewahrungsfrist vom Verantwortlichen für die Datenverarbeitung zu löschen sind. 

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Jap, die Daten verarbeitet die DATEV. Wer muss also löschen? 😉 

Statt nur die Dokumentennummer zu nennen, die ich manuell in www.datev.de/hilfe eintragen muss, um ans Ziel zu kommen, hat die DATEV Community eine schicke 1-Klick Lösung 😍: LODAS und Lohn und Gehalt: Daten im DATEV-Rechenzentrum außerhalb des Prüfungszeitraums löschen 

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@Sabine_Waltmann schrieb:

Der Assistent unterstützt den Anwender im Programm direkt auf diese Daten außerhalb des Prüfungszeitraums zuzugreifen.

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Jop. Und das machen wir dann also jedes Jahr manuell per Hand 🖐, damit die Kosten im Griff bleiben? 

So langsam aber sicher kommen wir an den Punkt, an dem wir mit einem "rollierenden Konzept" denken sollten, weil die Erde sich weiter dreht und nach Gesetzen §§§ vorne wieder gelöscht werden muss/kann/soll(te). Nächstes Jahr machen wir eine FiBu und Lohn 2023 auf und gleichzeitig müssten die Daten älter als 14J automatisch gelöscht werden, weil es in 2024 und 2025 und 2030 nicht anders sein wird. 

Ist sich DATEV dem bewusst 🤔? Bitte nicht falsch verstehen 🙏 aber diese Antwort zeigt deutlich auf, dass wir (DATEV & ich) ein völlig konträres Verständnis von Daten und Automatismus haben 😲. Und wenn uns irgendwelche §§§ dran hindern: na Bitte - dann haben wir die Wurzel allen Übels. Anders ist es typisch Deutsch: §§§ müssen wir um jeden Preis einhalten und besser nicht hinterfragen, ob das §§§ denn wirklich so Sinn macht. Exakt so läuft die Digitalisierung und Energiewende im Land ab.   

Von mir aus soll uns DATEV eine Option überhaupt geben, die automatisch löscht und wir tragen durch CheckBox und Protokollierung trotzdem die Verantwortung. Aber nicht mal das gibt es technisch. Wohin soll das in der Cloud führen? 🤔

Durch eine MS Teams Schulung habe ich gelernt, dass man Teams durch Compliance Regeln sehr gut administrieren kann und in einem Chat einfach festlegt: Nachrichten werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Sicher kann man auch sagen: archivierte Teams werden nach 14J automatisch gelöscht. Bei DATEV macht das Problem ja nicht Halt 🛑 aber Microsoft gibt uns die Möglichkeit. dass wir nicht alles manuell per Hand machen müssen, sondern smarte Automatismen an die Hand 😎, sodass wir im Zweifel von Murphy sagen können: Moment, suche ich mal nach oder eben: Der Fall ist nach 14J veraltet. Wir haben DSGVO-konform alles gelöscht. 

Die Tür 🚪 öffnet manuell - danke manuell. Ich habe kein Bock mehr auf manuell - we love to automate 😍💪!

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... was ich gut fände, wäre wenigstens eine Erinnerung, dass hier Daten das MHD (Mindesthaltbarkeitsdatum) erreicht haben und dass sie gelöscht werden könnten, am besten mit Hinweisen zur Vorgehensweise oder gar einem direkten Link zum Anstoßen der Löschfunktion.

Automatisch zu löschen, wäre sicher nicht das Richtige, da es evtl. auch Gründe für die längere, dann kostenpflichtige, Speicherung geben könnte

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Moin,

es gibt doch (noch?) die Erinnerung, dass Arbeitnehmerdaten bei LODAS einige Jahre nach Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis automatisch gelöscht werden, wenn keine Aktivität erfolgt. Eine entsprechende Erinnerung wünsche ich mir für die 14 + Jahre.

Dank im Voraus und 

hoffende Grüße

WF

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Es gehört sich zwar nicht, aber ich zitiere mich mal selbst von vor einem guten Jahr:

Ich wünsche mir folgenden übergreifend setzbaren Haken: "Alle Daten älter als 14 Jahre nur im RZ automatisch löschen". Unrealistisch? Wünschen darf ich es mir trotzdem!

Ich lege mir also einen (Papier-)Zettel auf jährliche Wiedervorlage, um dann manuell (und immerhin mit wenigen Mausklicks, wenn man denn den Zettel nicht verliert) die alten Daten zu löschen, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben zu löschen sind.

Digitalisierung made in Germany!

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Hallo Community,

ein entsprechender Wunsch wurde bereits an die zuständigen Kollegen der Entwicklung weitergegeben, jedoch ist vorerst keine Erweiterung geplant. Ich nehme Sie dennoch gerne mit auf. 

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Danke, Frau Mertel, 

ob ich noch eine Änderung vor meinem Ruhestand erleben werde, würde ich heute - aus den Erfahrungen mit DATEV - dann leider nicht mehr erwarten. Aber man soll die Hoffnung ja nie aufgeben.

LG

WF

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Ich werde Dich erwähnen @grandfunck, wenn Du der Community treu bleibst 🤗, wenn DATEV das Vorzeitalter der Halbautomatisierung erreicht hat. Ich sehe überall im Administrativen sehr viel Arbeit auf uns zukommen. Auch die RVo ist doch klasse so, wie sie ist ... 🤐. 

Wenn DATEV auch nicht beim Umstieg in die Cloud zumindest technisch dran denkt, hat man nicht mal digital transformiert. Dann hat man die halbcoole digitale Lösung nur in die Wolke verlagert - ohne Mehrwerte zu schaffen. 

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Hab vor ca. 30 Minuten die Erinnerungs-Mail zu dem Thema gesehen.

Bis heute ist das gänzlich an mir vorbeigelaufen.

Mal ganz blöd laienhaft nachgehakt:

Kann es überhaupt Gründe geben, die eine Aufbewahrung über 14 Jahre rechtfertigen? (mir fielen nur "anhängige Verfahren" ein)

Ansonsten dürfte es doch sicherlich einen Automatismus geben. Mindestens eine jährliche Erinnerung an den Kram wäre doch sicher drin.

Wie zählt denn nach DATEV der 14-Jahreszeitraum? Könnten da jetzt monatlich neue Daten reinlaufen (so dass ich einen neuen Prozess benötige) oder passiert das nur einmal jährlich?

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Monatlich die Rechnung auswerten und nach Archiv filtern.

Soweit ich weiß gibt es einen Sticktag. Frag mich nicht wann der ist. 🤗

Also jährliche Zählung. Da das bei uns nicht die Kostenpositionen sind habe ich das nicht zur Gänze im Kopf.

Schönen Abend dir. 

Gruß Johannes 

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@jjunker schrieb:
[...] Soweit ich weiß gibt es einen Sticktag [...]

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... dass Datev strickt, stopft, klöppelt und häkelt, wusste ich ..

aber dass es noch einen Sticktag gibt, ist mir neu 

... passt aber irgendwie zum 'Handarbeits-Trend' bei den Datev-Anwendungen 😎

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Weiterer Einwand, liebe DATEV - und das betrifft etwas, was die Service-Anwendungen aus meiner Sicht total unbrauchbar macht (vor allem auch an anderen Stellen!):

Das betrifft Mandantendaten, die älter als 14 Jahre sind. Ich bin noch keine 10 Jahre in der Kanzlei. Wie soll ich die Daten beurteilen können?

Ich muss also den/die Mandatsverantwortlichen und/oder Sachbearbeiter (sofern noch vorhanden) fragen.

Wie kann ich die Information sinnvoll zur Verfügung stellen?

Ihr ermöglicht mir ganze 2 Optionen (, die beide Müll sind):

a) ich ziehe wie oben einen Screenshot und schreibe einfach ALLE an, die betroffen sein könnten - dann bekommen auch ALLE automatisch die Gesamtliste. Und wie so oft fühlt sich am Ende keiner zuständig. "Nimm du ihn, ich hab ihn sicher" heißt es im Fußball gerne mal.

b) ich tippe die Nummern und Namen per Hand ab ("Manuel", wie @metalposaunist ihn so freundlich getauft hat, lässt grüßen!)

Ich kann da nichts kopieren, ich kann da nichts markieren, ich kann da nichts gruppieren, ich kann da nichts selektieren. Ich kann da nichts. Was ist denn nun mit "Zukunft gestalten. Gemeinsam."?

Nach meiner Recherche ist der Kram jetzt bereits deutlich über ein Jahr angekündigt - in deutlich über einem Jahr hätte man wenigstens einen Programmierer abstellen können, der den Mist mal zu Ende baut. Stattdessen müssen wir Anwender voraussichtlich noch bis 203x damit auskommen, ehe ein neues MVP auf den Markt kommt, welches nicht mal die Funktionen von heute beinhaltet.

Mir ist bewusst, dass ich heute wirklich viel mecker. Aber heute ist "Aufräumtag". Und wenn beim Aufräumen das "Putzmaterial" nicht brauchbar ist, dann bleibt halt alles dreckig - und dann ärgert man sich.

EDIT:
Es ist noch viel schlimmer, als befürchtet! Wenn man pro Mitgliedschaft mehrere Beraternummern hat, dann muss man den Kram offenbar auch für jede Beraternummer einzeln abfragen & löschen. Das macht also noch mehr Arbeit - wir haben hier nach wie vor 4 Mitgliedschaften mit noch viel mehr Beraternummern. Da ich wirklich nicht alle davon aus dem FF kenne, muss ich also parallel noch weitere Quellen anzapfen. Frustriert mich noch mehr!

EDIT2:

am Besten lassen sich Daten präsentieren mit dem Namen "Mandant nicht in MAD" - YOLO 😎

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@nadimb schrieb:

Was ist denn nun mit "Zukunft gestalten. Gemeinsam."?

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Die Service Anwendungen sind tot ☠️. Lang lebe myDATEV Bestandsmanagement. Da darfst Du Dir wieder alles wünschen. So eine Webseite ist schneller mit neuen Funktionen versehen als eine on-premise Anwendung. 

Feedback myDATEV Bestandsmanagement kennst Du ja schon 😉. 

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@nadimb schrieb:

Aber heute ist "Aufräumtag".

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Mut zur Lücke: LUGA und LALT als Anwendung wählen, alle Mandanten anhaken und weg damit 🗑.

Und @nadimb: Damit ist man natürlich noch nicht fertig 😅. Man bekommt in den DATEV Mitteilungen eine Bestätigung darüber: Folgende Daten wurden im RZ gelöscht. Diese PDF würde ich dann im lokalen DMS abspeichern unter der Kanzlei als Mandant (je nach dem wie Ihr Euch organisiert habt), damit man im Zweifel auch noch weiß, was man wann gelöscht hat im RZ. Weil nach dem Löschen weiß man ja nicht mehr: War da mal jemals was und wir haben's nur gelöscht oder waren zu dem Mandanten niemals Daten im RZ. Natürlich legst Du die PDF auch manuell ab: Wollen Sie ein Kennwort setzen? Nö. Diese Frage. Bei jeder PDF. Einen LMAA Button gibt's nicht. Ablageknigge am besten nutzen und sprechend betiteln. Wenn's bei Euch schnell geht - umso besser. Ich hasse den lahmen Ablagedialog, der ggf. noch Verbindung zu PFB herstellt, weil ich den da auch brauche 🙄. 

Und: Bis 202X soll dann das lokale DMS ja wieder in die Cloud ⛅ wandern aber passt Du nicht auf und archivierst die DATEV Mitteilung nicht, löscht sie sich nach 24M selbstständig und wenn Du sie nicht öffnest, bekommst Du DATEV Service: die digitale Version geht Euch nach x Tagen automatisch per Post 📯 zu, die Du dann nach 24M einscannen kannst, weil die DATEV Mitteilung fritte ist oder: Du nimmst es als Reminder, beförderst das Papier in Ablage P 🗑 und knöpfst Dir dann die DATEV Mitteilung vor. 

Achso und: Löscht Du Daten im RZ, verbleiben ja zum Teil noch Daten lokal. Also geht die Synchronisation der Daten wieder verloren. Im DATEV steht also LODAS und das WJ 2002 - was es aber im RZ nicht mehr gibt und Du aus LODAS dann auch keine Daten aus dem RZ mehr anfordern kannst (nehme ich stark an, noch nicht ausprobiert). Dann gehen ggf. wieder Rückfragen los und um die zu vermeiden, müsste man lokal ebenso alle Daten älter als 14J löschen, damit's wieder synchron geht: lokal > RZ. 

Und: Ich habe noch ein bisschen Schiss alle Daten im RZ zu löschen von Mandanten, die es nicht mehr gibt. Ergo lösche ich aktuell nur das, was bei DATEV Geld kostet. Anders: Löschen wir im RZ den kompletten Mandanten, wird dessen Nummer ja wieder frei, richtig? Heißt, wenn Du einen LAO machst kann man auf diese freie Nummer wieder Daten übertragen vom anderen StB. Blöd dann nur, wenn diese Mandantennummer im DATEV Arbeitsplatz vom Altmandat noch belegt ist. Davon weiß das RZ ja nichts. 

Aber jetzt weißt Du, wie es mir jeden Tag geht, wenn das deine "Hauptaufgabe" ist und Du mir DATEV "Putzmaterial" arbeiten musst, wo Du jedes Mal weißt, dass es niemals sauber wird 🙄. 

Wie DATEV das in den Griff bekommen möchte und wie wir mit "rollierenden" Daten arbeiten sollen, weiß ich nicht. Microsoft macht sowas im M365 mit Compliance Regeln: Lösche mir Teams nach 14J, lösche mir X nach Y - automatisiert. 

Wie man als DATEV Anwender der DSGVO nach Selbstauskunft und vor allem Löschrecht nachkommen soll: mir mit EOcomfort, DMS und Co. schleierhaft. 

Auf der anderen Seite schafft das DATEV hervorragend: DATEV Mitteilungen automatisiert nach 24M: gelöscht. DATEV Rechnung als auswertbare CSV nach 24M: gelöscht. Klasse 👍.

EDITH zu Deinem EDIT: Korrekt. Recht hast Du. Weil man dem Assistenten ganz zu Anfang 1 Beraternummer mitteilt, mit der man danach arbeiten möchte. Ergo: Liegen z.B. LUGA und LALT Daten nicht unter Eurer Kanzlei Beraternummer, sondern unter einer mandantengenutzten Beraternummer muss man das ebenfalls X-Fach durchführen. Anders: Man sucht nach LUGA und LALT Daten in der Übersicht, die einem alle Mandanten aller Beraternummern präsentiert, markiert sie und sagt: löschen. Aber das wäre viel zu einfach gedacht, wenn man das löscht, was man zuvor durch Filter markiert hat 😅. 

Da hilft meine ich auch kein myDATEV Bestandsmanagement, weil Du dort ja 1 Eurer 4 Beraternummern ebenfalls zu Anfang auswählen musst, oder? 🤔

Und ob wir hier an dieser Stelle mit dem Spirit vom Rechteraummanagement weiter kommen? Nachher kannst Du die Rechte eurer 4 Beraternummern smarter verwalten - aber mit den Daten wird nicht so umgegangen. Nur eine Vermutung. 

EDIT2: Ich stehe auch mit anderen Kanzleien in Kontakt und es versteht bislang niemand mehr.

• RDS 2.0 = Nachfolger vom RDS 1.0. Äh nö. flowwer geht nur mit RDS 1.0 
• Wir müssen eine mandantengenutzte Beraternummer übertragen? Wozu? Wir bestellen einfach alles neu. Ja, ist okay. Das Mandat hat nur LODAS Daten unter der mandantengenutzten Bertaernummer und möchte personio anbinden aber hey, klar - wir bestellen alles neu und machen uns 5767567567x so viel Arbeit. 

Ich bin fest davon überzeugt @nadimb, dass wir unser Wissen in der Genossenschaft besser als in der Community an die Kanzlei bringen können. Dank des Datenschutzes bekommt man von DATEV aber keinerlei Auskunft - auch wenn man nur helfen möchte 🙏 und weiß, was man wie zu tun hat, um ans Ziel 🏁 zu kommen. So dauert's dann halt sehr viele Wochen länger als wenn wir Freaks das zu Beginn strukturiert angegangen wären. 

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@metalposaunist  schrieb:

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@nadimb schrieb:

Was ist denn nun mit "Zukunft gestalten. Gemeinsam."?

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Die Service Anwendungen sind tot ☠️. Lang lebe myDATEV Bestandsmanagement. Da darfst Du Dir wieder alles wünschen. So eine Webseite ist schneller mit neuen Funktionen versehen als eine on-premise Anwendung. 

Feedback myDATEV Bestandsmanagement kennst Du ja schon 😉. 

1.) myDATEV Bestandsmanagement kannte ich vor deinem Thread noch gar nicht. Wie ich ja auch geschrieben hatte. Daher: 💩

2.) Ich arbeite mitgliedschaftsübergreifend. Geht in der "MyDATEV"-Welt Stand heute nicht unfallfrei. Daher: 💩

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Sorry. Aber das ist doch echt einfach alles Müll. Ich klick mich hier zu Tode und muss mir die Informationen an verschiedenen Stellen zusammensuchen. 

Und wenn man einmal anfängt, stellt man leider ganz schnell fest, an wie vielen Ecken hier Datenmüll und Karteileichen rumliegen.

Ätzend! 😞

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2.) Ich arbeite mitgliedschaftsübergreifend. Geht in der "MyDATEV"-Welt Stand heute nicht unfallfrei. Daher: 💩

Heißt ja auch my und nicht our DATEV.. 🤗

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@nadimb  schrieb:

Ich muss also den/die Mandatsverantwortlichen und/oder Sachbearbeiter (sofern noch vorhanden) fragen.

Wie kann ich die Information sinnvoll zur Verfügung stellen?

Ihr ermöglicht mir ganze 2 Optionen (, die beide Müll sind):

a) ich ziehe wie oben einen Screenshot und schreibe einfach ALLE an, die betroffen sein könnten - dann bekommen auch ALLE automatisch die Gesamtliste. Und wie so oft fühlt sich am Ende keiner zuständig. "Nimm du ihn, ich hab ihn sicher" heißt es im Fußball gerne mal.

b) ich tippe die Nummern und Namen per Hand ab ("Manuel", wie @metalposaunist ihn so freundlich getauft hat, lässt grüßen!)

Ich kann da nichts kopieren, ich kann da nichts markieren, ich kann da nichts gruppieren, ich kann da nichts selektieren. Ich kann da nichts. Was ist denn nun mit "Zukunft gestalten. Gemeinsam."?

Ich stolpere auch grade über das DATEV-Erinnerungsschreiben zum Thema. Da geht es hier mal eben um X* Euro monatlich über alle Beraternummern.

Mein (einziger) Lösungsansatz - wie so häufig bei DATEV - Excel & Sverweis:

- Serviceanwendungen / Mandantenverwaltung RZ / Mandantenübersicht

- Filter nach Bedarf

- rechte Maus / Liste Exportieren / Als Tabelle mit Details

- Mandantenliste inkl. inaktiver Mandanten mit allen benötigten Spalten aus Mandantenübersicht DATEV Arbeitsplatz - Export nach Excel

- beides in Excel zusammenführen

- sverweisen

Bonusfrage - ohne jetzt hier ab Beginn alles gelesen zu haben:

werden auch Mandanten mit Lohndaten im MigMag so angeschrieben? 

Wenn ja: werden die gleichen Lösungswege angeboten? Und dann muss dann die Kanzlei erst prüfen, ob in der RVO das Recht auf "Mandantenverwaltung RZ" freigeschaltet wurde?

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

Bearbeitet von Verena Heinlein, DATEV eG: gem. Netiquette keine Nennung von Preisen in der Community

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@marcohüwe: Und wenn Du im MigMag keine Vollmacht hast, kannst Du als Kanzlei (#Service) nicht mal die Daten unter der mandantengenutzten Beraternummer löschen, damit sich das Mandat nicht um sowas kümmern muss. Das geht erst mit Vollmacht. 

Oder: Das Mandat hatte mal einen vollwertigen Arbeitsplatz; jetzt nicht mehr - LUGA und LALT Daten liegen trotzdem im RZ rum und kosten jetzt was. 

Wie soll das Mandat das ohne Arbeitsplatz selbst machen? Geht dann nur via myDATEV Bestandsmanagement aka musst Du das in der Rechteverwaltung online erst für den Mandanten manuell freischalten. 

Wo steht, von wem Du eine Vollmacht schon hast? Richtig: In deinen eigenen Excel Tabellen 😅. Bekommt man Feedback, wenn man neu eine Vollmacht gleich online im Browser ausfüllt? Nope. Also macht man sich eine Aufgabe für in 3W, in denen man annimmt, dass die Vollmacht durch DATEV eingerichtet ist und im Zweifel fährt man dann noch immer vor die Wand und schreibt manuell einen SK: Was da los 🤔? Warum kann ich nicht löschen? Hat Euch die Vollmacht nicht erreicht?

Man weiß es alles nicht. Ich meine aus 1000 und 1 Baustelle sind schon 2500 und 10 geworden 😕. Und myDATEV scheint bei @nadimb nun auch keine Begeisterung auszulösen.

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Moin Daniel, 

so weit ich das jetzt abschätzen kann, werde ich der Community weiter die Treue halten. Wer sonst soll mich informieren? Allein die letzten Beiträge hier bringen mich wieder viel weiter, es muss ja nicht jeder selbst alles ausprobieren ;-).

Aufräumen fand ich und finde ich immer noch lästig, wenn man sich auch manchmal über das Wiederfinden von längst Vergessenem oder Verlorengeglaubten freuen kann, aber darauf kann man ja bei DATEV-(Lohn)-Daten kaum hoffen. 

Warum DATEV es nicht schafft bzw. schaffen will, die automatische Löschung der Daten 14 Jahre+ kurz vor Ablauf der Frist anzukündigen (mit der Möglichkeit einer zusätzlichen Aktivität, wenn's wirklich mal nicht gelöscht werden soll, wofür ich zu 99% keine Begründung sehen kann), bleibt mir weiterhin schleierhaft. 

btw.: Bei der Entwicklung (bzw. nicht so seltenen Verschlechterung) der DATEV-Programme insbesondere hinsichtlich der Bedienbarkeit, bin ich sehr froh nicht mehr ewig damit arbeiten bzw. mich nach Alternativen umsehen zu müssen. 

LG 

WF

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Auf die Gefahr hin, eine dumme Frage zu stellen - ich konnte aber weder eine Antwort darauf geben, noch recherchieren:

Ich lösche jetzt alle Daten älter 14 Jahre. Ich sende irgendwann in LuG mal wieder eine Sicherung ins RZ. Welcher Datenteil wird dabei ins RZ geschoben? Ist es theoretisch denkbar, dass dann auch wieder Altdaten (also älter 14 Jahre) im RZ landen? Eine Selektion kann ich beim Senden nicht vornehmen - jedenfalls wäre mir dazu kein Weg bekannt.

🤔

[#25]

Kleiner Nachtrag:

Ich sehe hier bei Unterberaternummern (kein MigMag) noch ein Problem -> ich muss mich an dieser Stelle hier explizit auf eine (Unter-)Beraternummer festlegen.

Bedeutet also auch hier (Prämisse: Altdaten vorab geklärt & können weg):

1. Export in Serviceanwendungen Mandantenverwaltung mit Filter ALLE Standorte
2. In Excel Filtern auf Standorte <> Kanzlei
3. Filter auf Programm "...außerhalb Prüfungszeitraum..."
4. Duplikate in Spalte Beraternummer entfernen sofern dort mehrere Mandanten auftauchen
5. über "Beraternummern verwalten" zusätzlich alle Daten exportieren
6. alles in einer Exceldatei zusammenführen
7. Sverweis auf um Duplikat bereinigte Beraternummer und Abgleich mit Spalte mM (Im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft)
8. Jetzt sehe ich wo ich selbst löschen darf

So oft wie ich die Begriffe "DATEV" und "Excel" gleichzeitig als Lösung verwende, müsste DATEV uns eigentlich eine Rückvergütung für die Office-Lizenzkosten geben...

Wer das schneller/einfacher schafft -> gerne hier posten.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

[#26]

Hallo @marcohüwe,

hier (m)eine angedachte, smarte (noch umzusetzende) Lösung aus 2022:

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Anders: Man sucht nach LUGA und LALT Daten in der Übersicht, die einem alle Mandanten aller Beraternummern präsentiert, markiert sie und sagt: löschen. Aber das wäre viel zu einfach gedacht, wenn man das löscht, was man zuvor durch Filter markiert hat 😅.

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Und: Der Aufruf des Assistenten ist bei uns auch lahm 🐌 und wenn man das wie oft machen muss? Murphy. 

#ArbeitFürDoofe #LangLebeRPA #Automatisierung 

@nadimb: KeineMachtDemManuel 😜 

[#27]

Mit Uraltdaten verdient Datev Geld. Ich habe noch nie einen Brief bekommen. Brauchen Sie die Daten von vor 12 Jahren noch ?

Man muss versuchen das mühsam irgendwie selbst zu suchen und dann löschen.

[#28]

Moin, 

so richtig schlau werde ich aus der von DATEV vorgeschlagenen Vorgehensweise nicht. Vielleicht bin ich zu betriebsblind und jemand kann mir auf die Sprünge helfen, dafür vielen Dank im Voraus. 

Der Weg zur Löschung der Lodas-Daten ist ja nach den Vorgaben leicht gefunden. Dann Lodas-Alt-Daten auswählen, den oder die Mandanten anklicken und weg damit. So wirkt es auf mich, einfach und schnell gemacht, aber...

Aber, leider haben wir hier nicht gefunden, welche Jahres-Daten dann wirklich gelöscht werden. Es steht ja nur etwas von Daten außerhalb des Prüfungszeitraums. Klar wäre für mich - gerade aufgrund der neuen Situation - ein Knopf mit der Bezeichnung: "Löschung aller Daten 14 Jahre + zur Vermeidung zusätzlicher Speicherkosten"

Noch schöner wäre die Anzeige mit Auswahlmöglichkeit, welche Daten zum einzelnen Mandanten im RZ gespeichert sind und welche davon gelöscht werden sollen. 

Irgendwie habe ich es im Hinterkopf, dass z. B. bei Löschung von Alt-Kanzlei-Rewe-Daten die Jahre angezeigt wurden und ich auswählen konnte. Ist diese Erinnerung richtig und gibt es diese Auswahl noch? Wenn ja, warum nicht auch bei Lodas? Wenn nein, warum nicht (mehr)? 

Als StB haben wir eigentlich mehr als genug andere Dinge zu tun, als solche Fakten mühsam herauszusuchen (bzw. dies tun zu lassen), dass sollte als Service von unserer Genossenschaft, die die Daten ja speichert  anwenderfreundlicher geregelt sein.

Verunsicherte Grüße

WF

[#29]

@grandfunck 

Die Daten älter 14 Jahre können Sie über die Mandantenverwaltung RZ über die Programme LODAS außerhalb des Prüfungszeitraums (LALT) und Lohn und Gehalt Daten im RZ außerhalb des Prüfungszeitraums (LUGA) löschen.

https://apps.datev.de/help-center/documents/1020705

Entsprechend wird alles was älter 14 Jahre ist in LALT und LUGA verschoben.

Ich finde das ganz komfortabel gelöst... allerdings ist es wieder ein Schritt mehr im jährlichen Intervall.

Es werden alle Daten im RZ gelöscht. Bei LODAS entsprechend unwiderruflich einfach alles.

Bei L&G sind dann noch eventuell noch lokale Daten vorhanden.

Erst zu löschendes Programm wählen (LUGA oder/und LALT), dann die Mandanten und ggfs. löschen. Fertig.

[#30]

Weiß zufällig jemand, ob man von Datev noch Archiv-DVDs mit Daten, die älter als 10 Jahre sind, erhält.

Bis 10 Jahre kann man sie ja selbst anfordern. Aber was ist mit älteren Daten?

Und wenn ja, stellt sich wieder die Frage, welche Zeiträume sind verfügbar?