Personaldaten Personalfragebogen (best practise und workflow)

[#1]

Liebe Community,

arbeitet eine Kanzlei aktiv mit dem Personalfragebogen in Personaldaten? 

Wie ist der Workflow bzgl. Export des Personalfragebogens, Unterzeichnung und Ablage in digitaler Personalakte?

Wer erteilt die Freigabe? (Kanzlei oder Arbeitgeber?)

Was passiert mit angepassten nachgetragenen Inhalten, die bei erstmaliger Freigabe fehlen?

@Datev  Ist es korrekt, dass das Produkt bis auf Weiteres nicht weiterentwickelt wird?

Vielen Dank & Gruß
Steffi

[#2]

Hallo Steffi, 

bin mir nicht ganz sicher, ob dir meine Antwort hilft, wir machen es aber wie folgt:

Mandant legt MA in DATEV Personal - Personaldaten an, sendet die Einladung zum Personalfragebogen an den Mitarbeiter und dieser füllt dann die bekannten Felder aus. Sobald alles notwendige drin steht, wird der MA freigegeben und wir importieren ihn dann in Lohn und Gehalt. Wenn sich im Nachgang Daten ändern, teilt der Mandant uns diese über Mitarbeiter - Änderungen erfassen mit. Wir spielen sie ein und legen kein Dokument ab. 

Also allgemein werden keine Personalfragebögen exportiert, die direkt in DATEV ausgefüllt wurden. 

Freigabe macht der Mandant - ich weiß ja nicht, ob er bereits alles notwendige eingetragen hat. 

Wenn er den Fragebogen als Papierdokument bekommt, wird er vom Mandanten in die Personalakte geladen. Je nach Mandant legt er den Mitarbeiter aber auch an und gibt ihn uns frei. Dann haben wir beides. 

Viele Grüße und schönes Wochenende

Melina

[#3]

Hallo,

bei der Neuanlage eines Mitarbeiters in DATEV Personaldaten haben Sie die Möglichkeit, einen vorgefertigten Online-Personalfragebogen per Link an den entsprechenden Mitarbeiter zu übermitteln.

Nachdem der Personalfragebogen ausgefüllt wurde, kann dieser vom Mitarbeiter an DATEV Personaldaten zurück übermittelt werden. Sie erhalten in DATEV Personaldaten in der Registerkarte "Mitarbeiterliste" unter "Hinweise" eine entsprechende Notiz.

Anschließend können in DATEV Personaldaten die vorerfassten Mitarbeiterdaten eingesehen und übernommen werden. Daraufhin kann die Mitarbeiter-Neuanlage in DATEV Personaldaten freigegeben und in das Lohnprogramm importiert werden.

Die Freigabe kann sowohl von der Kanzlei, als auch vom Arbeitgeber erfolgen. Hierfür wird der Zugriff auf DATEV Personaldaten mit der entsprechenden Rechtefreigabe benötigt (1022267 - DATEV Personaldaten: Vorbereitung, Voraussetzungen und Rechte - DATEV Wissensplattform Dokument).

Nach der Freigabe können die Daten in DATEV Personaldaten nicht mehr konfiguriert oder ergänzt werden. Etwaige Anpassungen müssen im Lohnprogramm durchgeführt werden.

DATEV Personaldaten wird zukünftig vollumfänglich in DATEV Personal integriert. Der Fokus liegt daher auf der Übernahme der Funktionen und deren Weiterentwicklung in DATEV Personal.

[#4]

@Philipp_Heubeck 

Hallo Herr Heubeck,

gibt es denn überhaupt eine Möglichkeit, sich den Personalfragebogen zu exportieren, unterzeichnen zu lassen und diesen in der digitalen Personalakte bereitzustellen? Es geht bei meiner Frage u.a. um Vertrauensschutz für den Arbeitgeber, wenn der Arbeitnehmer falsche Angaben gemacht hat. 

Ist es korrekt, dass aktuell der Personalfragebogen immer noch freigegeben werden kann, wenn für die Abrechnung notwendige Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurden?

Viele Grüße
Steffi Hentschel

[#5]

Hallo Frau Hentschel,

der Personalfragebogen aus DATEV Personaldaten wird per Link dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Der Fragebogen kann ausschließlich online ausgefüllt werden, damit dieser wieder an DATEV Personaldaten zurückgespielt werden kann. Es findet keine Prüfung nach Pflichtfeldeingaben statt, wenn der ausgefüllte Personalfragebogen an DATEV Personaldaten übertragen wird. In DATEV Personaldaten können die vorerfassten Stammdaten nochmal überprüft und verändert werden, bevor diese für Lohn und Gehalt freigegeben werden. Nach erfolgter Freigabe ist dagegen keine Änderung mehr möglich.

Alternativ können Sie auch auf unsere Personalfragebögen aus dem Hilfe-Dokument "Personalfragebögen zur Vorerfassung von Personaldaten"  zurückgreifen, welche allerdings nicht in DATEV Personaldaten importiert werden können. Stattdessen können Sie aus den vorerfassten Stammdaten eine Exportdatei erstellen, welche direkt über die Stammdaten-Importschnittstelle von Lohn und Gehalt importiert werden kann.

[#6]

Es geht um Punkt 13 im Papierpersonalfragebogen:

13. Erklärung und Unterschriften
Erklärung der beschäftigten Person: Ich versichere, dass die vorstehenden Angaben der Wahrheit entsprechen. Ich verpflichte mich, meinem Arbeitgeber alle Änderungen, insbesondere in Bezug auf weitere Beschäftigungen (in Bezug auf Art, Dauer und Entgelt) unverzüglich mitzuteilen.

Wie plant DATEV das mit dem Online-Fragebogen umzusetzen, ohne dass man den MA den ganzen Fragebogen nochmal in Papierform ausfüllen lässt oder es selbst machen muss und ihm den Zettel dann nur zur Unterschrift vorlegt.

Es gibt Situationen, besonders im Zusammenspiel mit der Knappschaft, da muss man als AG nachweisen können, dass sich der Mitarbeiter mit seiner Unterschrift zur Mitteilung von Veränderungen verpflichtet hat, um als AG nicht für die Vergangenheit haftbar zu sein!

Daher die Frage, ob man den Fragebogen zwecks Unterschrift (manuell oder digital) herunterladen oder bearbeiten kann.

Ansonsten muss man sich fragen, was der Fragebogen online überhaupt ersetzen soll, wenn dieser wichtige Punkt nicht gegeben ist. Dann kann man gleich komplett bei Papier bleiben, weil man kaum einen Mehrwert hat.

[#7]

Es gibt weder ein pdf noch kann man die Anzeige des Personalfragebogens (aus Mandantensicht) brauchbar per pdf-Druckertreiber drucken.

Es ist ein Jammer und mir völlig unverständlich, dass DATEV die digitalen Personalfragebögen erst gar nicht entwickeln wollte (man hat sich hinter Datenschutzbedenken versteckt) und dann seit vielen Jahren stiefmütterlichst behandelt. Der Benfit für die Anwender wäre enorm. Nein, unser grüner Riese ließ sich sich von einer kleinen Klitsche in Solingen abhängen. 2019 habe ich F _ _ _ _ _ _ _ pilotiert, es war schon damals trotz Kinderkrankheiten top. Hier gibt es im Prozess am Ende für alle Beteiligten ein pdf File, dessen Unterzeichnung durch den Arbeitnehmer empfohlen wird. @stehe  du gehst am besten morgen zur TAXARENA und schaust es dir an.

[#8]

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@pogo  schrieb:

Es geht um Punkt 13 im Papierpersonalfragebogen:

13. Erklärung und Unterschriften
Erklärung der beschäftigten Person: Ich versichere, dass die vorstehenden Angaben der Wahrheit entsprechen. Ich verpflichte mich, meinem Arbeitgeber alle Änderungen, insbesondere in Bezug auf weitere Beschäftigungen (in Bezug auf Art, Dauer und Entgelt) unverzüglich mitzuteilen.

Wie plant DATEV das mit dem Online-Fragebogen umzusetzen, ohne dass man den MA den ganzen Fragebogen nochmal in Papierform ausfüllen lässt oder es selbst machen muss und ihm den Zettel dann nur zur Unterschrift vorlegt.

Es gibt Situationen, besonders im Zusammenspiel mit der Knappschaft, da muss man als AG nachweisen können, dass sich der Mitarbeiter mit seiner Unterschrift zur Mitteilung von Veränderungen verpflichtet hat, um als AG nicht für die Vergangenheit haftbar zu sein!

Daher die Frage, ob man den Fragebogen zwecks Unterschrift (manuell oder digital) herunterladen oder bearbeiten kann.

Ansonsten muss man sich fragen, was der Fragebogen online überhaupt ersetzen soll, wenn dieser wichtige Punkt nicht gegeben ist. Dann kann man gleich komplett bei Papier bleiben, weil man kaum einen Mehrwert hat.

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Es ist so unfassbar, was bei DATEV für den ganzen Cloud-Bums geopfert wird oder als unnötig gesehen hinten rüber fällt. Von einem Anbieter, der über Jahrzehnte Standards gesetzt hat, durch Expertise zum Goldstandard wurde, auf dessen Programme und durch die Kombi aus LEXinform und Informationsdaten-Bank wirklich Mehrwert geschaffen hat. 

Jetzt muss man um einen archivierbaren Belegs betteln, dem in der Praxis eine erhebliche Bedeutung zukommt/zukommen kann. Uferlos.