Parallelabrechnung (Testmandant) bei Mandantenübernahme - einige Fragen ...

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Hallo zusammen,

wir möchten zeitnah einen Mandanten aus einem Fremdprogramm nach LODAS übernehmen. Ich hoffe die Übernahme so fertigzustellen, dass ich die beiden Monate November und Dezember dann parallel abrechnen kann, um Fehler auszuschalten und dann in 01/2022 mit der Echtabrechnung zu starten.

Ich möchte den neuen Mandanten für 2021 noch als Testmandanten schlüsseln, sodass keine Datenübertragungen stattfinden. 

Frage 1:  Der Mandant soll zukünftig als Schätzmandant laufen. Wann macht es Sinn die Beitragsschätzung zu aktivieren? Vom Gefühl her würde ich dahin tendieren, die Parallelabrechnungen in 2021 ohne Schätzung zu machen und nach der Dezemberabrechnung den Haken für das Testmandat zu entfernen, dann auf Beitragschätzung umstellen und die Stammdaten senden und damit die Schätzung für 01/22 abgeben. Hat das schon mal jemand so ausprobiert?

Frage 2: Wenn ich die MA dann ab 01/2022 für AN online freischalte, sehen diese dann auch die Abrechnungen aus der Testphase/ der Parallelabrechnung? 

Frage 3: Tendiere weiterhin zu Abmeldung Grund 30 beim alten Steuerbüro zum 31.12.2021 und Anmeldung Grund 10 zum 01.01.2022 bei uns. Spricht hier etwas dagegen?

Oder muss man zwingend Grund 36 / Grund 12 nehmen, da ja eigentlich der AG nicht gewechselt wird sondern nur das Abrechnungsprogramm.

Gibt es sonst noch Tipps und Hinweise, welche bei einer Parallelabrechnung zu beachten wären? Möchte gern den Arbeitnehmern einen reibungslosen fehlerfreien Start bei uns vorbereiten. Also herzlichen Dank vorab für jedwede Unterstützung!

[#2]

Hallo, 

ich hatte im vergangenen Jahr einen ähnlichen Fall, der allerdings von jetzt auf nachher und zu allem "Überfluss" unterjährig gewechselt hatte. 

zu Punkt 1: Beitragsschätzung; 

ich würde diese im Januar 2022 aktivieren. Wichtig ist dabei, dass Du die Vortragswerte mit der 1. Echtabrechnung einstellst - danach geht es nicht mehr. 

Punkt 2. AN Online

habe ich leider keine Erfahrungswerte; wenn Du hierzu was in Erfahrung gebracht hast; kannst Du gerne Deine Neuigkeiten weiterleiten

Punkt 3. 

Ich habe die  An- und Abmeldungs-variante gewählt - um nicht die gesamten Lohnkontenvorträge erfassen zu müssen (600 MA)

Leider hatten wir viele Rückfragen seitens der Krankenkassen, die sich über die Abmeldungen wunderten. Die Mitarbeiter haben einen Info-Brief erhalten, dass sie sich nicht wundern sollten, wenn die Krankenkassen sie anschreiben und mitteilen, dass der Arbeitgeber das Ende der Beschäftigung gemeldet hat.

Vorsicht ist auch bei Langzeitkranken geboten - die DEÜV Meldungen passen dann nicht 

Überhaupt sollte man alle MA ohne Entgeltzahlung genau prüfen.

Mit dem Vorberater genau absprechen welche Variante der Übernahme gewählt wird.

Das Ersteintrittsdatum muss/sollte zusätzlich gepflegt werden, da sonst alle zum 01.01.2022 eintreten. Auf der Abrechnung sollte das Ersteintrittsdatum und auch bei den EEL Bescheinigungen ausgegeben werden.

Bescheinigungen: da die Sonderzahlungen der letzten 12 Monate erfragt werden, und wir nur die Zahlungen aus DATEV bescheinigt hatten, wurde der Durchschnitt zum Teil falsch ermittelt - konnte telefonisch geklärt werden; dennoch ein Mehraufwand. 

Gutes Gelingen und Viele Grüße 

Jasmina Reichert

[#3 · Accepted solution]

Hallo Community,

zu 1. 

Wenn der Mandant bisher nicht als Schätzmandant abgerechnet wurde, kann wie beschrieben vorgegangen werden: 

• Abrechnung Dezember mit Testmandant und ohne Schätzung.
• Testmandant im Bearbeitungsmonat 01/2022 deaktivieren und Stammdaten senden.
• Wichtig: Einen Verarbeitungslauf abwarten!
• Stammdaten für die Schätzung im Bearbeitungsmonat 01/2022 erfassen.
• Stammdaten senden und Verarbeitungslauf abwarten.

Der Mandant erhält durch das Stammdaten senden die Schätz-Beitragsnachweise für Januar 2022. Nach Erhalt der Schätz-Beitragsnachweise kann die Abrechnung Januar 2022 erstellt werden.
Weitere Informationen zum Einrichten der Schätzung bei einem bestehenden Mandanten finden Sie im Hilfe-Dokument 1070158 - Sozialversicherungsbeiträge abführen - bei früher oder normaler SV-Fälligkeit .

zu 2.

Bei einer Freischaltung von Arbeitnehmer online sind auch die Testabrechnungen zu sehen, da diese im Rechenzentrum gespeichert sind.

zu 3.

Bei einem Systemwechsel ist die DEÜV Meldung mit Grund 13 und 36 zu erstellen. Ob etwas gegen eine Meldung mit Grund 30 und 10 spricht, klären Sie bitte mit der Krankenkasse.

[#4 · Accepted solution]

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@lohnbuchhalter schrieb:

Frage 2: Wenn ich die MA dann ab 01/2022 für AN online freischalte, sehen diese dann auch die Abrechnungen aus der Testphase/ der Parallelabrechnung?  

Man Könnte alles über einen Testmandanten einstellen, der auch nur eine Test-Mandantennummer bekommt. Wenn alles für die Echtabrechnung im Januar fertig ist kann dieser Testmandant komplett auf die korrekte Mandantennummer kopiert und aktiviert werden. Unter der neuen Mandantennummer ist nichts im Rechenzentrum gespeichert. 

Viele Grüße Jasmina 

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Danke für den Tipp!

Das klingt gut. Werden dann wirklich alle eingepflegten Daten der MA auf die neue Mandantenummer übernommen?

Der eigentlicher Mandant ist mit Mandantennummer schon existent, nur noch nicht eingerichtet. Sprich ich würde jetzt einen komplett neuen Testmandanten anlegen, die Daten der MA (kommen aus Fremdsystem) über die DATEV einspielen lassen, alles nachpflegen und proberechnen. Zum Januar dann würde ich alles dann auf die echte Mandantennummer kopieren, mit neuem Startdatum versehen und los geht es? 

Ich möchte vermeiden, dann noch einmal alles nachpflegen zu müssen, weil ggf. einzelne Details fehlen...

Welches Hilfedokument kann ich dazu zu Rate ziehen?

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Dokument : 1004928 

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Vielen Dank, benötige LODAS, hab ich aber gefunden (1003353)!

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Hallo,

und wie verhält es sich, wenn man den Testmandanten mit Schätzverfahren abgerechnet hat? Muss man dann über Differenzvorträge die Werte aus der Auswertung 36 für Januar vortragen?

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Hallo! 

das Dokument 1070158; hilft weiter.

Gruß und ein schönes Wochenende

[#10]

Hallo,

danke

[#11]

Hallo zusammen,

bei uns steht genau so eine Übernahme (von SAP) jetzt zum Jahreswechsel 2022/2023 an (450 MA) Ich habe eine Frage zu der Antwort von Frau Simmerlein

zu.

Bei einem Systemwechsel ist die DEÜV Meldung mit Grund 13 und 36 zu erstellen. Ob etwas gegen eine Meldung mit Grund 30 und 10 spricht, klären Sie bitte mit der Krankenkasse.

Wir würden auch die Systemwechsel-Meldungen beim Jahreswechsel oder im 1. Quartal  bevorzugen. Uns hat man allerdings gesagt, dass das bei einem Testmandanten nicht funktionieren würde. Ist das korrekt?

Wenn es gehen sollte, wie wäre die richtige Vorgehensweise beim Testmandanten?
Evtl. könnte sich der Wechsel bei uns auch bis März 2023 verschieben, was es nicht einfacher macht.

[#12]

Hallo,

es ist richtig, bei einem Testmandant sind alle DÜ-Verfahren von DATEV an Institutionen deaktiviert. Mit Deaktivierung des Testmandanten erfolgt auch wieder die Datenübermittlung.

Wenn Sie beispielsweise im Bearbeitungsmonat 01/2023 den Testmandant deaktivieren und unter Mandantendaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten im Feld Beginn Abrechnung über DATEV den 01.01.2023 hinterlegen, werden mit der Erstabrechnung für 01/2023 DEÜV Meldungen mit GdA 13 erstellt und übermittelt.

[#13]

Hallo Frau Simmerlein,

wir werden ab Januar 2023 mit Lohn und Gehalt abrechnen.

Bisher ist  "Testmandant " geschlüsselt, damit im Dezember 22 einen Probelauf durchführt werden kann.

Im Januar 2023 müssen wir die Schätzung fristgerecht versenden und würden gerne wissen, ob diese ähnlich wie in LODAS generiert werden kann?

Vielen Dank für Ihre Antwort und beste Grüsse

[#14]

Hallo,

in Lohn+Gehalt können Sie über Abrechnung - Beitragsnachweis Schätzung die Berechnung korrigieren und prüfen und dann über Daten senden übermitteln.

Viele Grüße

Eva

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Hallo Eva

vielen Dank für Ihre Antwort,

Ich werde dann im Januar 23 die Beiträge wohl insgesamt eintragen müssen, das das Programm keine Daten aus dem Vormonat übernimmt, wenn diese nicht im Rechenzentrum verarbeitet wurden. (Testmandant)

-oder kennen Sie noch eine anderer Möglichkeit, die Daten zu generieren?

Viele Grüße 🙂

Sonja