Neue digitale Personalakte und Belegupload

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Gibt es eine Lösung wie der Mandant direkt in die neue Personalakte hochladen kann ohne über die Plattform zu gehen, z. B. Upload Mobil oder Belegtransfer?

Vielen Dank. 

[#2 · Accepted solution]

Nö. Ist aktuell in Entwicklung. DATEV hinkt wieder im Zeitplan: Freigabe DATEV Personalakte - Aktuelle Informationen

[#3 · Accepted solution]

Schauen Sie hier mal vorbei Umstellung von Digitale Personalakte auf DATEV Personalakte 

Die weiteren Upload Möglichkeiten sollen voraussichtlich im Mai freigegeben werden wie z. B. der Belegtransfer.

Außerdem empfiehlt es sich ein Blick in Ihre DATEV Mitteilung zu werfen, dort haben Sie ggf. auch schon diverse Schreiben zu dem Thema erhalten mit weiteren Informationen.

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Hallo @CNeun,

der DATEV Belegtransfer wurde gestern, 13.05.2024, freigegeben. Aktuelle Informationen finden Sie hier Freigabe DATEV Personalakte - Aktuelle Information... - DATEV-Community - 373233.

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Damit wäre auch die Frage eines Users beantwortet: Man braucht den neuen Belegtransfer v5.4.

Klasse! Nachdem man dann bis zum 22.05 die Version 5.34 installieren soll, kann man dann gleich nochmal nachlegen? Sorry aber das ist uncool koordiniert 👎. 

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Hey @Sven_Wieczorek,

the same problem as last time? The same problem as every time DATEV. Wenn man aus Sicherheitsgründen abgemeldet wird, sollte man weder offene Dokumente im Bereich Personalwesen noch Berater- und Mandantennummer sehen können, oder?

Da ist nichts blurry, wie anderswo auch. 

Wolle fixxen?

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Hallo Daniel @metalposaunist,

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@metalposaunist  schrieb:

Hey @Sven_Wieczorek,

the same problem as last time? The same problem as every time DATEV. Wenn man aus Sicherheitsgründen abgemeldet wird, sollte man weder offene Dokumente im Bereich Personalwesen noch Berater- und Mandantennummer sehen können, oder?

Da ist nichts blurry, wie anderswo auch. 

Wolle fixxen?

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An diesem Thema bin ich dran, geht ja nicht nur um Personalakte oder ANO, dass sollte überall gleich sein. Also ja, wolle fixxen 😅

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Hat sich schon erledigt - Ein Neustart wirkt Wunder!

Ich habe mir diese neue Version 5.4 gerade installiert und bekomme den Extra-Reiter für die Personalakte aber überhaupt nicht angezeigt.
An Rechten kann es nicht liegen. Ich habe für alles uneingeschränkt Rechte.
Und auf die Personalakte habe ich inzwischen auch alle Lohnmandanten umgestellt.

Funktioniert die neue Version vielleicht doch noch nicht mit der Personalakte oder wie komme ich nun an diesen Reiter?

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Hallo @awalenda ,

Ihr Beitrag ist jetzt einen Monat alt und möglicherweise hat sich Ihr Problem schon gelöst.

Falls nicht: eine Idee hätte ich noch. Und zwar wurde mir ebenfalls der Tab mit der Personalakte im Belegtransfer nicht angezeigt. Und das lag an „zu vielen“ Mandanten, die auf meiner SmartCard für diesen einen Steuerberater gespeichert sind. So wie es aussieht braucht der Belegtransfer dann 20-30 Sekunden um

die Rechte aller gespeicherter Mandanten durchzugehen. Und erst wenn das geschehen ist, wird der Tab mit der Personalakte angezeigt. 

Hätte man technisch besser lösen können (z.B. indem man den Tab IMMER einblendet, aber farblich als inaktiv darstellt bis die Rechte im Hintergrund geprüft sind - oder aber durch einen visuellen Hinweis auf der Tab-Seite, dass die Berechtigungen zu allen Mandanten noch geprüft werden und dass sich der Anwender bitte gedulden solle). Aber wenn man es weiß, muss man halt entsprechend warten.

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Das Problem hatte sich schon durch einen Neustart gelöst. Inzwischen läuft es ganz okay... nicht gerade schnell.

Ich habe mir aber später nochmal richtig ins Knie geschossen, als ich über Belegtransfer die Ordner für die alten Belegtypen "Lohn-Belege" gelöscht habe.

Plötzlich ging gar nichts mehr. Es wurde nichts mehr angezeigt, kein einziger Mandant, egal in welchem Reiter.

Das Programm hatte zwar fürs Löschen der Ordner gesorgt, hat diese aber weiterhin im Speicherort erwartet und so überall einen Fehler kreiert. 

Ich musste in mühsamer Kleinstarbeit zu Fuß jeden dieser Ordner wieder neu an der richtigen Stelle erschaffen und mit der richtigen Beschriftung. Denn automatisches "neu Hinzufügen" ging wegen der ganzen Fehlermeldungen nicht.

Also, was immer ihr tut: Lasst die Finger von den alten Ordnern für die Belegtypen Lohn der alten digitalen Personalakte!

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@awalenda schrieb:

Also, was immer ihr tut: Lasst die Finger von den alten Ordnern für die Belegtypen Lohn der alten digitalen Personalakte!

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Aber Datenmüll gehört entsorgt 🚮?

Bestärkt mich eher, dass der Belegtransfer nur im Notfall und bei unbedingten Bedarf zu nutzen ist. 

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@awalenda  schrieb:

Also, was immer ihr tut: Lasst die Finger von den alten Ordnern für die Belegtypen Lohn der alten digitalen Personalakte!

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Ist das wirklich problematisch?

Aktuell ist mein Vorgehen immer so:

1. Belegtransfer auf aktuelle Version (5.41) bringen.

2. Rechte für die neue Personalakte vergeben.

3. Beim Belegtransfer anmelden.

4. Im Tab (neue) "Personalakte" für das Unternehmen den Belegtyp für die neue Personalakte hinzufügen.

5. Dann direkt das Verzeichnis ändern auf das "alte" Verzeichnis für DATEV Lohn-Unterlagen.

6. Im Tab "Belege online" den Belegtyp "DATEV Lohn-Unterlagen" entfernen - OHNE dabei das Verzeichnis zu löschen.

Das hat bisher immer ohne Probleme funktioniert und hat auch keinen Datenmüll hinterlassen (bis auf das Verzeichnis "Belegtransfer-Personalakte" - das lösche ich immer noch händisch).

Dennoch werde ich in 2025 den DATEV Belegtransfer durch unseren selbst entwickelten Belegtransfer ersetzen. Der läuft einfach zuverlässiger und einfacher für die Mandanten, inkl. möglicher Updates. Als Windows Service im Hintergrund, und ich kann pro Belegtyp und Mandant einstellen ob Belege sofort, gesammelt nach 1 Stunde, nach 8 Stunden, täglich, oder wöchentlich hochgeladen werden.

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Klingt gut. Gibt's den dann auch auf dem DATEV-Marktplatz (oder sonst irgendwo)?

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Ne, ich habe den erstmal "nur so" entwickelt und weiterentwickelt, weil ein Steuerberater an der Stelle ziemlichen Schmerz verspürt hat. Daher ist "mein" Belegtransfer erstmal nur für den einen Steuerberater im Einsatz - momentan für ein paar wenige Mandanten als Pilot, ab 2025 werden wir das dann erweitern.

Es ist so eine Art Zwitter zwischen DATEV Belegtransfer und DATEV Upload Mail. Verzeichnisüberwachung wie beim Belegtransfer, Bündelung mehrerer gleicher Belegtypen in einer Mail und dann wird z.B. immer nachts eine E-Mail verschickt mit x Belegen im Anhang, Versand aktuell nur über IMAP (Exchange 365 Anbindung fehlt noch), automatische Konvertierung von PNG, JPG, TIFF in PDF, die gesamte Konfiguration des Tools ist in einer XML Datei und mit einem einfachen Editor editierbar, lässt sich also einfach auf eine Vielzahl von Geräten ausrollen. Wenn es Updates gibt kann ich im Tool einstellen, ob die nur angezeigt oder zwingend heruntergeladen und dann ausgeführt werden sollen. So steuere ich, ob die Software aktualisiert wird oder nicht (ist aber abschaltbar diese Funktion, kein Aktualisierungszwang). 

Ich glaube auch nicht dass die DATEV daran Interesse hätte, sich "Konkurrenz" ins Haus (auf den Marktplatz) zu holen. Daher wird das erstmal nur mein "Hobby" bleiben 🙂

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Hallo,

ich bin auch grad am Testen, und habe einen unseren Mandanten umgestellt.

Ich muss das selbst getestet haben und sagen zu können, arbeitet damit.

Was mich stört, wenn ich ein Dokument über Belegtransfer hochlade, läuft es direkt in die freigegeben Dokumente, und kann nicht sagen, dass es sich um ein "unternehmensweites Dokument" handelt.

Bzw. kann ich es keinem Arbeitnehmer direkt zuweisen.

Ich muss immer von LODAS aus in die Personalakte und zuordnen und Kategorien verwalten, damit ich es dann in der "neuen" Personalakte sehe.

Das sind alles keine durchdachten Arbeitsabläufe für mich.

Wie soll ich solche Arbeitsabläufe den Mandanten schmackhaft machen.

Grüße

Claus Küpper

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Hallo Claus,

da stehst du nicht allein.

Schau doch mal hier in meinen Post Verbesserungsvorschläge für die Digitale Personalakte 

Gruß

Björn