LODAS Auswertungen

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Hallo liebe Community,

Mitarbeiter, die bereits vor zwei Jahren ausgeschieden sind, werden ja am Anfang des Jahres automatisch gelöscht, wenn man das nicht sperrt.

Nun habe ich die damit frei gewordenen Personalnummern neu vergeben.

Heute habe ich im Jahr 2021 nach einer ausgeschiedenen Mitarbeiterin gesucht und dabei festgestellt, dass der Name mit der neuen Mitarbeiterin überschrieben wurde. Also die Frau X war vom 01.01.-31.08.21 beschäftigt und wurde irgendwann gelöscht. Nun habe ich der Frau Y, die in 2024 begonnen hat, diese Personalnummer gegeben.

Wenn ich auf die Übersicht der Lohnkonten im Jahr 2021 gehe, steht da der Name der Frau Y, obwohl die da noch gar nicht da war.

Ich habe mal aus Spaß noch im Jahr 2014 nachgesehen. Da stehen ebenfalls Namen von Leuten, die erst 2024 angefangen haben.

Kann mir jemand erklären, wie das kommt? Und noch schlimmer, was das soll?

So finde ich doch niemals die ehemaligen Mitarbeiter wieder.

Ist das von DATEV so gewollt, dass man sich unbedingt eine Archiv-DVD erstellen muss?

Über Hinweise jeglicher Art freue ich mich sehr.

Viele Grüße

Kathrin

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@kaba schrieb:

Ist das von DATEV so gewollt, dass man sich unbedingt eine Archiv-DVD erstellen muss?

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Nein, warum? Im RZ liegen doch alle Daten und Personalnummern gibt es doch sicher genug, oder? Ich hätte aus Angst kein Recycling betrieben. Zumal man dann im DUO in den Auswertungen auch immer wissen muss, welche Personalnummer bis wann Gültigkeit hatte und man nicht einfach nach 4711 für Frau Meier suchen kann. 

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Das kann ich mir nicht vorstellen.

Alte Auswertungen werden doch nicht mit neuen Namen geändert.

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Nein, aber in der Übersicht der Lohnkonten stehen die neuen Namen und nicht die alten, richtigen.

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@Lodas2021  schrieb:

Alte Auswertungen werden doch nicht mit neuen Namen geändert.

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Die Auswertungen selbst nicht, aber im Baum links bzw. in der Liste steht dann vermutlich der neue Name, weil die Zuordnung PNr<>Name dort keine Historie haben dürfte. 😉

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So ist es, war aber nicht immer so.

[#7 · Accepted solution]

Hallo @kaba ,

ich schließe mich @metalposaunist an und empfehle für die Zukunft, Personalnummern fortlaufend zu vergeben. Es gibt genug davon. 😉

Eine einzige Ausnahme davon mache ich, wenn ehemalige Mitarbeiter wieder beim alten Arbeitgeber anfangen; dann erhalten diese ihre alte Nummer.

Nach Ihrer Methode (Recycling gebrauchter Nummern) hätte ich Bedenken, ob die euBP klappt ...

Viele Grüße und einen schönen Tag.

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Ich muss das Thema doch noch mal aufgreifen.

Wenn die Mitarbeiter nach einer Zeit gelöscht werden, stehen sie ja auch nicht mehr in der Liste, wenn ich den Mandanten öffne. Wie soll ich denn dann wissen, ob die Nummer schon mal vergeben war?

Das hieße ja, dass ich die Löschung aller Mitarbeiter unterdrücken müsste, um die Personalnummern fortlaufend zu sehen.

Das kann doch wohl auch nicht die Lösung sein, oder?

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@kaba  schrieb:

Wenn die Mitarbeiter nach einer Zeit gelöscht werden, stehen sie ja auch nicht mehr in der Liste, wenn ich den Mandanten öffne. Wie soll ich denn dann wissen, ob die Nummer schon mal vergeben war?

Das ist aber noch nur dann ein Problem, wenn der zuletzt eingetretene Mitarbeiter schon wieder ausgetreten ist und der Mandant danach (mindestens) zwei Jahre lang niemand neues eingestellt hat.

Fortlaufend heißt in dem Fall nicht, dass du keine Lücken in den Personalnummern hast, sondern dass du stumpf hoch zählst. Der erste Mitarbeiter überhaupt bekommt die 1 (ok, die kann man eventuell für GGF frei halten), der nächste die 2, uswusf. Wenn die aktuell höchste PNr z.B. 143 ist, bekommt der nächste neue Mitarbeiter die 144.

Lücken, die durch Austritt und Löschung entstehen, bleiben einfach. Dann springt es halt irgendwann von 1 auf 35 auf 99, bevor du ab 127 wieder durchgängig zählst …

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Muss ich dann wohl so machen.

Mein Problem ist, dass ich sehr viele kleine Unternehmen mit 1-5 Mitarbeitern habe. Da komme ich nach Jahren einfach nicht mehr hinterher, ob es die Personalnummer schon mal gab.

Aber egal...

Ich finde es trotzdem nicht toll, dass der Baum in den Auswertungen in alten Jahren nicht die richtigen Namen anzeigt. Das war definitiv nicht schon immer so, sondern erst neuerdings.

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@kaba  schrieb:

Muss ich dann wohl so machen.

Mein Problem ist, dass ich sehr viele kleine Unternehmen mit 1-5 Mitarbeitern habe. Da komme ich nach Jahren einfach nicht mehr hinterher, ob es die Personalnummer schon mal gab.

In den Lodas Auswertungen alles markieren und die Seitenansicht (Augensymbol) aufrufen. Die Denksekunde abwarten und hoffen, dass der PC die Knechterei mit macht 😁 Schon hat man alle jemals abgerechneten Auswertungen - Personalauswertungen nach Nummer sortiert. Vorausgesetzt es wurde nicht blind irgendetwas gelöscht.

Aber egal...

Ich finde es trotzdem nicht toll, dass der Baum in den Auswertungen in alten Jahren nicht die richtigen Namen anzeigt. Das war definitiv nicht schon immer so, sondern erst neuerdings.

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Ich kenne das Programmverhalten nur so.

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@kaba  schrieb:

Das war definitiv nicht schon immer so, sondern erst neuerdings.

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Das war definitiv schon immer so.

Sie haben aber noch andere Möglichkeiten wie z. B.:

1.
Sie setzen bei jedem Mitarbeitenden, auch bei Neuanlage, den Haken bei Automatische Löschung nach Austritt unterdrücken (Personaldaten | Zeiträume). Gleichzeitig unter Extras | Einstellungen Mandant ... |  Personalnummernauswahl Anzeige der ausgeschiedenen Arbeitnehmer am Ende der Auswahl markieren.

Somit haben Sie nach einiger Zeit die bereits einmal benutzten Nummern untereinander stehen und bei einer Neuanlage werden diese PNRn auch nicht mehr angeboten. Falls Sie nicht gerade beim Neuanlegen von MA sind, können Sie die Einstellung Keine Anzeige der ausgetretenen Arbeitnehmer wählen; damit sieht der PNR-Auswahldialog etwas aufgeräumter aus.

-> Vorteile: einmalige Tätigkeit "Haken setzen" bei bereits vorhandenen MA kann ausgelagert werden, im Falle einer Neuanlage werden in Vergangenheit bereits vergebene PNR blockiert

-> Nachteile: wachsender PNR-Auswahldialog, falls man nicht weitere Einstellungen vornimmt

2. 
Sie speichern das entsprechende Löschlauf-Protokoll Personalnummern, welches im Januar automatisch angezeigt wird, ab, z. B. als unternehmensweites Dokument in der Personalakte. Wenn Sie die Verschlagwortung einheitlich gestalten (Dokumentenkategorie [hier vielleicht eine eigene, zusätzliche anlegen], Bezeichnung etc.), können Sie recht schnell danach filtern und haben diese Auswertungen schnell bei der Hand. 

-> Vorteil: Dokumentation bereits verwendeter PNR an zentraler Stelle

-> Nachteil: mit zunehmender Anzahl von Jahren sammeln sich immer mehr Dokumente an, die separat aufgerufen werden müssen, eine OCR-Suche ist nicht möglich, evtl. Lücken können übersehen werden; das aktuelle Löschlauf-Protokoll überschreibt das bisherige, falls Speicherung mal vergessen wurde, sind die Daten weg


3.
Falls Sie LODAS comfort einsetzen, haben Sie auch das Daten-Analyse-System Personalwirtschaft installiert. Dort entweder die Standardauswertung Fluktuation auswählen oder eine eigene Auswertung nur mit Austritten anlegen.

-> Vorteil: eigene Gestaltungs- und Exportmöglichkeiten 

-> Nachteile: sollte am besten jedes Jahr nach der Dezember-Abrechnung aufgerufen werden; es muss gespeichert/exportiert werden, da im Falle von LODAS die o. g. Standardauswertung auf das RZ als Daten-Quelle zurückgreift und damit nur das aktuelle und das Vorjahr zur Verfügung stehen (wird gern vergessen!); die RZ.Abrufe kosten bei vielen Mandanten einiges an Zeit


Sehen Sie diese Ausführungen bitte weder abschließend noch als alleine glücklich machende Lösungen an. Es gibt sicherlich noch andere Workflows, die besser zu Ihrer Organisation passen.

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Vielen Dank für Ihre Mühe.

Ich habe den Sachverhalt aufgedeckt, weil es eine Arbeitnehmerin gab, die bereits mit 4 verschiedenen Personalnummern im Laufe der Jahre abgerechnet wurde. Irgendwie hab ich in den alten Jahren rum gekramt und etwas gesucht.

Na ja, obwohl ich in der "Neuzeit" bereits seit Anfang an Lohn rechne, also locker über 30 Jahre, ist mir das noch nie aufgefallen. Einmal ist eben immer das erste Mal. 

Man kann alt werden, wie ne Kuh - man lernt immer noch dazu 🙂

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@kaba 

In den Zeiten vor der euBP haben wir jahrelang Lohn-Archiv-CDs/DVDs abgerufen und auf einem Prüfer-Laptop installiert. Da hat mich auch immer gestört, dass teilweise "falsche" Namen angezeigt wurden, teilweise gar keine. Aber letztendlich ist das ja nur eine optische Sache.