Dateibenennung DATEV Personal / Personalakte

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Guten Morgen zusammen,

aufgrund der Notwendigkeit, ab dem 01.01.2027 die begleitenden Entgeltunterlagen in digitaler Form vorhalten zu müssen, möchten wir künftig DATEV Personal nutzen. (wir sind selbst abrechnender Mandant)

Wenn wir Belege zuordnen wollen stellt sich für uns die Frage, ob wir bei der "Bezeichnung" sämtliche Angaben erfassen müssen, die laut den Grundsätzen von Nöten sind, also

Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments

Aus meiner Sicht findet die namentliche Zuordnung ja bereits durch die Zuordnung beim jeweiligen Mitarbeiter statt, die zeitliche Zuordnung über die Felder "Gültig ab" und "Gültig bis". Somit wäre es ja doppelter Aufwand, der "Bezeichnung" diese Kriterien nochmals bei zu fügen. 

Wenn der Prüfer jedoch die Unterlage anfordert verstehen wir es so, dass dann der Dateiname diese Kriterien erfüllen muss oder durch andere Erläuterungen beschrieben werden muss. In unserem Test-Export wurde jedoch die Datei nur so exportiert, wie wir es im Feld "Bezeichnung" angegeben haben.

Wir konnten zu diesem Thema nichts weiter finden, möchten aber gerne direkt richtig starten um Nacharbeiten zu vermeiden.

Daher nochmal die konkrete Frage: Müssen wir bei der "Bezeichnung" sämtliche Kriterien beifügen oder gibt es einen anderen Weg diesen zusätzlichen Aufwand zu vermeiden?

Gruß und Dank

Daniel Voß   

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Es wäre ja albern wenn man unter Bezeichnung nochmal alles reinschreibt.

Die Personalakte soll einem ja dahingehend die Zuarbeit für den Prüfer erleichtern.

Möglicherweise erhält der Prüfer ja auch noch eine zweite Auswertung in der alle erforderlichen Informationen zum Dateinamen enthalten sind. Oder Datev stellt ab nächsten Jahr den Export um.

Am besten bis nächstes Jahr warten. Die Pflicht gilt ja nur für Unterlagen ab 01.01.2027.

Ältere Unterlagen dürfen ja noch undigitalisiert vorgahlten werden.

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Ja so sehe ich es auch. Daher die Nachfrage.

Wir nutzen DATEV Personal derzeit noch nicht und möchten die Zeit bis zum 01.01.2027 nutzen um zu testen, ob DATEV Personal für uns die Lösung darstellt. Daher wollen wir gerne schon jetzt starten um Erfahrungen zu sammeln und nicht am 01.01.2027 ohne Lösung da zu stehen.

Daher freue ich mich weiterhin über hilfreiche Antworten oder um eine Stellungnahme der DATEV.

Danke! 

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@danielvoss  schrieb:

Daher freue ich mich weiterhin über hilfreiche Antworten oder um eine Stellungnahme der DATEV.

Kopier den Dateinamen ohne Endung in Bezeichnung oder entferne halt einfach alle Bezeichnungen vor dem Download, dann wird wieder mit dem Dateinamen exportiert.

Kann ja nicht so schwer sein.

Im Whitepaper "Digitale Entgeltunterlagen" (von hier) wird ein Beispiel für Dateinamen angegeben und dann ZERSTÖRT die Personalakte diese sprechenden Namen. Kann man sich eigentlich nicht ausdenken.

Die Bezeichnung dürfte natürlich nur im Kontext der Personalakte angezeigt werden, nicht aber den Dateinamen verändern.

PS: Ich kennzeichne keinen Sarkasmus in meinen Beiträgen...

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Auch wenn ich den Sarkasmus wahrgenommen habe ... hier nochmal unser Gedankengang 🙂

Uns geht es ja gerade darum, dass ich nicht darauf achten möchte, den Dateinamen rechtlich korrekt zu benennen. Neben der doppelten Arbeit kann es ja nicht sein, dass ich allen Sachbearbeitern erklären muss, wie sie die Datei zu betiteln haben, damit der Export am Ende den rechtlichen Anforderungen entspricht. Dann kann ich mir auch gleich eine Ordnerstruktur auf dem PC anlegen und darauf hoffen, dass es alle richtig machen.

Aus meiner Sicht gibt es mit den Feldern "Zuordnung" + "Kategorie" (oder "Bezeichnung") + "Gültig ab" + "Gültig bis" bereits alle Felder, die notwendig sind. Wenn sich der Dateiname aus diesen Feldern im Export zusammen setzen würde sollte es doch passen?

Vielleicht verstehe ich die Anforderungen aber auch falsch und wir machen uns hier unnötig Gedanken. Aus den gemeinsamen Grundsätzen bzw. dem Summa Summarum aus 2022 lese ich diese Voraussetzung aber so heraus.

Gruß

Daniel Voß

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Was wir ja aktuell auch noch nicht wissen, wie denn der Export ab nächsten Jahr läuft.

Vielleicht läuft der ja dann über euBP-Schnittstelle wo die Daten eh ganz anders aufbereitet werden.

Ich seh dass im Moment eher schmerzfrei.

Wenn Datev die Personalakte als das Mittel der Wahl anpreist, müssen die das dann auch unkompliziert umsetzen. Da ist meiner Meinung nach die Datev im Zugzwang.

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@NaJu2008  schrieb:

Was wir ja aktuell auch noch nicht wissen, wie denn der Export ab nächsten Jahr läuft.

Vielleicht läuft der ja dann über euBP-Schnittstelle wo die Daten eh ganz anders aufbereitet werden.

Ich seh dass im Moment eher schmerzfrei.

Wenn Datev die Personalakte als das Mittel der Wahl anpreist, müssen die das dann auch unkompliziert umsetzen. Da ist meiner Meinung nach die Datev im Zugzwang.

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Daran soll sich doch erstmal nichts ändern?

Es geht ja aktuell nur darum, dass die Unterlagen digital vorgehalten werden.

Die DRV wird vermutlich in Ihren Prüfungen die Unterlagen wie jetzt auch anfordern - per Mail oder Cloudportale.

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@danielvoss  schrieb:

Uns geht es ja gerade darum, dass ich nicht darauf achten möchte, den Dateinamen rechtlich korrekt zu benennen. Neben der doppelten Arbeit kann es ja nicht sein, dass ich allen Sachbearbeitern erklären muss, wie sie die Datei zu betiteln haben, damit der Export am Ende den rechtlichen Anforderungen entspricht. Dann kann ich mir auch gleich eine Ordnerstruktur auf dem PC anlegen und darauf hoffen, dass es alle richtig machen.

Und ich möchte, dass ich die Datei genauso herunterladen kann, wie ich sie hochgeladen habe.

Eben weil 1000e Nutzer ein eigenes Namensschema haben können, dass nicht einfach so ignoriert werden darf.

Aus meiner Sicht gibt es mit den Feldern "Zuordnung" + "Kategorie" (oder "Bezeichnung") + "Gültig ab" + "Gültig bis" bereits alle Felder, die notwendig sind. Wenn sich der Dateiname aus diesen Feldern im Export zusammen setzen würde sollte es doch passen?

Ja, das könnte passen, aber nur, wenn man selbst die Wahl hat, was beim Herunterladen als Dateiname verwendet wird.

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@danielvoss  schrieb:

Uns geht es ja gerade darum, dass ich nicht darauf achten möchte, den Dateinamen rechtlich korrekt zu benennen. Neben der doppelten Arbeit kann es ja nicht sein, dass ich allen Sachbearbeitern erklären muss, wie sie die Datei zu betiteln haben, damit der Export am Ende den rechtlichen Anforderungen entspricht.

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Zumindest darauf läuft es bei allen Mandanten hinaus, die nicht mit DATEV Personal / digitale Personalakte arbeiten:

Alle verantwortlichen Sachbearbeiter müssen wissen, wie die Anforderungen ab 01.01.2027 sind; also

1. wie sie die Dateien zu benennen haben,

2. welches Dateiformat zulässig ist,

3. dass nur einzelne Dokumente in einer Datei enthalten sein dürfen

etc. pp.,

damit es zu keiner Mehrarbeit im Rahmen der euBP (durch manuelles Umbenennen von vorhandenen Dateien o. a.) kommt.

VG

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Warten wir mal vielleicht mal ab, was die DATEV dazu zu sagen hat. Möglicherweise gibt es ja bereits Entwicklungen, welche im Hintergrund laufen etc. Es ist ja durchaus vorstellbar, die Betitelung eines Dateinamens für den Export in den Einstellungen festlegen zu können zu können.

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@pogo  schrieb:
Im Whitepaper "Digitale Entgeltunterlagen" (von hier) wird ein Beispiel für Dateinamen angegeben und dann ZERSTÖRT die Personalakte diese sprechenden Namen. Kann man sich eigentlich nicht ausdenken.

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Ach, das wird sicher noch nachgeliefert. Irgendwann 2030, nachdem wir uns lange genug beschwert haben.