Aushilfen Vormonat Stunden abrechnen

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Hallo Zusammen, 

wir haben einen Mandanten der, verschiedene Niederlassungen hat. In jeder Niederlassung werden die Stundenzettel der Minijobber für verschiedene Zeiträume geführt. ( Beispiel 10.10. bis 10.11. ; 15.10. bis 15.11. usw.)

Die Entlohnung wurde immer im aktuellen Abrechnungsmonat komplett erfasst und wurde nicht auf die entsprechenden Monate aufgeteilt.

Jetzt wo ich das Mandat übernommen habe, finde ich das etwas riskant, da man nicht Minijob Grenze genau beachten kann, ob der Mitarbeiter eventuell zu viele Std gearbeitet hat.

Ich wollte ab dem Januar 2024 dem Mandanten vorschlagen, dass wir die Aushilfen immer für den kompletten Vormonat abrechnen, heißt, ich würde die Januar Stunden erst im Februar auf die Abrechnung auflisten.

Jetzt stellt sich meine Frage - Die Aushilfen können schlecht auf den Monatslohn für Januar 2024 bis Ende Februar warten, da Sie auf das Geld angewiesen sind. 

Ich hatte überlegt, dass der Mandant den Mitarbeitern einen jeweiligen Vorschuss zahlt, aber das Problem würde auch im Februar auftauchen. 

Januar Vorschuss 538 €

Februar im Abzug bringen, dann hätte er im Februar keinen Lohn...

Hat jemand andere Lösungswege ? 

Danke im Voraus!

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Ist im Grunde recht einfach:

Stundenzettel werden vom 1.- Letzten des Monats geführt. Diese (oder eine Stundenaufstellung der Mitarbeiter) wird bis zum 5. des Folgemonats bei Ihnen eingereicht. Sie rechnen die Löhne bis 10. des Folgemonats.

Für die SV ist das (in solchen Fällen vorgesehene) Schätzverfahren anzuwenden.

Fertsch.

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Danke für Ihre schnelle Antwort.

Aber leider reicht der Mandant die Stunden erst um den 14./15,. rum ein und die Abrechnungen werden erst um 20./21. fertiggestellt, da es relativ viele Mitarbeiter (200 MA) sind. Die Erfassungen dauern immer ein paar Tage, da viele Neueinstellungen jeden Monat vorgenommen werden und viele Daten unvollständig sind.

Der Mandant wünscht zudem eine Auszahlung zum Ende des Monats, da auch einige Gehaltsempfänger dabei sind.

Gibt es einen anderen Lösungsweg ?

Danke

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Ändert sich denn an der Auszahlung etwas?

Aktuell werden mit der Dezember-Abrechnung die Stunden für 11/2023 abgerechnet - allerdings als Stunden in der laufenden Abrechnung 12/2023 (nicht rückwirkend für 11/2023). Die Mitarbeiter erhalten die Stunden für 11/2023 ausgezahlt.

Sie wollen dies ab Januar 2024 rückwirkend auf den richtigen Monat abrechnen. Das heißt, Sie erfassen mit der Januar-Abrechnung die Stunden rückwirkend als Nachberechnung für 12/2023. Für die Mitarbeiter ändert sich nichts. Diese erhalten mit der Abrechnung für 01/2024 die Stunden für 12/2023 ausgezahlt.

Oder verstehe ich das falsch?

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Aktuell werden die Stunden von halben Monaten oder krummen Monaten erfasst. 

Zum Beispiel in diesem Monat würde ich die Stunden für den Zeitraum 15.11 bis 14.12 bekommen. Die Stunden würden komplett in der Monatserfassung Dezember erfasst werden.

Heißt ich soll im Januar 2024 nur noch die andere hälfte vom Dezember abrechnen ? Also die Stunden vom 15.12 bis 31.12 ? Dies würde ich dann als Nachberechnung Dezember auf der Januar Abrechnung erfassen, korrekt ? 

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Spricht was dagegen, wenn Sie im Januar  Stunden 15.12.2023-14.01.2024 erfassen? 

Dies allerdings getrennt für 15.12.-31.12. als Nachberechnung 12/2023 und 01.-14.01.2024 als Stunden für 01/2024. So haben die Mitarbeiter das gleiche Geld wie im Vormonat und Sie die korrekte Monatszuordnung.

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Grundsätzlich nicht. Die Stundenzettel sind nicht immer vom 15. bis 15. Die Firma hat verschiedene Standorte und verschiedene Vorgesetzten, jeder Vorgesetzter hat andere Zeiträume für die Stundenzettel. (10. bis 10. oder 13. bis 13. usw.) 

Für den Mitarbeiter, der mir die Lohnunterlagen bereitstellt, würde das heißen, er müsste für jeden Mitarbeiter die Stunden für 2 separate Monate bekanntgeben. Deshalb mein Versuch, wir rechnen ab sofort einheitlich bei allen Standorten nur volle Monate ab, sodass wir nur eine Stundenangabe in einem Monat haben.

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Ich habe so einen ähnlichen Lohn.

Ich rechne mit Schätzverfahren in 2 Abrechnungsgruppen ab: Gruppe 1 zum üblichen Termin die Angestellten, Gruppe 2 die Aushilfen Anfang des Folgemonats.

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In Ergänzung hierzu, falls Auszahlungen für Gehälter und Stundenlöhner getrennt werden sollen, kann auch in 2 Lohngruppen abgerechnet werden, aber grundsätzlich als Schätzer, dann gibt es kein Problem mit Vorschüssen oder falschen Zuordnungen. 

VG

K. Hacker

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Ich weiß von zwei Mandanten, die jeweils 20.-19. abrechnen. Das geht schon, bei Minijobbern schauen wir dann eben, dass der Verdienst im Jahresdurchschnitt nicht über die Grenze geht. Viel schwieriger finde ich die nötigen Korrekturen bei Fehlzeiten (wobei der Mandant mit 200 MA ja definitiv aus der U1 raus ist und das Problem wegfällt).

Was mir bei der Konstellation aber ziemliche Bauchschmerzen machen würde, sind die individuellen Erfassungsmonate pro Standort, da behält man ja kaum den Überblick. Vom Kalendermonat abweichende Erfassung ist machbar, aber dann sollten sich auch alle an den jeweils gleichen Zeitraum (z.B. 16.-15.) halten!

Nachtrag: Und wenn es die nicht schon gibt, würde ich bei 200 MA auch mal elektronische Arbeitszeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle ansprechen. Muss ja ohnehin kommen, und damit würdest du dir auch massiv Tipparbeit einsparen. Ich hab einen Mandanten mit ungefähr 130 MA, die habe ich in anderthalb bis zwei Tagen fertig, wenn nichts Besonderes (Vorbereitung für KUG, 13. ME) dazu kommt.

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Genau, oder, wenn nur ein Export nach Excel möglich ist für die Stunden, dann den ISWL Lohnkonverter nutzen.