Abkündigung Personal add on

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@NaJu2008  schrieb:

Der Gedanke ist ja ganz gut, aber wenn der Mandant einem ne Mail mit zig verschiedenen Anhängen schickt und in einer Datei verschiedene Sachverhalte hinterlegt sind (Warum sollte man auch die Krankenscheine von fünf Arbeitnehmern trennen?) wird es schwierig.

Entweder man macht die Arbeit zum Zeitpunkt der Ablage oder halt später, wenn das Kind der Rechtsanwalt in den Brunnen gefallen ist. 😄

Man kann jeden Anhang einzeln ablegen, aber spätestens die eigentliche Mail wird immer mit Anhängen abgelegt.

Anhänge ins DMS ziehen und Ablage-Knigge benutzen.

Mail ohne Anhänge ins DMS. 

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Die Personalakte animiert da schon mehr auf eine entsprechende Trennung zu achten.

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Das ist wahr.

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@ulli_preuss 

Entweder man macht die Arbeit zum Zeitpunkt der Ablage oder halt später, wenn das Kind der Rechtsanwalt in den Brunnen gefallen ist. 

Wenn der in den Brunnen gefallen ist, ist das Problem auch gelöst. Drin assen und warten bis es regnet.😁

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@t_r_  schrieb:

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Ich würde aus den Aussagen lesen, dass bei euch alle Lohnmandanten in Datev Personal "müssen". Wie ist das bei euch umgsetzt oder geplant, mit Weiterberechnung und Mitarbeit der Mandanten?

An einer Vollumsetzung bin ich noch dran und muss die noch in der Kanzleileitung "unterbringen", wenn der Weg dorthin auch vorgezeichnet ist und ich merke, dass auch die Kanzleileitung keinen Weg sieht  der daran vorbeiführt. 

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Müssen muss niemand. Aber die, die es nutzen,  sind von sich aus auf uns zugekommen. Dann wird es auch umgesetzt.

Alles andere wird sich ergeben. Und es wird m.E. früher oder später allumfänglich genutzt.

Weil es von Vorteil ist, die "Prozesse" so zu forcieren, dass man nicht mehr selbst Papier digitalisieren oder Dokumente ablegt. Sondern derjenige, den es betrifft.

Klare Strukturen und Prozesse sind da von Vorteil.

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@t_r_  schrieb:

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@ulli_preuss  schrieb:

Auch wenn ich persönlich der Meinung bin, dass Personalunterlagen nicht ins DMS gehören, gibt es aber Situationen, in denen es nicht anders geht.  

Wohin sollen die Unterlagen den dann, wenn man keine digitale Personalakte hat? Papierordner?

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Mensch Thomas, das habe ich doch schon geschrieben.

Alleine schon der Ordner LOHN, ergänzt um Register, Arbeitnehmer (wenn möglich) und Stichworte, sollte für eine Vorsortierung helfen. Und natürlich in der Detailsuche nicht die Archive vergessen.

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Bei uns wird auch immer der Arbeitnehmer bezeichnet, wenn es Dokumente außerhalb von Vorgangsmappen zum Abrechnungsmonat gibt.

Muss ja auch, sonst findet man ja nix wieder.

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Heute kann ich dem Gedanken sehr gut folgen und sehe es mittlerweile auch so, dass zukünftig nur noch Dokumente in die Vorgangsmappe Lohn gehören, die Handakten- oder Organisationscharakter haben.

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Welche sind das bei Euch?

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Ich würde aus den Aussagen lesen, dass bei euch alle Lohnmandanten in Datev Personal "müssen". Wie ist das bei euch umgsetzt oder geplant, mit Weiterberechnung und Mitarbeit der Mandanten?

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Ja, sie müssen. Keine Insellösungen mehr. Auch keine Drittanbieterlösungen, denn diese verursachen an anderer Stelle Mehraufwand (Programmpflege, Fehlermanagement durch Telefonsupport, Betreuung bei Einlernphasen, Probleme bei Schnittstellenänderungen, zusätzliche Arbeit durch Überprüfen auf Änderungen usw. usf.)

Das ist sicherlich nicht immer der wahre Jakob, aber einen Tod muss man sterben. Deswegen sind mir die kritische Begleitung wie auch das Geben von Hinweisen an DATEV so wichtig, weil wir halt eben nicht auf 3rd-party-Anbieter ausweichen wollen und durch den Einsatz von ASP auch nicht immer können. Wir benötigen funktionierende Produkte aus einer Hand. 

Dort, wo die Personalakte nicht ohnehin abgegolten ist, wird sie nach einer Übergangsphase mit Hinweis auf kommende gesetzliche Verpflichtung weiterberechnet. Man muss sich von der Vorstellung lösen, dass der vereinbarte Grundpreis pro Arbeitnehmer eine Flatrate darstellt. 

Mitarbeiten muss der Mandant schon, sei es durch Upload mobil, sei es über den Browser, wobei es natürlich bitter ist, dass die sogenannten Kollaborationstools vielfach (noch) nicht diesen Namen verdient haben. Stichworte Monatserfassung, Personaldatenänderungen usw. Kein Upload Mail, das geht erfahrungsgemäß schief.

Natürlich gibt es hier auch Abstufungen bei einzelnen Mandanten, je nach restlichem Mandat. Allerdings darf nicht der Eindruck entstehen, Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Abfallprodukt der Buchführung, geht "mal eben so" auf Knopfdruck oder läuft "automatisch", nur weil hinter dem Mandanten "hinterher geräumt" wird.

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@t_r_  schrieb:
Wie ist das bei euch umgsetzt oder geplant, mit Weiterberechnung und Mitarbeit der Mandanten?

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Weiterberechnung weiß ich nicht, nicht meine Baustelle. Bei der Mitarbeit hängt es von den Mandanten ab. Zum Teil wird Personal (noch) rein intern genutzt, damit wir weiter die Personalakte haben. Zum Teil holen die Mandanten sich da nur ihre Auswertungen und fragen vielleicht noch eAU ab, manche laden auch Unterlagen für die Personalakte hoch, und ganz wenige nutzen den vollen Umfang.

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@ulli_preuss  schrieb:

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@t_r_  schrieb:

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@ulli_preuss  schrieb:

Auch wenn ich persönlich der Meinung bin, dass Personalunterlagen nicht ins DMS gehören, gibt es aber Situationen, in denen es nicht anders geht.  

Wohin sollen die Unterlagen den dann, wenn man keine digitale Personalakte hat? Papierordner?

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Mensch Thomas, das habe ich doch schon geschrieben.

Sorry, manchmal brauche ich nen Blindenhund.😎

Alleine schon der Ordner LOHN, ergänzt um Register, Arbeitnehmer (wenn möglich) und Stichworte, sollte für eine Vorsortierung helfen. Und natürlich in der Detailsuche nicht die Archive vergessen.

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Bei uns wird auch immer der Arbeitnehmer bezeichnet, wenn es Dokumente außerhalb von Vorgangsmappen zum Abrechnungsmonat gibt.

Muss ja auch, sonst findet man ja nix wieder.

Das sagst Du so in Deinem jugendlichen Leichtsinn. 😁 Wir hatten einen Azubi, der dachte, der bräuchte auch kein Alphabet mehr.

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Heute kann ich dem Gedanken sehr gut folgen und sehe es mittlerweile auch so, dass zukünftig nur noch Dokumente in die Vorgangsmappe Lohn gehören, die Handakten- oder Organisationscharakter haben.

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Welche sind das bei Euch?

Wird man an einigen Stellen noch ausdiskutieren müssen. Handakte /Orga teilweise kaum trennbar --> Beratungsansätze, Aktennotizen zu steuerlichen, sv Planungen und Abstimmungen, Excel-Berechnungstools, Hinweise zu Besonderheiten bei der Abrechnung für Vertretungsfälle, Hilfs-und Checklisten für die Bearbeitung, Dinge, die ein Prüfer nicht unbedingt sehen muss

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Ich würde aus den Aussagen lesen, dass bei euch alle Lohnmandanten in Datev Personal "müssen". Wie ist das bei euch umgsetzt oder geplant, mit Weiterberechnung und Mitarbeit der Mandanten?

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Ja, sie müssen. Keine Insellösungen mehr. Auch keine Drittanbieterlösungen, denn diese verursachen an anderer Stelle Mehraufwand (Programmpflege, Fehlermanagement durch Telefonsupport, Betreuung bei Einlernphasen, Probleme bei Schnittstellenänderungen, zusätzliche Arbeit durch Überprüfen auf Änderungen usw. usf.)

Wow, sehr konsequent. WIr haben zumindest im Vorlauf Zeitwirtschaftssysteme, wären auch bei Personalsoftware offen. Import- bzw. Exportfähig muss der Mandant die Software bekommen, wir helfen nur dem Schnittstellenmitarbeiter des Softwareanbieters mit Lohnarten etc..

Das ist sicherlich nicht immer der wahre Jakob, aber einen Tod muss man sterben. Deswegen sind mir die kritische Begleitung wie auch das Geben von Hinweisen an DATEV so wichtig, weil wir halt eben nicht auf 3rd-party-Anbieter ausweichen wollen und durch den Einsatz von ASP auch nicht immer können. Wir benötigen funktionierende Produkte aus einer Hand. 

Wir nutzen auch asp, nutzen aktiv auch keine Fremdsoftware und forcieren auch keine Fremdsoftware. Daher bin ich auch für funktionierende Software der Datev. 😀

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Mail ohne Anhänge ins DMS. 

Wie soll das funktionieren?

Wenn ich Mails ablege, kann ich auswählen ob ich nur die Anhänge ablegen will, die Mail mit Anhängen zusätzlich in der Dokumentenstruktur oder die Mail ohne dass die Anhänge als zusätzliche Dokumentenstruktur gespeichert werden.

Im DMS macht dies den Unterschied, ob mir als Dokumenttyp einfach nur ne Mail angezeigt wird, oder ob ich sehe dass da noch z.B. PDF-Dokumente dranhängen. In der Schnellansicht wird die Mail dan vollständig inkl. Anhänge angezeigt. Wenn die Anhänge zusätzlich in der Dokumentenstruktur sind, werden mir diese doppelt angezeigt.

Die Mail wird in jedem Fall, sofern ich nicht nur die Anhänge ablege, vollständig im DMS gespeichert.

Oder löscht ihr nach dem Ablegen alle Anhänge?

Und mal ganz ehrlich, löscht ihr tatsächlich nach einer festgelegten Zeit alle Unterlagen von ausgeschiedenen Mitarbeitern?

Was das angeht ist doch keiner von uns das strahlende Vorbild.

Wir haben auch einen Ablage-Knigge. Aber wie willst du einen Brief/Mail ablegen, wenn dir der Mandant im Fließtext zu mehreren Mitarbeitern irgendwelche Mitteilungen schickt.

Inzwischen ist auch die Volltextsuche so gut, dass die in gescannten Dokumenten Begriffe finden kann.

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Mandanten die bereits DUo im Einsatz haben, bekommen Personal einfach übergestülpt. Die paar Cent/Euro für die Personalakte müssen die dann in Kauf nehmen.

Ab nächten Jahr müssen die Lohnunterlagen ja sowieso digital aufbewahrt werden. Da hat man wenigstens eine gute Begründung.

Kann man Datev Personal eigentlich kostenfrei für Kanzleizwecke nutzen? Bei einem Seminar hieß es mal, das DUo für Kanzleizwecke kostenfrei ist, aber gilt das auch für Personal?

Auch wegen der E-Rechnung müssen wir viel mehr Mandanten ins DUo "zwingen".

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Mail ohne Anhänge ins DMS. 

Wie soll das funktionieren?

Ich lösche dann die Anhänge in outlook und speichere die E-Mail ohne Anhänge. Allerdings will ich jetzt  hier nicht das strahlende Vorbild mimen, sondern nur, wie es geht. 

Und mal ganz ehrlich, löscht ihr tatsächlich nach einer festgelegten Zeit alle Unterlagen von ausgeschiedenen Mitarbeitern?

Was das angeht ist doch keiner von uns das strahlende Vorbild.

Also nach 10 Jahren werden die Daten tatsächlich gelöscht, solange bleiben die Daten in der Regel auch im Lohndatenbestand.

Wir haben auch einen Ablage-Knigge. Aber wie willst du einen Brief/Mail ablegen, wenn dir der Mandant im Fließtext zu mehreren Mitarbeitern irgendwelche Mitteilungen schickt.

Pro Mitarbeiter mit Schwärzung bei den anderen Mitarbeitern ablegen. 😁 Mandanten erziehen. 😁 Oder einfach mit gewissen Unregelmäßigkeiten leben müssen.

Ich glaube, dass man das nur nach besten Wissen und Gewissen machen kann.

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@rschoepe  schrieb:

Zum Teil wird Personal (noch) rein intern genutzt, damit wir weiter die Personalakte haben. 

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Ist teilweise bei uns auch so. Es reicht schon, die alten Dokumente, welche noch nicht digitalisiert aber wichtig sind, nach und nach in die Personalakten zu bringen. da sollten die aktuellen gleich ein sortiert werden.

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Zum Teil holen die Mandanten sich da nur ihre Auswertungen und fragen vielleicht noch eAU ab, manche laden auch Unterlagen für die Personalakte hoch, und ganz wenige nutzen den vollen Umfang.

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Ja, leider ist die Nutzung von DATEV Personal durch die Mandantschaft durchaus "ausbaufähig". Einen habe ich vom Abruf der eAU per SV-Meldeportal auf DATEV Personaldaten umswitchen können, er ist sogar von der Oberfläche angetan. Ein anderer überprüft wegen schlechten Erfahrungen aus der Vergangenheit die angegebenen AU-Zeiten selbst. Dafür suche ich bei anderen immer noch sicherheitshalber Belege online durch, ob sich nicht doch "sonstige" Dokumente in den Posteingang "verirrt" haben.

Den Idealfall, den sich DATEV vorstellt, gibt es nicht, wird aber bei der Programmierung immer vorausgesetzt. Das bedeutet wiederum, dass Abweichungen den von DATEV erdachten Workflow stören und wir bei dem teilweisen Murks sind, der momentan angeboten wird.

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@NaJu2008  schrieb:

Mail ohne Anhänge ins DMS. 

Wie soll das funktionieren?

Wenn ich Mails ablege, kann ich auswählen ob ich nur die Anhänge ablegen will, die Mail mit Anhängen zusätzlich in der Dokumentenstruktur oder die Mail ohne dass die Anhänge als zusätzliche Dokumentenstruktur gespeichert werden.

[...]

Oder löscht ihr nach dem Ablegen alle Anhänge?

Wenn schon im DMS abgelegt wird, dann die Anhänge separat ins DMS ziehen und entsprechend ablegen. Mail ohne Anhänge zusätzlich ebenfalls separat ins DMS, öffnen und alle Anhänge löschen. 

Somit sind die personenverbundenen Dokumente mit dem Mitarbeitnehmer verknüpft und auch die Mail archiviert.

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Und mal ganz ehrlich, löscht ihr tatsächlich nach einer festgelegten Zeit alle Unterlagen von ausgeschiedenen Mitarbeitern?

Natürlich nicht. 😉

Wer soll das bezahlen und vor allem entscheiden, was prüfungsrelevant und somit aufbewahrungspflichtig ist, damit aber mit der DSGVO kollidiert?

Aber wie willst du einen Brief/Mail ablegen, wenn dir der Mandant im Fließtext zu mehreren Mitarbeitern irgendwelche Mitteilungen schickt.

Siehe oben. Ich stehe auf dem Standpunkt, dass alle für die Lohnabrechnung relevanten gemachten Angaben auch aufbewahrungspflichtig sind. Heikler könnte es natürlich bei dem Fließtext-Mischmasch sein, wo z. B. auch Adressänderungen drinstehen. Allerdings: Selbst wenn mit einem Rechtsanwalt gedroht wird, bekommt dieser doch keinen Zugriff auf die IT oder Handakten. Wie soll dann aber nachgewiesen werden, dass noch Dokumente existieren, wo der Name des MA auftaucht?

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@t_r_  schrieb:

Sorry, manchmal brauche ich nen Blindenhund.😎

🤣

Wird man an einigen Stellen noch ausdiskutieren müssen. Handakte /Orga teilweise kaum trennbar --> Beratungsansätze, Aktennotizen zu steuerlichen, sv Planungen und Abstimmungen, Excel-Berechnungstools, Hinweise zu Besonderheiten bei der Abrechnung für Vertretungsfälle, Hilfs-und Checklisten für die Bearbeitung, Dinge, die ein Prüfer nicht unbedingt sehen muss

Ok, das ist nachvollziehbar und sinnvoll. Habe ich zum Teil auch so im Einsatz.

Gerade bei Exceldateien, die monatlich ergänzt werden, ist eine Ablage in der Personalakte natürlich nicht möglich. Ich führe z. B. bei einem Mandanten eine Tabelle für die monatlich anzurechnende Übungsleiterpauschale und dem noch zur Verfügung stehenden Rest, bei einem anderen die Berechnung der monatlichen Provision auf Basis der Umsätze des Vormonats usw. 

Abzuklären wäre trotzdem noch, ob in Zukunft alle gespeicherten Dokumente/Belege in der jeweiligen Mandanten-Personalakte bei einer euBP übermittelt werden oder wirklich nur die mit dem Haken bei "prüfungsrelevant". Wenn ja, sollte man jetzt bereits anfangen mit dem Aussortieren/Umspeichern, im anderen Fall müssen die gesetzten Haken überprüft werden (hier war die "alte" On-Premise-Personalakte praktikabler als die jetzige "neue").