Vorgangsmappe - Dokumentstruktur [lesend]

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Wir sind vor etwa einer Woche von der alten Dokumentenablage auf Datev DMS umgestiegen. Die Vorgangsmappen sind toll und werden bereits fleißig genutzt.

Was bei der täglichen Arbeit sehr stört: Sobald ein Dokument, das direkt in der Vorgangsmappe abgelegt ist geöffnet wird, wird die Dokumentstruktur auf "lesend" gesetzt und nichts kann mehr geändert werden.

Beispiel: Das PDF-Dokument "Anlage N - Arbeitsmittel" ist direkt in der Vorgangsmappe gespeichert und wird geöffnet. Das Programm setzt die Dokumentenstruktur auf "lesend". Die Dokumentenstruktur bleibt auf "lesend" selbst wenn ich das PDF wieder schließe. Wenn ich nun irgendetwas machen will - sei es umbenennen, oder vom Ordner "to do" in den Ordner "Anlage N" verschieben, oder ein neues Dokument hinzufügen - ich muss alle geöffneten Dokumente und die Vorgangsmappe komplett schließen.

Noch unpraktischer wird das ganze, wenn die Excel-Arbeitsmappe direkt in der Vorgangsmappe abgelegt ist (statt über Verknüpfung). Dann muss man für jede kleine Änderung eines PDFs sämtliche Aufstellungen schließen.

Gibt es für dieses Problem einen Workaround oder eine Lösung?

Perfekt wäre es, wenn nur das geöffnete Dokument gesperrt / ausgecheckt werden würde und sich sämtliche andere Dokumente in der Vorgangsmappe weiterhin ändern lassen würden. Wenn das geöffnete Dokument geschlossen wird, sollte sich auch dieses Dokument dann gleich wieder verschieben oder umbenennen lassen.

[#2 · Accepted solution]

Guten Morgen,

die Umstellung der Vorgangsmappe auf "lesend" erfolgt nur, wenn Sie eine Datei aus dem Filesystem in die Vorgangsmappe hinzufügen und diese geöffnet wird. Das Öffnen dieser Dateien bewirkt das Sperren der Vorgangsmappe, da die Datei nur hier vorhanden ist und die Änderungen in der Vorgangsmappe gespeichert werden müssen.

Wird eine in DATEV-DMS befindliche Datei in die Vorgangsmappe eingefügt, wird ein Link erzeugt (DLK). Das Öffnen dieser Datei verursacht das Verhalten nicht.

Unsere Empfehlung für Ihren Workflow ist daher nur Links in die Vorgangsmappe einzufügen, damit andere Kollegen auch in der Vorgangsmappe arbeiten können. Möchten Sie eine Datei aus dem Filessystem einfügen, erzeugen Sie dort eine Verknüpfung und übernehmen diese in die Vorgangsmappe.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#3]

Eine kleine Ergänzung, die wir soeben herausgefunden haben:

Unser größtes Problem - die Sperrung der Vorgangsmappe, selbst wenn keine Dokumente der VGM mehr geöffnet sind - löst sich, indem man auf das "Aktualisieren" Symbol in der VGM klickt.

Als Anregung für die weitere Entwicklung des DMS würde ich vorschlagen, dass diese Aktualisierung der VGM automatisch funktionieren könnte (z.B. wenn ein geöffnetes Dokument geschlossen wird, oder in bestimmten zeitlichen Abständen).

[#4]

Hallo Herr Seidel,

wir haben das Problem dass in die Vorgangsmappe keine Dateien aus dem Filesystem eingefügt werden können sondern lediglich Dateien die bereit in der DMS abgelegt sind.

Haben Sie eine Idee woran das liegen könnte?

Vielen Dank

[#5]

Hallo!

Ich vermute, dass Sie mit DATEV DMS classic arbeiten. Dort können in eine Vorgangsmappe tatsächlich nur bereits separat abgelegte Dokumente eingefügt werden.

In dem Nachfolgeprodukt DATEV DMS wurden die Konzepte Dokumentstruktur und Vorgangsmappe quasi verschmolzen, so dass man in eine Vorgangsmappe auch Dokumente direkt aus dem Explorer ablegen kann, ohne sie zuvor separat in DMS gespeichert zu haben.

Viele Grüße - Nicola Teich

[#6]

Guten Morgen,

ich habe in Datev DMS folgendes Problem.

Beim Öffnen der Vorgangsmappe wird automatisch das erste Dokument aus der Vorgangsmappe geöffnet und die Vorgangsmappe auf "lesend" gesetzt. So kann ich nicht weiter die Vorgangsmappe bearbeiten.

Kann man das automatische öffnen irgendwo abstellen? Oder das automatisch geöffnete Dokument schließen so dass ich weiter arbeiten kann?

Gruss

Timo Högemann

[#7]

Hallo Herr Högemann,

die Vorgangsmappe stellt ich dann auf lesend, wenn Sie eine Datei aus dem Filesystem in die Vorgangsmappe hinzufügen und diese geöffnet wird. 

Wird eine in DATEV-DMS befindliche Datei in die Vorgangsmappe eingefügt, wird ein Link erzeugt (DLK). Das Öffnen dieser Datei verursacht das Verhalten nicht.

Dieses Verhalten wird voraussichtlich zur neuen Programm-Version ab September behoben.

Unsere Empfehlung für Ihren Workflow bis dahin ist, nur Links in die Vorgangsmappe einzufügen, damit andere Kollegen auch in der Vorgangsmappe arbeiten können. Möchten Sie eine Datei aus dem Filessystem einfügen, legen Sie die Datei zuerst in DATEV DMS ab und übernehmen diese als Link in die Vorgangsmappe.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#8]

Hallo Herr Seidel,

dieses Verhalten scheint mir aktuell noch nicht behoben.

Das Arbeiten mit den Vorgangsmappen könnte eine schöne Sache sein, ist leider aber durch dieses Problem in der Praxis sehr umständlich. 

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Hallo @GerdaLinder,

eine Programmänderung an dieser Stelle ist bisher nicht absehbar.

Ein Wunsch liegt uns vor, und ich erfasse sie direkt auch als Nennung hierzu.

Wir haben zu dem Programmverhalten kürzlich ein Hilfe-Dokument, mit einer Erläuterung zur Ursache und einer Handlungsempfehlung, veröffentlicht.
Vorgangsmappe erhält den Status „lesend“ nach Öffnen eines Dokuments

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#10]

Hallo Frau Szczepańska,

mich bitte auch auf die Wunschliste mit aufnehmen.

Habe eben wieder dieses unpraktische Verhalten erleben dürfen und mit Zwischenspeichern etc. arbeiten müssen.

Gruß

Patrick Bohnes

[#11]

Hallo Herr Bohnes, 

habe Sie ebenso hinzugefügt.


Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#12]

Hallo Frau Szczepanksa,

Sie schreiben, eine Programmänderung sei nicht absehbar. Wie muss man dann die Mitteilung vom Herrn Seidl vom 22. Juli 2020 verstehen?

Vielen Dank für den Hinweis auf das Hilfe-Dokument. Die dort vorgeschlagene  Vorgehensweise ist jedoch umständlich und bläht m.E. die DMS unnötig auf. 

Eine Verbesserung an dieser Stelle wäre m.E. dringend nötig. Das Thema scheint auch andere DMS-Nutzer zu interessieren.

Grüße

Gerda Linder

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Guten Morgen Frau Linder, 

bitte entschuldigen Sie die späte Rückmeldung. 

Tatsächlich wurde zur 14.1 bzw. 14.1 Servicerelease etwas gemacht/ nachgebessert. 

Das Verhalten soll nun wie folgt sein: 

Solange eine eingefügte Datei aus einer Vorgangsmappe geöffnet ist, wird die Vorgangsmappe im lesenden Zustand sein.

Wird die Datei geschlossen sollte das Verhalten der Vorgangsmappe so sein, dass

1. bei Bilddateien, die mit dem Dokument Viewer zur Bearbeitung geöffnet werden, der lesende Zustand beim Schließen automatisch aufhoben wird.

2. bei Office Dateien, die zur Bearbeitung geöffnet wurden, mit dem Aktualisierungsknopf der lesende Zustand aufgehoben wird.

3. bei PDF-Dateien (Einstellung: Öffnen mit Externer Anwendung) durch Aktualisierung ebenfalls der lesende Zustand aufgehoben wird. 

Bei DLK-Links sollte nie ein lesender Zustand entstehen. 

Ausnahmen: Dokumente, die nicht als Bilddokument bzw. Office-Dokument gelten, z.B. TXT.
Bei solchen Dokumenten ist immer ein manuelles Einchecken notwendig. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#14]

Hallo Frau Schlee,

danke für die Zusammenfassung der ToDo's beim Schließen von Dateien.

Wir haben uns gefreut, als wie gelesen haben dass wir im neuen DMS Dateien nur in Vorgangsmappen ablegen können. Dass würde das DMS nicht so aufblähen.

Doch wie wir feststellen mussten, wurde die Vorfreude wieder einmal von der DATEV getrübt.

Wenn wir es so nutzen wollen (Dateien nur in der Vorgangsmappe abspeichern, nicht in DMS) müssen wir uns also ein Post-it an den Bildschirm kleben wo wir den genauen Vorgang bei jedem Dateityp vermerken, merken kann sich das ja keiner. Und am besten gleich dazuschreiben, das z.B. keine 2 Excel-Tabellen aus einer Vorgangsmappe gleichzeitig geöffnet werden können, da beim Schließen diese nicht mehr in die Vorgangsmappe zurückgeschrieben werden können (wegen "nur lesend").

Oder wir machen es wie vorher, alles in DMS ablegen und dann mit der Vorgangsmappe verknüpfen.

Wir hoffen hier auf eine schnelle Änderung/Anpassung durch DATEV, denn ansonsten kann man diese Neuerung aus unserer Sicht nicht nutzen.

Gruß

Patrick Bohnes

[#15]

Hallo Frau Schlee,

danke für die Info.

Sie werden aber verstehen, dass dies auch keine wirkliche Lösung für das Problem ist.

Deshalb die dringende Bitte an DATEV, hier Abhilfe zu schaffen und das Arbeiten mit den Vorgangsmappen praktikabler zu machen.

Freundliche Grüße

Gerda Linder

[#16]

Hallo @p_bohnes,

wir trüben Ihre Vorfreude sicherlich nicht mit Absicht.

Tatsächlich gibt es innerhalb der Vorgangsmappe zwei Zustände von "[lesend]"

• Die Vorgangsmappe ist in den Eigenschaften mit einem Schreibschutz versehen oder ist bei einem anderen Benutzer in Bearbeitung -> das Dokument ist in diesem Zustand für Sie immer "[lesend]"
• Sie öffnen ein Teildokument, das direkt in der Vorgangsmappe gespeichert ist. Die Mappe wird "[lesend]" gesetzt. Trotzdem können Sie auch weitere Teildokumente aus dieser Vorgangsmappe bearbeiten. Das habe ich gerade nochmal getestet. Bitte probieren Sie es in Ruhe nochmal aus.

(Die Ausführungen gelten genauso für ein strukturiertes Dokument.)

Daraus ergeben sich zwei Handlungsempfehlungen:

• Wenn Sie alleine mehrere Teildokumente einer Vorgangsmappe gleichzeitig bearbeiten wollen, dann ist das aktuell bereits problemlos möglich.
• Wenn Dokumente EINER Vorgangsmappe gleichzeitig von verschiedenen Personen bearbeitet werden sollen, dann müssen Sie bitte mit Verknüpfungen arbeiten.

Ich denke auch, dass Sie auf den Post-It mit gutem Gewissen verzichten können. Man sieht ja, ob die Vorgangsmappe nach dem Schließen eines Teildokumentes automatisch den Zustand "[lesend]" verlässt oder ob man eben einmal F5 drücken muss. 

Wir sind der Meinung, dass wir insgesamt durch die Verschmelzung der Funktionen von strukturierten Dokumenten und Vorgangsmappen einen erheblichen Mehrwert geschaffen haben. Ich würde mich freuen, wenn Sie sich diesen noch weiter erschließen könnten.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

[#17]

Hallo Frau Teich,

was aber m.E. nicht funktioniert ist das Zufügen neuer Dokumente in eine Vorgangsmappe (oder auch Dokumentstruktur), sei es direkt oder als Verknüpfung zu einem DMS Dokument, während des "Lesend"-Zustandes. 

Freundliche Grüße

Gerda Linder 

[#18]

Guten Morgen Frau @GerdaLinder 

Änderungen an Dateien an dieser Stelle konkurrieren leider mit Änderungen an der Struktur. Daher ist die Bearbeitung mehrere Dateien gleichzeitig möglich, die Bearbeitung der Struktur und die gleichzeitige Bearbeitung einer Datei ist jedoch nicht möglich.

Hier müsste man versuchen, die Arbeit so zu organisieren, dass man zunächst alle Dokumente/Belege, die man vielleicht per E-Mail erhalten hat, in die Vorgangsmappe einfügt und erst danach mit der Arbeit in den Dokumenten beginnt.

Aktuell muss, um die Struktur wieder bearbeiten zu können, einmal aktualisiert werden, um den [Lesend] Status wegzubekommen. Wir arbeiten allerdings daran, dass die Struktur sich automatisch aktualisiert sobald die Bearbeitung der letzten Datei abgeschlossen ist. Dann würde der [Lesend] Status automatisch wieder verschwinden.

Wir werden in den Neuerungen informieren, wenn es vollbracht ist.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

[#19]

Guten Morgen zusammen, 

wir kämpfen ebenfalls mit den bereits durch die Kollegen beschriebenen Problemen, insbesondere der "lesend-Modus" sorgt für Schwierigkeiten im Team, wäre schön, wenn das noch optimiert wird. 

Beste Grüße