Monitoring OCR-Warteschlange Datev DMS

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Hi, durch Zufall habe ich eben im DMS gesehen, dass seit 4 Tagen keine OCR Erkennung mehr über unsere abgelegten Dokumente läuft und sich die OCR Warteschlange immer weiter füllt. Nach Neustart des OCR Dienstes am Server klappt wieder alles - soweit so gut 🙂

Um die Erkennung dieses Problems nicht vom Zufall abhängig zu machen, würde ich das nun zukünftig gerne bei uns im Monitoring irgendwie prüfen/abfragen. Gibt es die Möglichkeit, die Anzahl der Dokumente in der OCR Warteschlange mit einem externen Tool / Script abzufragen? Oder könnte man die Anzahl in eine Datei schreiben lassen, die ich dann mit dem Monitoring auswerte? Oder habt ihr evtl. noch eine andere Idee dafür?

Danke vorab 🤗

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Guten Morgen @dstoll ,

der Status der Volltexterkennung (OCR) kann per Filter überprüft werden. Hierbei sehen Sie auch die Anzahl der ausstehenden Dokumente.
Siehe hierzu Status der Volltexterkennung (OCR) per Filter prüfen

Im Dokument  DATEV DMS: Probleme mit der Volltextermittlung (OCR) erhalten Sie des weiteren Informationen zu möglichen Abhilfen bei Problemen mit der Volltexterkennung (OCR) in DATEV DMS.


Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Ich hätte jetzt die Hoffnung, dass man per Document Management API (document management - DATEV Developer Portal | DATEV Developer Portal) irgendwie an den OCR Status der Dokumente kommen kann und daraus dann ableiten kann, ob die OCR Warteschlange abgearbeitet wird oder nicht. Auf den ersten Blick ist mir da aber nichts in diese Richtung ins Auge gesprungen.

Anderer Ansatz wäre die Prozesse aus DATEV DMS: Informationen zur OCR Volltexterkennung - DATEV Hilfe-Center zu monitoren (und zu hoffen, dass einer davon im Fehlerfall nicht mehr läuft):

Datev.Dms.Ocr.Service.exe
Datev.Dms.Ocr.Server.exe
Datev.Dms.Ocr.IFilterEngine.exe
OCRService.exe
OCRServer.exe

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... nur mal interessehalber :

Ist dieser OCR-Service innerhalb des Datev-DMS hinsichtlich der Funktionen und der 'Qualität' vergleichbar mit der Datev-OCR in "Datev Unternehmen Online" ...

... oder ist es eine völlig andere (Parallel-)Welt ?

... und falls dieser OCR-Service des Datev-DMS tatsächlich in einer ganz anderen 'Liga' spielt, stellt sich die Frage, warum die DUO-OCR nicht auch in diese 'Liga' aufsteigen kann.

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@vogtsburger  schrieb:

stellt sich die Frage, warum die DUO-OCR nicht auch in diese 'Liga' aufsteigen kann.

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Wie kommen Sie darauf, dass es ein Aufstieg wäre? 🙃

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... weniger Funktionen und schlechtere Text-Erkennung lag/liegt außerhalb meiner Vorstellungskraft 😉

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@Magdalena_Szczepańska 

Danke für den Hinweis. Den Filter hatte ich bereits eingerichtet - aber da muss ich immer selbst daran denken, dort regelmäßig reinzuschauen - ich hätte halt gerne was "automatisches". Sowas passiert ja auch immer nur alle paar Wochen / Monate mal.

@janm 

Auch Dir danke für die Hinweise. Die API ist eine gute Idee, das werde ich mir mir auf jeden Fall mal anschauen, vielleicht findet sich da ja doch noch was. Bei den Prozessen habe ich leider nicht geschaut, welche noch aktiv waren, als der Fauxpas auffiel (der Dienst stand noch auf gestartet) - werde ich aber auf jeden Fall im Hinterkopf behalten und prüfen, falls das wieder mal auftreten sollte. In das Monitoring werde diese auf jeden Fall jetzt mit aufnehmen. Danke 😊

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@dstoll schrieb:

aber da muss ich immer selbst daran denken, dort regelmäßig reinzuschauen

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Sag' doch Manuela 👩 Bescheid? In Vertretung für Manuel 👨. Die ruft Dich dann an und dann kannst Du handeln. www.datev.de/shop/manuela Abrechnung nach virtuellen Mausklicks für die gute Dame 😂.

@dstoll: So wie der Zahlungsverkehr online-Betrieb, den man genauso mies überwachen kann. Unser Solution Partner monitort auch eine EXE aber selbst wenn die läuft, kann der Zahlungsverkehr abgestürzt sein; nicht mehr reagieren oder aus welchen Gründen auch immer pausieren.  

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Bei uns ging die Indizierung plötzlich auch nicht mehr. Ein Neustart des Dienstes hat NICHT ausgereicht. Erst nachdem (%datevpp%\PROGRAMM\K0000276) Datev.Dms.Ocr.SettingsConfigurator.exe gestartet und den richtigen Datenpfad aktiviert hatte ging, nach Neustart des Dienstes, die Erkennung wieder. Frage mich, warum sich die Konfiguration einfach verändert? Lief nach der DMS Umstellung eigentlich problemlos. 

Ein "Monitor" wäre super. Den Dienst zu überwachen bringt nichts, der lief ja.

Grüße

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Danke für den Hinweis! Auch bei uns liegen 13.196 Dokumente in der OCR Volltext Warteschlange. Was ist da los DATEV?

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Ich "monitore" aktuell, ob Prozessanzahl OCRService.exe > 0. ALs die OCR Erkennung zuletzt hing, war dieser Prozess nicht gestartet, die Datev.Dms.Ocr.* Prozesse liefen aber. Langzeiterfahrung dazu habe ich allerdings noch nicht.

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Bei uns läuft seit dem August-Update auch die OCR nicht mehr.

Wenn ich die OCR allerdings händisch über den DMS-Client anstoße, arbeitet er sie ab... kann aber nicht die Lösung sein.

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@boomboom schrieb:

Wenn ich die Dokumente allerdings händisch über den DMS-Client anstoße, arbeitet er sie ab?!

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Klar, weil DATEV  Manuela #NothingNew 😅

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Guter Ansatz. 🙂. @dstoll 

Würde von DATEV aber schon erwarten, dass sie ein vernünftiges Monitoring bereitstellen.....

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Herr Boomboom, könnten Sie auf dem Server die Konfiguration des Datenpfads prüfen?

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@rganter 

das dokument habe ich abgearbeitet.. sieht soweit alles gut aus.

https://apps.datev.de/help-center/documents/1025582

wir haben keinen DAP auf dem file/dms-Server installiert.. vielleicht führt das wieder zu einem Problem...?

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Wenn die OCR läuft (Warteschlange bei uns ist leer), dann würde mich bei den 469 Dokumenten noch interessieren, warum die OCR fehlerhaft ist... 

Spalte "Volltextermittlung" mit gelben Ausrufezeichen... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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@boomboom 

Sie benötigen keinen DAP.

2.4.1.2 Neuen Datenpfad für die Volltextermittlung konfigurieren

	Datenpfad für die Volltextermittlung konfigurieren
	Voraussetzung: Administrator-Rechte in Windows
	Vorgehen:
1	Windows-Explorer öffnen.
2	In das Verzeichnis %datevpp%\PROGRAMM\K0000276 navigieren.
3	Auf die Datei Datev.Dms.Ocr.SettingsConfigurator.exe doppelklicken.
4	Im Tool Datev.Dms.Ocr.SettingsConfigurator: Server: Das Feld muss leer sein, da die Volltextermittlung beim Einsatz von Dokumentenablage nicht auf dem Fileserver läuft. Datenpfade: Die Datenpfade eintragen, über die die Volltextermittlung laufen soll.
5	Auf OK klicken.
	Der neue Datenpfad für die Volltextermittlung wurde konfiguriert.

Siehe Dok.-Nr.: 1011355  

Grüße

[#19]

@rganter 

wir haben seit 2020 DMS neu (so ziemlich als einer der ersten).. dann gabs jetzt zwei mal Probleme mit der OCR nach DATEV-Updates. 

Und dann wurde mir beim ersten mal gesagt, dass es Probleme mit Server ohne DAP geben kann (DATEV MA hatte sich draufgeschaltet).

Dann wurde irgendwann die OCR-Erkennung von den Clients auf den Server gelegt.. (2021)

Und jetzt steht da:

• Server: Das Feld muss leer sein, da die Volltextermittlung beim Einsatz von Dokumentenablage nicht auf dem Fileserver läuft.

Muss ich das verstehen? Wird das bei Dokumentenablage wieder anders gehabt als bei DMS?

[#20]

Wenn Sie das Programm starten, können Sie die Einstellungen kontrollieren. Gehe davon aus, dass Sie Standardeinstellungen verwenden. Bei uns DATEV DMS Server: SRV-DATEV

[#21]

achso.. unten weiter stehts auch so:

Im Tool Datev.Dms.Ocr.SettingsConfigurator:

• Server: Den Server eintragen, auf dem die OCR laufen soll.

• Datenpfade: Die Datenpfade eintragen, über die die OCR laufen soll.

das wird tatsächlich unterschiedlich behandelt.

@rganter 

bei uns sieht es genauso aus

[#22]

in der Datev.Dms.Ocr.Settings stand mal  <useLegacyFullTextProvider>true</useLegacyFullTextProvider>

und nun  <useLegacyFullTextProvider>false</useLegacyFullTextProvider>

hat vielleicht damit was zu tun @Magdalena_Szczepańska ?

und komischweise betrifft es nur MS-Dokumente.. PDF's werden abgearbeitet.

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@boomboom 

Nur MS-Dokumente? Schon überprüft?

3.4.1 Microsoft Office-Dokumente werden nicht erkannt

3.4.1.1 iFilter installieren

	iFilter installieren
	Voraussetzung: Administrator-Rechte in Windows
	Vorgehen:
1	Am DATEV DMS Server (meist Fileserver): Systemsteuerung öffnen.
2	Unter Programme | Programme und Features: Nach dem Microsoft Filter Pack suchen. Wenn das Microsoft Filter Pack nicht installiert ist, das Microsoft Filter Pack auf der Seite von Microsoft downloaden: Microsoft Office 2010 Filter Packs
3	Je nach eingesetztem Betriebssystem das Microsoft Filter Pack 32Bit oder 64Bit installieren.

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@rganter 

jap.. 

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Dann bleibt nur ein Servicekontakt.... 

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Vorhin war es mal wieder soweit. Das Monitoring hat aber brav Meldung gemacht (Dokumente wurden seit dem tatsächlich nicht mehr indiziert). Zeitgleich gab es auch eine Meldung im Ereignisprotokoll:

Also könnte man vermutlich auch auf diese Meldung im Ereignisprotokoll prüfen.

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Guten Morgen @boomboom 

Entschuldigung für die recht späte Antwort. 

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@boomboom  schrieb:

in der Datev.Dms.Ocr.Settings stand mal  <useLegacyFullTextProvider>true</useLegacyFullTextProvider>

und nun  <useLegacyFullTextProvider>false</useLegacyFullTextProvider>

Das hat damit keinen Zusammenhang. Der legacyFullTextProvider ist der alte OCR, der wurde aber schon vor etwa einem Jahr ausgetauscht. 

Der ist zwar technisch noch vorhanden, wird aber nicht mehr aktiv genutzt, weshalb er deaktiviert wurde. 

Wenn Sie die Abhilfen von den anderen Community-Usern schon ausprobiert haben, bleibt tatsächlich nur noch übrig, einen Servicekontakt bei uns im Programmservice zu öffnen. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Nachtrag.

Nach dem Update Ende letzte Woche, war der Datenpfad wieder nicht aktiv. Aktiviert, OCR Dienst neu gestartet -> OK

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Leider musste ich feststellen, dass das Problem nach wie vor besteht.

Sieht so aus, dass nach jedem Update die Einstellung berichtigt werden muss. Lösung wie immer. Muss jetzt doch mal ein Support-Ticket eröffnen.