Hallo @Gelöschter Nutzer,
sehr gerne!
Ich verstehe das so, dass im Normalfall nur die der E-Mail angehängte XML-Datei aufbewahrungspflichtig ist. In der Mail selbst werden normalerweise keine aufbewahrungspflichtigen Inhalte enthalten sein, so dass diese nicht aufbewahrt werden muss. Für eine alternative Speicherung der E-Rechnungen scheint die Datev außer UO nichts anzubieten (das E-Rechnungspostfach der Datev speichert anscheinend nur temporär).
Ja, die E-Mail muss nicht aufbewahrt werden, solange sie nicht weitere Informationen enthält, d.h. nur als Transportmedium dient.
Das E-Rechnungspostfach ist kein Langzeitarchiv und wir empfehlen die Nutzung von DATEV Unternehmen online. Die Daten können dann automatisiert aus dem Postfach nach DUo übertragen werden.
Andere Archivsysteme können sich per Schnittstelle an das Postfach anbinden. Dann wäre auch eine automatisierte Übergabe möglich.
Grds. wäre es aber auch möglich, DMS oder die DokAblage zu nutzen. Der Prozess ist dann allerdings nicht ganz so schön.
Es ist richtig, dass die E-Rechnung für den Versender voraussichtlich günstiger als ein Postversand ist. Per Post habe ich allerding schon lange keine Rechnung mehr erhalten (normalerweise liegt die Rechnung der Lieferung bei oder wird per Mail versandt).
Ja, aber der Eindruck täuscht. Ca. 2/3 aller Rechnungen werden noch per Papier ausgetauscht (Bitkom-Studie). Gerade beginnt der Anteil zu sinken.
Aber auch PDF-Rechnungen sind nicht per se günstig. Es gibt Studien dazu, dass diese durchschnittlich 5 - 7 Tage später bezahlt werden, als E-Rechnungen, weil sie manuell verarbeitet werden (Datenerfassung bzw. Nacherfassung nach OCR, etc.).
Der Mailversand führt außerdem zu höheren Mahnquoten, weil die Mail bspw. im Spam landet. Darum setzen wir beim E-Rechnungspostfach auf Netzwerke.
Die Kosten für den Empfänger sind allerdings nicht unbeachtlich. Bisher hat das nichts gekostet, die Datev verlangt nun ab 25 Rechnungen pro Monat 50 Cent für die Entgegennahme (nicht Speicherung) einer E-Rechnung.
Das es diese Sichtweise gibt, ist uns bewusst. Dabei wird allerdings immer so getan, als sei die Bearbeitung einer Papier- oder PDF-Rechnung oder einer per Mail empfangenen E-Rechnung, die heute ein Mensch macht, kostenlos. Auch hier gibt es Studien, dass sich im Eingang ca. 60% der Kosten sparen lassen. Individuell mag es da Abweichungen geben.
Selbst wenn die Kosten nicht interessieren, werden die Automatisierungsmöglichkeiten von vielen unserer Kunden vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels begrüßt.
Der Kunde erhält beim Empfang
- eine Virenprüfung,
- eine Validierung der Rechnung (als zukünftige Voraussetzung für den Vorsteuerabzug),
- eine Visualisierung der XML-Daten (z.B. für Prozesse, die nicht über Unternehmen online abgebildet werden),
- einen automatisierten, digitalen und GoBD-konformen Prozess bis zur Buchhaltung in Kombination mit DATEV Unternehmen online.
Darüber hinaus ist der Empfang aus dem TRAFFIQX-Netzwerk kostenlos und bietet weitere Vorteile (siehe oben). Jeder Kunde des E-Rechnungspostfachs kann zukünftig das TRAFFIQX-Netzwerk nutzen.
Wenn für die Rechnungserstellung eine DATEV-Lösung genutzt wird, ist außerdem der Versand kostenlos. D.h. es kostet dann für beide Seiten nichts.
