E-Rechnung -Ablage in DMS

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Die Ablage der an Mandanten übermittelten E-Rechnungen ist hinsichtlich der Ablage im DMS beim Arbeitsplatz "unglücklich" programmiert und für den Anwender auch etwas "unpraktisch".
Einerseits werden jetzt immer 2 pdf-Dateien abgelegt, wenn man eine Anlage Vorschüsse beifügt. Andererseits wird beim Aufruf als Seite 1 ff. ein Versuch der Darstellung des Inhalts der xml-Datei angezeigt (was bei mir zunächst einmal zum Erschrecken führte). Keiner will doch die xml lesen, sondern die E-Rechnung in gut lesbarer Form sehen (so wie sie beim Mandanten sichtbar wird.
Was die automatisierte Umstellung mit Assistenten betrifft: 
Wenn ich Mandanten bisher ihre Rechnung direkt nach DUO übermittelt hatte, kann ich nur vereinfacht auf Übermittlung nach DUO -ohne Zusatz-Mail an Mandant - umstellen.
Da es für mich selbstverständlich ist, dass die Mandanten unabhängig von DUO-Transfer die Rechnung zur Kenntnis bekommen (ins besonderem bei SEPA-Einzug), mussten wir jeden DUO-Mandanten einzeln anpacken und in den Stammdaten auf E-Rechnung / E-Rechnung Service umstellen. Der Assistent könnte insoweit optimiert werden.

Daher meine dringenden Verbesserungsvorschläge:
1. Rechnung und evtl. Anlagen in einer pdf zusammenfassen.
2. Reihenfolge in der Datei:
    a) lesbares Format (in hübsch)
    b) evtl. Anlagen
    c) Darstellung /Wiedergabe der xml
3. Weiterhin die Möglichkeit, die Rechnungen beim Mandant in Unternehmen online abzulegen und -wie bisher- eine gesonderte Mail an Mandant zur Kenntnis. Falls dies -aus welchen Gründen auch immer- nicht möglich sein sollte, kann ich nur -mit o.g. Optimierung des Assistenten- eine Umstellung auf E-Rechnung / E-Rechnung Service empfehlen, verbunden mit einer Nachricht an Mandant, dass er künftig die Rechnung selbst in DUO hochlädt.

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Hallo @harryhv,

unsere Produktentwicklung prüft bereits, ob die Anzahl der Seiten der Visualisierung evtl. noch reduziert werden können. Ich kann Ihnen hierzu allerdings aktuell noch nicht sagen, ob oder wann eine Änderung erfolgt.

Aufgrund der E-Rechnungspflicht müssen die strukturierten Daten der E-Rechnung visualisiert werden. Seit 01.01.2025 gilt dies auch bei E-Rechnungen im Format ZUGFeRD ab Version 2.0, da die strukturierten Daten laut Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen führend sind.

Datenvisualisierungen sind als solche zu kennzeichnen, deswegen steht bei der Visualisierung "Datenvisualisierung Rechnung".
Die Visualisierung beinhaltet oft mehr Seiten als die Sichtkomponente (PDF-Rechnung), die PDF-Rechnung können Sie aber weiterhin über die Registerkarte "Anlagen" im Viewer öffnen.

bzgl. Rechnungsschreibung/DUO, leite ich diesen Thread intern nochmal weiter.

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Unternehmen Online - E-Rechnungen - DATEV-Community - 464441

@Magdalena_Szczepańska 

in dem man sich von Haus aus bei der Programmierung mehr Mühe gibt?

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Um auf die Anfrage per Mail zu antworten, ob sich mit der Antwort das Problem gelöst hat, kann ich nur sagen:
            Nein.
Der Hinweis, dass Änderungen geprüft werden, hilft mir momentan nicht weiter und ist noch keine Problemlösung.

Ich kann nur betonen, dass man die Reihenfolge der Visualisierung und der lesbaren pdf-Dateinach dem Nutzen für den Empfänger bzw. DMS-Anwender bestimmen sollte. Sowohl Mandant als auch DMS-Mitarbeiter wollen wohl den "hübschen" Teil zuerst sehen; und nicht über mehrere Dokumente verteilt.

Ich bin etwas irritiert, dass man bei der Entwicklung die erhoffte Reihenfolge incl. Anhang Vorschuss beim Rechnungsmailempfänger, aber nicht bei der DMS-Ablage umgesetzt hat.

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Sehr geehrte Frau Szczepańska, 

mit Verlaub, das halte ich für schlichtweg falsch. Wir sprechen hier über die Ablage im DMS, also in meiner (!) Akte. 

Ich glaube, ich habe immer noch das Recht, in meiner Akte mehrseitige Belege in jeder beliebigen Reihenfolge abzulegen und in beliebiger Reihenfolge anzusehen.

Bitte schalten Sie diesen wirklichen Unsinn ab und überlegen noch mal von vorne. 

Vielleicht kümmert sich die Datev in der Zeit mal darum, dass die Rechnungen im DMS vernünftig ankommen, also mit richtigem Veranlagungszeitraum und kurzen (!) Beschreibungen. 

Mfg.

stbab1

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Hallo zusammen!

Nachdem es mich nun bei diversen Rechnungen "genervt" hat, habe ich bei der Suche nach einer Lösung für mein Problem diesen Beitrag gefunden.

Insbesondere nervt mich, dass ich bei der Beleganzeige (betrifft in unseren Fällen DATEV Unternehmen online) selbst unserer mit DATEV erstellten Rechnung auf der ersten Seite der Datenvisualisierung nicht einmal den Monat entnehmen kann, für den unsere Rechnung gestellt wurde (bspw. bei Buchhaltungen). Erst auf Seite 5 der Datenvisualisierung taucht der Monat auf.

Daher würde es mich freuen, wenn man den pdf-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung voranstellt oder es zumindest dem Benutzer überlässt, wie er das anschauen möchte.

Freundliche Grüße,
Thorsten Müller
Steuerberater