DIVA II - Extra Mail-Adresse als Bekanntgabeadresse für VDB einrichten?

[#1]

Frage in die Runde:

Wir wollen unseren Bescheidabruf auf Digitale Bescheide in der Vollmachtsdatenbank umstellen. Hierfür ist bekanntlich eine Mailadresse für den Empfang der Benachrichtung über neue Bescheide notwendig.

Wie wird dies in anderen Kanzleien gehandhabt?

Habt ihr hierfür eine extra Mail vdb@kanzlei.de? Tragt ihr die Mail des Sekretariats ein? 

Hintergrund: Wir haben 2 Personen im Sekretariat, welche sich wechselseitig um den Posteingang und damit zukünftig auch um die digitalen Bescheide kümmern. 

Bin gespannt auf die verschiedenen Ansätze 🙂  

[#2]

Eine extra E-Mail-Adresse nur für digit. Kommunikation FinVerw.. Auf das Postfach hat z.B. das Sekretariat zugriff - hat aber ansonsten selbst eine andere E-Mail-Adresse.

mfg

[#3]

Wir haben die Sekretariatsmail genommen. Da wird eh rein geschaut, bezüglich der anderen Aufträge. Sind bei uns auch zwei Kolleginnen, die das bearbeiten. 

Als wir unsere zweite Kanzlei (Ein System, aber selbstständige Kanzlei) umgestellt haben, war auch erst die Idee eine extra E-Mail-Adresse einzurichten, weil das Sekretariat von Kanzlei 1 die Bescheide abruft.

Haben wir verworfen. Kommt eh alles in einen Dokumentenkorb und dann gibt's wieder ein extra Postfach, was überwacht werden muss. Also kommt alles in unser SEK-Postfach. 😊

[#4]

Wir haben auch unsere "normale" Sekretariats E-Mail genommen, da dort auch die Bescheide in DMS übernommen werden. So können die E-Mails gleich genutzt werden, um abzugleichen, dass auch wirklich alle Bescheide abgerufen wurden. 

[#5]

Wir machen das auch über das Sekretariat. Das sind bei uns 5 Personen und auch mit Urlaub und Krankheit ist dann immer jemand da.

Ein zusätzliches Mailpostfach macht es nur unübersichtlicher.

[#6]

Die Empfehlung eines Dozenten war auch ein separates Mail-Postfach.

Ich konnte unseren Chef aber überzeugen, dass die info@ Adresse vom Sekretariat dafür ausreichend ist. Es handelt es sich ja nur um Benachrichtigungsmails. Wenn man den Abruf der Bescheide in den normalen Arbeitsablauf einbindet (z.B. jeden morgen abrufen) sind diese Mails ja zweitrangig und es geht nichts verloren. 🙂

[#7]

---

@mick  schrieb:

Die Empfehlung eines Dozenten war auch ein separates Mail-Postfach.

---

Wenn man das Ganze etwas kanalisieren will, würde es ja genügen, hier eine Regel anzulegen, um diese Benachrichtigungen in einen separaten Unterordner umzuleiten.

Dann verdrängen die Benachrichtigungen nicht den normalen Mailverkehr und sind gesammelt in der Übersicht des Ordners.

[#8]

---

---

@mick  schrieb:

[...]Es handelt es sich ja nur um Benachrichtigungsmails. Wenn man den Abruf der Bescheide in den normalen Arbeitsablauf einbindet (z.B. jeden morgen abrufen) sind diese Mails ja zweitrangig und es geht nichts verloren. 🙂

---

Die Bekanntgabe-Nachricht ist in diesem Fall ein relevantes Dokument für die Fristberechnung: VDB_Elektronische_Bekanntgabe_der_Bescheide_BStBK.pdf

Erstellt das Finanzamt einen Bescheid, ergeht eine Benachrichtigungs-Mail an die in der Vollmacht hinterlegte
EMail-Adresse. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die Frist zu laufen.

Also "zweitranging" würde ich das nicht bezeichnen!

Ob man eine separate Mail Adresse verwendet, sollte man von der Menge der Eingänge abhängig machen. Um den Überblick bei vielen Bescheiden zu behalten, ist ein extra Postfach durchaus hilfreich. Vor Allem bei Störungen (nach der Störung ist ja bekanntlich vor der Störung). Bei uns wird jede E-Mail mit dem abgerufenen Bescheid abgeglichen und "abgehakt". So fällt es direkt auf, wenn zwar die E-Mail vorhanden ist, aber der Bescheid nicht abgerufen werden konnte.

[#9]

Wir haben hier ebenfalls eine extra Adresse mit entsprechend freigegebenen Postfach. Ich sehe darin nur Vorteile, insb. darin, dass die Mails nie an eine Person gekoppelt sind und über das extra Postfach eine bessere Übersicht über die eingehenden Bescheide vorhanden ist. Aufgrund der Störungserfahrungen, als auch wenn tatsächlich mal ein digitaler Bescheid/Nachricht nicht eingeht, kann alles weitere so besser gelöst werden. 

Sicher geht auch eine individuelle Lösung im persönlichen Postfach mit Regeln etc. Sobald jedoch mehr als eine Person darauf zugreifen sollte, würde ich das nicht mehr in persönlichen Bereichen machen. An diese Adresse sollen ja darüber hinaus ja eben keine anderen Mails eingehen, die ggf. schützenswerte Daten enthielten.