Ausgangssituation:
Ich habe viele Dokumente eines Mandanten im Bereich "Dokumente". Wir arbeiten mit der DMS und sehr prozessorientiert und nur noch digital (papierlos bzw. papierarm). Der Mandant hat mir dort einen Mietvertrag hochgeladen und bittet um Prüfung bezüglich der USt.
Also öffne ich über die Vorlagenverwaltung unsere Vorlage für Aktenvermerk und beginne im Aktenvermerk die vertraglichen Grundlagen zu schildern. Wir verknüpfen dann im Aktenvermerk auch immer die in der DMS gespeicherten Verträge in den Aktenvermerk, so dass der Leser in unserer Kanzlei mit einem einzigen Klick auch die Verträge öffnen und lesen kann.
Wie gehe ich da vor, wenn ich die Verträge in der DMS habe: Auftrag markieren (Auftragssicht in EO comfort) und in der Schnellinfo die Verträge markieren, die Tastenkombination:
STRG+UMSCHALT+C
In den Word-Aktenvermerk wechseln und dann die Tastenkombination:
STRG+V
und schon sieht es im Aktenvermerk wie folgt aus:
Anmerkung: Die Links kann man in alle Office Dokumenten (One-Note, Word, Excel etc.) und in der Zwischenzeit auch in Teams einfügen. Auch viele DATEV Programm gibt es die Möglichkeit auf diese Links (DLK) zu verweisen.
Die DMS hat einen Link auf das jeweilige Dokument in der DMS eingefügt und für mich ist der Link auch verständlich. Er setzt sich zusammen aus den DMS Feldern (sehr sinnvoll durchdachte Funktion):
- Dokumentennummer (jede Dokumentennummer gibt es nur ein einziges mal in der DMS)
- dem Feld "Beschreibung" aus der DMS, welches sich zusammensetzt aus "Ablage-Knigge" & " Ergänzung"
Alles ging einfach, schnell intuitiv (Standard-Tastenkombination von Microsoft-Produkten). So soll es sein! So ist es gut gemacht!
Jetzt habe ich aber den Vertrag im Programm DATEV Kommunikation (Kanzlei Box). Nun beginnt mein DATEV Plattformvielfaltprogramm Irrweg/Umweg/Sackgasse/Holzweg
- Ich klicke auf die 3 Punkte neben dem Dokument und suchen den Button : "Link kopieren" (Microsoft-Standard). Was finde ich: NCIHTS (DATEV Sackgasse)
- Fassungslos überlege ich einen Augenblick, ob mir ein üblicher DATEV Umweg einfällt.
- Ich klicke auf das Dokument und öffne es im DATEV Viewer (leider kein DATEV Aktivviewer)
- Ich klicke wieder auf die dortigen drei Punkte: Was finde ich bezüglich "Link kopieren": NCIHTS (DATEV Holzweg)
- Ich klicke dann auf den üblichen Teilen-Button und finde: alles mögliche, aber leider nicht "Link kopieren" (weitere DATEV Irrweg)
- Ich bin Kummer bei DATEV gewöhnt und habe noch eine letzte Idee für einen üblichen DATEV Umweg:
- Ich klicke in die Browser Adressleiste und kopiere deren kompletten Inhalt.
- Nun sieht es in meinem Aktenvermerk wie folgt aus:
Keine eindeutige Dokumentennummer (DATEV-IMS-ID; Idee kommt noch), kein Dokumentenname, sondern bei allen Dokumentenlinks immer der gleiche nichtssagende Text "Dokumente - Kommunikation - MyDATEV Portal". Natürlich kenne ich die Funktion "Hyperlink bearbeiten" und könnte nun eine sinnvolle und nutzenstiftende Bezeichnung händisch vornehmen. Das ist aber EDV zu Fuß und kostet viel viel Zeit. Warum unterstützt uns die DATEV nicht mit nutzenstiftenden Funktionen?
Oder habe ich auf Grund meines Alters den intuitiven sinnvollen einfachen DATEV Weg übersehen?
Ich habe wieder gelernt: Mit den DATEV Plattformvielfaltprogramm gibt es zur Zeit nur DATEV Irrwege/Umwege/Sackgassen/Holzwege und ein sinnvolles produktives nutzenstiftendes zeitsparendes Arbeiten mit verbindenden Elemente (roter Faden) ist zur Zeit noch nicht möglich. Also die Dokumente über den DATEV Umweg über "DATEV send" mit vielen händischen unnötigen Eingaben an die DMS weitergeben (eigentlich müssten die Dokumente einfach vollautomatisch in der DMS da sein = Nahtstelle - ist mehr als eine Schnittstelle) und von dort die Dokumente in den Aktenvermerk verknüpft.
Zusammenfassung:
- die DATEV Community kann es
- alle MS Office Produkte können es
- Teams kann es
- OneDrive kann es
- die etwas in die Jahre gekommene gute alte DATEV DMS kann es
nur die DATEV Plattformvielfaltprogramm können es nicht:
Link kopieren
Daneben fehlen sinnvolle Tastenkombinationen für sinnvolle Funktionen!
Konkrete Ideas Idee 7 (eigene Wortschöpfung):
DATEV Link:
jedes Dokument, jedes Eingabefeld und jede Information
der Plattformvielfaltprogramme
hat eine eineindeutige ID (DATEV-IMS-ID; Idee kommt noch)
und kann per Link
an/mit jeglichem anderem Dokument
jedem Eingabefeld
und allen Office365 Anwendungen
verknüpft bzw. eingefügt werden
(Button: Information teilen / Link kopieren)!
DATEV Link sollte Basisanwendung aller DATEV Plattformvielfaltprogrammen sein und die müsste es bei guter Voraussicht der DATEV Oberen schon 5 Jahre geben.
DATEV Link und DATEV-IMS-ID (Idee kommt noch) sind nach meiner Meinung nach DIE Voraussetzungen für nutzenstiftende verbindende DATEV Plattformprozessprogramme mit einem roten Faden (ein Basisprogramm ohne Wände und Decken = keine Box mit 6 verschlossenen Seiten; kein DATEV Silo; keine indische DATEV Kaste) innerhalb der DATEV Plattformprozessprogramme d. h. die Basis jeglicher Zusammenarbeit = Kollaboration!
DATEV Link ist auch elementare Voraussetzung für wichtige und notwendige Basisfunktionalitäten:
- kopieren (dass können einige DATEV Plattformvielfaltprogrammen)
- verschieben (das kann DATEV noch nicht)
- verknüpfen (das kann DATEV noch nicht, da es DATEV Link noch nicht gibt)
zwischen den atomisierten DATEV Ablageorte wie z. B.:
- Meine Steuern
- DUO
- Kommunikation Finanzverwaltung
- DATEV Personal
- usw.
Abspann:
Lernt von den guten alten DATEV Programmen im DATEV Arbeitsplatz (Zitat von Altbundeskanzler Helmut Kohl: "Wer die Vergangenheit nicht kennt, kann die Gegenwart nicht verstehen und die Zukunft nicht gestalten) und macht es besser! Die guten alten DATEV Programmen machen vieles so wie wir es erwarten und die machen es oft auch gut (arbeiten aber leider untereinander nur schlecht zusammen; d. h. kaum verbindende Elemente, kaum ein roter Faden) aber flott. Eure neuen Plattformvielfaltprogramme sind davon noch Galaxien entfernt und arbeiten noch schlechter (kein gutes internes DATEV Öko-System; viele DATEV Silos [jetzt in Eurer Plattformvielfaltwelt noch schlimmer = BOXEN = 6 verschlossene Seiten] oder indische DATEV Kasten) zusammen als die Programme im guten alten DATEV Arbeitsplatz und sind an Langsamkeit (z. B.: MaDi: die DATEV Rechenzentrums Schnecke; jeder noch so alter lokale PC mit Multiplan ist schneller) kaum zu überbieten (siehe auch Die Metapher des (T)Raumschiffes DATEV-Cloud oder auch Metapher vom Klavierbauer).
Königsdisziplin:
Gutes noch besser machen
Meine ganz persönliche Einschätzung nach nun rd. 8 Jahren "DATEV cloud first" (als normaler Anwender; als ehemaliges Mitglied des Vertreterrates, als Pilot "alter" und "neuer" DATEV Programme; als Intensivnutzer; leidenschaftlicher IDEAS Fan, als Genosse, eifriger Communitynutzer): Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) oder auch einen Spock des (T)Raumschiffes DATEV-Cloud. Ohne diesen droht Euch, dass Ihr das Nokia oder die Galeria Karstadt der Steuerberaterzunft werdet!
Gebt Gas!
Gruß R. Blum
Dieser Beitrag ist Teil einer Serie (fehlende Strukturen in den Plattformvielfaltprogramme beispielhaft in der Kanzlei Box):
- DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 1: fehlendes Feld "DATEV Status"
- DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 2: sinnvolle individualisierbare Filter (DATEV Pivot Widgets)
- DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 3: sinnvolle Ablagekriterien (DATEV Kriterien Knigge)
- DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 4: Daten Synchronisation (DATEV Synchro)
- DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 5: Einheitlich bedienbarer Viewer (DATEV Aktivviewer)
- DATEV Kommunikation (Kanzlei Box) IDEAS 6: Infos zu Adressaten / Personendaten / Gesprächspartner (DATEV Avatar)
