Systematik von Beraternummern/mandantengenutzte Beraternummern

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Vorweg ich bin neu in der Datev-Welt, nun versuche ich die Denkweise hinter der Benutzung der Beraternummern zu verstehen.

Wann benutzt man die Kanzlei-Beraternummer und wann die mandantengenutzte Beraternummer (Unterberaternummer)?

Unterberaternummern haben meines Wissens ja zum einen technischen Hintergrund (Zugänge des Mandaten zu Unternehmen online, meine Steuern, Freizeichnungen.

Sowie kaufmännische Aspekte (Rechnung für genutzte Leistungen direkt von DATEV)

gibt es eine Übersicht wie Datev konkret sich die Benutzung der Beraternummer Unterberaternummern vorstellt und wie man das ganze sinnvoll strukturiert?

So richtig fündig bin ich in der Onlinehilfe nicht geworden, vielleicht suche ich auch nach den falschen Stichworten.

Wie handhabt Ihr das so in der Kanzlei und aus welchen Beweggründen.

ich freue mich auf Eure Antworten.

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Wir als Solution Partner bevorzugen folgende Vorgehensweise wenn ein Mandant eine mandantengenutzte Beraternummer hat: wir ziehen sämtliche Leistungen des Mandanten auf die man. Beraternummer um und vergeben die Online Rechte für diesen Mandanten nur auf seine Beraternummer. Das gibt uns die Sicherheit, den Mandanten nicht aus versehen für ein anderes Mandant freizuschalten.

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Die offizielle Empfehlung der DATEV lautete mal:

- Bucht die Kanzlei, fällt die Leistung unter die Kanzleiberaternummer.

- Bucht der Mandant, fällt die Leistung unter die mandantengenutzte Beraternummer.

Die Idee von Elly08 liefert aus meiner Sicht zwei Nachteile:

a) es muss sichergestellt sein, dass das RZ-Passwort im Passwortspeicher (EDIT: "Beraternummer-Kennwörter-Verwaltung") hinterlegt ist

b) theoretisch müssten für jede Beraternummer die Berateradressdaten händisch eingepflegt werden - man sendet ja über die Nummer des Mandanten ans RZ

Mein Bestpractice und bei uns so gelebt:

- nutzt der Mandant "nur" DUO (also gleichbleibende monatliche Kosten) und ist nicht Selbstbucher, wird der Bestand unter unserer Nummer angelegt. Auch wenn offiziell kein Abrechnungaparagraph vorliegt, vereinbaren wir mit den Mandanten, die monatlichen Kosten 1:1 durchzureichen

- nutzt der Mandanten "mehr" als DUO, also beispielsweise Mittelstand Faktura, Lohn o.ä., dann geht der Spaß ins MigMag (mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft -> DATEV-Rechnung direkt an Mandant) und die Leistungen werden unter seiner Beraternummer angelegt

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Hi @B2TNR,

da gibt es keine allgemeine Vorgehensweise. Jedes Vorgehen für sich hat seine Vor- und Nachteile.

Ich würde mal dreierlei Varianten unterscheiden wollen:

1. Alle Leistungen bleiben auf der Kanzlei-Beraternummer

2. Leistungen Fibu/Lohn werden auf der mdt.genutzten Beraternummer angelegt, alle anderen Leistungen (Steuern, Wirtschaftsberatung) verbleiben auf der Kanzlei-Beraternummer

3. Alle Leistungen des Mandanten werden ausnahmslos auf der mdt.genutzten Beraternummer angelegt

zu 1.) Insbesondere, wenn nachträglich DUO ins Spiel kommt, hat die Kanzlei den geringsten Aufwand. Zusätzliche mdt.genutzte Beraternummer wird angelegt, dort werden die Verträge für SmartCards, SmartLogins, DUO, etc. angelegt und ggf. über das mitgliedsgebundene Mandantendirektgeschäft von DATEV direkt an den Mandanten abgerechnet (auch hier gibt es von Kanzlei zu Kanzlei Unterschiede).

Vorteil: Es ändert sich für die Kanzlei nichts.

Nachteile: Bei der Rechtevergabe müssen die Anmeldemedien Rechte auf Bestände bekommen, die auf der Kanzlei-Beraternummer liegen. Da muss der entsprechende Admin genau arbeiten und hinterher auch prüfen, ob das Mandant nicht zu viel sieht.

Zudem ist bei einem Mandats- bzw. Steuerberaterwechsel mit zusätzlichen Übertragungsaufträgen zu arbeiten (1x die Daten von Kanzlei-Beraternummer und die mdt.genutzte Beraternummer).

zu 2.) Bei Bestandsmandaten müssen die Leistungen ggf. übertragen werden. Hier sind Zeitfenster für den Übertrag (LODAS = Nachtverarbeitung) zu beachten. 

Erst im Anschluss nach dem Übertrag sollten die Bestände in Unternehmen online für den Mandanten angelegt werden (sollte zwar auch ggf. vorher schon funktioniert, Teufel ist aber ein Eichhörnchen...).

Vorteil sehe ich lediglich bei der Rechtevergabe für die Mandantenanmeldemedien. Hier kann der Admin die mdt.genutzte Beraternummer angeben und sich sehr sicher sein, dass der Mandant auch nur seine Bestände sieht. 

Bei einem StB-Wechsel müssen Sie ggf. mit einem zusätzlichen Übertragungsbeleg arbeiten, wenn Bestände wie Steuern auch über das RZ an den neuen StB übergeben werden sollen. Ansonsten reicht hier ein Übertrag der mdt.genutzten Beraternummer, die Bestände Rewe/Lohn werden dabei "mitgezogen".

zu 3.) Bietet alle Vor-/Nachteile von 2., nur dass hier alle Leistungen auf der mdt.genutzten Beraternummer liegen, was auch für RZ-genutzte Leistungen gilt. 

Gerade hier ist es ggf. ein Nachteil, wenn der abgebende StB "seine" Leistungsbestände (Steuern) eben nicht übertragen will... 

Ist also letztendlich eine Kanzlei-Philosophiefrage...  hier habe es auch schon erlebt, dass innerhalb von einer Kanzlei mehrere Strategien genutzt werden oder bestehende Strategien geändert wurden... Das führt dann schnell zu einem ausufernden Chaos... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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@nadimb schrieb: - nutzt der Mandanten "mehr" als DUO, also beispielsweise Mittelstand Faktura, Lohn o.ä., dann geht der Spaß ins MigMag (mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft -> DATEV-Rechnung direkt an Mandant) und die Leistungen werden unter seiner Beraternummer angelegt

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 Den Aspekt habe ich nicht mit aufgeführt... Aber ja: bei selbstbuchenden Mandanten liegen die Leistungen definitiv auf der mdt. genutzten Beraternummer.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Bitte auch bedenken, was alles passieren kann/muss wenn ein bestehender Mandant "mal eben" auf eine Unterberaternummer umgesetzt werden soll (oder gar wieder zurück):

DUO Bestand umspeichern

Mein Favorit: Unterberaternummer nur für die Logistik, Bestände bleiben immer unter Kanzleiberaternummer. (egal mit oder ohne Unternehmen Online).

Ausnahme: Mandant nutzt Rechnungswesen/Lohn komplett selbst vor Ort. Dann das was er nutzt unter seiner Unterberaternummer.

@DATEV: zählt das eigentlich mal jemand mit, wie oft alleine diese (sehr berechtigte!) Grundsatzfrage gestellt wird?

Schafft doch bitte mal einen Zustand der dafür sorgt, dass sich niemand mehr überhaupt solche Fragen stellen muss.

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Bei den Überlegungen, ob Unterberaternummer oder nicht (samt MigMag), müssen auch rechtliche Punkte beachtet werden. Technische Überlegungen sind nicht der alleinige Maßstab.

Siehe beispielsweise die hier bereits geführte Diskussionen:

digitale Belege buchen ohne Unternehmen online – Seite 2 - DATEV-Community - 205934

Einsatz der Scannerbox und DATEV Unternehmen onlin... - DATEV-Community - 262992

DUO: Belege bei Mandatsbeendigung? - DATEV-Community - 261017