Umstellung Mandanten auf DATEV

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Hallo Community,

wir haben eine Mandantin, die für mehrere Firmen zuständig ist und selbst die jeweiligen Buchhaltungen in einem anderen Programm erstellt. Diese möchten wir auf DATEV umstellen.

Ich habe schon ein bisschen gelesen, aber so richtig rund ist es bei mir im Kopf noch nicht.

• Benötigt die Mandantin dann nur DATEV SmartIT oder DATEVasp, oder noch weitere Komponenten?

• Die Mandantin ist zwar für alle Firmen verantwortlich und bucht selbst, aber auch andere Mitarbeiter sollen gelegentlich Zugriff haben oder Buchungen durchführen können.

• Wir werden unseren Solution Partner einbeziehen. Macht es Sinn, auch einen Solution Partner vor Ort bei der Mandantin einzubinden (Entfernung ca. 500 km), damit sie sich nicht allein gelassen fühlt?

• Außerdem wäre interessant, ob es bei den Lösungen große Preisunterschiede gibt.

Vielen Dank für eure Tipps!

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Sie benötigt natürlich auch noch die DATEV-Programme, welche sie verwenden soll. Wenn andere Zugriff haben sollen, benötigen diese auch Benutzer in Smart-IT (Programmlinzenezen nur wenn parallel).

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@mkinzler  schrieb:

Sie benötigt natürlich auch noch die DATEV-Programme, welche sie verwenden soll. 

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Kann die Mandantin dann nicht ihr Rechnungswesen nutzen, welches über die Kanzlei läuft?

Also ist SmartIT nur die Umgebung dafür?

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Smart-IT ist nur Ersatz für die lokale Infrastruktur (Server, Terminalserver/Client mit Datevsoftware).

Wenn für das Mandat bereits Software lizenziert ist (auf Unterberaternummer) kann diese sicherlich verwendet werden, Lizenzen vom Berater sicherlich nicht!

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Danke!

Kann mir jemand grob sagen, was man alles für diese Umsetzung braucht, so dass man mal ein Gefühl für die Preise bekommt? Das wäre toll!

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Wenn für das Mandat bereits Software lizenziert ist (auf Unterberaternummer) kann diese sicherlich verwendet werden

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Nein, das haben wir noch nicht. Es wird noch andere Software genutzt.

Daher müssten wir das umstellen, und ich bräuchte nur mal eine Übersicht welche Produkte benötigt werden, um bei unserem IT-Berater nachzufragen (will mich nicht komplett blamieren :D) 

Also wir möchten nicht, dass die Daten dann immer erst über das Rechenzentrum gesendet und geholt werden müssen, sondern im gleichen Datenbestand arbeiten können.

Es wäre toll, wenn mir jemand helfen kann!

[#7 · Accepted solution]

Danke, habe extern Hilfe bekommen. Nun ist es mir etwas klarer.

Vielleicht verrate ich dann, wie wir es umsetzen 😄

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Da gibt es halt keine pauschalen Antworten. Es kommt immer auf den Einzelfall an. 

für mich hört es sich so an, das ihr Mandant eine Buchführungshelferin ist. 

Dann stellt sich die Frage mit welchem System bucht Sie ? soll das in Zukunft auf Datev umgestellt werden ? Oder bleibt Sie bei ihrem Altsystem und braucht lediglich eine Schnittstelle zu Datev.  

Das hängt letztlich von der eingesetzten Software ab. 

Wenn beide STb und Mandat Zugriff auf die Buchhaltung haben sollen gibt es auch wieder mindestens 2 Lösungen: 

a) z.Bsp. Lexoffice  gewährt dem Stb eine STB Zugriff auf das Live System 

oder 

b) die Daten z,Bsp Lexoffice werden regelmäßig nach Datev ex bzw. dort importiert. Wie soll das Mandat Zugriff erhalten mit Smart IT ? Mit Smartcard ? 

Das sind jetzt nur die Möglichkeiten ( c) habe ich noch vergessen über Schnittstelle connect können auch die Daten direkt aus Lexoffice nach Unternehmen online Zugriff haben beide oder alle gesendet werden. 

Andere Software andere Möglichkeiten und hier gibt es sicherlich noch 5 oder 10 andere workflows je nach eingesetzter Sofware. 

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Zwei Wege:

Diese Dame bucht auf einem eigenen DATEV- System (Mittelstandspaket) und ist alleine verantwortlich für die Daten und das Senden.

Die Kanzlei erhält regelmäßig Datensicherungen zum Abgleich.
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Die Dame erhält einen Zugriff auf den Kanzlei- Server und arbeitet analog eines Homeoffice- Kanzleimitarbeiters.
Vorteil: Ein zentraler Datenbestand, der immer aktuell ist. -> Super bequem und funktioniert.
Nachteil: Datenschutz, wenn Externe Zugriff auf den Kanzlei- Server haben.

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Nachteil: Datenschutz, wenn Externe Zugriff auf den Kanzlei- Server haben.

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Danke, das wäre dann meine Frage gewesen, ob das rechtlich ein Problem darstellt, da hatte ich hier auch etwas dazu gelesen Lösung für selbstbuchende Mandanten 

Macht das jemand? Ich denke, das möchten wir nicht.

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Im Prinzip lässt sich das über die Benutzerverwaltung sauber trennen. Allerdings braucht man einen Admin, der wirklich weiß, was er tut. Praktisch jede Kanzlei steht vor diesem Problem, wenn Freiberufler temporär einspringen müssen oder ein Prüfer Zugriff auf den Bestand erhalten soll.

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mal abgesehen von den ganzen Lizenzen die benötigt werden (User-Call, RDP-Call, Office Benutzer inkl. Account im Tenant bei Nutzung von Microsoft 365 und dann noch die Lizenzen für DATEV) stehe ich grundsätzlich auf dem Standpunkt, Mandanten haben im Kanzlei-Netzwerk nichts zu suchen.

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Smart-IT bedeutet im DATEV-RZ gehostet.

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Das ist mir schon klar, aber @martinkolberg spricht von Zugriff auf den Kanzlei Server

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Kann ich zustimmen, wenn via WTS gebucht werden soll. 

Die Dame auf Datev buchen soll / darf/ muß. 

Und ausdrücklich ja da braucht es bei der Rechtevergabe jemand der sich auskennt. Bei der Menge Rechte die es inzwischen gibt muss man hier sauber trennen, was darf /soll die Dame sehen und was die Mandanten und vor allem was nicht.