Rechtevergabe (online) für Belegtypen

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Wir möchten Freigaben bzw. Sperren je Belegtyp vergeben können, um damit individuelle Zugriffsrechte für verschiedene Mitarbeiter realisieren zu können. Nicht alle Belege sollen von jedem DUO-Nutzer gesehen werden. Das gilt nicht nur für Belege der Personalwirtschaft.

Die "vertraulichen" bzw. "privaten" Ordner haben keinen Einfluss auf die Belege, solange sie sich im "Posteingang" befinden.

Feedback DATEV vom 27.02.2025

Hallo zusammen, 

nachdem der Bereich DATEV Ideas zum 28.02.2025 geschlossen wird, möchte ich noch einen Abschlusspost geben.

Wie in meinen vorherigen Antworten bereits angekündigt, liegt unser Fokus derzeit auf der Neuschreibung von Belege online. Im Februar 2024 sind wir erfolgreich in die Pilotphase gestartet. Uns war es wichtig, frühzeitig einzusteigen, um so schnell wie möglich Ihr wertvolles Feedback zu erhalten. Daher ist der Funktionsumfang derzeit noch begrenzt, was auch von unseren Piloten bestätigt wurde.

Ich verstehe, dass dieser Wunsch für Sie von großer Bedeutung ist. Wir können Ihnen jedoch keine aktuelleren Informationen als die, die wir bereits mitgeteilt haben, geben.

Ihre Idee haben wir bereits in unsere Zukunftsplanung integriert. Das bedeutet, dass wir eine Umsetzung in der neuen Version Belege online planen, jedoch noch keinen konkreten Zeitplan dafür haben.

Ich nenne bewusst keinen Umsetzungszeitpunkt, da jede Timeline, die ich jetzt nennen würde, falsch wäre und ich dies vermeiden möchte.

Wir halten Sie über das Dokument DATEV Unternehmen online: Ausblick auf geplante Neuerungen im Bereich Rechnungswesen auf dem Laufenden, sobald es Neuigkeiten gibt! 

Feedback DATEV vom 22.02.2024

Hallo Community,

vielen Dank für das große Interesse und Ihr Engagement bei der Nutzung unserer Software. Ich verstehe, dass dieser Wunsch für Sie von großer Bedeutung ist.

Wir sind am letzten Freitag erfolgreich mit einem MVP (Minimum Viable Product = minimal funktionsfähiges Produkt) in die Pilotphase der neuen Version Belege online mit ersten Kunden gestartet. Im Fokus liegen Neu-Mandate, die die heutige Bearbeitungsform „Standard“ verwenden würden (Unterschied Standard und Erweitert in Kapitel 3.1). Wir starten bewusst in die Pilotphase mit einem geringen Funktionsumfang, denn uns ist frühzeitiges Feedback sehr wichtig. Wir werden diesen aber im weiteren Verlauf bis zu einer Freigabe Stück für Stück erweitern. Mit diesem Vorgehen haben wir sehr gute Erfahrungen gesammelt.

Der Wunsch nach einer Rechtevergabe für Belegtypen wird gerade mitgedacht und wir diskutieren intensiv über eine Lösung. So führen wir im Moment Benutzerlabore durch, um unsere erste Idee mit Ihren Anforderungen aufeinander abzustimmen. Uns ist es wichtig, eine qualitativ hochwertige und gute Lösung für Sie zu finden, die Ihre Bedürfnisse erfüllt. Deswegen stecken wir sehr viel Zeit in die Planung und Vorarbeit. 

Vielen Dank an der Stelle für Ihr Feedback und die zahlreichen Ideen. Ihre Teilnahme ist für uns wichtig 😊

Schöne Grüße

Dr. Daniela Kouklakis

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Feedback DATEV vom 01.06.2022

Hallo zusammen,  

vielen Dank an all die Antworten und Rückmeldungen auf die Frage von Frau Naßler. Das hilft mir sehr weiter 

Ihre Wünsche und Anregungen lasse ich gerne in die Weiterentwicklung von Unternehmen online mit einfließen. In der heutigen „Unternehmen online“-Welt wird es leider kein Sperrkonzept für einzelne Belegtypen geben. Hintergrund ist, dass wir die oben genannten Szenarien/Kategorien nicht so flexibel wie nötig in der heutigen Bestands-Anwendung abbilden können. Für einen reibungslosen Prozess vom Upload bis nach Rechnungswesen wäre ein Umbau der Architektur notwendig. Das macht zum jetzigen Zeitpunkt, wo der Unterbau und die Anwendungen von Unternehmen online modernisiert wird, strategisch und wirtschaftlich einfach keinen Sinn.  

Wie sehen unsere nächsten Schritte aus? 

In der Belegfreigabe online können Belegtypen bestimmten Anwendern oder Anwendergruppen zugewiesen werden. Dadurch kann die Sicht eines Anwenders auf bestimmte Belege eingeschränkt werden. Diese Sperre wirkt sich zunächst aber nicht auf die Folge-Anwendungen Belege oder Kassenbuch online aus.  

Im Zuge der Weiterentwicklung von Belege online wird es dann auch dort neue Mechanismen geben, um Belege besser zu organisieren und/oder zu verwalten. Dies beinhaltet eine Steuerung der Sichtbarkeit von Belegen. Eine erste Pilotversion ist für 2023 geplant. 

Schöne Grüße aus Nürnberg

Dr. Daniela Kouklakis

Product Owner Belege online

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@metalposaunist 

Danke für deinen Beitrag! Hervorragend wie immer dargelegt. 

Meine Vision ist, dass die DATEV die Softwareschmiede ist, die dank ihrer Größe und Kompetenz innovative Lösungen für seine Mitglieder und deren Mandanten zur Erfüllung der Anforderungen des Gesetzgebers bietet. Im Idealfall auch Lösungen mit denen die Daten individuell zur Unterstützung bei der Unternehmenssteuerung aufbereitet werden können. Das gelingt aktuell in meiner Wahrnehmung "nur" noch im Kerngeschäft.

Gleichzeitig gehört aber die GoBD-konforme Verarbeitung digitaler Belege seit spätestens Ende 2014 auch zur gesetzlichen Pflicht (siehe BMF-Schreiben) = Kerngeschäft. (Dabei schau ich gerade aufs Datum und bin schon wieder schockiert) Und wir müssen unseren Mandanten Lösungen für die gesetzlichen Anforderungen bieten. Und da eiern wir als Steuerberater täglich quer über den Flickenteppich des Softwaremarktes und müssen laufend uns mit neuen Schnittstellen und Prozessgedanken der Softwarehersteller für unsere Mandanten beschäftigen, weil es von der DATEV keine Lösung für unsere Mandanten mit den Grundfunktionalitäten eines kaufmännischen Prozesses gibt.

Wir reden ja hier nicht über eine bestimmte Branche, nur in einer bestimmten Größe und das es erst seit gestern benötigt wird. Wir reden von unfassbaren Zahlen an Betrieben des kleinen und größeren Mittelstandes und ich frage mich wann die DATEV endlich die Hufen in die Hand nimmt und mal eine Lösung raushaut, für die es hier in diesem Portal anscheinend sehr viel Einigkeit über den Bedarf und die Funktionalitäten gibt.

Ich hoffe einfach darauf, dass sich zeitnah etwas bewegt, sonst schnappen wir (und wahrscheinlich geht es anderen ähnlich) uns einen aus dem Flickenteppich und ziehen den in der kompletten Mandantschaft durch und irgendwann schrumpft die Datev auf Kanzlei-Rewe, Lodas, Steuerprogramme und EO-comfort zurück und kann die Hälfte Ihrer Gebäude wieder verkaufen und Mitarbeiter entlassen.

OK, genug emotionalisiert, das musste mal raus.

Bitte lasst es nicht soweit kommen. Ich glaube an euch, ihr schafft das!

Danke!

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Hallo @Florian_Jakoby 

gibt es in dem Bereich zu Ihrem Beitrag vom 02.06.2022 neue Erkenntnisse? Das es keine getrennten Rechte für die Bereiche Fibu und Lohn in der Anwendung Belege online gibt, ist immer wieder ein Problem bei vielen Mandanten.

LG
Arno Müller

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Hallo @Arno_Müller, 

nein, aktuell gibt es nichts Neues an der Front. 

Wir haben diese Idee für die Weiterentwicklung von Belege online im Hinterkopf. Wir diskutieren heute schon drüber und denken den Prozess für die Weiterentwicklung mit. Programmierte Oberflächen dazu haben wir allerdings noch nicht, da wir uns dieses Jahr vorrangig auf den Unterbau und die erste Pilotversion fokussieren:  DATEV Unternehmen online: Ausblick auf geplante Neuerungen im Bereich Rechnungswesen 

Freundliche Grüße, Nina Naßler

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Hallo @Arno_Müller 

Ich möchte nochmal auf die angesprochene Trennung zwischen den Fibu- und Lohnbelegen zurückkommen 😊 Denn es gibt Neuigkeiten:

Sie hatten angesprochen, dass Ihnen eine Trennung der beiden Belegtypen wichtig ist, da es immer wieder Probleme bei vielen Mandanten gibt. Wir sind gerade dabei, die digitale Personalakte zu modernisieren. Sie soll eine eigenständige Online-Anwendung für Mandanten und Mandantinnen werden und wird sich dabei von Belege online lösen. Damit bekommen Sie eine kompakte Übersicht über die Personaldokumente ohne Vermischung mit den Fibu-relevanten Belegen.

Auch auf Kanzlei-Seite wird die Anwendung Digitale Personalakte überarbeitet und einfacher gestaltet.

Im Rahmen der Modernisierung kann der Mandant oder die Mandantin einen Zuordnungsvorschlag zu den Dokumenten erstellen und sie so einer Dokumentkategorie zuordnen.

Die Modernisierung befindet sich bereits in Pilotierungsphase. Wenn die Digitale Personalakte bisher bei einem Mandanten nicht im Einsatz ist, können Sie die modernisierte Anwendung mit diesem verproben. Bei Interesse finden Sie mehr Informationen unter datev.de/pilot.

Freundliche Grüße

Nina Naßler

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@Nina_Naßler 

Das klingt super. Da muss ich jetzt mal schauen, ob wir noch Mandanten übrig haben, die keine digitale Personalakte nutzen 😉. 

Vielen Dank!!!!

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Achtung ⚠️ @Arno_Müller: Mein letzter Kenntnisstand ist, dass die neue Personalakte keine Schnittstellen bietet: also kein DATEV Belegbilderservice / DATEVconnect online, kein Upload Mail. Einziger Weg Dokumente dort hochzuladen: manuell via Browser, Anmeldung mit DATEV Medium und los. Nur so, falls Du dachtest, dass man 5F und kanzlei.land anbinden könnte.  

Falls DATEV das behoben hat, möge mich @Nina_Naßler korrigieren. 

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@metalposaunist 

OK, Danke. Dann dürfen wir gespannt sein. Hoffentlich werden nicht sämtliche Türen/Schnittstellen zugebaut, das wird ja sonst nur eine Insel. Es ging ja eigentlich nur um das Rechtekonzept, es muss nicht gleich die ganze Anwendung ausgelagert werden ;-). Obwohl: So sexy war das bisher nicht, mehr als ein paar Ordner und Suchfilter hatte die Akte bisher nicht zu bieten und der Mandant konnte Dokumente nicht mal den Arbeitnehmern zuordnen. Es kann also nur besser werden.

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@Arno_Müller: Dann weise ich Dich daraufhin, dass in der DATEV Sneak Preview aus 2021 schon die neue Personalakte erwähnt wurde 😶. Ich will Dir nicht deine Hoffnung nehmen aber bei der Wahrheit muss man ja schon bleiben ... 

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@metalposaunist 

hach, wie schnell die Zeit immer vergeht 😂

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@metalposaunist 

Diese Einschränkung ist aber meinen Infos nach der aktuellen Pilotphase geschuldet. Ich gehe davon aus, dass die üblichen Wege zum Upload der Belege eingesetzt werden können, sobald eine Freigabe erteilt wird ODER es wird in weiteren Ausbaustufen nachgereicht.

Da die neue Personalakte vieles richtig macht, kann ich aktuell mit der Einschränkung sogar recht gut leben.

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@pascal_duennebacke schrieb:

Ich gehe davon aus, dass die üblichen Wege zum Upload der Belege eingesetzt werden können, sobald eine Freigabe erteilt wird ODER es wird in weiteren Ausbaustufen nachgereicht.

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Wissen tun wir es nicht und von wie vielem gehen wir hier PowerUser in der Community immer alles aus 😶. Ich habe den Glauben verloren und will es selbst sehen. Wir alle kennen die DATEV und vor > 1J war ich mit @m_kausch bei der DATEV live vor Ort bzgl. Auftragswesen - Ende 2023 will man die Abschlagsrechnung umsetzen. Heute kann man bei lexOffice mehrere LS zu 1 Rechnung zusammenfassen. 

Kurzum: Wenn die Funktion Mitte der 20er Jahre nachgereicht wird - bis dahin möchte ich die Mehrheit unserer Mandanten mit einem HR-Tool ausgestattet wissen: personio, rexx, HCM4all, HRworks, ... dann brauchen wir da die DATEV Lösung auch nicht mehr bzw. wenn dann eher völlig andere Anforderungen: wie man solche externen Tools smart skalierbar anbindet. 

Aber wie beim Thread von @m_kausch: Das Internet vergisst nicht 🤓 und setzt automatisch einen Zeitstempel an alles. Deine Worte in DATEVs Ohr. Wir lassen uns überraschen, weil auf unsere Nachfrage bei DATEV, bis wann wir damit rechnen können, wohl nur kommen wird: it's done when it's done. 

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Hey,

Datev hat doch im SmartTransfer bereits ein Rollenkonzept, welches es erlaubt, zwischen einfachem User, Geschäftsleitung, FiBu-Leitung, Sachbearbeitung, Admins usw. diverse tiefergehende Berechtigungen vergeben zu können. Lässt sich denn so ein Konzept nicht auch auf DUO übertragen?

Mit Rollen wie Sachbearbeitung Ebene 1, 2, 3, Eingangskorb-Admin o. ä.  kann ich wenigstens den Usern unterschiedliche Berechtigungen zuordnen. Der Sachbearbeiter sieht z. B. nur 'seine' Belege. Das würde schon deutlich mehr helfen als das bisherige DUO RVO-Konzept, das bei den Belegen oder Kassen nur ja/nein-Rechte für alles kennt. 

Viele Grüße

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Diese Idee ist über drei Jahre alt. --> Was hat sich getan? Nichts. wie bei so vielen anderen IDEAS.

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Ich habe gerade auch nochmal geschaut, weil mal wieder ein Mandant die gleiche Problematik hat....

Leider immer noch keine Lösung.

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@Nina_Naßler 

Durch einen Servicekontakt wurde ich von der Datev an diesen Beitrag verwiesen. Es geht um die Belegfreigabe comfort. Dort gibt es keine Einschränkungen bei den Rechten. Wer das Recht hat, Belege dort einzustellen und Freigaben zu organisieren, sieht automatisch alle Belege. Es gibt keine vertraulichen Belege. Ich muss also vertrauliche Belge außerhalb von DUO freigeben und dann erst dort hochladen und sofort in den Ordner, der als "vertraulich" gekennzeichnet ist, ablegen.

Wie sieht es aus mit dem Rechtekonzept, wann geht es bei dem Thema weiter?

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Hallo @Arno_Müller, 

das Thema Rechtekonzept ist ein Thema für die neue Version Belege online. Darin wird es neue Mechanismen geben, um Belege besser zu organisieren und/oder zu verwalten. Dies beinhaltet auch eine Steuerung der Sichtbarkeit von Belegen.

Mit freundlichen Grüßen

Nina Naßler

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@Nina_Naßler vor zwei Jahren hat ein Vögelchen gezwitschert, dass es au h mit der heutigen RVo und Belege online machbar aber zu aufwendig wäre.

Wann kommt das neue Belege online? 

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Der Wunsch wächst immer mehr. 
Gerade heut war ich wieder bei einem Mandanten. Er möchte nicht, dass seine Mitarbeiter:innen alle Belege sehen. Sie sollen ausschließlich die Kassenbelege sehen und die Kasse bearbeiten können. 


Wann ist eine Änderung geplant?

LG 
Stschr. 

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Irgendwann. DATEV wird uns hier kein Datum mitteilen; noch den Monat, weil die Zusagen im Nachhinein nur schwer haltbar sind und wir dann wieder die DATEV hauen 😇. Wenn man die Anforderung hat, muss man sich nach Alternativen umschauen, den Prozess zu Ende denken; Schnittstellen im Blick haben und das beste für den Mandanten rausholen. Nicht auf DATEV warten - #machen.